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1、 中信銀行公司授信業務檔案管理實施細則第一章總 則第一條為規范我行公司授信業務檔案（以下稱投信業務檔案）管理，保證公司授信業務的安全性和合法性，根據貸款通則和我行有關規定，制定本辦法。第二條授信業務檔案是指銀行在辦理授信業務過程中形成的、記錄和反映授信的重要文件和憑據，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。第三條分行同城及異地分行授信業務檔案（包括正常授信及不良授信清收檔案）原則上同城集中管理。第四條分行同城及異地產行應為檔案管理設置適宜場地、配備必要的設施；在放款中心配備專人保管檔案，并盡量保持檔案管理員崗位的穩定性。第五條授信業務檔案涉及國家、銀行和借款人秘密，授信業務經營2、管理人員、檔案管理員、調閱人員均需嚴格執行有關保密制度。第二章授信業務檔案的分類第六條授信業務檔案依重要程度分為一級檔案、二級檔案和三級檔案（以下分別簡稱“一級檔案”、“二級檔案”和“三級檔案”）。對不同級別的授信業務檔案采取不同的管理方式。第七條一級檔案主要指抵質押品的所有權憑證或抵質押物登記憑證，包括但不限于銀行本外幣存單、承兌匯票、國債和企業債券、保險單、提貨單、他項權利證書以及抵質押物的物權憑證等。第八條二級檔案指投信業務合同文本等法律資料和銀行調查、審查的資料。二級授信資料按照內容可進一步細分為借貸法律文書、擔保法律文書、調查評估及放款資料、訴訟法律文書、企業背景資料和其他資料。其中3、借貸法律文書和擔保法律文書是二級資料的核心資料。（一）借貸法律文書。包括：承兌匯票復印件、借款借據、保函、授信證明、貸款承諾書等證明銀行履行合同義務的材料，申請書、借款合同、承兌協議、貸款展期協議及有關補充文本等重要法律文書，和申請人法定代表人證明書、申請人法定代表人授權委托書、申請人董事會或類似機構決議等材料。（二）擔保法律文書。包括保證合同、不可撤銷擔保書、抵（質）押協議等重要法律文書，擔保人法定代表人證明書、擔保人法定代表人授權委托書、擔保人董事會或類似機構決議、核保書等材料，一級資料復印件、匯票查詢查復書、代保管物品入出庫單等證明抵質押品收妥入庫的材料及保證金入賬、出賬資料。（三）調查4、評估及放款資料。授信調查及產品開發報告（含項目評估報告），抵（質）押物評估報告，授信審查報告，各級審批意見。（四）企業背景資料。申請人（擔保人）營業執照副本復印件，公司章程復印件，貸款卡狀態查詢記錄、殉銷合同復印件，增值稅發票復印件，房地產公司的建設工程施工許可證、建設工程規劃許可證、國有土地使用權證、建設用地規劃許可證、商品房銷（預）售許可證復印件。（五）貸款訴訟案件的判決書、裁定書、執行證書或執行終結裁定等法律文書。（六）其他資料。客戶還本付息憑證復印件，催收逾期貸款通知書回執（借款人和擔保人各一份），訴訟保全及執行的文件，授信檔案調用出庫申請審批表等材料。第九條三級檔案指企業基本情況資料5、和貸后管理的有關資料。三級檔案包括：（一）一級、二級檔案的復印件或副本。（二）借款人申請貸款有關資料、證明。（三）借款人（擔保人）財務報表及其工作計劃、業務總結、經營報告等資料的復印件。（四）項目經辦人員參與授信調查的調查表、貸后檢查表。（五）申請人（擔保人）貸款卡復印件及銀行信用記錄。（六）對借款人信用評級資料。（七）與借款人一般往來函件、會議紀耍。（八）其他資料。第三章授信檔案的管理第一節基本規定第十條放款中心集中保管二級檔案原件、一級檔案的復印件，三級檔案的原件或復印件。第十一條放款中心原則上應將客戶全部檔案按照一戶一冊進行管理。一個客戶立一個卷宗。多個客戶分享一筆授信額度時，所有分享額6、度的客戶可立一個卷宗；若客戶的業務量較多時，也可一個客戶立一個卷宗；只有零星業務的客戶，可以按機構或業務品種集中若干客戶建立一個卷宗。第十二條放款中心將每個客戶的全部檔案原則上按客戶基本資料、審查審批及放款資料、貸后管理資料（見附件4-1）三類進行歸檔。第十二條同一批復號項目的審查審批卷、放放款資料應分別裝訂成冊，以防遺失部分資料。一個客戶有多筆投信檔案的，每筆業務審查審批及放款檔案按照發生時間的先后存檔，但額度內單筆業務審查審批及放款檔案應統一集中與投信額度檔案一起存檔；多筆授信業務共用某一份或某幾份檔案資料時，應當予以注明。第十四條檔案管理員應定期（至少每半年一次）從授信信息系統中打印投信7、臺賬，與授信檔案核對一致。第十五條授信資料結卷。一筆業務結清后，檔案管理員將相關授信檔案進行結卷處理。結卷后的檔案仍按戶保管，原則上一個客戶立一個卷宗，但多個客戶分享一筆授信額度時，所有分享額度的客戶立一個卷宗；只有零星業務的客戶，可以按機構、業務品種集中若干客戶建立一個卷宗。第十六條檔案管理員應定期（至少每半年一次）將已結卷的授信檔案裝訂成冊，每冊封面上列明該冊內所有業務的索引以便查閱。第二節一級檔案管理第十七條審核項目經辦人員收到借款人交來一級資料時，需核對一級資料與審批意見中要求的抵（質）押品是否一致，是否真實有效。在確認無誤情況下，經辦機構與借款人辦理交接手續。放款中心審核人員收到項目8、經辦人員交來的一級檔案，驗閱無誤后，交檔案管理員登記授信一級檔案登記簿（見附件4-2），并報放款中心主任簽批。簽批人必須查驗授信一級檔案登記簿登記的物品和準備入庫的物品是否完全一致。第十八條入庫一級檔案的入庫按照我行會計部門規定的重要權利憑證管理規定執行。一級檔案入庫后，重要權利憑證入庫單連同該一級檔案的復印件交放款中心存檔。第十九條出庫（一）一級檔案入庫存檔后，除審計、稽核及上級檢查部門確需查閱或進行法律訴訟的情況外，在貸款合同結清前原則上不允許借閱、復（二）授信結清、變更抵押物需要提取存放在營業部（或會計部門）庫中的重要權證類檔案原件時，需由項目經辦部門提交授信結清的證明材料并填寫公司投信9、業務解除變更擔保通知單，由放款中心主任簽字同意后按規定辦理出庫手續。（三）處置抵質押物、法律訴訟或因其他業務需要提取或借閱存放在營業部（或會計部門）庫中的重要權證類檔案原件時，需由項目經辦部門填寫授信檔案調用出庫申請審批表（見附件4-3），經分行風險管理部門負責人簽字同意后按規定辦理調閱或出庫手續。第二十條貼現業務中或用于質押的銀行承兌匯票和用于單戶授信質押的存期在6個月以下、金額在500萬元以內的存單可不交由分行集中保管，但用于質押的銀行承兌匯票和存單須入支行金庫保管，貼現業務的銀行承兌匯票須由會計人員專夾保管；其他一級檔案須集中分行營業部或會計部門統一入庫保管。第二十一條分行放款中心應對存10、放在支行的一級檔案管理情況進行定期或不定期的檢查，發現保管不善或未按規定擅自借出或出庫的，應責令支行立即整改并取消支行自行保管一級檔案原件的權利，支行原保管的一級檔案原件由分行營業部或會計部門保管。第二節二級檔案管理第二十二條審核、歸檔（一）授信業務發放后，項目經辦部門原則上應于次日上午內將借款憑證交放款中心，放款人員清點全套放款資料完整無誤后，將其裝訂成冊，移交檔案管理員存放檔案庫（柜）保管。（二）貸后檢查和不良貸款催收、處置過程中形成的二級檔案，項目經辦人員應及時送交放款中心檔案管理員存放相關業務檔案，檔案管理員需將這些資料名稱及歸檔時間補充登記在檔案清單上。（三）企業背景資料如營業執照、11、公司章程等已在之前敘做業務時在我行存檔的，則無需在每筆業務中重復存放相關資料，放款員可在每筆業務的檔案清單上注明檔案索引。企業背景資料發生變化的，應及時將新的背景資料歸檔。第二十三條借閱授信二級檔案內保存的法律文件、資料，除審計、稽核及上級檢查部門確需查閱或進行法律訴訟的情況外，原則上不辦理借閱手續，如確需借閱的，須經分行風險管理部負責人簽字。如借閱已歸檔的法律文件、資料之外的二級檔案時，須填寫授信檔案調用出庫申請審批表，經項目經辦部門負責人及放款中心主任簽批同意后辦理借閱手續。第二十四條保管期限與銷毀（一）尚未結束授信業務關系客戶的投信業務檔案須永久保存；（二）結清全部授信業務的客戶的授信業12、務檔案，從該客戶與我行的最后一筆授信業務結清后次年的1月1日起，保管5年i公司投信業務檔案銷毀清冊（見附件4-5）須永久保存；對于超過保管理年限、確需要銷毀的授信業務檔案，按以下程序銷毀：1.由放款中心檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀的客戶名稱、檔案編號、檔案內容、授信金額、應保管年限、巳保管的年限、冊數、銷毀時間等內容。2.（分行或異地支行）主管行長在銷毀清冊上簽署意見。3.項目經辦部門應陪同檔案管理人員負責監銷。監銷人員在投信業務檔案銷毀前，應按照銷毀清冊上所列內容清點核對。銷毀后，在銷毀清冊上簽名確認，并將銷毀情況報告主管行長。第四節三級檔案管理第二十五條三級檔案的歸檔。13、項目經辦部門將一份三級檔案交放款中心保管，同時保留一份自行集中保管或由項目經辦人員負責專夾保管。第二十六條借閱涉及銀行商業機密的，一般不得外借，如內部需要借閱時應按照規定辦理借閱手續，業務部門填寫福州分行三級檔案借閱審批表（見附件4-4），由經辦人員闡明借閱原因，經業務機構負責人、放款中心主任簽批同意后，檔案管理人員憑以辦理借閱手續。原則上，經辦機構只能借閱本機構辦理的業務檔案。（二）未經批準不得影印三級檔案文件。第二十七條保管期限及銷毀（一）結清授信的檔案視金額大小、重要程度保管三至五年。（二）三級檔案管理需要銷毀時，應列出銷毀清單，報請項目經辦部門領導批準后指定兩人監銷。檔案銷毀后，監銷人14、員須在銷毀清單上簽字。第四章授信業務檔案的存放管理第二十八條轄內各分行應在本單位設置專門的投信業務檔案室（庫），配備鐵皮密碼柜用于存放檔案。第二十九條授信業務檔案室（庫）應配備必要的設施，具備防盜、防火、防漬、防腐、防有害微生物的功能。第三十條授信業務檔案室（庫）由檔案管理員專人負責，本單位負責人對投信業務檔案室（庫）的安全負領導責任。第五章責任第二十一條對毀損、遺失、擅自銷毀授信業務檔案，擅自對外提供、透露投信業務檔案內容，涂改、偽造授信業務檔案，出賣授信業務檔案及相關資料，以及管理人員玩忽職守造成授信業務檔案損失的行為，視情節輕重對責任人給予行政處分；造成損失的，責令賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。第六章附則第三十二條轄內各分行可根據本辦法，并結合本行實際情況制定實施細則，并報分行備案。第三十三條本辦法由中信銀行福州分行負責制定、解釋和修改。第三十四條本辦法自印發之日起執行。附件：4-1.授信資料歸檔分類4-2.授信一級檔案登記簿4-3.投信檔案調用出庫申請審批表4-4.福州分行三級檔案借閱審批表4-5.公司銀行授信業務檔案銷毀清冊