人民財產保險股份有限公司個人信用貸款保證保險檔案管理規定21頁.doc
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2024-12-17
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1、中國人民財產保險股份有限公司個人信用貸款保證保險業務檔案管理規定第一章 總 則 第一條 為實現個人信用貸款保證保險(以下簡稱:助貸險)業務檔案工作的標準化、規范化、現代化管理,提高檔案工作質量,維護檔案的安全與完整,充分發揮檔案的信息咨詢作用,不斷提高檔案的社會效益和經濟效益,根據中國人民財產保險股份有限公司檔案管理辦法、人保助貸險業務操作流程、人保助貸險理賠指引等相關制度,結合助貸險工作實際,特制定本規定。第二條 本規定所稱檔案,是指助貸險經營活動和管理工作中直接形成的,具有保存和利用價值、經過整理的各種門類和載體的歷史記錄。包括文書檔案、保險業務檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案2、審計檔案、合同檔案等。第三條 助貸險經營活動和管理工作中形成的各種門類和載體的檔案,均屬于中國人民財產保險股份有限公司全宗。其最終處置權屬于中國人民財產保險股份有限公司。涉及助貸險的各級機構應根據本規定管理本單位的助貸險檔案。第二章 檔案工作管理體制、機構及職責第四條 助貸險業務檔案工作實行系統垂直管理體制。相關各級機構的檔案管理人員負責對本轄區內的助貸險業務檔案工作進行統一規劃和管理。第五條 助貸險業務檔案管理的基本原則是:統一領導,分級管理,確保各門類檔案的完整與安全,實現檔案的綜合管理和有效利用。第六條 相關各級機構必須建立健全助貸險檔案工作機制,為檔案工作提供充足的人員保障。第七條 3、各級機構檔案管理的主要職責:(一)總公司信用保證保險事業部個人信用風險業務管理處1.負責針對助貸險業務的檔案工作實行統一領導和標準化管理;2.負責對各級相關機構助貸險檔案工作進行指導、監督和檢查;3.負責對總公司助貸險各類文件、資料的整理和歸檔;4.負責在制定業務管理規定或操作流程時,加入歸檔管理的環節,實現有效的閉環管理;5.協助總公司檔案管理部門負責總公司助貸險各種門類和載體檔案的收集、整理、保管、統計、利用、鑒定、銷毀。(二)省市級分公司信用保證保險產品線1.負責對轄區內的助貸險業務檔案工作進行指導、監督和檢查;2.協助所屬本級分公司負責本級公司各類檔案的收集、整理、保管、統計、利用、鑒4、定、銷毀。(三)助貸險專營機構1.負責每單業務的檔案收集、歸檔、保管等相關操作;2.負責按照小額信貸系統提示完成檔案影像上傳工作。第三章 檔案工作人員及職責第八條 地市級及以上公司檔案工作人員的崗位職責: (一)負責收集、整理、保管、統計本級機構助貸險的全部業務檔案;(二)負責統一管理本級機構助貸險各種門類和載體的檔案;(三)負責參加檔案的鑒定、移交、銷毀工作;(四)負責對各類檔案整理、歸檔及所屬單位的檔案工作進行指導、檢查、督促;(五)負責編制各種檢索工具,積極開展檔案編研及多角度、高層次、全方位的檔案利用工作; (六)負責對接收的檔案及時進行核對驗收,并做到有序存放,妥善保管,方便查找;(5、七)負責定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質檔案及時進行修補和復制;(八)負責嚴格執行保密規定,不斷完善檔案工作制度,改善檔案保管條件,確保檔案的完整與安全。第九條 助貸險專營機構的檔案管理職責(一)展業崗及團隊經理1.根據承保政策要求,收齊客戶投保資料; 2.對資料的安全性負責,嚴格執行資料保密制度;3.不得違規使用、外泄客戶資料信息,客戶信息或數據;4.不得在專營機構內或與其他專營機構共享;5.不得將客戶投保資料信息賣予他人或同行業公司;6.不得發生任何違反銷售員品質管理的行為。(二)服務運營崗 1.負責助貸險文件資料的收集、整理、保管工作;2.嚴格遵循投保資料的處理時效;3.妥善保管待處理6、投保資料及待移交檔案資料;4.對資料的安全性負責,嚴格執行資料保密制度。(三)專營機構經理1.對各環節投保資料處理流程及時效進行監控;2.執行資料抽查制度;3.對資料的安全性負責,嚴格執行資料保密制度。第四章 業務檔案的整理第十條 根據統一領導,分級管理的原則,總公司、省級分公司、地市級分公司單列全宗,所形成的檔案分別由本公司保管。區縣及以下機構不單列全宗,實體檔案可上交地市分公司進行統一管理,也可存放在本單位檔案庫房,如存于本單位檔案庫房保管時,需按照地市分公司分庫房進行管理,所有形成的檔案目錄需上交所屬地市公司備案。各級機構檔案的移交、銷毀應履行審批手續。第十一條 立卷歸檔工作的基本分工是7、:專營機構經理立卷,地市級及以上檔案工作人員負責指導、督促、檢查。歸檔范圍內的檔案不得分散保存在個人手中。第十二條 人保助貸險各類單證資料的整理與系統上傳(一)投保資料的整理 1.展業崗負責收集客戶申請資料,收集資料清晰、齊全后填寫團隊資料交接清單。要求展業崗在當日將申請資料移交到團隊,如遇客戶原因不能及時搜集資料的,可由服務運營崗保管,待資料收集齊全的兩個工作日內將申請資料移交至專營機構,若兩個工作日仍無法將資料收集齊全,則由服務運營崗將資料移交至專營機構作取消處理。申請資料需嚴格按照專營機構資料交接清單中規定的順序進行整理。2. 投保申請被拒絕或取消后在對應客戶的申請資料專營機構資料交接清8、單上備注均“拒絕”或“取消”原因及日期,確認資料無誤后簽字移交給專營機構經理,其簽收后將其放入防火資料柜保管。(二)成功放款的貸款資料的整理 風險管理崗與客戶簽訂保單后,服務運營崗將該客戶的保單等資料進行整理,并將相關資料移交給銀行。銀行與客戶簽訂合同,將用印后的合同資料移交到專營機構,服務運營崗接收合同資料后3個工作日內將其與申請資料一并進行整理,將合同資料放在申請資料的后面,填寫專營機構資料交接清單并簽字確認。連同客戶資料一并放入文件袋,當日移交給專營機構經理做好移交登記,專營機構經理將成功放款的貸款資料放到防火資料柜里面保管。 (三)合同的客戶聯資料的整理 未領取的合同的客戶聯資料由服務9、運營崗做好整理登記。移交時,需認真填寫貸款檔案移交清單,交由專營機構經理放到防火資料柜里面保管。 (四)退保客戶資料的整理 服務運營崗將退保客戶資料按下列順序擺放:客戶身份證復印件;銀行卡/存折復印件;貸款結清證明(提前還款);保險單/保單遺失聲明;退保批單;特殊客戶情況說明。整理完畢后移交專營機構經理,專營機構經理將資料放到防火資料柜里面保管。(五)提前結清檔案的整理客戶提前結清,服務運營崗應及時從合作銀行經辦支行獲取貸款結清證明(提前結清)、賬戶還款記錄及還款流水,并連同上述退保客戶資料及時完成整理工作。(六)理賠檔案的整理 理賠檔案的整理需嚴格遵循以下順序擺放:索賠申請書、保單原件或復印10、件、貸款合同復印件、貸款結清證明(理賠)、借據/出賬證明復印件、代償債務確認書原件、賬戶還款記錄或還款流水,債權轉移證明或賠款收據、其他相關資料。(七)影像資料的上傳1.貸前影像資料的上傳請遵照審核政策,包括投保人各類證明材料、投保單、保單、貸款用途聲明書、客戶聲明書以及線上業務中的征信查詢授權委托書。以上資料通過承保系統上傳。2貸款發放后影像上傳資料包含如下類型:(1)貸款發放資料:借款合同正本、借據、其他資料。(2)提前結清資料:貸款提前結清證明,提前結清客戶聯系情況記錄單,還款憑證、蓋銀行公章的賬戶還款記錄或流水等。(3)理賠結清資料:索賠申請書,代償債務與權益轉讓確認書,理賠結清貸款證11、明,還款憑證、蓋銀行公章的賬戶還款記錄或流水、提前結清客戶聯系情況記錄單等。以上資料通過小額信貸系統上傳。第五章 業務檔案資料的移交第十二條 貸款資料的移交每周星期一服務運營崗整理上周收到的貸款資料(包括成功放款的貸款資料及拒絕/取消資料)移交到市分公司(計劃單列市、杭州、廣州市分公司移交到市分公司信保部,其他地級市分公司移交到其檔案管理部門)的檔案管理員(以下簡稱“市檔案管理員”),移交時,需按照不同的檔案類型分類認真填寫貸款檔案移交清單并將清單電子版本郵件發至市檔案管理員。第十五條 合同的客戶聯資料的領取與移交 服務運營崗在取得貸款合同當日通知客戶,客戶可在接到通知之日起一個月內,任一工作12、日至專營機構領取合同資料,資料領取后,需填寫合同的客戶聯領取清單,并交由專營機構經理放到防火資料柜里面保管。如在規定時間內仍未領取的,則將資料移交至市檔案管理員托管。 服務運營崗在每月第五個工作日之前將存放的合同客戶聯檔案統一進行整理,將合同的客戶聯領取清單和未領取的合同的客戶聯資料移交到市分公司。移交時,需認真填寫貸款檔案移交清單,并向市檔案管理員發送郵件,郵件中需列明移交檔案清單和移交日期。如若合同的客戶聯已超過領取期限并歸檔至市檔案管理員,客戶后續仍需領取,為不影響客戶權益,由市檔案管理員將合同的客戶聯提供給客戶 ,同時填寫合同的客戶聯領取清單,由客戶本人在清單上簽字確認。 第十六條 客13、戶退保客戶資料的移交 每月第五個工作日之前,服務運營崗整理上月的退保客戶資料,填寫貸款檔案移交清單,確認無誤后移交到市檔案管理員。 第十七條 業務檔案資料的移交檢查 移交時,需按照不同的檔案類型分類填寫貸款檔案移交清單,并向市檔案管理員發送郵件,郵件中需列明移交檔案清單和移交日期。檔案與貸款檔案移交清單應使用文件袋密封,在封口處添加封條并加蓋專營機構經理的簽章,由服務運營崗將資料送交至市檔案管理員,市檔案管理員核對無誤后在貸款檔案移交清單上簽字確認。 市檔案管理員在接收各類檔案資料時,應確認文件袋與封條是否有破損,同時檢查封口處是否有專營機構經理的簽章,接收的檔案與貸款檔案移交清單內容是否一致14、。如果發現有破損及文件缺失,市檔案管理員應與服務運營崗聯系,并督促團隊在五個工作日內將缺失文件補齊,在未確認補齊相關文件之前,本次移交不成功。在檔案的傳遞過程中發現有任何被拆閱的痕跡,市檔案管理員應拒絕簽收并及時與服務運營崗聯系,待問題調查清楚后,確認沒有問題方可進行簽收,否則不予接收。確認無誤后市檔案管理員要在五個工作日內簽收并且通過郵件給團隊回執。 第六章 業務檔案資料的保管第十八條 人保助貸險業務各項單證的保存(一)成功放款貸款資料的保存 市檔案管理員將業務檔案進行編號、裝盒,放入指定密集檔案柜歸檔。并采取相關安全防護措施以保障檔案的物理安全。 1.成功放款的貸款資料檔案的存檔編號規則 15、險種代碼-歸檔年度專營機構代碼-保管期限-件號 (1)險種代碼:例如BBW、BBR; (2)歸檔年度:歸檔文件的形成年度,以四位阿拉伯數字標注公元紀年;(3)專營機構代碼:總部批復的的內部8位專營機構代碼;(4)保管期限:歸檔文件的保管期限; (5)件號:歸檔文件在同一年度、同一保管期限中的排列順序號。編制件號時,同一年度、同一保管期限的歸檔文件按檔案盒只編一個順序號,件號不得重復。 2.歸檔文件應按件號順序裝滿檔案盒,同一年度、同一保管期限的歸檔文件可放在同一檔案盒內。 (二)合同的客戶聯資料的保存 設置專門保存合同的客戶聯資料的檔案盒,將專營機構移交的合同的客戶聯領取清單和合同的客戶聯資料16、連同貸款檔案移交清單一并放到檔案盒中。 (三)拒絕/取消資料的保存市檔案管理員接收“拒絕/取消”資料后,直接將專營機構移交的貸款檔案移交清單和“拒絕/取消”資料一并歸檔放入檔案室,無需放入檔案盒。 (四)退保客戶資料的保存 設置專門保存退保客戶資料的檔案盒,將退保客戶資料和貸款檔案移交清單一并存放到檔案盒中。 (五)理賠檔案的保存 設置專門保存理賠資料的檔案盒,將理賠資料和貸款檔案移交清單一并存放到檔案盒中。 第十九條 業務檔案的借閱 1市檔案管理員依據相關部門的利用需求,向公司內、外部各單位提供檔案利用。相關利用人員須對檔案信息保密,未經許可,嚴禁向其他無關人員及同業透露;2.檔案借閱需進行17、申請,申請通過后由市檔案管理員組織進行資料調取,資料調閱需填寫檔案借閱記錄表。第二十條 保險柜資料的保管 (一)專營機構防火資料柜的擺放和應用1.防火資料柜應擺放在客服區,不允許擺放在公共區域; 2.防火資料柜應用于有價單證、客戶資料、印章等重要物品的存放,不允許存放任何私人用品。 (二)防火資料柜鑰匙及密碼的管理 1.防火資料柜的鑰匙需由專營機構經理/服務運營崗雙人分別保管;2.當鑰匙保管人離職或休假時,應將保管的鑰匙授權移交給指定服務運營崗,并且通過防火柜鑰匙交接登記表確認雙方交接事宜; 3.當原鑰匙保管人或新的有權保管人到崗后,代理保管人應及時歸還鑰匙,并在原有防火柜鑰匙交接登記表上確認18、鑰匙歸還事宜; 4.應嚴格執行資料保密制度,對資料的安全性負責。 (三)關于防火資料柜的其他安全規定 1.防火資料柜鑰匙保管人應妥善存放資料柜鑰匙,禁止隨意將鑰匙放置公共區域; 2.資料柜門不能隨意敞開,不得將鑰匙長時間插在資料柜或大門上。 第七章 業務檔案的保存期限與銷毀第二十一條 業務單證的保存期限 (一)成功放款貸款資料檔案、退保檔案、理賠檔案和合同的客戶聯檔案的保存期限為十五年,該期限起始日期以簽訂合同的日期為準。 (二)拒絕/取消檔案的保存期限至少為三個月,該期限起始日期以該筆貸款申請被拒絕或者取消的日期為準。 第二十二條 檔案鑒定工作要在各級公司檔案管理部門的領導下,由有關部門共同19、組成鑒定小組,對確定銷毀的檔案要形成鑒定工作報告,填寫擬銷毀檔案清單,呈報省級(地市)分公司主管總(副)經理審核批準后,方可進行銷毀。第二十三條 檔案銷毀要履行嚴格的審批手續,并送指定地點進行銷毀。銷毀時必須有兩人監銷。監銷人員應在銷毀清冊上簽字,嚴防檔案遺失和泄密。第二十四條 市分公司應在每月15號之前集中銷毀已過保管期限的檔案。第八章 業務檔案資料管理的監控第二十五條 專營機構檔案資料的監控 (一)專營機構經理對服務運營崗檔案管理工作進行定期抽查;1.投保資料處理的準確性。專營機構經理檢查服務運營崗是否根據不同的產品類型按制度進行標準操作; 2.資料的完整、準確性。專營機構經理檢查客戶資料20、是否一致,并且完整、清晰、無破損;3.資料整理的時效。專營機構經理檢查服務運營崗是否按時完成各個環節的指定工作。 (二)檢查頻率 專營機構經理每周進行一次抽檢,以減少業務操作差錯率,確保各個環節的及時銜接。 (三)抽檢數量 每次對每位服務運營崗經辦的成功放款貸款資料至少抽查2份,其他類資料至少各抽查1份。檢查完成后,專營機構經理填寫資料抽查表。 第二十六條 信保部檔案資料的監控 (一)市檔案管理員核對專營機構移交的資料進行定期抽查。 1.市檔案管理員核對移交資料與實際檔案數是否相符; 2.市檔案管理員檢查專營機構移交的資料是否完整、清晰、無破損;3.市檔案管理員對專營機構移交資料的時效進行控制21、,檢查所有資料是否準時移交。 (二)檢查頻率 市檔案管理員根據不同的產品類型,每月對移交的資料進行抽檢。 (三)檢查數量每次至少對1家專營機構進行檢查,成功放款貸款資料至少抽查2份,其他類資料至少各抽查1份。 第二十七條 檔案資料的借閱監控 (一)市檔案管理員在出借資料時填寫檔案借閱記錄表,市檔案復核員對歸檔資料的借閱規范和流程進行抽檢。1.市檔案復核員確認借閱申請是否通過有權限領導審批同意;2.市檔案復核員檢查歸還的檔案資料是否完整、清晰、無破損; 3.市檔案復核員檢查借閱資料是否及時歸還,市檔案管理員是否定期追蹤提醒。 (二)檢查頻率 市檔案管理員根據檔案出借日期定期追蹤。市檔案復核員每月22、進行一次抽檢,確保資料及時回庫。 (三)檢查數量 所有出借的檔案資料均需按時檢查。檢查完成后,市檔案復核員在檔案借閱記錄表上簽字確認。 第九章 獎勵與處罰第二十八條 獎勵與處罰(一)對在檔案的收集、整理、保護、提供利用等方面成績顯著、為人保助貸險業務檔案管理工作做出突出貢獻的單位和個人,應給予表彰和獎勵。(二) 有下列行為之一且情節嚴重的,對直接責任者給予行政處罰:1.將應當歸檔的文件資料據為己有,拒絕歸檔的。 2.明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。 3.檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員、檔案利用者因玩忽職守,造成檔案損失的。第十章 附則第二十九條 本規定由總公司23、信用保證保險事業部負責解釋。 第三十條 本規定自下發之日起實施,相關管理規定以本規定為準。附件一:專營機構資料交接清單專營機構資料交接清單客戶名稱:展業崗:資料名稱頁 數申請資料1投保單2身份、收入、工作、居住、經營、房產等證明材料3征信報告查詢授權書4紙質征信報告(如有)5貸款用途聲明書6授權委托書-代扣保費7其他資料合同資料8保險單9貸款合同10借據11貸款結清及退保聲明書12還款計劃書(如有)13貸款結清證明(提前退保或理賠)14保費發票15銀行卡復印件移交人接收人移交日期 操作人服務運營崗專營機構經理審批結果:附件二:貸款檔案移交清單貸款檔案移交清單移交日期: 專營機構: 移交人:序號24、檔案類型客戶姓名保單簽訂日期或拒絕/取消/退保日期頁數接收日期: 接收人:附件三:客戶合同資料領取清單借款人姓名: 合同號:人保客戶資料名稱類型客戶領取資料()1、保費發票原件2、借款合同原件3、借款借據原件4、還款計劃書復印件經辦人簽字: 客戶簽字:移交日期: 年 月 日附件四:防火柜鑰匙交接登記表防火柜編號保管人(簽名)代管人(簽名)交接日期事項授權/歸還授權/歸還授權/歸還授權/歸還授權/歸還授權/歸還授權/歸還授權/歸還授權/歸還附件五:檔案查、借閱審批表查、借閱者工作單位工作證號聯系電話查、借閱時間 年 月 日查、借閱事由預還時間 年 月 日案卷號文件名稱查、借閱單位領導簽字 年 月 日歸檔單位領導簽字 年 月 日檔案員簽字 年 月 日查、借閱人簽字 年 月 日案卷歸還情況歸還時間 年 月 日備 注附件六:資料抽查表資料抽查表序號抽查日期檔案類型客戶姓名資料是否齊全資料與影像是否一致