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1、東莞市塑通實業投資有限公司短拆業務檔案管理制度一、總則為加強和規范短拆業務檔案管理，根據我司具體情況，依照高效 便捷的操作原則，制定木制度。短拆業務檔案是指塑通實業投資公司在從事短拆業務過程中形 成的各類文件、資料、憑證等。短拆業務檔案管理工作包括業務檔案的歸檔、建檔、保管等。二、檔案收集、分類，合同編號1、分類短拆業務檔案分為要件類檔案、權證類檔案、一般類檔案。要件 類檔案包括內部審批文件資料、移交資料清單、法律文件資料、客戶 文件資料；權證類檔案包括抵、質押物權證書；一般類檔案包括非要 件類檔案和非權證類檔案的所有其他文件資料。2、收集客戶經理負責檔案資料的收集整理工作。3、編號原則上規定2、，短拆業務的借款合同為主合同，抵押協議書、質押 協議書、擔保保證書為從合同，并依次編號。合同編號采用日期加序號的主從合同編制方法。編號的左邊前四 位數為年數，中間兩位數為月份，右邊兩位數為日期，第一個橫杠線 后邊的數字為主合同序列號，第二個橫杠線后邊的數字為從合同序列 號，第三個橫杠線后邊的數字為從合同份數的序列號。如下例所示：2011 0922T 1 t 1 TV2011 年9月22 U主合同序號從合同序號從合同份數序號咨詢服務協議書的編號僅采用日期法編制，即上例屮第一個橫杠 線左邊的年月日數字。三、歸檔、建檔管理。1、歸檔歸檔責任人界定、時間要求、檔案內容要求，見下表:責任人客戶經理完成時3、間項目操作完成后的5-7個工作日內檔案要件類資料移交清單一式兩份（見附件1）法律文件資料必須齊備客戶資料文件必須包括客戶基本信息類一般類別權證類若存在抵、質押物，則必須包括抵、質押物權證歸檔時，如遇特殊情況不能齊備捉交檔案資料，應捉交書面說明、 差欠檔案資料清單及補交吋間，并將該說明、差欠檔案資料清單和已 收集檔案資料歸檔；差欠檔案資料應在補交時間期限內及時補齊。2、建檔管理歸檔責任人按要求整理檔案，報直接主管（在“資料移交清單” 上的監交人處）簽字后，將檔案移交檔案管理員，管理員對所接收檔 案進行審核后簽收，同時備份“資料移交清單”，然后將耍件類檔案 和一般類檔案統一建檔管理，權證類檔案單獨4、建檔管理。3、檔案查閱、借出、復印管理辦理業務檔案查閱、借出、復印時，經辦人員需填寫業務檔案 查閱/借出復印審批表（見附件二）。原則上已經歸檔的業務檔案只 能供在檔案管理室內查閱。查閱、借出、復印業務檔案審批流程為： 查閱人員向直接領導呈遞審批表，審批簽字后，呈報總經理審批，總 經理審批。檔案管理員按審批表，提供借閱、借出檔案，復印檔案資料由管 理按審批表復印并記錄備案；借出檔案應在借出使用時間內及吋歸 還，對到期未歸還的，檔案管理員有權要求借閱人員立即歸還。4、銷檔管理業務檔案自資金回籠后，繼續保管3個月，之后對要件類和一般 類檔案統一進行銷毀，并由專人負責監銷。四、本制度從二0一年九月一日起實施，其解釋權歸東莞市塑通實 業投資有限公司。附件1:資料移交清單客戶名稱：業務品種:序號資料名稱文件數量是否原件備注123456789101112131415161718移交人：接受人: 監交人:附件2：塑通實業投資公司檔案借閱/借出/復印審批表借閱人借閱檔案借閱時間復印檔案歸還時間借閱人：部門領導:總經理：附件3：塑通實業投資公司退檔/涂檔審批表項口名稱借款金額項口狀態涂銷時間備注領檔人：檔案管理人: 總經理: 日期: