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1、上海步者鞋業(yè)有限公司文件控制管理辦法目錄1. 目的22.適用范圍：2附件二6附件三7附件四8附件六10附件七11附件八12附件九13附件十一15復(fù)印、打印使用情況分析表15年 月 日15填寫人：151. 目的為了規(guī)范管理公司文件傳真、復(fù)印，使得每個部門所使用的文件為最新版本及重要文件不被丟失，特制定本辦法。2.適用范圍：2.1公司傳真2.2郵件、快遞3作業(yè)內(nèi)容3.1各部門文件窗口人員的指定3.1.1為使各部門的文件管理有效、有序，各部門必須指定專人負責(zé)文件的收發(fā)、登記與管理工作（稱為文件窗口人員）。3.1.2各部門文件窗口人員必須在文控中心登記備案，文控中心將各部門的文件窗口人員登錄在“文件窗2、口人員登記表”上（見附件一），如果部門文件窗口人員因工作需要發(fā)生調(diào)換，應(yīng)事先進行調(diào)換登記，并進行工作移交。3.2 ISO與OHSAS相關(guān)文件ISO與OHSAS相關(guān)文件的收發(fā)、存檔與銷毀管理遵照文件與資料管理程序上制定的原則進行作業(yè)。3.2.1文件制訂、修訂后由文控中心對文件編號、版本、版次核對無誤后登錄于文件一覽表（見附件二），給予建檔保存。3.2.2程序文件由文控中心通過公司網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，用作閱讀使用而不可修改，通過網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的控制對文件閱讀使用進行控制。其他文件由文控中心復(fù)印所需份數(shù)后，于每頁右上角蓋“受控文件，復(fù)印無效”，并請收文單位人員與“文件分發(fā)、回收記錄表”（見附件三）上簽收，若文件窗口3、人員不在，由部門負責(zé)人簽收。若為修訂或廢止的文件需如數(shù)收回原發(fā)行的文件。3.2.3所有回收的文件除留有原本以便于知識經(jīng)驗的積累保存外（但需加蓋作廢章作廢）其余均給予銷毀。文控中心銷毀文件時先要填寫“文件銷毀申請表”（見附件四），然后經(jīng)部門主管審批后方可進行文件銷毀作業(yè)。“文件銷毀申請表”中注明銷毀文件的原因，并注明申請人、批準(zhǔn)人和監(jiān)督銷毀人。3.3公司傳真3.3.1傳真收發(fā)原則3.2.1.1非公司文件嚴禁傳真。3.2.1.2涉及到鞋的設(shè)計款式（跟、大底、楦頭、鞋圖等）、產(chǎn)品成本、客戶資料等公司機密文件原則上嚴禁傳真，若確實因業(yè)務(wù)需要，要有部門主管簽字后方可進行傳真作業(yè)。3.2.1.3傳真必須以4、公司統(tǒng)一格式發(fā)送，見附件五。3.3.2發(fā)傳真3.3.2.1若各部門要進行傳真作業(yè)，各經(jīng)辦人員先填寫“快遞、傳真業(yè)務(wù)申請表”（見附件六），經(jīng)各部門主管簽核后方可生效。3.3.2.2經(jīng)辦人員在發(fā)送傳真之前須詳細填寫“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”，注明日期、內(nèi)容、經(jīng)手人等以便于追溯。3.3.2.3后由傳真管理人員負責(zé)負責(zé)發(fā)送，傳真管理人員根據(jù)其文件之緊急程度將傳真分急件和非急件，若所發(fā)傳真為急件則在傳真作業(yè)前須加蓋“急件”章（見附件七）。傳真作業(yè)結(jié)束后由傳真管理人員加蓋“FAX OUT”以利區(qū)別（見附件七），標(biāo)明傳真編號，以便對傳真有序管理。3.3.3收傳真3.3.3.1傳真管理人員將所收到之傳真先登5、記于“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”（見附件五）上，加蓋“FAX IN”序號章（見附件七），并按順序放置于相應(yīng)之部門的文件筐內(nèi)，文件筐上應(yīng)清楚標(biāo)明部門別。3.3.3.2傳真管理人員收到傳真后及時通知各部門文件窗口人員，由各部門文件窗口人員至文控中心或傳真出接收，在“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”（見附件十）上經(jīng)手欄內(nèi)作好簽收手續(xù)。3.3.4總經(jīng)理辦公室和技術(shù)開發(fā)處的傳真收發(fā)，由其傳真人員按此辦法作業(yè)。3.4打印/復(fù)印/影印3.4.1非公司之辦公用公文或資料禁止復(fù)印。3.4.2各部門人員在每次復(fù)印、打印之前須在“文件打印/復(fù)印記錄表”（見附件八）上登記復(fù)印內(nèi)容，份數(shù)，部門，復(fù)印人。3.4.3經(jīng)管制人員確6、認復(fù)印份數(shù)和文件性質(zhì)后由復(fù)印管理人員輸入復(fù)印機密碼后，方可予以復(fù)印作業(yè)。3.4.4生產(chǎn)處和技術(shù)開發(fā)處的影印亦由該部門復(fù)印管理人員按此辦法作業(yè)3.5郵件、快遞3.5.1收郵件3.5.1.1公司所有郵件、快遞先統(tǒng)一由公司一門衛(wèi)值班人員負責(zé)接收，并登記于“郵件、快遞登記表”（見附件九）寫明收件日期、收件人、寄件地址。3.5.1.2值班保安在收到郵件和快遞時應(yīng)及時通知各部門文件窗口人員到公司一門衛(wèi)領(lǐng)取其部門郵件或快遞，由各部門文件窗口人員在“郵件、快遞登記表”上經(jīng)手人欄內(nèi)簽名后接收。3.5.2發(fā)郵件3.5.2.1各部門如需發(fā)快遞業(yè)務(wù)進行傳遞訊息時，由各部門經(jīng)辦人員填寫“傳真、快遞業(yè)務(wù)申請表”（見附件六7、），經(jīng)主管簽核后，交給各部門文件窗口人員，再由文件窗口人員填好郵件資料交至一門衛(wèi)，值班人員在“傳真、快遞業(yè)務(wù)申請表”詳細填寫郵件相關(guān)資訊作好簽名后，由一門衛(wèi)郵件接收值班人員統(tǒng)一交給快遞公司。3.6電子郵件3.6.1收電子郵件3.6.1.1電子郵件管理人員將收到之電子郵件列印一份后加蓋E-mail序號章（見附件七），并登記于“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”（見附件十）上。3.6.1.2電子郵件管理人員應(yīng)及時通知各部門文件窗口人員，電子郵件郵件由各部門文件窗口人員在“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”上經(jīng)手人欄內(nèi)簽名后接收。3.6.2發(fā)電子郵件3.6.2.1需發(fā)電子郵件者在“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”上登記，8、注明內(nèi)容，部門，日期、經(jīng)手人姓名。3.6.2.2登記后由電子郵件管理人員進行電子郵件發(fā)送作業(yè)。3.7文控中心每日統(tǒng)計各部門傳真、復(fù)印、電子郵件紙張使用情況，填寫“復(fù)印、打印使用情況分析表”（見附件十一），統(tǒng)計出各部門每天的紙張使用數(shù)。4.此管理辦法至總經(jīng)理簽核之日起實施。 附件二文件一覽表一階文件 二階文件 三階文件 外來文件NO文件編號文件名稱版本發(fā)行日期權(quán)責(zé)分發(fā)單位/份數(shù)制定單位核準(zhǔn)說明：分發(fā)單位欄填寫份數(shù)，若廢止于NO注欄前注記。核準(zhǔn)： 復(fù)核： 填表： QM-MP-401-02A附件三文件分發(fā)、回收記錄表NO:文件名稱文件編號序號部門簽收回收備注時間份數(shù)簽收人時間份數(shù)簽收人12345679、8910111213141516審核： 填表：附件四銷毀申請表文件編號版次文件名稱份數(shù)備注申請銷毀原因申請人部門主管核準(zhǔn)監(jiān)督銷毀人申請日期 NO: QM-MP-401-08A附件六永旭、永全鞋業(yè)有限公司快遞、傳真業(yè)務(wù)申請表快遞傳真部門日期地址或號碼申請原因核準(zhǔn)申請人附件七FAX IN 流水號日期FAX OUT流水號日期E-mail急 件附件八 文件復(fù)印/打印記錄表 日期部門內(nèi) 容經(jīng)手人張數(shù)備注附件九郵件、快遞收發(fā)登記表郵件 快遞 日期部門內(nèi)容地 址經(jīng)手人備注傳真收發(fā)登記表電子郵件 傳真 收發(fā)日期 部門地址/號碼經(jīng)手人備注收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)收 發(fā)附件十一復(fù)印、打印使用情況分析表 年 月 日部門使用種類頁數(shù)備注 填寫人：