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1、檔案管理制度一 目的：為使公司公文處理準確、及時，提高公文處理的工作效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。二 范圍： 所有本公司的檔案管理工作，均適用本制度。三 內(nèi)容：1 公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政部門統(tǒng)一負責。2 行政部門負責來往文書的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)等事宜。3 檔案的收發(fā)：一般文書予以啟封，分送各部門；私人信件直接送收信人；分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回。4 檔案的整理與保存：公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交行政部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。5 檔案的保存年限：（1） 永久保存包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性2、規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。（2） 保存10年的包括：請示審批提案文書；人事任命文書；資金工資與津貼有關(guān)文書；財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要的文書。（3） 保存5年的，指不需要保存10年的次重要文書。（4） 保存1年的檔案，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。注意事項： 重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中； 保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。機要文書一律以焚燒的方3、式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。 不需立卷的文件材料逐件登記報公司領(lǐng)導(dǎo)批準銷毀； 銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏； 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果； 必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。6檔案管理：（1） 檔案由行政部門保存，文件如有破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。（2） 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表明檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（3） 檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若4、干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。（4） 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。（5） 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。（6） 檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的上角；左方裝訂者則填寫于右上角。（7） 檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，依規(guī)定辦理。（8） 檔案調(diào)閱管理：案卷不許借出，只在公司內(nèi)借閱，借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；借閱的檔案交還時必須當面點清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)；外單位借閱需經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進行審查簽章。