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1、海大固定資產采購管理制度新制度編碼文件版本V1.0編寫人廖華華編寫日期2012.11.30原制度編碼文件密級秘密審核人王干審核日期文件級別集團級正文頁數5復核人評審日期制度類別管理程序附件數1批準人生效日期1 目的為規范集團固定資產采購管理，清晰采購流程，明確采購責任，強化內部控制管理，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于集團內各分子公司發生的不需要安裝或僅需簡易安裝的固定資產采購業務的處理，通過在建工程核算的固定資產的管理遵循海大集團在建工程核算管理制度的相關規定。3 定義和縮略語固定資產：指為生產商品、提供服務、出租或者經營管理所持有的使用壽命超過一個會計年度的有形資產。實際業務中，可將2、固定資產分為不需要安裝或簡易安裝的固定資產和需要安裝的固定資產（先通過在建工程核算，后轉入固定資產）。集團的固定資產分類見海大集團資產分類目錄（附件3），其中一級分類為會計核算分類，二至四級分類為管理分類。4 相關文件海大集團固定資產處置管理制度海大集團固定資產調撥管理制度海大集團在建工程核算管理制度5 職責資產需求部門： 提交采購申請； 申請創建SAP系統固定資產卡片； 資產驗收；財務經理： 根據預算審批采購申請； 審批資產付款申請；資產會計： 創建SAP固定資產卡片； 審核資產付款申請；公司負責人： 審批采購申請； 審批付款申請；采購執行部門： 選擇供應商、簽訂采購合同； 申請創建SAP系3、統固定資產供應商； 創建SAP系統采購訂單； 執行SAP系統采購收貨； 執行SAP系統發票預結算；流程與信息中心主數據維護人： 創建SAP系統固定資產供應商。6 流程6.1 IT設備采購流程6.2 辦公室設備采購流程6.3生產設備采購流程7 規定7.1固定資產請購7.1.1 固定資產的購置納入公司年度預算管理，由資產需求部門提出書面申請，財務部門依據年度預算進行管控，超預算的采購應提交集團財務中心總監審批。7.1.2 固定資產的購置應遵循集團關于投資立項管理的相關規定，單項資產投資額超過2萬元的固定資產，必須申請立項，取得批復后才能進行購置。7.1.3 固定資產申購審批通過后，資產需求部門應向4、資產會計提交資產主數據維護申請表（附件1），申請在SAP系統中創建固定資產主數據（即固定資產卡片，下同）。7.2 固定資產采購7.2.1 采購執行部門7.2.1.1 行政辦公設備（除IT設備外），如辦公家具、辦公家電、食堂用具、宿舍用固定資產等，由行政部負責采購。7.2.1.2 IT設備，由需求公司提交申請，集團流程與信息中心統一采購。7.2.1.3 生產設備，由工廠運營中心/投資發展中心統一安排采購。 7.2.2 采購訂單創建7.2.2.1 采購執行部門在選定供應商、簽訂采購合同后應在SAP系統中創建采購訂單，選擇資產編號和供應商，若系統中沒有維護固定資產供應商，采購執行部門應向集團流程與信5、息中心提交供應商主數據維護申請表（附件2），申請在SAP系統中創建供應商主數據。7.3 固定資產驗收7.3.1 采購的固定資產到貨后，由采購執行部門組織驗收，驗收通過后應出具驗收報告，驗收報告作為財務付款的依據之一。財務部資產會計必須參與資產驗收，當資產相關信息與之前創建的固定資產主數據有差異的時候，及時修改固定資產主數據。7.3.2 資產驗收后，采購執行部門應同時在SAP系統中進行收貨處理，當月未取得發票的，財務先暫估入賬并按暫估金額計提折舊。7.4 固定資產采購結算7.4.1 收到供應商發票后，采購執行部門應在系統中進行發票預制，將采購訂單、采購入庫單和發票進行匹配，錄入預制發票，并根據合同規定向財務部提交付款資料。7.4.2 財務部審核無誤后對預制發票進行記賬，確定資產的入賬金額并進行差異調整，從下月開起，固定資產按調整后的金額計提折舊，之前按暫估金額計提的折舊不追溯調整。8 記錄序號單據名稱存放部門存放期限1固定資產采購申請單財務部門參見會計檔案管理制度之憑證2資產主數據維護申請表財務部門1年3供應商主數據維護申請表資產管理部門1年9 附件附件1：資產主數據維護申請表附件2：供應商主數據維護申請表附件3：海大集團資產分類目錄