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1、采購合同訂單管理制度簽字頁版本概要版本號作者日期變更記錄修訂0.1張靜20121204制度初稿0.10.2張靜20130131制度終稿0.21.0張靜20130310制度終稿1.0審批信息姓名角色批準日期簽名楊建濤MM組長李長海MM副組長彭建華華南區采購總監戴強生華南區采購副總監 海大采購合同訂單管理制度新制度編碼文件版本V1.0編寫人張靜編寫日期2012.12.4原制度編碼HDG-RR-AO-042文件密級秘密審核人審核日期文件級別大區/事業部級正文頁數8復核人評審日期制度類別管理程序附件數1批準人生效日期1 目的明確合同簽訂原則，完善合同簽訂程序，使采購合同得到有效的管理，以避免商業泄密和2、采購經濟損失，并保證采購訂單業務流程順暢執行。2 適用范圍適用于海大集團采購中心及各分子公司原輔料采購合同的簽訂、審批及訂單的下達。3 定義和縮略語3.1 集中采購合同：采購中心小組簽訂的集采物資采購合同，分為集中采購大合同和集中采購小合同。3.2 集中采購大合同：采購中心小組以集團名義（廣東海大集團或廣州海大等）與供應商簽訂，并根據分子公司需求情況進行分配的合同。3.3 集中采購小合同：采購中心小組以分子公司名義代分子公司直接與供應商簽訂的采購合同。3.4 自行采購合同：分子公司被授權自行采購的合同。3.5 采購訂單：采購部門在選定供應商之后，向供應商發出的交貨要求，確定物流信息后在SAP系3、統內根據合同創建的憑證。憑采購訂單憑證號過磅入庫，采購訂單同時做為采購執行和采購結算的依據。4 相關文件采購計劃管理制度原輔料入庫管理制度 5 職責5.1 采購中心文員負責集中采購合同的擬定、報批、傳遞、歸檔。5.2 采購中心專員負責集中采購合同的詢價、議價；負責集中采購大合同的分配；5.3 采購中心經理(1) 負責集中采購合同內容的審查、確定；(2) 提出集中采購合同的變更申請。5.4 采購中心總監5.4.1負責經理談判的采購合同的審批；5.4.2 負責所有進口物資采購合同的審批；5.4.2負責所有合同的變更審批；5.5 分子公司采購部文員5.5.1 負責采購合同擬定、報批、傳遞、歸檔；5.4、5.2 負責協調安排物料到廠時間，并與供應商確定送/提物料執行的合同編號；5.5.3 負責在系統內創建采購訂單；貨物到廠前通知供應商/承運商當批物料采購訂單編號；5.5.4 負責編制日/周到貨計劃。5.6 分子公司采購部經理5.6.1 負責自行采購合同的詢價、議價；5.6.2 提出采購合同的變更申請；5.6.3 監督和協助采購文員完成采購訂單的下達；5.7大區采購線總監負責大區內各分子公司自行采購合同的審批。6 流程6.1采購合同簽訂流程6.2 采購大合同分配流程6.3 合同變更流程6.2 采購訂單管理流程7規定7.1總則 7.1.1合同必須合法，即必須遵守國家的法律、法規、方針、政策等。 75、.1.2必須貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則簽訂合同。 7.1.3采購的一切購銷業務原則上均應簽訂書面采購合同。事前確實無法簽訂的，請示集團主管副總裁或采購中心總監批準后，可事后及時補簽。 7.1.4以分子公司名義為幾家分子公司簽訂的合同,集中訂貨、分配數量，采購中心安排提貨計劃，分、子公司采購部自行安排提貨、對帳和付款。7.2 合同訂立 7.2.1 合同訂立要求 1）合同訂立前，采購人員必須充分了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格和資信的單位不得與之訂立經濟合同。2）合同訂立前，合同當事人必須對簽約地點、標的物、數量、質量、價款或者酬金、履行的期限、交貨時間、地點和方式、違6、約責任等主要條款進行充分協商和確認。3）擬簽采購合同文本，嚴禁在空白文本上蓋章，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，一份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。4）簽訂的采購合同應及時登記歸檔并傳真至相關分、子公司采購部，需集中安排付款的，還必須及時報財務中心備案；各分、子公司采購部必須及時把收到的采購合同登記歸檔并報分、子公司財務部備案，把合同相關內容報給生產、品控部。 7.2.2 合同內容要求1）原則上必須明確價格，如屬于定量不定價合同，必須在合同內明確規規定 價格交割時間、要求； 2）原則上必須明確數量，如屬于區間合同，必須在合同內明確提貨或送貨數量要求； 3）必須簽訂交貨期限，并在系7、統內交期按月分配合同數量； 4）必須明確物料常規質量標準 5）分子公司自行擬定的合同簽約地點原則上為簽約分子公司地點，如供應商有意義進行協商處理； 6）必須明確交貨地點、運費承擔方式、結算要求、付款時間；7）必須要求供應商提高真實、合法發票，發票名稱必須與合同供方名稱一致，不得 由第三方代為開票。 7.2.3.合同變更和解除 1）變更或解除合同，雙方達成的協議應當采用書面形式，并按規定經集團主管副總裁或采購中心總監審核批準后加蓋公章或合同專用章。2）變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，納入本辦法規定的管理范圍，按照原合同的操作流程處理。變更后的合同內容要在當天通知相關部門。7.3 審批 8、7.3.1采購中心及各分子公司采購部所有的采購合同由相關訂貨人員洽談，由采購文員擬定。1）國內貿易合同：采購經理談判的合同由采購總監簽字審批，；采購專員談判的合同由采購經理簽字審批；2）國外貿易合同：必須由采購中心總監簽字審批；所有已簽字審批合同，采購經理或采購總監必須在合同錄入合同2個小時內在OA系統內完成審批。 7.3.2超出授權范圍（如數量、金額等）的合同，必須要相關負責人會簽；7.4 合同的保密要求7.4.1 合同文件必須存放在有保密設施的文件柜內，計算機中的合同文件必須設置口令。7.4.2 傳真機上的合同文件采購內勤必須及時跟蹤整理。7.4.3 不得隨意向外人吐露公司采購合同內容。79、.4.4 不準私自復印、摘錄和外傳合同文件。7.4.5 采購職員離開辦公室時，必須及時將合同文件放入抽屜和文件柜中。7.4.6 定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料按合同編號整理、存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。7.5 合同履行及違約責任 7.5.1 合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行。訂貨人員和采購部業務員共同跟蹤合同的履行情況。7.5.2 在合同履行過程中遇到履約困難或違約等情況，應及時向集團主管副總裁或采購中心總監匯報。7.5.3 各公司按照合同要求進行貨物接收，若出現質量問題，質量問題按不合格原料處理程序。7.5.4 每一個合同執行完畢后必須及時進行結算，并把結算情10、況附在合同的后面，對于個別公司執行時間較長的，必須按月要求對方對帳一次，核清數量和已付金額、未付金額，需要供需雙方簽字確認的還必須辦理好雙方確認手續。7.5.5 采購文員全程跟蹤合同執行情況，建立合同檔案保管，重要合同在總部保管。7.5.6 凡因未按程序執行合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究相關責任人責任。7.5.7 供應商出現違約情況時，根據損失情況，可選擇通過法律途徑進行索賠。7.6 SAP系統創建采購合同 7.6.1 創建采購合同 1）采用我方合同模板的合同，必須先將合同錄入SAP系統，通過OA審批后，才能系統直接打印出合同；采用供應商合同模板，在合同簽訂11、后錄入系統，再走OA審批流程。 2）已經審批的合同需要修改或刪除，必須通過權限設定的審批人，在SAP系統內進行反審核，才允許修改或刪除。 7.6.2 系統合同信息維護 1）物流信息及費用維護：合同執行過程中產生兩段物流，如兩段物流同屬一種運輸方式，第一段運輸方式必須在合同進行維護； 2）成本計提：合同維護物流信息時，必須維護“大船計提損耗率%”及其他雜費，如港雜費、保險費等等。7.7創建采購訂單時點7.7.1自提：確定物流承運商信息（小船、車輛編號）時；7.7.2送貨到廠：向供應商確認要貨時，在貨到廠前，管理規范上要求至少提前4小時 （貨到廠前）創建采購訂單，為匹配合同和編制到貨計劃留出時間。12、7.8采購訂單內信息維護7.8.1從采購合同上自動獲取合同編號、供應商、物資單價以及大船靠泊業務的運費/港雜費單價，需要訂單手工維護的信息包括：訂單數量、計劃到貨車船信息、計劃到貨日期、小物流（駁船、汽車）的運費單價及能計提的其他雜費等。針對同一采購合同，多家物流承運商（如不同駁船船家）的情況，需要創建不同的采購訂單以對應不同的運費單價。7.8.2數量差異的成本計提針對大宗原料物資以供方/第三方地磅數量為準的采購結算方式，會帶來結算數量與入庫數量的損耗差異，為了及時體現較為準確的成本，需在創建訂單時維護到“廠損耗成本計提%”。“廠損耗成本計提%”標準按運輸合同簽訂合理損耗率。7.9采購訂單編號13、傳遞7.9.1在系統內創建采購訂單后即通知供應商或承運商采購訂單編號。7.9.2日到貨計劃表內注明到貨物資對應采購訂單編號，以便地磅員和倉管員核對。對于一車貨多個訂單，需要注明對應訂單的拆分比例，拆分數量必須等于或小于過磅凈重。7.10第二天日到貨計劃表必須當天下班前傳遞到地磅房和倉管處。附件：合同模板、三方協議、補充協議、提貨委托書、日到貨計劃表8 記錄序號單據名稱存放部門存放期限01提貨委托書采購部一年02日到貨計劃表采購部一個月9 附件規定相關的單據、模版等附件附件1：三方協議附件2: 補充協議附近3：委托書附近4：日到貨計劃表附件1：廣東海大集團股份有限公司Guangdong Haid14、 Group Co., Ltd.地址：廣州市番禺區番禺大道北555號天安節能科技園 郵編:511400，Add: No.213 Tianan Technology Innovation Mansion, Panyu District, GuangzhouTel: 020-39388690 Fax: 020-39388620 Email: haid三方協議 簽訂時間： 年 月 日甲方： 乙方： 丙方： 經甲乙雙方友好協商，現將雙方 年 月 日簽訂的 合同 填合同號 ， 噸* 元/噸，現達成如下協議：1、 將原合同 噸轉由丙方 執行；2、 合同其他條款不變，如有異議，雙方協商解決；3、 本補充協議15、傳真件與原件具有同等法律效力。:甲方： 乙方： 代表： 代表： 日期： 日期： 丙方： 代表: 日期： 附件2:廣東海大集團股份有限公司Guangdong Haid Group Co., Ltd.地址：廣州市番禺區番禺大道北555號天安節能科技園 郵編:511400，Add: No.213 Tianan Technology Innovation Mansion, Panyu District, GuangzhouTel: 020-39388690 Fax: 020-39388620 Email: haid、補充協議 簽訂時間： 年 月 日甲方： 乙方： 經甲乙雙方友好協商，現將雙方 年 月 16、日簽訂的加籽菜粕合同 填合同號 ， 噸* 元/噸和 年 月 日簽訂的加籽菜粕合同 填合同號 ， 噸* 元/噸，達成如下協議：1. 合同的運輸方式由 改成 ；2. 合同單價改為“在原合同單價的基礎上加 元/噸”；3. 合同 執行日期由“ 年 月 日- 日” 改為“ 年 月 日- 日” ；4. 合同其他條款不變，如有異議，雙方協商解決；5. 本補充協議傳真件與原件具有同等法律效力。甲方： 乙方： 代表:： 代表： 日期： 日期： 附件3：提 貨 委 托 書 公司： 茲委托以下車輛前往貴司提貨，我司承諾提貨車輛、油桶等提貨用包裝物沒有裝過化學用品或有毒有害品的，是安全、清潔，無污染的：貨物名稱提貨數量（噸）船號/車號姓名身份證號碼聯系電話備注委托期限： 年 月 日委托期間，所發生的一切經濟糾紛與貴司無關。 委托公司（蓋章）： 附件：4 原料日到貨計劃日期貨物名稱訂單號供應商合同號車號運輸商起運地點運輸單價數量（噸）備注實際到貨情況合計0