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1、文件名： 質量體系文件發放、回收、查閱管理辦法（試行） 文件號： 東興辦字013號編制：綜合辦公室審核： 批準： 受控狀態：發布： 修改：分發號: 1.0目的充分利用電子媒介，確保相關部門和崗位及時得到并使用有效版本。2.0適用范圍適用于與質量體系有關的文件和資料，包括外來文件及資料的控制。3.0職責3.1 綜合辦公室負責簽收股份公司下發的通用三級體系文件和批準的自定三級文件，將文件整理到相關文件夾中，清理被替換的文件，建立在用文件查詢鏈接，向相關部門和崗位打印發放質量體系文件方法變更通知。并對相關部門和崗位質量體系文件的發放、保存、回收、銷毀進行監督檢查。3.2 各部門指定人員負責簽收發放變2、更通知，并通知下屬班組和崗位，執行變更后體系文件規定和表單。部門簽收人員變更時，應及時通知綜合辦公室。4.0工作流程文件簽收、發放、回收、查閱過程簡圖：4.1 綜合辦公室體系文件簽收人簽收文件或批復后，應及時通知質量員。4.2 質量員根據文件簽收單或批復，及時下載更新后的文件和附件，將其保存到服務器上的“在用體系文件”文件夾中，將更新前的版本移動到“已終止體系文件”文件夾中，同時比較變更前后文件版本的不同，保存到“比較版本文件”文件夾中。4.3 質量員修改“ISO質量體系文件目錄”中變更文件的瀏覽文件、附表和比較文件版本鏈接。對于暫時未接入局域網的部門，質量員負責將有關更新后文件和附件以及比較3、版本文件的電子版復制到該部門電腦對應文件夾中。4.4 質量員負責編寫打印發放“質量體系文件變更通知單”，通知相關部門和崗位簽收。4.5 各部門指定人員負責電子簽收文件。方法是：打開“網上鄰居”-打開域“CMSYDX”-打開“CENTER”-打開文件夾“質量體系文件”-打開EXCEL文件“體系文件發放回收記錄表”，輸入用戶代號和密碼，認真察看后單擊“簽收”按鈕，就可以完成簽收。4.6 各部門通知并組織下屬班組及崗位學習最新版體系文件。4.7各部門從簽收“質量體系文件變更通知單”之日起，開始執行新版本體系文件規定。如果簽收前文件附件中的表單當月已填寫完畢，可以從下月開始執行新表單。4.8在用體系文4、件查閱方法是：打開“網上鄰居”-打開域“CMSYDX”-打開“CENTER”-打開文件夾“質量體系文件”-打開EXCEL文件“ISO質量體系文件目錄”。單擊對應文件后面的“瀏覽文件”，可以查閱最新版對應文件；單擊對應文件后面的“附件”，可以查閱最新版對應文件附件；單擊對應文件后面的“比較文件”，可以查閱更新前后文件版本的不同之處。4.9 為方便使用，可以在電腦桌面上建立EXCEL文件“ISO質量體系文件目錄”快捷方式和EXCEL文件“體系文件發放回收記錄表”。4.10 所有文件與附件已標記為“只讀”。如果需要文件附件作為模板，需要另存為保存到所使用的計算機上。5.0相關文件5.1 質量體系文件控制程序B01 6.0記錄6.1 質量體系文件變更通知單東興辦字013 保存三年版本/修改狀態：A/0 第 2 頁 共 2 頁