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1、 檔案管理工作流程圖單位名稱行政及人力資源部流程名稱檔案管理工作流程層 次3任務概要員工檔案管理工作單位總經理/分管領導行政及人力資源部員工節點ABC987654321審批結束編號入庫歸檔標識收集員工人事材料身份證明學歷學位證明各類證書招聘資料試用轉正文件獎懲文件績效評估報告勞動合同及附件離職文件各類人事通知單開始編制明細目錄提供材料 檔案管理工作標準任務名稱節點任務程序、重點及標準時限相關資料材料收集程序1個人簡歷2、相關材料B2由行政及人力資源部建立公司員工的人事檔案，檔案材料包括：個人簡歷、培訓經歷、資格認證證書、考核獎懲材料、錄用材料、其他材料等每月1次C2員工應積極提供材料即時統一裝2、訂1個工作日重點材料收集標準真實、嚴密、完整檔案編號標識程序B4編制檔案內容明細目錄，形成人事檔案目錄一覽表1個工作日A4報上級審核1個工作日將檔案編號，并做出標識1個工作日重點檔案編號，并做出標識標準準確、合格、嚴密檔案歸檔入庫程序行政及人力資源部應定期或不定期收集員工資料每月1次審核、分類、整理后查看是否符合要求即時B7按資料內容進行歸檔1個工作日B8在檔案明細表上補填相應內容，將檔案入庫1個工作日重點檔案歸檔入庫標準準確、合格、嚴密 檔案管理制度節選公司人力資源管理制度第十章人力資源信息管理1 人力資源信息管理1.1為保障合理配置人才，公司行政人事部組建人力資源信息中心,并做好人才儲備工3、作，即建立內部人才和外部人才信息庫。1.2內部人才信息庫是對公司內各類管理或專業人才進行動態掌握，包括對員工簡歷、考核資料、培訓記錄以及其它材料的整理歸檔。外部人才信息庫是在本公司外部人才市場上，對公司目前需求或預期需求的各類管理或專業人才，尤其是同行業甚至競爭對手的人才的信息收集情況。1.3 公司將借助現代化的人力資源管理軟件，逐步實現人力資源管理信息化。2人事檔案管理的基本要求2.1公司行政人事部負責人事檔案工作的歸口管理。2.2 人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。3確立兩級檔案管理制度3.1 一級檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉的人事檔案材料；3.2 二級檔案為員工入司以后的任職4、情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料4人事檔案分類第一類：履歷材料；第二類：自傳材料；第三類：鑒定、考核、考察材料；第四類：學歷和評聘材料；第五類：政治面貌材料；第六類：獎勵材料；第七類：處分材料；第八類：錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；第九類：其他可供組織上參考的材料。4.1一般文檔管理4.1.1行政人事部文件(1) 行政人事部正式形成發出的文件、傳真、通知等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、依成文時間編號裝訂成冊;(2) 人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及5、搜集到的業務資料等，由各經辦人歸口管理、保存。年終根據內容價值酌情歸檔;(3) 薪資福利類保密文件由薪酬主管自行建檔保存。4.1.2公司文件包括百江投資及公司發文、請示和報告（除保密的薪資內容），平時收文即入活頁冊保存，年終編排目錄，裝訂成冊歸檔。4.1.3 外部文件包括國家和市政府有關部門（勞動人事部門）的發文，社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。4.2 員工人事檔案管理4.2.1 行政人事部負責管理（建立、接轉、保存、整理）員工的人事檔案。4.2.2 行政人事部一般情況在員工試用期滿，辦理員工檔案轉入事宜。4.2.3 員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在 終止/解除勞動關6、系手續清單 上簽字，確認無遺留問題；4.2.4查閱員工人事檔案應經行政人事部經理批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。4.3員工管理檔案的管理4.3.1 “員工管理檔案”是公司為每個員工建立的內部管理檔案。包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案旨在方便內部管理；4.3.2 員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按進公司時間歸類。員工終止/解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存；4.3.3員工管理檔案中保存應聘錄用、勞動合同、薪酬福利（休假、醫療、工傷、教育培訓等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，行政人事部指派專人負責管理；4.3.4員工管理檔案中不應包含秘密內容，行政人事部員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內容；4.3.5員工管理檔案僅供公司內部使用。