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1、辦公室主任崗位任務說明書編號：_YD/BG/001擬制：_核準：_生效日期：_一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱主任直接上級總經理所轄人員本部門員工二、工作說明1、主要職責1、主持辦公室全面工作。2、組織起草公司的規章制度、工作計劃、工作總結。3、負責公司會議決議督辦、計劃落實和任務完成情況檢查等綜合管理工作和部門之間關系的協調工作。4、負責組織信息管理工作。5、指導或辦理公文處理、會務安排、檔案管理、公關接待工作。6、指導公司的后勤保障工作、安全保衛工作、房產管理工作。7、負責組織公司的企劃宣傳工作。8、參與子公司管理工作。2、主要工作內容1、協助總經理室制定公司的年度工作計劃、公司的基本規2、章制度和管理辦法，組織撰寫公司工作總結；制定公司行政管理方面的各項規章制度、制定本部門工作計劃、管理制度，經總經理審批后組織實施。2、及時與各部門溝通、協調，貫徹總經理室的指示，做好上下聯系與溝通，做好各部門之間的綜合協調，負責各項工作計劃落實情況、任務完成情況的督辦和檢查。3、組織收集、整理、溝通公司的經營管理信息，掌握公司主要活動情況，根據工作要求對有關信息組織專項調查研究，為領導研究工作和決策提供綜合信息資料，做好領導的參謀和助手。4、組織起草公司行政管理方面的公文、撰寫領導講話稿，指導公司公文處理工作。5、負責組織公司辦公例會、經濟工作會議以及各種專題會議的會務準備、資料準備，做好會議3、記錄和整理會議紀要，必要時形成內參后發文，并貫徹、檢查會議精神的落實情況。6、督辦檔案管理工作，加強保密教育，檢查保密工作情況。7、組織公司重要活動，做好公司的接待工作，處理好公司公共關系。8、組織公司的企業形象設計和對外宣傳工作。9、組織做好公司辦公設備的購置、維護和辦公智能化建設，規范辦公用品、勞保用品、其他工作用品及禮品的供應、采購和管理，統一標志、信箋的印制、管理。10、檢查指導后勤管理員做好固定資產、房產管理、車輛租賃與調度工作和完成衛生、綠化、午餐供應等日常工作。11、組織做好安全教育工作，落實公司內部治安保衛、消防安全工作。12、協助總經理審定和完善子公司的章程；并及時向總經理報4、告子公司的經營管理信息；落實總經理辦公會決議，并檢查子公司決議執行情況。13、組織編寫公司大事記、情況交流等公司的內部刊物。14、指導文員做好公司往來信件、郵件、包裹的收發、登記、傳遞、清退和機關訂閱報刊審定工作。15、做好行政信訪接待工作。16、負責公司行政印鑒的管理、使用。17、負責公司辦公費用的使用和控制。18、搞好部門建設，不斷改進內部管理工作，檢查員工各項工作完成情況，做好部門工作總結，指導、培訓、考核本部門員工，提高員工綜合素質和部門工作績效。19、完成公司領導交給的其他任務。3、主要工作要求1、工作計劃、總結1.1準確理解總經理對年度工作計劃、工作總結制定的目標和要求，為制定年度5、工作計劃、總結準備必要的資料供領導參考，根據領導的要求組織編寫工作計劃和總結，報總經理審閱修改后，行文實施。1.2 在每月第一個工作日、每季度首月的第三個工作日內，每年1月15日前，制定出本部門的工作計劃，組織實施、檢查。年度計劃上報總經理，經審批后組織實施；工作計劃的制定要及時、客觀，要具有全面性、科學性和可操作性；按計劃開展各項工作，要及時跟蹤計劃實施情況，發現問題立即處理；要根據實際工作需要及時修改工作計劃，并做修改記錄。2、制定制度2.1全面了解公司的經營情況，根據公司總體管理要求，組織制定公司的基本規章制度和管理辦法，經有關部門會簽后，報領導審批，行文下發、組織實施并跟蹤檢查落實情況6、。2.2根據公司實際，及時制定、修改公司行政辦公制度、文件收發制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度、清潔衛生管理制度、安全保衛管理制度等行政管理方面的相關制度，經總經理審批后組織實施，并跟蹤檢查落實情況。3、綜合管理與協調3.1保持與各部門之間的協調溝通，及時了解各部門工作任務完成情況，并將有關情況和問題向總經理室匯報。3.2協助總經理室處理部門工作中所反映的問題，針對要解決的問題進行深入的調查、了解，與相關部門或人員交流、協商，必要時組織召開協調會，尋求最佳解決方案，對于超出職能范圍的情況，如實向總經理匯報，并提出參考意見請總經理室裁定。4、信息管理4.1審核副主任組織制定的信息管理制度，提7、出修改意見和建議，修改后報總經理室審批，檢查制度執行情況。4.2檢查、督促副主任和信息管理員按時做好系統維護工作。4.3督促、考核計算機應用知識的培訓工作。4.4組織部門專職人員收集、整理有關政策法規、行業信息等綜合信息，及時掌握公司相關的經營、管理信息，每月向總經理室匯報一次；遇有重要信息，立即匯報。4.5組織部門專職人員，為公司重大決策事項提供信息支撐和專項研究報告：根據領導交辦的工作或公司管理中需要解決的重點問題，廣泛收集相關信息，必要時確定調研項目，做好調研前基礎工作，明確調研的目的和任務，制定調研計劃，聯系調研單位和有關人員，做好調研記錄，認真整理、分析資料，撰寫出書面報告呈送領導。8、5、公文處理5.1建立公文處理規范，指導秘書和文員按照準確、迅速、安全的原則和公文處理的規定完成公文的收發、處理。5.2根據領導的要求，協助領導起草或安排秘書起草會議講話稿等有關文件，控制文稿質量和定稿的時間，做到工作及時，文稿質量符合領導要求。6、會務工作6.1組織安排會務，有秩序地做好會前準備、會中管理和服務、會后辦結事宜。掌握會議的時間、地點、內容、出席人員、議程，指導布置會場、安排食宿、調度車輛等工作，做到有條有序，能夠承上起下、聯絡左右、內外照應，妥善應對隨時交辦的事項。6.2安排專職人員做好會議的錄音、攝像、記錄及會議記錄的整理、紀要的擬寫；認真審核、修改記錄和紀要，控制質量，做到9、格式規范、內容和用語準確；必要時形成內參后發文。6.3貫徹會議精神、決議，檢查落實情況。7、檔案管理7.1組織制定公司檔案管理規定，明確公司資料、文件歸檔的范圍、歸檔時間、保管期限、歸檔案卷的質量要求。7.2及時檢查、指導檔案管理員的工作，確保檔案管理妥善、井然有序。8、接待與公共關系8.1內賓接待：指導部門員工熱情接待來訪客人，親自接待比較重要的客人，重要客人來訪前要及時向領導匯報，商定接待方案，落實相關人員參加接待并準備相關資料，必要時安排食宿。8.2外事活動：了解外事活動基本要求，按外事禮儀確定接待規格，制定日程，落實接待細則（接送、住宿、陪同、洽談、會場、宴會、票務、車輛、時間、路線等10、）。嚴格掌握抵達、離開時間，落實專人負責迎送和相關人員參加接待，提供相關資料；遵循外事紀律，應對突發情況，做好接待小結。8.3領導公務活動：提前做好準備工作，落實時間、地點、人員，準備相關資料，必要時落實專人負責全程服務。8.4公司商務活動：事先與有關部門商定計劃，確定時間、地點、出席人員，安排活動場地，發出請柬，落實迎送、接待人員，準備相關資料。8.5上述活動要做到組織有序，接待誠懇、熱情、周到、細致，符合禮儀規范，體現公司形象。8.6妥善協調、處理公司的對外事務以及公共關系；及時安排人員或親自拜訪有關單位和人員，妥善辦理相關事宜；及時安排恰當的人員參加外部相關會議和活動。8.7組織承辦公司11、的企業形象設計事項，聯系CIS設計單位，審核設計結果，組織導入CIS系統，力求CIS方案達到具有系統性、可行性，符合公司經營理念和文化，能夠塑造公司形象的要求。8.8組織員工做好公司形象的新聞宣傳，公司有重要活動時要聯系有關新聞單位參加，并做好接待和資料準備工作；要及時督促秘書、文員和檔案管理員做好相關公關資料、圖片、錄音、錄像、題詞等的收集、整理、記載存檔工作，以便在需要時展示。8.9督促副主任和信息管理員建設、維護公司網站，及時更新網頁、發布信息，對擬發布信息內容進行審核，提出修改意見。8.10注意收集影響本公司形象、聲譽、關系的因素和事件的信息，分析其后果，迅速做出有效的應對處理，重要事12、件要提出處理意見報總經理室決策。9、后勤保障9.1檢查、督促后勤管理員做好衛生、綠化工作，保持辦公場所的整潔干凈，綠化、美化辦公環境，辦公場所公共部位做到整齊、清潔、明亮、無異味。9.2定期審核午餐伙食標準、就餐人員，確定供應商，保證衛生、營養合理。9.3審定辦公用品、勞保用品、禮品采購計劃，檢查采購質量，審批賬單，控制費用，指導制定辦公用品管理制度。做到采購及時、質量優良、費用節約、管理有序。9.4確定租車數量、規格，審核車輛租賃費用；指導做好車輛租賃、費用結算和調度工作。10、固定資產管理制定固定資產和房產的管理細則，明確工作程序和要求，指導檢查后勤管理員按規范管理，建立臺賬，做到資料清楚13、完整，管理井然有序。11、安全保衛組織開展安全教育工作，以“預防為主”為中心，通過宣傳教育增強職工法制觀念和安全意識；定期檢查安全工作落實情況，及時、妥善協調處理安全工作中存在的問題，杜絕安全隱患，確保陸上單位安全生產無事故。檢查、督促安保人員做好證件辦理等工作。12、子公司管理12.1參與對子公司經濟目標責任的確定和考核，提出合理的意見和建議。12.2每年5月中旬至6月下旬，參與對子公司的工作檢查，主要了解、檢查子公司的經營管理活動完成情況、執行公司章程和法律要求情況等。12.3定期收集、整理子公司的經營管理信息，并及時向總經理報告。12.4及時辦理總經理辦公會決議中關于子公司運營管理方面14、的事項，并檢查子公司執行會議決議的情況。13、其他13.1確保公司重要事項及時編入大事記；組織編輯情況交流，保證質量。13.2及時檢查公司往來信件、郵件、包裹的收發、登記、傳遞、清退情況和機關訂閱報刊情況，保證工作的及時性。13.3做好行政信訪接待工作，深入調查了解實際情況，及時處理答復。13.4管理公司印鑒，制定印鑒使用規定，嚴格掌握用印范圍，了解用印用途，遇有疑問及時向總經理或分管領導請示，用印后及時做好登記。13.5統一公司各類信箋、標志的印制，制定印制規格，規范印制標準，合理控制費用，檢查管理、領用、發放情況。13.6搞好部門員工隊伍建設，組織部門員工的學習、培訓，不斷提高員工業務素質15、。13.7根據領導要求牽頭組織或參與公司企業文化建設，做到組織有序、工作有效。13.8按照工作要求組織部門內考核，在規定時間內完成評分工作，做好被考人面談溝通工作；每年要編制本部門的培訓計劃、用人計劃，遞交人力資源部；對員工的獎懲要公正、適當，要能夠充分地調動員工的工作積極性，形成良好的團隊氛圍，提高部門工作績效。13.9定期檢查本部門計劃完成和規章制度執行的情況，及時調整不適應的工作環節，做好工作總結，形成書面報告，按要求匯報。13.10按時、按量、按質完成公司下達的各項考核指標和總經理室交給的其他任務。三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學歷B經濟管理類或航運類專業本科以上學歷或相當程16、度。行業知識B熟悉航運行業知識，對行業發展趨勢的把握基本準確。專業知識B熟悉公司安全管理體系；熟悉公司生產經營管理情況；熟悉黨和政府有關改革開放、經濟建設、交通運輸等方面的方針政策；掌握行政管理知識；掌握各種應用文書的寫作知識，熟悉禮儀知識。能力領導能力B能夠掌握管理技巧，合理分配、控制、檢查、評估所負責管理的各項工作，及時指導、檢查下屬工作，嚴格管理，公平客觀地對待下屬，保持所領導的團隊的協調性。組織協調能力A能夠正確組織下屬開展本部工作，協調本部門內部和部門之間的關系，能夠妥善處理各種人際關系。事務處理能力B能夠合理安排工作計劃，及時、正確的完成各項工作，能夠解決突發事件。理解能力A能夠準17、確把握本身職務定位、工作內容；準確、迅速的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對于所學的知識和技能能夠迅速理解和掌握，反應機敏，能夠舉一反三。決策能力B能夠科學地進行預測和分析，全面權衡利弊關系，及時選擇出切實可行的方案。判斷能力B能迅速、準確的判斷各種問題，掌握其實質，能較為準確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。開拓創新能力B能夠較迅速地接受新事物，具有較強的創新意識，能夠在工作中提出切實可行的新思路、新觀點、新方法。表達能力B表達內容準備較充分、主題較明確、構思較清楚；表達能夠達到特定的預期效果，具有較強的感染力、說服力和鼓動性。經驗行業工作經驗D在航運類企業工作3年以上。相關工作經驗C從事企業行政管理相關工作5年以上并從事本企業行政管理工作3年以上，或擔任同級副職2年以上。其他條件身體條件身體健康，精力充沛，能夠勝任本職工作。職業素質具有較強的事業心和高度的責任感，組織紀律觀念強，擅長人際溝通和組織、協調、公關，了解公司整體經營狀況，具有整體經營意識。計算機運用能夠運用計算機處理日常業務。