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1、北京珠江世紀(jì)物業(yè)管理有限公司 職務(wù)說明書 行政助理/高級(jí)行政助理（前臺(tái)文員）職務(wù)說明書一、崗位基本信息編號(hào)：KJ-ZWSMS11 日期：2008-5-4 崗位名稱行政助理/高級(jí)行政助理（前臺(tái)文員）所屬部門行政人事部職位等級(jí)普通行政員工（L級(jí)）定編數(shù)按編制直接上級(jí)行政主任直接下級(jí)無職位聯(lián)系可直接升遷的職位：高級(jí)行政助理/行政主任可相互轉(zhuǎn)換的職位：各部門/管理部文員工作協(xié)作關(guān)系辦公用品供貨商、公司各職能部門、各管理部二、主要崗位職責(zé)一級(jí)職責(zé)（主要工作范疇）二級(jí)職責(zé)（具體業(yè)務(wù)活動(dòng)）協(xié)調(diào)溝通1、外部溝通、接待的有效性，妥善接待來訪，準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接來電；內(nèi)務(wù)管理2、視情況保證傳真收發(fā)的及時(shí)（緊急傳真在3分鐘內(nèi)2、，普通傳真在半小時(shí)內(nèi)）；3、會(huì)議室安排時(shí)效性，會(huì)議室的合理安排、使用、管理、布置、維修，公司會(huì)議的茶水供應(yīng)；4、保持辦公區(qū)域整潔，負(fù)責(zé)午休期間燈光管理；5、嚴(yán)格遵守崗位規(guī)章制度，不能出現(xiàn)泄密、假傳指令等現(xiàn)象辦公用品管理6、匯總辦公用品申購計(jì)劃表；7、保證各小區(qū)辦公用品及時(shí)到位；8、辦公用品費(fèi)用報(bào)銷；固定資產(chǎn)管理6、固定資產(chǎn)管理規(guī)范性，保證固定資產(chǎn)的完整；工作臺(tái)帳7、建立相關(guān)工作臺(tái)帳；其他事宜8、及時(shí)準(zhǔn)確地完成上級(jí)交辦地其他臨時(shí)任務(wù)。三、崗位權(quán)限1辦公用品的申購權(quán)2各種會(huì)議地點(diǎn)的選擇權(quán)四、工作臺(tái)帳明細(xì)表1傳真接收登記臺(tái)帳2傳真發(fā)送登記臺(tái)帳3會(huì)議室使用登記4辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳5設(shè)備借用登記表6固定資3、產(chǎn)臺(tái)帳五、工作流程明細(xì)表1前臺(tái)接待工作流程2傳真發(fā)放流程六、工作交接內(nèi)容1通訊錄2工作流程明細(xì)表3工作臺(tái)帳明細(xì)表七、工作考核考核指標(biāo)權(quán)重禮貌、熱情接待來訪人員，確保辦公區(qū)域秩序10%負(fù)責(zé)非工作時(shí)段的加班人員簽到，保管會(huì)議室的鑰匙并做使用登記，及時(shí)鎖門，確保會(huì)議室及辦公室的安全管理10%接聽總機(jī)外線打入電話的查詢并接轉(zhuǎn)，確保主機(jī)不長(zhǎng)時(shí)間占線10%負(fù)責(zé)公司外部來函、郵件、報(bào)紙等物品的轉(zhuǎn)接及登記工作及報(bào)紙、信件、刊物的預(yù)訂、派發(fā)10%將公司傳真接收發(fā)送并登記；對(duì)外傳真及時(shí)發(fā)送并登記核對(duì)10%負(fù)責(zé)公司圖書管理、報(bào)刊訂閱及宣傳資料、主要活動(dòng)的照片檔案管理，建立公司文化所需要的文件系統(tǒng)10%對(duì)公司大事記、4、宣傳冊(cè)策劃制作，保證完整及時(shí)性10%協(xié)助經(jīng)理接待、安排領(lǐng)導(dǎo)各相關(guān)單位來訪人員10%將報(bào)紙上地產(chǎn)、物業(yè)相關(guān)信息摘要剪裁并在信息欄上張貼后收集裝訂入冊(cè)10%完成上級(jí)交給的其他任務(wù)，并能主動(dòng)協(xié)助其他崗位完成有關(guān)工作10%禮貌、熱情接待來訪人員，確保辦公區(qū)域秩序10%負(fù)責(zé)非工作時(shí)段的加班人員簽到，保管會(huì)議室的鑰匙并做使用登記，及時(shí)鎖門，確保會(huì)議室及辦公室的安全管理10%八、任職資格項(xiàng)目?jī)?nèi)容性別女年齡30歲以下專業(yè)資格秘書類資格證教育背景大專或以上學(xué)歷經(jīng)驗(yàn)工作細(xì)致和有條理化，語言表達(dá)能力強(qiáng)，有一年以上接待工作經(jīng)驗(yàn)；知識(shí)結(jié)構(gòu)熟悉公文寫作、文件的核實(shí)、資料及物品的管理；能力良好的溝通與協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力、敏捷的反應(yīng)能力、良好的心理承受能力；品性素質(zhì)認(rèn)真、細(xì)致，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感及保密意識(shí)，富于團(tuán)隊(duì)精神；其它熟練操作各類辦公軟件及設(shè)備，中文打字速度60字/分鐘以上；形象端莊、大方、熱情；