進出口貿(mào)易多產(chǎn)業(yè)發(fā)展公司員工關(guān)系管理標準化工作手冊15頁.doc
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員工關(guān)系管理制度手冊
1、集團員工關(guān)系管理標準化工作手冊集團有限公司 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 集團人力資源部 二OXX年十月 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 目 錄 一、 招聘入職.2 二、 試用轉(zhuǎn)正.6 三、 離職管理.9 四、 勞動合同管理.12 五、 員工檔案管理.15 六、 臨時用工管理.17 七、 實習(xí)生管理18 1 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 第一部分 招聘入職 一、制度: 集團有限公司人員招聘錄用管理辦法 二、流程: 1.集團本部招聘入職流程 ?用人部門提出招聘需求(見附件一),報人力資源部,送總經(jīng)理批準; ?審批通過后,人力資源部選擇招聘渠道,發(fā)布招聘信息; ?集團人力資源部收集并篩選簡歷,2、組織面試評價小組成員進行初試。面試評價小組成員主要包括集團人力資源負責(zé)人、用人單位(部門)負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)等。要求應(yīng)聘人員填寫應(yīng)聘人員登記表(見附件二)、應(yīng)聘人員身體情況告知書(見附件三)、審核學(xué)歷學(xué)位原件; ?如初試通過,則安排總經(jīng)理、董事長復(fù)試并確定擬錄用人員,填寫招聘人員面試情況表; ?復(fù)試通過后集團人力資源部以書面(詳見附件)形式告知員工勞動合同期、試用期、工資、福利等信息,擬錄用人員需簽字確認; ?審批完成后人力資源部安排擬錄用人員體檢; ?集團人力資源部對擬錄用人員進行背景調(diào)查; ?在體檢及背景調(diào)查通過后,發(fā)錄用通知書,報到時間一般為一個月內(nèi); ?員工報到時收集和檢3、查相關(guān)材料,包括:學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件(掃 2 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 描件)、身份證復(fù)印件(掃描件)、一寸免冠彩色近照2張(掃描件)、與原單位解除勞動合同證明、體檢合格證明,應(yīng)屆畢業(yè)生還應(yīng)提交畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書; ?材料提供齊全后,人力資源部為其辦理入職手續(xù),包括:填寫員工信息登記表(見附件四)、入職須知(見附件五)、簽訂勞動合同,由用人部門按照新員工培訓(xùn)管理辦法為其指定師傅,并簽訂“師徒協(xié)議”。2.項目公司或子公司招聘入職流程 ?用人部門提出招聘需求(見附件一),報所在公司辦公室、總經(jīng)理審批,經(jīng)集團人力資源部審批; ?審批通過后,所在子公司人力資源部門選擇招聘渠道,發(fā)布招聘信息; ?子4、公司人力資源部門收集并篩選簡歷,組織面試評價小組成員參與面試。面試評價小組成員主要包括人力資源負責(zé)人、用人單位(部門)負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)負責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、項目公司總經(jīng)理等;若部門副職以上、財務(wù)及審計類人員,必須由集團對口職能部門人員參加面試,經(jīng)集團批準后才能入職。應(yīng)聘人員填寫應(yīng)聘人員登記表(見附件二)、應(yīng)聘人員身體情況告知書(見附件三)、審核學(xué)歷學(xué)位原件; ?面試通過,子公司人力資源部門以書面形式告知員工勞動合同期、試用期、工資、福利等信息,擬錄用人員需簽字確認; ?員工確認后安排陪同擬錄用人員體檢; 3 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 ?子公司人力資源部門對擬錄用人員進行背景調(diào)查; ?在體檢5、及背景調(diào)查通過后,子公司人力資源部門發(fā)錄用通知書,報到時間一般為一個月內(nèi)。 ?員工報到時收集和檢查相關(guān)材料,包括:學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件(掃描件)、身份證復(fù)印件(掃描件)、一寸免冠彩色近照2張(掃描件)、與原單位解除勞動合同證明、體檢合格證明,應(yīng)屆畢業(yè)生還應(yīng)提交畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書; ?材料提供齊全后,人力資源部門為其辦理入職手續(xù),包括:填寫員工信息登記表(見附件四)、入職須知(見附件五)、簽訂勞動合同,由用人部門按照新員工培訓(xùn)管理辦法為其指定師傅,并簽訂“師徒協(xié)議”。 ?在辦理完入職手續(xù)2個工作日內(nèi)將新員工與原單位解除勞動合同證明及入職須知簽訂的掃描件以郵件方式上傳集團人力資源部進行備案。 三、審批權(quán)6、限: 1.編制需求審批權(quán)限 2.招聘需求及錄用審批權(quán)限 4 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 四、關(guān)鍵控制點: 1.新入職人員到崗時間不得早于最終批復(fù)時間。若有此種情況出現(xiàn)一經(jīng)查實將以新員工雙倍月薪的標準對用人單位的第一負責(zé)人進行處罰,相關(guān)人員按照新員工標準月薪的50%金額進行處罰。 2.招聘時效:主管級以下崗位招聘周期為30天,超過則招聘時效為不合格。 3.招聘質(zhì)量:下屬公司上報人選如連續(xù)兩次都不能通過審批或試用期不能正常轉(zhuǎn)正的,視為招聘質(zhì)量不合格。 五、注意事項: 1.人力資源部門必須對入職人員的材料進行檢查和審核,確保完整和真實,面試評估表必須要有相關(guān)面試部門的意見。 2.下屬公司部門級7、及以上人員須經(jīng)過集團面試,面試可采用網(wǎng)絡(luò)面試和現(xiàn)場面試相結(jié)合的形式。 3. 下屬公司一般人員招聘需求及錄用審批過程中每一個審核環(huán)節(jié)均有一票否決權(quán),任何審核環(huán)節(jié)提出異議均不得批準該項審批。 六、工具表格: 附件一:招聘需求表 5 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 附件二:應(yīng)聘人員登記表 附件三:應(yīng)聘人員身體情況告知書 附件四:員工信息登記表 附件五:入職須知 附件六:錄用確認函 附件七:新人入職指南 第二部分 試用轉(zhuǎn)正 一、制度: 集團有限公司新員工指導(dǎo)操作手冊美集2011?23號 二、流程: 1.簽訂師徒協(xié)議,簽訂后交人力資源部備案; 2.師傅制定新員工指導(dǎo)計劃表,制定后交人力資源部歸檔; 38、.師徒指導(dǎo)過程記錄新員工指導(dǎo)記錄表,在試用期結(jié)束后交人力資源部歸檔; 4.徒弟每月結(jié)束后5個工作日內(nèi)提交培訓(xùn)輔導(dǎo)月度總結(jié)表,經(jīng)師傅點評后交人力資源部/辦公室備案; 5. 結(jié)束前一周內(nèi)填徒弟寫一對一師帶徒專題培訓(xùn)徒弟總結(jié)報告,并由師傅及所在部門經(jīng)理填寫一對一師帶徒專題培訓(xùn)徒弟考核表; 6.考核結(jié)束后,將相關(guān)資料掃描進入OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)采用試用轉(zhuǎn)正流程。 6 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 三、試用轉(zhuǎn)正審批權(quán)限: 四、關(guān)鍵控制點: 幾個資料提交時間點的控制; 需延長試用期的,則在試用期到期前向員工發(fā)出書面的試用期延長通知書,并要求員工簽收; 若在試用期內(nèi)解除勞動合同的,則在試用期結(jié)束前5天向員工發(fā)出9、書面的試用期解除通知書,并要求員工簽收。 部門經(jīng)理及以上職級的員工師徒協(xié)議書、新員工指導(dǎo)計劃表及新員工指導(dǎo)記錄表可以不用填寫,但附件四、五、六必須填寫(替代試用期考核)。 五、工具表格: 附件一:師徒協(xié)議書 附件二:新員工指導(dǎo)計劃表 附件三:新員工指導(dǎo)記錄表 附件四:培訓(xùn)輔導(dǎo)月度總結(jié)表 附件五:一對一師帶徒專題培訓(xùn)徒弟總結(jié)報告 附件六:一對一師帶徒專題培訓(xùn)徒弟考核表 7 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 附件七:試用期延長通知書 附件八:試用期解除通知書 第三部分 離職 一、制度: 集團有限公司員工離職管理辦法待補 二、流程: 1.公司提出解除勞動合同: ?用人部門向人力資源部/辦公室提出提前10、解除勞動合同申請,寫明解除的原因。原因原則上基于以下幾個方面: 員工無法勝任崗位,經(jīng)培訓(xùn)和崗位調(diào)整后任無法勝任崗位要求;(用人部門須提前一個月提出申請) 當月遲到、早退累計10次的; 無理取鬧,聚眾鬧事,打架斗毆,嚴重影響工作秩序的; 連續(xù)曠工時間超過7天,或者年內(nèi)累計曠工超過15天的; 同時與其他公司建立勞動關(guān)系,影響本職工作或經(jīng)公司提出,拒不改正的; 其他嚴重違反公司制度規(guī)定的情形; 被依法追究刑事責(zé)任的。 ?人力資源部/辦公室對勞動合同提前解除原因進行核實,并進行審批; ?若原因?qū)賹崳辖獬齽趧雍贤瑮l件,由人力資源部/辦公室 8 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 完成審批手續(xù)后,向員工11、本人書面送達公司解除勞動合同通知書,并要求員工簽收;若原因無法核實,由人力資源部/辦公室與用人部門溝通; ?離職人員完成工作事項、財務(wù)、辦公用品等手續(xù)交接(離任交接表見附件) ?交接完成后,開具解除勞動合同證明,并要求員工確認簽收,隨后協(xié)助員工辦理社會福利的轉(zhuǎn)移; ?項目公司/子公司部門經(jīng)理級以上人員離職時,應(yīng)經(jīng)集團審批。 2.員工提出離職: ?離職人員向所在部門負責(zé)人提出離職申請并提交辭職報告,填寫離職審批表; ?所在部門負責(zé)人對離職人員的離職原因進行了解并審批; ?人力資源部/辦公室聽取部門負責(zé)人對離職人員的意見、進行離職面談并審批; ?董事長/總經(jīng)理聽取意見后進行審批; ?審批同意后人力12、資源部/辦公室通知離職人員辦理離職手續(xù); ?離職人員完成工作事項、財務(wù)、辦公用品等的交接; ?交接完成后,開具解除勞動合同證明,并要求員工確認簽收,隨后協(xié)助員工辦理社會福利的轉(zhuǎn)移; ?項目公司/子公司部門經(jīng)理級以上人員離職時,應(yīng)進行離任審計,將審計結(jié)果及離職手續(xù)辦理結(jié)果在辦理完畢的三個工作日內(nèi)一并報集團人力資源部。 9 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 三、審批權(quán)限: 四、關(guān)鍵控制點: 1.員工提出離職申請原則上應(yīng)該提前30天,未滿30天公司有權(quán)不批準離職,若有員工自行離職,視作曠工。 2.對于未提交離職申請且不正常考勤的員工,視為曠工,按照公司關(guān)于曠工的相關(guān)規(guī)定進行處理。 3.對于離職獲批后13、未及時辦理相關(guān)手續(xù)的員工,人力資源部/辦公室通知相關(guān)部門關(guān)閉其OA權(quán)限,并就因其未辦理工作交接或離職審批而造成的經(jīng)濟損失追究責(zé)任。 五、注意事項: 1.離職人員的工作交接由用人部門負責(zé)人監(jiān)督進行;項目公司的總經(jīng)理室成員、集團部門經(jīng)理的工作交接由對應(yīng)的集團總經(jīng)理室成員(可授權(quán))監(jiān)督進行。 2.工作交接的內(nèi)容包括: 10 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 工作物品:包括電腦、U盤、辦公桌椅、衣柜等; 工作 勞動合同管理 一、制度: 集團有限公司勞動合同管理辦法待修正 二、流程: 1.員工入職新簽合同 ?人力資源部/辦公室在員工辦理入職手續(xù)的當天應(yīng)與新進員工書面簽訂勞動合同(附件一),并讓員工簽收薪14、資確認單(附件二); ?在員工簽訂好勞動合同后的三個工作日內(nèi),完成勞動合同的蓋章、鑒證和備案工作; ?蓋章、鑒證以及備案完成后,一份留存公司、一份留存員工檔 11 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 案、另一份返還員工本人。返還員工時要做好簽領(lǐng)手續(xù),簽領(lǐng)表見附件三。 2.員工勞動合同續(xù)簽 ?人力資源部/辦公室在員工勞動合同到期前2個月向用人部門發(fā)出續(xù)簽勞動合同審批表,用人部門在15天內(nèi)反饋,由人力資源部/辦公室完成后續(xù)的審批手續(xù); ?若續(xù)簽審批同意續(xù)簽,人力資源部/辦公室在合同到期前30天向員工本人發(fā)出續(xù)訂勞動合同通知書,員工在15天內(nèi)書面反饋,到期未反饋的視為不同意續(xù)簽,合同到期終止。 ?若公15、司和員工雙方都同意續(xù)簽,人力資源部/辦公室在合同到期前10天將制作好的勞動合同發(fā)給員工本人。員工應(yīng)在合同到期前簽訂好勞動合同,并交還給人力資源部/辦公室。人力資源部/辦公室在完成勞動合同蓋章程序后,一份留存公司、一份留存員工檔案、另一份返還員工本人。返還員工時要做好簽領(lǐng)手續(xù)。 ?若續(xù)簽審批意見為“不同意續(xù)簽”, 人力資源部/辦公室在勞動合同到期前30天向員工本人發(fā)出終止勞動合同通知書,并讓員工簽收,在合同到期前一周由用人部門通知員工辦理相關(guān)離職手續(xù)(參見離職流程),勞動合同到期終止。 三、審批權(quán)限: 12 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 四、關(guān)鍵控制點: 1.當續(xù)簽審批意見為不同意時,一定要16、在合同到期前30天書面通知員工,并督促員工做好簽收工作,否則將有法律風(fēng)險; 2.新員工入職勞動合同一定要在到職30天內(nèi)簽訂完畢,否則員工可向公司要求雙倍賠償; 3.新進員工簽訂勞動合同必須在集團審批同意入職的前提下,同時具備體檢合格和有與原單位解除勞動合同證明兩個必備條件。 五、注意事項: 1.勞動合同訂立的內(nèi)容: 合同期限統(tǒng)一為3年,新進員工試用期為3個月; 工作地點統(tǒng)一為: 公司所轄產(chǎn)業(yè)地; 工作崗位為:管理崗 工時制分為三種:一般的人員為標準工時制;公司部門經(jīng)理及以上職級人員統(tǒng)一為不定時工作制;司機、銷售顧問等崗位統(tǒng)一為綜合工時制。 薪資發(fā)放日統(tǒng)一為:次月15日,遇法定節(jié)假日提前發(fā)放。 17、2.勞動合同中不應(yīng)留有空白處,確為不需要填寫內(nèi)容的空白部分應(yīng)劃“/”,以免引起不必要的法律糾紛。 3.勞動合同新簽或續(xù)簽后,應(yīng)及時變更員工花名冊以及HR系統(tǒng)中的相關(guān)信息。 13 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 六、工具表格: 附件一:勞動合同 附件二:薪資確認單 附件三:簽領(lǐng)表 附件四:續(xù)簽勞動合同審批表 附件五:續(xù)訂勞動合同通知書 附件六:終止勞動合同通知書 第五部分 員工檔案管理 一、制度: 集團有限公司員工人事檔案管理辦法(試行) 二、流程: 1.員工一級檔案管理流程 ?員工入職手續(xù)辦理完畢后,人力資源部/辦公室根據(jù)員工的書面申請,協(xié)助辦理檔案調(diào)入手續(xù); ?人力資源部/辦公室負責(zé)檔案轉(zhuǎn)18、入人員的日常管理,包括檔案保管費的繳納、檔案材料的補充等; ?員工離職后,人力資源部/辦公室協(xié)助員工辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。 2.員工二級檔案管理流程 ?員工入職手續(xù)辦理完成后,人力資源部/辦公室應(yīng)及時將員工的所有檔案材料歸入員工檔案袋,并為檔案編號,建立員工檔案電子清單; 14 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 ?若員工崗位、基本信息(如學(xué)歷、婚姻狀況等)發(fā)生變化應(yīng)及時將相關(guān)材料復(fù)印件提供給人力資源部/辦公室,經(jīng)核實后歸入員工檔案,并將員工檔案電子清單、員工花名冊以及HR信息系統(tǒng)進行相應(yīng)的變更。 ?每月項目公司/子公司應(yīng)將員工檔案進行整理和更新,并在22日前將截止當月20日的員工花名冊上報集團人力19、資源部。 三、管理權(quán)限: 四、關(guān)鍵控制點: 1.一級檔案按照員工意愿辦理,對于沒有將一級檔案調(diào)入公司的員工,公司將不承擔(dān)檔案管理相關(guān)費用; 2.員工離職后應(yīng)及時通知其辦理轉(zhuǎn)出手續(xù),若無法聯(lián)系到員工或員工拒不辦理的,則可根據(jù)當?shù)貦n案管理部門要求自行辦理從公司賬戶中踢離; 3.員工二級檔案包含以下六類: 入職材料:應(yīng)聘人員登記表、員工信息登記表、體檢記錄、一寸照片、入職須知、原單位解除勞動合同證明; 證件復(fù)印件及掃描件:學(xué)歷及學(xué)位證書、身份證、各類資格證書; 15 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 合同類:勞動合同、合同補充協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等; 異動材料:轉(zhuǎn)正審批表、工作交接單、離職審批單、公司開具20、的離職證明、聘任文件; 考核材料:歷年績效考核材料、其他評估材料、獎懲記錄、評優(yōu)材料; 培訓(xùn)類材料; 4. 人力資源部/辦公室為員工檔案的管理部門,檔案的歸檔、查閱、更新均由人力資源部/辦公室負責(zé),任何部門因工作確實需要調(diào)閱員工檔案的,需由部門負責(zé)人提出書面申請; 5.員工二級檔案在員工離職后仍應(yīng)保留2年以上。 五、工具表格: 附件一:員工檔案電子清單 附件二:員工花名冊 第六部分 臨時用工管理 一、制度: 集團有限公司臨聘人員管理辦法(暫行) 二、流程管理流程: ?用人部門提出臨聘用工需求,按照招聘的相關(guān)表格和流程進行招聘信息發(fā)布、面試、最終審批錄用; ?審批通過的臨聘人員由人力資源部門辦理21、錄用手續(xù)(包括提交體檢合格證明、簽訂臨聘協(xié)議),臨聘協(xié)議蓋章生效后一份留檔, 16 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 一份返還本人,并做好簽領(lǐng)工作; ?臨聘人員離職時無論是公司還是臨聘人員提出,都需要提前10天提出(非全日制用工可隨時解除),并辦理完相關(guān)工作物資交接(參考離職流程中相關(guān)表格),財務(wù)部結(jié)清臨聘人員工資。 ?下屬公司錄用(離職)臨聘人員時需在三天之 實習(xí)生管理 17 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 一、制度: 集團有限公司實習(xí)生管理辦法(試行)待發(fā) 二、流程: 1.由實習(xí)部門/實習(xí)生提出申請(提前一周)人力資源部門審批; 2.實習(xí)生結(jié)束實習(xí)前一周,必須以書面形式向人力資源部遞交實22、習(xí)結(jié)束申請,并向?qū)嵙?xí)部門負責(zé)人說明。實習(xí)結(jié)束前須做好工作移交,辦好離崗手續(xù)。 3. 實習(xí)結(jié)束,由實習(xí)生所在部門與人力資源部共同考核,給予相應(yīng)鑒定。 4.帶崗實習(xí)生在實習(xí)到期后根據(jù)實習(xí)部門和人力資源部考核的結(jié)果,由人力資源部再次組織面試,擇優(yōu)錄用為公司員工(錄用資料和手續(xù)參見招聘入職)。 三、審批權(quán)限: 四、關(guān)鍵控制點: 1.實習(xí)申請時間的控制:一般實習(xí)提前一周、帶崗實習(xí)提前二周; 2.資料齊全,特別是體檢合格證明和在校證明; 3.告知管理規(guī)定; 4.實習(xí)結(jié)束離職管理:提前一周提出,做好實習(xí)鑒定和工作交接。 18 集團 員工關(guān)系管理標準化工作手冊 五、注意事項: 1.若有崗位空缺且有錄用意向的帶崗實習(xí)生,則應(yīng)與其簽訂就業(yè)協(xié)議;若暫時無空缺崗位,但今后肯定有空缺崗位的,可以在就業(yè)協(xié)議書上注明入職時間。 2.確認實習(xí)生在實習(xí)期間的意外傷害事故責(zé)任,有條件的可以給其購買短期商業(yè)意外傷害保險。 六、工具表格: 附件一:集團有限公司實習(xí)生管理辦法(試行) 附件二:錄用審批表 19