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1、錄用決策、入職引導及其流程設計錄用決策、入職引導及其流程設計本講主要內容本講主要內容l什么是錄用決策？有哪些決策模式?l錄用決策應該由誰作出？錄用過程中的職責應該如何分工？l錄用工作的工作流程應該如何設計？l錄用工作中經常存在的問題是什么？該如何應對?l員工的轉正程序應當如何設計？各部門的職責分工是什么?幾個場景：幾個場景：l情景一：“馬浩處理問題的能力更強一些”，沈延經理說，“而且他的反應速度快。”“但是反應速度并不代表著他的技術水平。”越濤說。趙君看著這兩位還在爭論不休，說：“技術能力可以培訓，但我們無法改變他們的個性。”會議已經持續了一個半小時了。這3位仍然沒有作出最后的決定。這是否意味2、著他們還要再舉行一次會議？l情景二：馬浩收到了公司的錄用通知書，但一直沒有回信，這天經理突然收到了小馬的電話，“對不起，我可能無法接受貴公司的offer。”經理很震驚：“我們公司的薪酬福利待遇都不錯，為什么呢？”小馬說：“另一家公司可以為我提供較好的職業發展空間，所以我已經接受了他們的offer。”這下所有的努力和功夫白費了！l情景三：“我想我們用錯人了”！就在4個星期之前，人力資源部就向技術開發部的經理推薦了3個比較適合的候選人，最后經理也從這3個人中挑選了在面試現場表現最出色的人。但事情并不是那么簡單，通過1個月的使用過程，發現這位成功的應聘者并不能勝任上司交給他的工作，現在經理正想著換人3、l情景四：經理發現1個競聘上崗的員工雖然其在原先的崗位上表現得非常出色，但是在新崗位上的工作狀況很糟，不知道這是為什么？難道我們剛開始看錯人了？一、員工錄用與入職引導的目的l在招聘錄用環節當中，人力資源部門應當本著對公司和應聘者負責的態度認真對錄用信息進行核實，及早確認。作出正確的錄用決策，并與決定錄用人員確定勞動關系。通過入職引導幫助新員工適應新的工作。二、職責劃分l總經理辦公會負責最后的錄用決策。l人力資源部負責與決定錄用人員簽訂勞動合同，辦理入職手續等相關事宜。l人力資源部與用人部門應該對新員工進行入職前的引導，確保其能夠適應新的工作環境以及工作職責。l業務部門負責在試用期內對新招聘人員4、進行考核，并決定是否予以轉正。錄用溝通與確認（發offer；得到員工確認；體檢）錄用決策新員工入職引導簽訂勞動合同辦理入職手續起草勞動合同試用期考核與轉正面試結束后的背景調查外部招聘（高級管理者）流程圖、外部招聘（一般員工）流程圖、內部招聘流程圖總經理辦公會法律部門人力資源部業務部門圖圖1 招聘招聘錄錄用流程用流程填寫試用期考核評分表填寫新員工試用表綜合評分表得出考核結果轉正、延長試用期、辭退繼續試用期考核轉正延長試用期辭退辦理相關手續人力資源部業務部門辭退圖圖 2 試用期考核轉正流程試用期考核轉正流程四、具體管理程序四、具體管理程序l1.錄用決策總經理辦公會結合筆試、面試成績以及人力資源部提5、供的背景調查資料確定最終錄用人員名單。在作出錄用決策的時候，可以通過不同候選人之間的比較得出決定，也可以通過候選人與招聘標準之間的比較來作出決定。決策者要注意的是既要全面衡量候選人的各個方面，又不能夠吹毛求疵，而且要注意候選人背景資料的調查，減少企業的風險。在作出最終的錄用決策之前，需要人力資源部對總經理辦公會選中的應聘者進行背景調查。l操作要點：l基于公司的企業文化以及管理方式作出最終的錄用決策。最好的不一定是最合適的。l對于關鍵職位要進行背景調查。背景調查的原因背景調查的原因l主要原因有二：一是為了企業成功地找到能為自己創造價值的人才。如果應聘者偽造了自己的學歷以及工作經驗，那么他們完全可6、以被排除。如果不作背景調查，企業很可能會付出高成本卻沒有回報。二是避免被追究法律責任。設想一位酒店的服務人員因為道德問題而丟掉了他的上一份工作，那么你雇用了他就會面臨大的風險。典型的較棘手的文憑、普通高等教育的文憑或其他學位證書執照、證明或其他證書之前聘用時間所任職務基本職責主管的姓名和職務離職后的補償離職的原因是否有資格再次被雇傭工作表現得描述（與其他工作人員相比而言打分）與現在正在從事這一工作的人相比較可靠或盡責的程度舉個例子說明其出色的表現強項以及發展要求閱讀部分簡歷或申請表并請證明人正式起準確性建議核實的背景條目建議核實的背景條目應聘者姓名：競聘職位：教育狀況核實受教育機構：聯系人：核7、實日期：入校時間：畢業（是/否）：獲得何種學位：技術院校：聯系人：核實日期：入校時間：畢業（是/否）：獲得何種學位：犯罪記錄調查記錄類型：調查結果：調查時間：地區：工作情況核實工作單位：聯系人：核實時間：工作時間：最后擔任的職務：主管姓名：擔任的其他職務基本職責：工作表現：與現在從事該工作的人的比較：出勤率：工作態度：該人表現出色的例子：離職補償：離職原因：有無被提升的資格：有無重新被雇傭的資格：備注：p錄用決策的要素錄用決策的要素信息的準確可靠應聘人員的全部原始信息全部招聘過程中的現實信息工作經歷原工作崗位的業績背景資料的收集工作經歷中領導和群眾的評價、信譽度、美譽度等年齡性別畢業學校專業學8、校的學習成績應聘過程中的各種測試成績和評語，包括筆試、情景模擬、心理測試、人機對話測試、面試成績和面試評語等資料分析方法的正確資料分析方法的正確注意對能力的分析注意對職業道德和高尚品格的分析注意對特長和潛力的分析注意對個人的社會資源的分析注意對個人的學歷背景和成長背景的分析注意面試中的現場表現招聘程序的科學性招聘程序的科學性l招聘一定要經過一個層次一個層次的篩選，程序的科學性要求步驟不能顛倒，只是每個企業根據自己企業的規模、效益、文化、價值觀和其他多種因素，招聘和程序也有差別。l例：摩托羅拉公司招聘程序l第一輪：人力資源部門的初步篩選第一次縮小申請池；l第二輪：業務部門進行相關業務的考察和測試9、第二次縮小申請池l第三輪：招聘職位的最高層經理和人事招聘專員進行面試第三次縮小申請池l第四輪：匹配度分析第四次縮小申請池，并最終確定所要招聘的人員。主考官和其他考官的素質主考官和其他考官的素質公正公平公正公平能力素質能力素質能力與崗位的匹配能力與崗位的匹配匹配度匹配度錄用決策，主要是對甄選評價過程中產生的信息進行綜合評價與分析，確定每一候選人的素質和能力特點，根據預先設計的人員錄用標準進行挑選，選擇出最合適的人員的過程。p錄用決策者錄用決策者用人部門用人部門的主管的主管一些沒有成立獨立的人力資源管理部門的小型企業人力資源人力資源管理部門管理部門錄用工作由人力資源管理部門從頭到尾具體進行，在整個10、過程中扮演著不可替代的參謀和信息收集者角色工作團隊工作團隊工作團隊的普及，以及為了工作的協調讓員工參與篩選p錄用決策的程序錄用決策的程序總結應聘者的信息總結應聘者的信息分析錄用決策分析錄用決策的影響因素的影響因素決策方法的選擇決策方法的選擇最后決定最后決定（一）總結應聘者的有關信息（一）總結應聘者的有關信息工作表現工作表現“能做什么能做什么”“愿做什么愿做什么”“能做什么能做什么”現在能做什么將來能做什么可以從測試得分和經核實的信息中獲得“愿做什么愿做什么”愿意做什么志向是什么可以從面試的回答和申請表的相關信息中推測應聘者“愿做”的信息指的是知識和技能以及獲得新的知識和技能的能力（或潛力）指工11、作動機、興趣和其他個人特性（二）分析錄用決策的影響因素（二）分析錄用決策的影響因素l是以應聘者自身最高潛能發揮為主，還是根據組織的現有需要？l企業現有的薪酬水平與應聘者的要求的差距l是以目前對工作的適應度為準，還是以將來發展潛力的要求為準？l合格與不合格是否存在特殊要求？l超出合格標準的人員是否在考慮范圍之列？（三）決策方法的選擇（三）決策方法的選擇診斷法定義：這種方法主要根據決策者對某項工作和承擔者資格的理解，在分析應聘者所有資料的基礎上，憑主觀印象作出決策。優點：方法簡單，成本較低，廣泛使用缺點：主觀性強，評價者的素質和經驗在科學合理的判斷中起重要作用。統計法定義：這種方法首先要區分評價指12、標的重要性，賦予權重，然后根據評分結果用統計方法進行加權運算，分數高者即或得錄用。三種模式補償模式：并聯指標多切點模式：最低分數跨欄模式：串聯指標（四）作出最后決定（四）作出最后決定診斷性面談作出錄用決定錄用決定通知辦理錄用手續用人部門主管與應聘者根據面談結果，由用人主管（或專家小組）作出決定。反饋給人力資源管理部門人力資源管理部門收到用人單位錄用決定信息人力資源管理部通知應聘人員有關的錄用決定錄用人員在人辦資源部辦理各種錄用手續l2.錄用溝通與確認人力資源部根據錄用人員名單發送錄用通知書，在錄用通知書中，應該明確什么時候開始報到，在什么地點報到，同時附錄如何抵達報到地點的詳細說明和其他應該說13、明的信息。同時要對候選人進行體檢，確保候選人的身體條件符合企業的需要。l由人力資源部門送達錄用通知書以及辭謝通知書，讓篩選合格的候選人決定加入本企業，也是招聘工作中重要的一個環節。因為優秀的候選人總是會有多家企業在競爭，因此在作出錄用決策之后，人力資源部門應該盡快與候選人取得聯系，力求吸引到優秀人才。如果候選人對公司還存在疑惑，人力資源部門應該與之進行充分溝通，讓候選人盡量地多了解企業信息，這樣能夠使得他們對企業有更深入的了解。l操作要點：人力資源部要進行有效地溝通，幫助應聘者作出加入本公司的決定（參見表1、表2）。錄用通知書和辭謝通知書的送達，有助于公司尊重人才形象的確立。一般情況下并不是所14、有收到offer的應聘者都會接受，所以要有后備的人選保證招聘計劃的完成。先生/小姐：您應聘本公司職位，經面試合格，恭喜您成為本公司的一員。請您于月日時攜帶下列證件和物品到本公司報到：A.身份證（）；B.畢業證書（）；C.學位證書（）；D.職稱資格證書（）；E.其他本公司規定新進員工須使用個月，使用合格后轉為正式員工。預祝您在本公司工作愉快。此致 敬禮公司人力資源部敬啟年 月 日地址：電話：表1 錄用通知書尊敬的先生/女士：十分感謝您對我們企業的崗位的興趣。您對我們企業的支持，我們不勝感激。您在應聘該崗位時的良好表現，我們印象很深。但由于我們名額有限，這次只能割愛。我們已經將您的有關資料存案，并15、會保留半年，如果有了新的空缺，我們會優先考慮您。感謝您能理解我們的決定。祝您早日尋找到理想的崗位。對您熱誠應聘我們的企業，再次表示感謝！此致 敬禮公司人力資源部敬啟 年 月 日地址：電話：表2 辭謝通知書l3.起草勞動合同人力資源部與法律部門協商起草勞動合同，我國勞動法第19條規定：“勞動合同應當以書面形式訂立。”這明確了勞動合同要采用書面的形式，而不允許口頭訂立勞動合同。勞動合同的內容包括：勞動關系主體，即訂立勞動合同的雙方當事人的情況；勞動合同客體，指勞動合同的標的，就是指訂立勞動合同雙方當事人的權利義務指向的對象，它是當事人訂立勞動合同的直接體現，也是產生 當事人權利義務的直接依據；勞動16、合同的權利義務，指勞動合同當事人享有的勞動權利和承擔的勞動義務。同時應該根據企業生產經營的特點對勞動合同的期限作出規定，保證企業既有相對穩定的職工隊伍，又有合理流動的勞動人員，相互作用與補充。l操作要點：各個公司的勞動合同都不盡相同，都會有自己的特色。合同符合法律的規定。企業要懂得保護自己的利益。l4.簽訂勞動合同經過雙方選擇之后，人力資源部與確定加入公司的候選人簽訂勞動合同。勞動合同的訂立應該遵循平等自愿的原則，協商一致的原則，不得違反法律、行政法規的原則。l操作要點：平等自愿，協商一致的原則。勞動合同一式2份，勞動者和企業各持1份。關于勞動合同中的要點問題，需要企業和勞動者之間的溝通 l517、.辦理入職手續人力資源部在某一時段內為所有新招聘員工辦理入職手續。入職手續包括填寫員工登記表，為新員工在公司系統中注冊，開通公司自愿想用權限，辦理入職培訓手續，填寫培訓班學員報名表，就公司情況對新員工進行引導與說明等。人力資源部對新員工引導主要是站在公司的角度，就公司的一般規章制度與運作情況作宏觀上的說明與指導，例如對員工手冊的說明。在這個階段人力資源部門應該讓新員工能夠盡快開展工作，適應公司文化和運作規則，減少磨合的障礙。l操作要點：新員工上崗前須參加入職培訓；人力資源部負責公司企業文化的培訓，并向錄取人說明公司的歷程、業務、前景、組織機構、崗位職責及公司的相關規定；用人部門負責部門業務的培18、訓，向新員工介紹部門基本情況，介紹部門同事，安排上崗及崗位技術技能培訓事宜（相關表單參加表3、表4、表5）；l入職使用資料保存。入職資料保存應建立入職試用清單，包括：求職履歷表、面試評估審核表、員工入職擔保書、體檢表；員工應聘資料、學歷、資格證明、上崗證、身份證等復印件；試用勞動合同；將新員工的個人資料歸檔，交專人負責保管和錄入。入職其他手續。委托銀行代發工資的公司，新員工必須向財務部提交所需銀行賬號（具體銀行公司另行通知）；新員工入職后，分公司人力資源部需要做一下工作：建立員工檔案，并及時與信息部聯系，開通新員工的權限；部門主管以上新員工入職后，人力資源部可根據工作需要向總部信息部提出設置企19、業郵箱的申請，并將密碼及時告知新員工進行修改；新員工入職后，總部人力資源部修改通訊錄，及時下發，通訊錄含有本月人員入職、離職、輪崗、調動等明細信息。l6.新員工引導專業部門的新員工引導包括配備各種辦公設備和部門情況介紹。部門介紹首先要對部門人員進行介紹和說明，讓新員工明白部門運作規則，其次是部門規則的說明，再次是本部門與其他部門的業務聯系情況及其途徑；最后還要對部門工作環境進行介紹。總的來說，新員工引導的目的就是使得新員工盡快進入工作狀態。新錄用員工的錄用面談新錄用員工的錄用面談錄用面談的重要性加強企業對新員工的進一步了解加強新員工對企業的了解為新升遷的老員工排除由于崗位變動帶來的新矛盾進一步20、了解新員工的家庭、婚姻、興趣、愛好以及思想上有無負擔、生活上有無困難等在招聘面試中無法涉及的信息。通過錄用面談，新員工對自己即將工作的環境有深入的了解，形成一個更清晰的認識。通過重聘獲取升遷機會的老員工，雖然自己的才華和智慧得到了認可，但工作變遷依然會帶來一系列的思想問題。通過錄用面談，找出處理辦法，排除焦慮和擔憂。錄用面談的執行者高級管理人員董事長、總經理或人力資源專家顧問中層管理人員分管的公司領導（副職）基層管理人員部門主管或分管領導根據錄用崗位權級普通員工人力資源部主管錄用面談的場所多種多樣，如辦公室、休閑地點等錄用面談的內容和方法輕松氛圍，盡量讓彼此相互了解，為今后協同工作打下基礎l操21、作要點：l所有的新員工都需要引導（包括新進入公司的員工和調崗人員）；l關于工作相關內容的引導（必須對新工作的運行、內同、環境等進行說明，因為不同工作對員工的要求也不同）。l7.試用期考核與轉正（1）填寫試用期考核評分表。由新員工的部門負責人來填寫試用期考核評定表，表格包括兩部分，第一部分由35個考核指標組成，占60分。指標既包括一般考勤性指標，也包括績效指標，每個指標有一個權重，分不合格、合格、良好、優秀四等，優秀可以得到這個指標的滿分，其他依次遞減。指標由部門負責人根據實際需要提取，指標標準的制訂可以比一般員工稍微放松，如一般員工的良好的標準可以作為新員工優秀的標準。第二部分為部門負責人對新22、員工的總體評價，占40分。評價既要包括德、能、勤、績四個方面的全面考核，也要根據工作崗位的特點，有針對性地考察員工是否符合當初招聘的要求。第一部分與第二部分分數加總，得出新員工一個月的考核分數。l（2）得出新員工試用期考核結果，綜合新員工每個月試用期考核的得分，算出一個平均分，即新員工試用期考核結果。如果考核結果高于70分則予以轉正；如果結果處于4070分之間，則延長試用期（延長期限根據公司具體情況來確定）；如果結果低于40分則予以辭退。l（3）填寫新員工使用表。專業部門負責人根據員工考核結果，填寫新員工試用表遞交人力資源部。，l（4）辦理相關手續。轉正。人力資源部匯總各專業部門遞交的新員工試23、用表，對不同類型的新員工分別辦理轉正、延長試用期和辭退的手續。對于予以辭退的員工，人力資源部要對其說明具體原因，給予合理解釋。繼續試用期考核。延長試用期的新員工在原工作部門繼續接受試用期考核，方法同前所述。辭退。l操作要點：l考核指標的選取以及標準的設定；l考核評分表具有法律意義，需要很好地保存（參見表6、表7）。舉例：銷售崗位新員工試用表舉例：銷售崗位新員工試用表 部門名稱：銷售部門 被考核職位：銷售員被考核人姓名：日期：年 月考核指標指標權重不合格合格良好優秀出勤20分遲到3次以上（含3次）遲到2次遲到1次全勤5101520計劃完成率20分計劃完成率低于95%（含）計劃完成率95%100%（含）超計劃完成不超過5%（含）超計劃完成5%以上5101520費用控制20分成本或消耗高于當月平均值5%（含）成本或消耗高于當月平均值5%或低于當月平均值5%（含）成本或消耗低于當月平均值5%10%（含）成本或消耗低于當月平均值10%5101520總體評價：評分：總得分：填表人（部門經理）：審核人（人力資源部）：