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1、檔案管理崗崗位說明書崗位名稱檔案管理崗崗位編號(hào)所在部門企業(yè)管理信息部崗位定員1直接上級(jí)企管信息部主任崗位工資直接下級(jí)無分析人林娟所轄人員無分析日期本職： 負(fù)責(zé)收集、整理、保管、提供借閱集團(tuán)公司及其下屬公司的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等及應(yīng)用現(xiàn)代化方式管理、利用檔案.職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)收集公司各部門的各類檔案工作時(shí)間百分比：10 %工作任務(wù)督促公司各歸檔部門保管好所需歸檔文件頻次：2次/月 用時(shí)：1H收集與公司重大活動(dòng)有關(guān)的各類文件頻次：3次/年 用時(shí)：8H協(xié)助各部門歸檔人員區(qū)分應(yīng)歸檔文件范圍頻次：2次/月 用時(shí)：0.5H合理安排各歸檔部門歸檔時(shí)間頻次：1次/ 年2、用時(shí)：1H職責(zé)二職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)接收公司各部門移交的各類檔案工作時(shí)間百分比：20 %工作任務(wù)核對(duì)各部門移交檔案，確定各類檔案類別、保管期限頻次：20次/ 年用時(shí)：40H檢查各歸檔部門歸檔文件的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性頻次：20次/年 用時(shí)：1H檢查移交檔案是否符合歸檔文件要求頻次：20次/ 年用時(shí)：1H編制移交目錄，交接雙方簽字頻次：20次/年 用時(shí)：1H職責(zé)三職責(zé)表述：負(fù)責(zé)綜合公司各部門檔案，正確區(qū)分全宗，劃分類別，統(tǒng)一整理接收檔案工作時(shí)間百分比：20 %工作任務(wù)區(qū)分每份文件全宗，劃分類別、保管期限，按時(shí)間順序整理裝盒頻次：20次/年 用時(shí)：40H給每份文件蓋上檔號(hào)章，填寫年度、分類號(hào)、保管期3、限、件號(hào)頻次：20次/年 用時(shí)：15H核對(duì)登錄文件頻次：20次/年 用時(shí)：1H將不同全宗、不同保管期限的文件分別排放入柜頻次：17次/年 用時(shí)：0.5H建立各種檢索目錄頻次：17次/年 用時(shí)：0.5小職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)檔案的保管工作 工作時(shí)間百分比：5 %工作任務(wù)做好檔案的保護(hù)工作，做到防火、防蟲、防光、防霉頻次：4次/年 用時(shí)：8H準(zhǔn)備保管各類檔案所需的裝具頻次：4次/年 用時(shí)：4H職責(zé)五職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)提供檔案的借閱利用工作時(shí)間百分比：5 %工作任務(wù)快速、準(zhǔn)確、安全地提供利用者權(quán)限內(nèi)所需檔案頻次：4次/周 用時(shí)：0.5H進(jìn)行檔案借閱登記頻次：4次/周 用時(shí)：5分鐘及時(shí)收回借出檔案頻次：24、次/月 用時(shí)：10分鐘職責(zé)六職責(zé)表述： 承擔(dān)到期檔案的出庫工作工作時(shí)間百分比：5 %工作任務(wù)對(duì)到期檔案進(jìn)行裝箱封存 頻次：1次/ 年用時(shí)：24H列明數(shù)量，準(zhǔn)備銷毀頻次：1次/年 用時(shí)：1職責(zé)七職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)檔案管理軟件的日常使用及維護(hù)工作時(shí)間百分比：20 %工作任務(wù)各終端用戶權(quán)限設(shè)定、密碼管理頻次：2次/ 年用時(shí)：4H指導(dǎo)培訓(xùn)各部門歸檔人員正確使用各自模塊頻次：20次/年 用時(shí)：4H依據(jù)需要建立各種錄入項(xiàng)目、表格及目錄頻次：4次/年 用時(shí)：3H日常利用檔案管理軟件錄入歷史數(shù)據(jù)、整理現(xiàn)行文件頻次：15次/ 月用時(shí)：2H利用軟件查詢所需檔案頻次：4次/周 用時(shí)：5分鐘職責(zé)八職責(zé)表述： 參與起草、5、修訂公司檔案管理制度檔案保管期限表工作時(shí)間百分比：5 %工作任務(wù)貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)規(guī)定頻次：1次/年 用時(shí)：8H結(jié)合上級(jí)文件，制定符合公司實(shí)際的各種檔案管理制度頻次：次/ 年用時(shí)：1周反饋各部門意見，修訂公司管理制度頻次：次/ 用時(shí)：1周協(xié)助各部門宣傳、貫徹公司檔案管理制度頻次：次/ 用時(shí)：1周職責(zé)九職責(zé)表述： 參與檔案統(tǒng)計(jì)工作工作時(shí)間百分比：5 %工作任務(wù)統(tǒng)計(jì)分管檔案數(shù)量、種類頻次：1次/年 用時(shí)：4小時(shí)綜合各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，填寫檔案年報(bào)頻次：1次/年 用時(shí)：4小時(shí)職責(zé)十職責(zé)表述：完成上級(jí)交辦的其他工作工作時(shí)間百分比：5 %權(quán)力：有對(duì)各部門及時(shí)做好文件、資料的立卷、歸檔工作的督促權(quán)有對(duì)公司歸檔6、文件的管理權(quán)有對(duì)各部門相關(guān)資料和報(bào)表的索取權(quán)有制定相關(guān)文件、規(guī)章制度的建議權(quán)有對(duì)其他相關(guān)工作的建議權(quán)本部門預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用使用權(quán)考核指標(biāo)：負(fù)責(zé)收集各部門應(yīng)歸檔文件,保證應(yīng)歸檔文件的完整率達(dá)到95%保證接收的檔案的按照山東省檔案分類原則及公司檔案管理制度、保管期限表合理分類、保管期限的劃定準(zhǔn)確統(tǒng)一，交接雙方責(zé)任明確按照山東省檔案整理規(guī)范的要求對(duì)每次收集的檔案能在接收后一個(gè)月內(nèi)整理完畢 保護(hù)接收檔案的安全性達(dá)到98%在工作職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)利用者所需檔案能在10分鐘之內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確提供,查找率達(dá)95%每年年底對(duì)到期檔案進(jìn)行一次核對(duì)目錄封箱統(tǒng)計(jì)工作，做到列明數(shù)量，保證出庫檔案完整率達(dá)98%按照檔案管理軟件各用7、戶各自的權(quán)利,做到權(quán)限設(shè)定合理，每年核對(duì)修改各用戶權(quán)限；對(duì)錄入的檔案保證錄入準(zhǔn)確性達(dá)到95%保證參與制定及修訂的各項(xiàng)檔案有關(guān)制度符合本公司實(shí)際需要，采納率達(dá)到90%保證檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確性達(dá)到95%工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系煙臺(tái)啤酒朝日有限公司(集團(tuán))總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部、營(yíng)銷部、生產(chǎn)部、物資部、政工部、工會(huì)、人力資源部、行政管理部、企管部、審計(jì)部；煙臺(tái)啤酒朝日有限公司一分廠財(cái)務(wù)部；勞動(dòng)服務(wù)公司、一輕供銷公司、華海植物繁育公司、華海生物制品公司、華海生物技術(shù)公司等外部協(xié)調(diào)關(guān)系檔案局、海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫局、外經(jīng)貿(mào)局、輕紡控股、貿(mào)促會(huì)任職資格：教育水平大專專業(yè)檔案管理、外經(jīng)貿(mào)專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)兩年相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰σ缶哂幸欢ǖ奈淖直磉_(dá)能力、操作能力、協(xié)調(diào)能力；外經(jīng)貿(mào)需要有一定的人際交往能力和應(yīng)變能力個(gè)性特征穩(wěn)重、責(zé)任心、細(xì)心、理性思維生理特征無特別要求所需培訓(xùn)檔案上崗培訓(xùn)(三個(gè)月)；外經(jīng)貿(mào)需有報(bào)關(guān)、報(bào)檢培訓(xùn)(三個(gè)月)工作特點(diǎn)：工作場(chǎng)所本工位；在本市外出工作工作方式以坐及搬運(yùn)檔案為主；經(jīng)常外出工作時(shí)間特征只需白天工作；有時(shí)需出差工作環(huán)境一般辦公室體力精力消耗一般勞動(dòng)保護(hù)由于防蟲劑作用，容易造成呼吸道疾病使用工具/設(shè)備電腦、電話、打印機(jī)、掃描儀、檔案柜、檔案管理軟件、通訊設(shè)備所需記錄文檔各類目錄備注：