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1、辦公室秘書崗位任務(wù)說明書編號：_YD/BG/004擬制：_核準(zhǔn)：_生效日期：_一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱秘書直接上級主任/副主任所轄人員 /二、工作說明1、主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司文稿起草。2、負(fù)責(zé)公司公文處理。3、參與會務(wù)工作。4、負(fù)責(zé)內(nèi)刊編輯工作。5、協(xié)助經(jīng)理做好會議接待和公共關(guān)系處理，企劃宣傳等工作。6、收集、整理綜合信息，參與調(diào)研。2、主要工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)起草公司工作計(jì)劃、工作總結(jié)、職代會工作報(bào)告等文稿。2、協(xié)助起草公司重要的管理規(guī)章制度。3、對公司發(fā)文進(jìn)行文字、內(nèi)容方面的規(guī)范和校對，規(guī)范文件種類、發(fā)送形式、標(biāo)準(zhǔn)印制格式，及時完成文件閱辦、催辦工作。4、接收外單位文件，并及時進(jìn)行登2、記、轉(zhuǎn)發(fā)；辦理公司發(fā)文、登記。5、協(xié)助經(jīng)下做好會務(wù)安排，參加公司各類管理性工作會議以及子公司的董事會會議，做好會議資料提供、會議錄音、記錄和整理會議記錄、紀(jì)要；及時收集會議落實(shí)情況資料。6、了解公司職能部門的工作計(jì)劃、目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度和公司各項(xiàng)管理動態(tài)，協(xié)助檢查督促各部門、子公司執(zhí)行行政決議和指令性任務(wù)的情況。7、編輯公司大事記、情況交流等公司內(nèi)部刊物。8、協(xié)助經(jīng)理組織公司的有關(guān)活動，協(xié)助主任做好企劃宣傳和文化建設(shè)以及公共關(guān)系處理工作。9、協(xié)助做好來信來訪接待。10、收集整理有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息，及時了解公司相關(guān)經(jīng)營管理信息，參加調(diào)查研究，編寫調(diào)研材料。11、完成主任布置的其他工作3、。3、主要工作要求1、文稿起草1.1準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)對年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)制定的目標(biāo)和擬寫要求，為制定年度工作計(jì)劃、總結(jié)準(zhǔn)備必要的資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求及時起草工作計(jì)劃和總結(jié)，初稿交主任審核修改，終稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后行文執(zhí)行。1.2根據(jù)公司的實(shí)際情況和領(lǐng)導(dǎo)擬寫要求，起草公司制度性文件，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿等，制度擬寫后及時交主任審核修改、報(bào)批、執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)講話稿交直接領(lǐng)導(dǎo)審閱修改后打印。1.3文稿起草前要廣泛收集資料，起草后要認(rèn)真修改，力求文字、標(biāo)點(diǎn)無錯誤，篇章結(jié)構(gòu)清晰，語句精練優(yōu)美，內(nèi)容完整準(zhǔn)確。2、公文處理2.1收到上級機(jī)關(guān)的文件、通知、明傳電報(bào)、電話指示，下級單位的請示、報(bào)告；平行單位的函件，要4、按照準(zhǔn)確、迅速、安全的原則和公文處理的規(guī)定，進(jìn)行拆封、登記、閱讀，按照公文的時間、內(nèi)容和要求及時分轉(zhuǎn)、注批注辦、傳閱、催辦、擬稿、審核、呈批、清退、打印、校對、分發(fā)、立卷，并做好記錄。2.2凡是從公司機(jī)關(guān)發(fā)出的一切有關(guān)公務(wù)的文件、電報(bào)、信函及其他文字材料，都必須按照要求對文件的種類、格式、發(fā)送對象進(jìn)行規(guī)范，使公文處理程序化、規(guī)范化、制度化。做好擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號、繕印、校對、用印、封發(fā)、立卷、歸檔工作，并做好記錄。做到發(fā)送、閱辦、催辦及時，印制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，必要時及時請示主任。3、會務(wù)工作3.1了解和熟悉辦理會務(wù)及各類公務(wù)活動的具體細(xì)節(jié)，協(xié)助主任、副主任組織和落實(shí)會務(wù)工作。3.2參加公司管5、理性會議，事先明確會議內(nèi)容和要求，做好資料準(zhǔn)備；協(xié)調(diào)做好會議的錄音、攝像、記錄等工作，協(xié)助做好會議的接待服務(wù)工作；會后及時整理會議記錄、紀(jì)要，有不清楚的情況及時核對、查實(shí)，并按照規(guī)范請有關(guān)人員簽字，做到格式規(guī)范、內(nèi)容和用語準(zhǔn)確；協(xié)助檢查各部門、子公司執(zhí)行會議決議和指令性任務(wù)的情況。 4、內(nèi)刊編輯及時了解公司的動態(tài)信息，確保公司的重要事項(xiàng)記入大事記，重要信息在情況交流中得到反映；及時催促有關(guān)部門和人員提供稿件和資料，按時完成情況交流的擬稿、編輯、校對、修改，交主任修改審定后及時安排印制，保證文字、內(nèi)容和印刷的質(zhì)量。5、公共關(guān)系5.1了解公司各種活動的內(nèi)容、日程、與會人員，協(xié)助主任組織落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)6、，做好資料準(zhǔn)備和發(fā)放、來賓接待等工作，做到組織有序，接待誠懇、熱情、周到、細(xì)致，符合禮儀規(guī)范，體現(xiàn)公司形象。5.2根據(jù)主任的安排拜訪有關(guān)單位和人員，妥善辦理相關(guān)事宜；參加相關(guān)會議和活動，對外交往中要做到服飾整潔、禮儀規(guī)范。5.3協(xié)助主任做好企業(yè)形象設(shè)計(jì)，聯(lián)系、考察設(shè)計(jì)單位，對方案提出意見，協(xié)助主任組織實(shí)施。5.4協(xié)助主任做好公司形象的新聞宣傳。撰寫新聞稿，及時聯(lián)系有關(guān)新聞單位參加，并做好接待和資料準(zhǔn)備、發(fā)放工作；做好相關(guān)公關(guān)資料、圖片、錄音、錄像、題詞等收集、整理、記載并及時移交檔案管理員存檔管理。5.5注意了解影響本公司社會形象和聲譽(yù)的因素或事件方面的信息，及時向主任匯報(bào)情況，提出調(diào)解辦法。7、6、其他6.1認(rèn)真閱讀部門的有關(guān)信件，及時做好回復(fù)，重要事務(wù)及時請示主任，協(xié)助文員熱情接待來訪客人。6.2收集整理有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息，及時了解公司相關(guān)經(jīng)營管理信息；參加調(diào)查研究，與其他人員做好信息的交流和工作配合，按照要求協(xié)助編寫調(diào)研報(bào)告。6.3按時、按量、按質(zhì)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)6.4完成本職工作月度、季度工作計(jì)劃和工作小結(jié)、年度工作總結(jié)。三、任職資格因素細(xì)分因素等級限定資料知識學(xué)歷C具有行政管理、文秘類相關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)知識C了解航運(yùn)行業(yè)知識，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。專業(yè)知識B掌握秘書專業(yè)知識；熟悉公司生產(chǎn)經(jīng)營管理情況；熟悉黨和政府有關(guān)改革開放、經(jīng)濟(jì)建設(shè)8、交通運(yùn)輸?shù)确矫娴姆结樥撸皇煜ば姓芾碇R，熟悉禮儀知識。能力組織協(xié)調(diào)能力C協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)，能協(xié)調(diào)處理與上級、同事之間的工作聯(lián)系。能夠妥善處理各種人際關(guān)系，有一定的對外交往能力。事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計(jì)劃，及時、正確的完成各項(xiàng)工作，能夠解決突發(fā)事件。理解能力B能夠準(zhǔn)確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容，比較準(zhǔn)確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學(xué)知識能夠較為迅速的理解和掌握。判斷能力B能迅速、準(zhǔn)確的判斷各種問題，掌握其實(shí)質(zhì)，能較為準(zhǔn)確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。表達(dá)能力B表達(dá)內(nèi)容準(zhǔn)備較充分、主題較明確、構(gòu)思較清楚；表達(dá)能夠達(dá)到特定的預(yù)期效果，具有較強(qiáng)的感染力、說服力和鼓動性。經(jīng)驗(yàn)行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)F在航運(yùn)類企業(yè)工作1年以上。相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)E具有2年以上文秘類工作經(jīng)驗(yàn)。其他條件身體條件身體健康，精力充沛，能夠勝任本職工作；職業(yè)素質(zhì)熟悉禮儀規(guī)范，性格開朗，善于溝通；工作負(fù)責(zé)、細(xì)致認(rèn)真；接受過相關(guān)培訓(xùn)。計(jì)算機(jī)運(yùn)用能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理日常業(yè)務(wù)。