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1、辦公室秘書崗位任務說明書編號：_YD/BG/004擬制：_核準：_生效日期：_一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱秘書直接上級主任/副主任所轄人員 /二、工作說明1、主要職責1、負責公司文稿起草。2、負責公司公文處理。3、參與會務工作。4、負責內刊編輯工作。5、協助主任做好會議接待和公共關系處理，企劃宣傳等工作。6、收集、整理綜合信息，參與調研。2、主要工作內容1、負責起草公司工作計劃、工作總結、職代會工作報告等文稿。2、協助起草公司重要的管理規章制度。3、對公司發文進行文字、內容方面的規范和校對，規范文件種類、發送形式、標準印制格式，及時完成文件閱辦、催辦工作。4、接收外單位文件，并及時進行登2、記、轉發；辦理公司發文、登記。5、協助主任做好會務安排，參加公司各類管理性工作會議以及子公司的董事會會議，做好會議資料提供、會議錄音、記錄和整理會議記錄、紀要；及時收集會議落實情況資料。6、了解公司職能部門的工作計劃、目標、任務、進度和公司各項管理動態，協助檢查督促各部門、子公司執行行政決議和指令性任務的情況。7、編輯公司大事記、情況交流等公司內部刊物。8、協助主任組織公司的有關活動，協助主任做好企劃宣傳和文化建設以及公共關系處理工作。9、協助做好來信來訪接待。10、收集整理有關政策法規、行業信息等綜合信息，及時了解公司相關經營管理信息，參加調查研究，編寫調研材料。11、完成主任布置的其他工作3、。3、主要工作要求1、文稿起草1.1準確理解領導對年度工作計劃、工作總結制定的目標和擬寫要求，為制定年度工作計劃、總結準備必要的資料，根據領導的要求及時起草工作計劃和總結，初稿交主任審核修改，終稿經公司領導審閱后行文執行。1.2根據公司的實際情況和領導擬寫要求，起草公司制度性文件，協助領導起草講話稿等，制度擬寫后及時交主任審核修改、報批、執行。領導講話稿交直接領導審閱修改后打印。1.3文稿起草前要廣泛收集資料，起草后要認真修改，力求文字、標點無錯誤，篇章結構清晰，語句精練優美，內容完整準確。2、公文處理2.1收到上級機關的文件、通知、明傳電報、電話指示，下級單位的請示、報告；平行單位的函件，要4、按照準確、迅速、安全的原則和公文處理的規定，進行拆封、登記、閱讀，按照公文的時間、內容和要求及時分轉、注批注辦、傳閱、催辦、擬稿、審核、呈批、清退、打印、校對、分發、立卷，并做好記錄。2.2凡是從公司機關發出的一切有關公務的文件、電報、信函及其他文字材料，都必須按照要求對文件的種類、格式、發送對象進行規范，使公文處理程序化、規范化、制度化。做好擬稿、核稿、簽發、登記編號、繕印、校對、用印、封發、立卷、歸檔工作，并做好記錄。做到發送、閱辦、催辦及時，印制標準規范，必要時及時請示主任。3、會務工作3.1了解和熟悉辦理會務及各類公務活動的具體細節，協助主任、副主任組織和落實會務工作。3.2參加公司管5、理性會議，事先明確會議內容和要求，做好資料準備；協調做好會議的錄音、攝像、記錄等工作，協助做好會議的接待服務工作；會后及時整理會議記錄、紀要，有不清楚的情況及時核對、查實，并按照規范請有關人員簽字，做到格式規范、內容和用語準確；協助檢查各部門、子公司執行會議決議和指令性任務的情況。 4、內刊編輯及時了解公司的動態信息，確保公司的重要事項記入大事記，重要信息在情況交流中得到反映；及時催促有關部門和人員提供稿件和資料，按時完成情況交流的擬稿、編輯、校對、修改，交主任修改審定后及時安排印制，保證文字、內容和印刷的質量。5、公共關系5.1了解公司各種活動的內容、日程、與會人員，協助主任組織落實各項細節6、，做好資料準備和發放、來賓接待等工作，做到組織有序，接待誠懇、熱情、周到、細致，符合禮儀規范，體現公司形象。5.2根據主任的安排拜訪有關單位和人員，妥善辦理相關事宜；參加相關會議和活動，對外交往中要做到服飾整潔、禮儀規范。5.3協助主任做好企業形象設計，聯系、考察設計單位，對方案提出意見，協助主任組織實施。5.4協助主任做好公司形象的新聞宣傳。撰寫新聞稿，及時聯系有關新聞單位參加，并做好接待和資料準備、發放工作；做好相關公關資料、圖片、錄音、錄像、題詞等收集、整理、記載并及時移交檔案管理員存檔管理。5.5注意了解影響本公司社會形象和聲譽的因素或事件方面的信息，及時向主任匯報情況，提出調解辦法。7、6、其他6.1認真閱讀部門的有關信件，及時做好回復，重要事務及時請示主任，協助文員熱情接待來訪客人。6.2收集整理有關政策法規、行業信息等綜合信息，及時了解公司相關經營管理信息；參加調查研究，與其他人員做好信息的交流和工作配合，按照要求協助編寫調研報告。6.3按時、按量、按質完成領導交給的其他任務6.4完成本職工作月度、季度工作計劃和工作小結、年度工作總結。三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學歷C具有行政管理、文秘類相關專業本科以上學歷或相當程度。行業知識C了解航運行業知識，了解行業中先進的管理經驗。專業知識B掌握秘書專業知識；熟悉公司生產經營管理情況；熟悉黨和政府有關改革開放、經濟建設8、交通運輸等方面的方針政策；熟悉行政管理知識，熟悉禮儀知識。能力組織協調能力C協調能力較強，能協調處理與上級、同事之間的工作聯系。能夠妥善處理各種人際關系，有一定的對外交往能力。事務處理能力B能夠合理安排工作計劃，及時、正確的完成各項工作，能夠解決突發事件。理解能力B能夠準確把握本身職務定位、工作內容，比較準確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學知識能夠較為迅速的理解和掌握。判斷能力B能迅速、準確的判斷各種問題，掌握其實質，能較為準確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。表達能力B表達內容準備較充分、主題較明確、構思較清楚；表達能夠達到特定的預期效果，具有較強的感染力、說服力和鼓動性。經驗行業工作經驗F在航運類企業工作1年以上。相關工作經驗E具有2年以上文秘類工作經驗。其他條件身體條件身體健康，精力充沛，能夠勝任本職工作；職業素質熟悉禮儀規范，性格開朗，善于溝通；工作負責、細致認真；接受過相關培訓。計算機運用能夠運用計算機處理日常業務。