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1、 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！南京金融中心管理處綜合管理手冊南京金融中心管理處綜合管理手冊業主入伙工作規程1 目的 1 目的 為規范入伙辦理程序，確保用戶順利辦理入伙手續。2 適用范圍 2 適用范圍 適用于業主入伙手續的辦理。3 定義 3 定義 入伙：是指入伙人收到書面入伙通知，并辦理完結相應手續,入伙人收到入伙通知后在限定期限內辦理相應手續的視為入伙。4 職責 4 職責 4.1 管理處客服中心負責具體辦理用戶入伙手續。4.2 財務收費人員負責核收各項應繳費用，辦理有關項目的銀行托收手續。5 工作程序 5 工作程序 5.1 工作流程圖 用戶 （備齊入伙資料）第 2、1 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/ 客戶服務 （登記、歸檔）收費員 （核收應收費用）客戶服務 （簽訂各類契約）驗收物業 限期整改 發放鑰匙 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！客戶服務 （辦理用戶出入證）用戶 （辦理裝修手續或入伙）5.1.1 在用戶前來辦理入伙手續時，管理員應填寫入住登記表，查驗用戶以下資料，并留存復印件：a.入伙通知書；b.租房合同書；c.業主身份證/營業執照；d.代理入伙委托證明以及代理人身份證；e.開發商注明應具備的其他文件資料。5.1.2 在用戶交清費用后，管理員應陪同用戶對房屋內的配套設施進行驗收，并填寫蘇豪大廈 樓層物品明3、細。驗收合格后，發放鑰匙，填寫房屋鑰匙交接清單。5.2 在業主辦理搬遷時，提前與客服中心進行聯系，客服中心聯系門崗和主巡，配合做好業主搬入工作。由門崗負責監督用戶有無攜帶危險品進入物業。相關質量記錄1 業主入伙登記表 ZC10/B02 2 物業接管設備移交清單 ZC09/B023 江蘇蘇豪大廈出入證 GG-JR-03/B01 4 出門物資確認放行單 ZC09/B115 蘇豪大廈 樓層物品明細 GG-JR-03/B02 6 房屋鑰匙交接清單 GG-JR-03/B03第 2 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/ 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！入伙手續辦理流4、程圖入伙手續辦理流程圖第 3 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/驗 證住戶登記填寫資料繳納費用驗 房領 鑰 匙入 住填寫問題單交至物管處反饋開發商 售后服務中心 進 行 整 改辦理裝修手續業主驗收 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 4 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/租戶須知 辦理手續 內容 接 待 驗 證 1、入伙通知書驗證（留復印件），蘇豪置業公司蓋章；2、租房合同（復印件）；3、租戶公司營業執照（復印件）；4、填寫租戶登記表；5、簽署物業管理服務協議；6、辦理裝修申請手續；交 費 1、物業管理服務費 元/平方米；2、裝修管理服務5、費（含裝修垃圾清運費）元/平方米；3、水電費、公共水電費 元/月戶 驗房遺留問題確認 1、驗房（由客服中心安排人員陪同）；2、確認水、電表度數、煤氣表數；3、填寫“房屋驗收遺留問題記錄表”交客戶服務中心（24 小時內）4、簽鑰匙收據并領取鑰匙；5、領取“房屋驗收遺留問題記錄表”；學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 5 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/ 空置房管理規定一、目的 規定空置房的管理工作，確保空置房管理的質量。二、適用范圍 適用于管理處已接管的空置房管理。三、職責 1、客服領班負責空置房管理組織監督工作。2、工程運行人員負責對空置房進行巡查管6、理。四、工作程序 1、客服中心對空置房登記、造冊，建立檔案。2、保潔人員每月對空置房進行清潔一次，并打開窗戶進行通風。3、工程人員每月對空置房內部設置進行檢查，保持完好。4、安保人員在巡樓時應注意空置房的防火、防盜工作。如發現空置房內有異常情況應及時處理，并登記記錄。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 6 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/裝修申報規定1 裝修申報程序流程 申請審批交費辦證施工 2 程序 2.1 申請：2.1.1 遞交裝修申請的條件：a.“裝修申請表”一份；b.“裝修施工責任書”一式三份；c.室內裝修平面示意圖一份；d.裝修施工隊營業執7、照復印件一份；e.裝修隊電工上崗證（復印件）一份；2.1.2 特殊情況：業主申請裝修項目少且簡單，無法請到正規的裝修隊伍時，管理處允許由業主請非正規裝修隊伍施工，但申請表中凡施工隊填寫的內容均由業主的名義填寫。2.2 審批：2.2.1 須由業主本人或業主委托人與裝修施工隊負責人一起到管理處遞交裝修申請，辦理登記手續。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 7 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/2.2.2 由管理員初審后報管理處主任審批，并須經工程人員審核裝修施工內容。2.3 交費：2.3.1 裝修垃圾清運費：按政府規定的收費標準執行。2.4 辦證：2.4.8、1 裝修許可證：繳納裝修押金后，由管理處發給“裝修許可證”；2.4.2 施工人員臨時出入證：貼持有人照片并加蓋公章有效，出入證注明持證人姓名、施工單位、施工時效；客服人員填寫施工人員臨時出入證發放/回收記錄表。2.5 施工：執行裝修管理規定。相關質量記錄：1 裝修申請表 ZC-09/B07 2 裝修施工責任書（裝修許可證）ZC-10/B08 3 施工人員出入證發放/回收記錄表 ZC-10/B09 4 消防責任書 ZC-10/B12 5 臨時出入證 GGJR03/B046 裝修施工規定 GGJR03/B057、業主（住戶）裝修驗收表 GGJR03/B06 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人9、生做成功物業管理人！第 8 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/裝修管理規定1 目的 1 目的 對房屋裝修實行依法管理，維修房屋的整體形象和用戶的利益，確保房屋的使用安全。2 適用范圍 2 適用范圍 適用于物業管理區域內所有物業的裝修管理。3 職責 3 職責 3.1 管理處負責辦理用戶裝修申請手續，并對用戶裝修過程進行監督、驗收。3.2 財務收費人員負責核收裝修應繳費用。3.3 工程人員負責對裝修線路、用電設備進行檢查、監督。3.4 安保人員負責裝修施工過程中的治安巡查、監督和報告。3.5 管理處主任負責裝修申請的審批。4 引用文件 4 引用文件 4.1 南京市裝修管理條例 4.210、 城市異產毗連房屋管理規定 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！5 工作程序5 工作程序 用戶提出裝修申請并填寫 裝修申請表，提供有關裝修施工隊資料。管理處、工程部、安保部人員在日常巡查時應對裝修施工隊的作業情況進行監督。如發現有違章裝修現象發生，應立即予以制止并交管理處統一按規定進行處理。管理員辦理裝修人員出入證。財務人員核收用戶裝修各項應繳費用。管理處主任對有關裝修項目進行審批，并督促管理員做好裝修工程的監督工作。用戶裝修完畢，管理員會同工程對裝修工程進行驗收。大廈管理員預審裝修內容，及有關裝修施工隊資料，需報請消防部門審批的必須有消防部門的批復。5.1 用戶裝修管11、理流程圖 5.2 對裝修施工的管理 5.2.1 在裝修施工隊進場之前，管理員應查驗以下資料：a.裝修企業營業執照；b.裝修人員證件。5.2.2 在裝修施工辦妥裝修手續后，管理員才可準許施工人員進入物業施工。5.2.3 裝修過程中，管理員及工程、安保人員應監督裝修施工人員在指定現場作業，按規定清運垃圾，同時防止施工人員破壞公用設施、設備。6 商業用房裝修管理：6.1 50 平方米以上的商店裝修，裝修圖必須經消防主管部門的批準 后，送管理處 審批；設計圖紙應包括以下內容：a.室內平面布置設計圖 b.立面布置圖 c.商鋪招牌廣告設計圖 第 9 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/ 學習改12、變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 10 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/d.天花吊頂安裝設計圖 e.空調風機盤管安裝設計圖 f.消防設施安裝設計圖 g.電器線路設計圖及用電量 h.管道安裝設計圖 6.2 招牌設計方案：安裝位置、霓虹燈等不得影響業主正常工作，安裝方式無安全 隱患；6.3 飲食類行業：油煙排放、車輛停放、音樂噪音和垃圾排污等應有明確規定；6.4 安裝中央空調系統，安裝位置不得影響業主正常工作；6.5 裝修范圍必須在商場店鋪內進行；6.6 按消防部門的規定配備滅火器；6.7 增加電力負荷，由裝修者向供電管理處門申請；7 裝修施工管理 7.1 13、業主施工管理：7.1.1 裝修戶必須指定一名負責人，負責監督施工及管理工人，并與管理處合作，確保地盤管理適當及裝修工人行為良好；7.1.2 裝修垃圾必須袋裝好，并及時清運或堆放在指定地點，由管理處統一清運；7.1.3 不得封堵消防通道；裝修戶搬運材料或裝修垃圾以不影響公共設施的正常作 業為前提；7.1.4 裝配工程不得在公用地區進行，不得阻塞行人通道。7.1.5 裝修戶必須確保裝修期間公用位置的清潔。7.1.6 未經管理處批準不得在夜間施工或留宿。7.2 施工噪音管理：噪音施工時間：每日 18 時至 24 時；7.3 噪音施工內容：7.3.1 鑿墻 7.3.2 鉆墻 7.3.3 鉆切金屬 7.14、3.4 錘打白鐵 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 11 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/7.3.5 用電鋸改料 7.3.6 其他施工噪音 7.4 在裝修工程驗收完畢后，管理員應督促施工隊交回出入證，并填寫施工人員臨時出入證發放/回收記錄表，對丟失出入證的應按章處罰。相關質量記錄：1 施工人員出入證發放/回收登記表 ZC10/B09 裝修驗收規定1 裝修驗收流程 申請初驗正式驗收 2 申請 2.1 裝修戶在施工完成后需驗收，必須提前一天到管理部申請。2.2 管理員記錄裝修戶預約的驗收時間。3 初驗 3.1 管理員收回“出入證發放、收回登記表”中裝修15、施工人員出入證件，對聲明遺失的證件，通知安保查收。3.2 管理員通知工程人員并帶上該戶的“裝修申請表”等資料在裝修戶預約的時 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 12 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/間內到達。3.2.1 按“裝修申請表”之內容逐項驗收。3.2.2 增加裝修部分無增加“裝修申請表”的或與申請表不相符的，但無違章裝修的情況下，可以補辦申請；有違章裝修的，按違章處理程序執行，并立即停止對該戶的驗收，直至整改完畢后再進行初驗。4 正式驗收 4.1 裝修戶申請正式驗收時，管理員和工程人員帶“裝修驗收表”在預約的時間內到達，并逐項驗收。4.2 16、對初驗合格后，又有增加裝修項目的，無違章裝修時，仍需補辦申請；有違章裝修的，按違章處理程序執行，并立即停止對該戶的驗收，直至整改完畢后再進行正式驗收。相關質量記錄：1.裝修申請表 ZC-09/B07 2 業主（租戶）裝修驗收表 GG-JR-03/B06 臨時用電管理規定1 目的 加強物業修繕、業主室內裝修工程和商業網點的臨時施工用電管理和計量，確保無用電隱患，電氣線路和電氣設施設備安全運行。2 臨時用電計劃申請 2.1 施工前，負責施工單位或業主根據施工項目和用電量大小，向管理處申報“臨時用電計劃申請表”。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 13 頁，共 25 頁中17、國物業服務教育網 http:/2.2“臨時用電計劃申請表”中，應列明所使用電動設備的名稱、功率和數量。管理處通知工程專業人員對其機械電氣設備進行檢查核實。2.3 申請人或單位必須提供操作人員的上崗證復印件，操作人員每人一證，填報無證操作人員的，管理處一律不予批準申請。3 臨時用電規定 3.1 凡施工所使用的電動設備、工具及電源線等器材，必須符合國家有關產品質量規定和安全要求。3.1.1 在工程專業人員指定的地點接線，并安裝漏電保護開關、電度表、施工配電盤（箱）。3.1.2 電動工具、臨時照明線路應使用合格插頭插座。3.1.3 由專業的持證上崗人員操作。3.2 施工限制：3.2.1 不影響公用機18、電設備的正常運作。3.2.2 不超出供電負荷量允許范圍。3.2.3 噪音很大的電動工具，嚴格按“裝修管理規定”規定的時間執行，不得影響其 他業主的正常工作和生活。3.3 禁止以下行為：3.3.1 亂拉亂接電線。3.3.2 超出設計負荷的臨時用電，未經申請用電計劃的用電。3.3.3 直接將電線插入插座的用電行為。3.4 管理處管理權限：3.4.1 有權勸阻或制止違章操作。3.4.2 有權對所使用的電動設備工具隨時進行檢查。3.4.3 對不聽勸阻的違章施工行為，可采取立即停止供電，以防止事故發生。3.5 本規定與有關裝修管理規定同時執行，互為補充。相關質量記錄：1、臨時用電申請表 GG-JR-0319、/B07 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 14 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/鑰匙管理規定1 鑰匙分類 1.1 業主鑰匙 1.2 公共門窗鑰匙 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 15 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/1.3 設備房鑰匙 2 職責 2.1 安管監控員負責保管業主鑰匙、公共茶水間及公共衛生間鑰匙。2.2 工程人員負責保管設備間鑰匙。2.3 安管主巡員負責保管公共門窗鑰匙。3 管理處鑰匙保管程序 3.1 管理處接管物業鑰匙后，安排人員專職管理鑰匙：3.1.1 無工作需要任何人不得以私人名義20、借出。3.1.2 借出時須嚴格辦理登記手續。3.2 標識：3.2.1 將鑰匙分類：先將鑰匙按業主樓層、房號，公共區域按樓層，分門別類，然后用鑰匙扣或細繩分別拴在一起。3.2.2 將分類的鑰匙貼上標簽，在標簽紙上寫明樓層、房號或茶水間、衛生間名稱。3.2.3 業主的鑰匙均應貼標簽標識 3.3 制作鑰匙柜：3.3.1 木制鑰匙柜；3.3.2 在板壁上等距離（約 5CM）釘鐵釘。3.3.3 每一鐵釘代表一組，將該組的鑰匙掛在此釘上；3.3.4 掛放順序按樓層房號，要求一目了然。3.4 制作公共區域鑰匙牌：3.4.1 采用平面為方形或橢圓型的鋁合金塑鋁材。3.4.2 將同類鑰匙掛在同一鋁牌上。4 鑰匙21、發放 4.1 業主鑰匙發放：管理處驗證住戶的入住繳費發票后，由業主簽領鑰匙，填寫房屋鑰匙交接清單。4.2 公共區域鑰匙：4.2.1 公共區域鑰匙未經管理處主任同意，任何人不得私配。4.2.2 因工作需要時，應在“鑰匙借還登記表”上登記。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 16 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/相關質量記錄：1.房屋鑰匙交接清單 GG-JR-03/B03 2 鑰匙借還/看房登記表 ZC-09/B09 搬出搬入物品管理規定1 目的 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 17 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 h22、ttp:/確保業主的物品不受損壞、丟失，物業的公共設施、設備不受損壞。2 物品出入放行的范圍 2.1 在物業范圍內：2.1.1 有貴重物品、裝修材料搬入搬出時。2.1.2 業主搬家進出大廈時。2.1.3 裝修隊伍將有價值的物品搬出時。2.2 大廈裝修人員必須使用“臨時出入證”。3 管理處規定物品進出限制 3.1 禁止上下電梯物品：3.1.1 整塊夾板或板料尺寸超出電梯轎廂內空間尺寸；3.1.2 鋁合金、不銹鋼型材的長度超過 2 米；3.1.3 未經包裝（指編織袋等裝好）的水泥、沙子，用鐵絲線捆扎運輸的紅磚；3.1.4 未密封的液體材料，如：天那水；3.1.5 超長超寬的其他物品和不用袋裝好的裝23、修垃圾 注：以上物品允許上下樓梯，但損壞或污染樓梯道者，必須負責賠償。3.2 禁止進入大廈的物品：3.2.1 瓶裝石油液化氣；3.2.2 用于裝修的固體瀝青，禁止在大廈內熬制；3.2.3 室內地面裝修材料：大理石、花崗巖厚度不超過 3CM；3.2.4 國家有關治安和消防方面禁止在大廈內貯存的易燃易爆有毒物品等；3.2.5 未經許可搬運電焊機和空壓機。4 申請放行的規定 4.1 搬入申請：4.1.1 不限制申請人；a.裝修隊搬運材料進入時，持本人“臨時出入證”；4.2 搬出申請：4.2.1 搬出貴重物品的申請：a 業主為個人時，必須由業主本人或憑業主身份證復印件的親筆委托書和申請人 的身份證復印24、件；b 業主為單位時，必須持有單位蓋章的申請；c 以上均需填寫出門物資確認放行單。4.2.2 搬家離開的申請：必須憑管理員或管理處主任出具的已結清管理費、水電費等證明。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 18 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/4.3 時間規定：4.3.1 所有搬運行為必須在規定的時間內進行，過期“放行條”無效。4.3.2 業主搬家時，應提前到管理處登記，以便管理處提供泊車位和專用電梯服務。5 搬出、搬入程序 5.1 搬入程序：提前通知管理處，由管理處以工作聯系單的形式通知相關部門。5.2 搬出程序：憑有效證件到管理處填寫出門物資確認放25、行表，管理處審核后，通知安保核查放行。6 搬運行為損壞公共設備的賠償規定 6.1 管理處對公共設施遭受損壞的行為，依據“誰損壞誰賠償”的原則進行處理。6.2 在搬出搬入物品過程中，發現公共設施被損壞，安保人員應立即要求當事人在簽署損壞公共設施負責賠償保證，同時通知管理處主任或管理員到現場查看。6.3 根據被損壞的程度和設施情況，由管理處主任或管理員計算賠償費用。6.4 管理處主任或管理員對被損壞設施應及時進行維修的，要及時通知工程維修人員限期維修；對樓道等被刮花的情況，若在室內裝修高峰期，維修工作應等到高峰期過后再進行。6.5 特殊情況：對當事人提出的自己出人出錢維修的，管理處派管理員或維修人26、員督促維修工作；驗收程序以工程管理工作手冊中維修過程檢查規程為指導。相關質量記錄1 出門物資確認放行表 ZC09/B11 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！裝裝 修修 管管 理理 工工 作作 流流 程程填寫裝修擔保書填寫住戶裝修申請表 （附：資質證書、裝修方案圖）簽訂裝修管理協議管理處裝修申請審批辦理臨時出入證 繳納相關費用領取施工許可證第 19 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/ 學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 20 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/消防管理規定1 員工應把預防火災視作自己的日常職責，人人27、都是義務消防員。本單位或外單位在管理區域內因施工需動火的工程，必須事先通知消防中心，在管理處辦理動火作業手續，施工單位動火前必須采取切實有效的防火安全措施，管理處應派人監督，待動火完畢后立刻清查現場。對私自動火作業的，一經發現，對施工的除責成其補辦動火作業手續外，還要對施工個人及負責人處以罰款：一旦造成事故，除加重處罰外，還應追究其法律責任。2 在重點部位、危險地段動火（變壓器室、配電房、汽車庫、發電機房、樓層和各辦公室裝飾等處）必須經管理處主任批準方能動火；違者按有關規定罰款。3 動火必須做到“七不、四要、一清”。動火后要認真檢查現場，防止留下火種而引發火災。3.1 動火前“七不”3.1.128、 防火、滅火設施不落實不動火；3.1.2 周圍的易燃雜物未清除不動火；3.1.3 附近難以移動的易燃結構未采取安全防范措施不動火；3.1.4 凡盛裝過油類等易燃的容器，未經洗刷干凈、排盡殘有油質的不動火；3.1.5 凡儲存有易燃、易爆物品的場所，未經排除易燃物品的不動火；3.1.6 在高空進行焊接或切割作業時，下面的可燃物品未清理或未采取安全防護的不動火；3.1.7 未配備相應滅火器材的不動火。3.2 動火中“四要”3.2.1 動火前要指定現場安全負責人；3.2.2 現場安全負責人和動火人員必須經常注意動火情況，發現不安全苗頭時，要立即停動止火；學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功29、物業管理人！第 21 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/3.2.3 發生火災燃炸事故時，要及時處理；3.2.4 動火人員要嚴格執行安全操作規程。3.3 動火后的“一清”動火人員和現場負責人在動火后，應徹底清理現場火種，然后才離開現場。4 配電房及重要機房內不準堆放可燃品，不準吸煙，消防設備旁邊不準堆放任何雜物。5 各走道、樓梯間等部位經常保持暢通，疏散標志和安全指示燈要保證完好，禁止住戶在走道、樓梯、垃圾桶旁焚香、燒紙。6 全體工作人員必須遵守國家消防法律、法規和公司有關消防管理的規定。7 嚴格維護消防設備，按規定定期進行測試檢查，保證設備完好。學習改變人生做成功物業管理人！學習30、改變人生做成功物業管理人！第 22 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/社區文化管理規定1.目的 通過開展豐富多彩的社區文化活動，提升業主的生活質量和居住區域的文化層次，以加強業主對物業管理服務的滿意度和認同感。2.職責范圍 社區文化活動由管理處客服中心進行策劃，經管理處主任進行審定，管理中心經理批準后，由管理處主任安排客服中心負責協調各班組進行實施，并進行記錄。3.專項文化活動工作程序 3.1 管理處每年為業主組織一次專項文化活動，如旅游、體育棋牌賽、趣味競賽、聯誼會等，并將活動情況向全體業主公告。3.2 活動由管理處客服中心負責策劃，并由其負責事后總結和記錄。3.3 策劃活動報31、經管理處主任審核，中心經理審批，經批準后進行實施。3.4 活動的各項準備工作由管理處客服中心協調各班組予以實施。3.5 管理處主任負責活動的實施安排工作。3.6 活動結束后，由管理處客服中心其負責事后總結和記錄。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 23 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/4節日布置活動工作程序 4.1 在節假日（元旦、春節、五一節、國慶節、圣誕節）前（根據實際情況決定提前的時間：315 天）客服中心經請示主任批準后，協調各班組進行節假日的節日布置。42 節日布置撤除由管理處客服中心協調各班組予以實施。業主檔案資料管理規定1.目的：規范業32、主檔安資料的管理。2.職責范圍2.1 文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。3.管理規定3.1 檔案的文件材料，必須字跡清楚、真實、齊全。3.2 業主資料要及時歸檔，歸檔時要注意整齊，層次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得隨意丟失。3.3 業主檔案的內容包括：業主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業管理公約。3.4 檔案資料屬于保密文件，應妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印。3.5 未經領導同意不得擅自將業主檔案調出，如遇特殊情況調出，須填寫文件借閱、復制記錄表，并督促借調人及時歸還。學習33、改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 24 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/3.6 檔案的管理環境必須做到“三防”即：防火、防潮、防變質。3.7 日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即進行修復處理。質量記錄：1 文件借閱、復制記錄表 ZC05/B05 租戶退房工作規程租戶退房工作規程1 1 目的 目的 為規范租戶退房辦理程序，確保租戶順利辦理退房手續。2 2 適用范圍 適用范圍 適用于租戶退房手續的辦理。3 職責 3 職責 31 管理處客服中心負責具體辦理用戶租戶退房手續。32 財務收費人員負責核對各項應繳和退繳費用。4 4 工作程序 工作程序 41 當業主34、向招租部提出退房時，蘇豪置業公司招租部通知管理處，管理處客服中心安排工程人員協助招租部對退出的房間進行驗收交接，記錄于 蘇豪大廈租戶退房移交單。42 由蘇豪置業公司招租部開具退房通知單，管理處財務人員負責核對各項應繳和退繳費用，收齊物業管理費、水電費等費用后，在退房通知單上簽字確認費用已收齊。43 管理處主任在退房通知單上簽字確認。44 租戶在蘇豪置業公司招租部辦理完所有手續后，招租部通知管理處，可以讓租戶辦理搬出手續。學習改變人生做成功物業管理人！學習改變人生做成功物業管理人！第 25 頁，共 25 頁中國物業服務教育網 http:/44 客服中心請租戶填寫出門物資確辦理認放行單，經管理處主任同意后，憑單由保安人員查驗后放行。相關質量記錄：1 蘇豪大廈租戶退房移交單 GG-JR-03/B082 退房通知單 蘇豪置業公司招租部提供 3 出門物資確認放行單 ZC-09/B11