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1、1 范圍本程序適用于哈飛汽車工業集團有限公司（以下簡稱公司）管理體系文件的編寫、發布、修訂、維護與評價。本程序適用于公司本部，以及各分廠、分子公司。2 目的旨在保證公司管理體系文件的統一性、完整性、一致性和協同性。3 術語和定義3.1 管理體系（HF-MS，Hafei- Management System）文件，包括制度規范、管控（評估）標準、程序文件、作業指導書、管理授權表和管理手冊等。3.1.1 制度規范：由公司各職能部門及各二級單位制定的以書面形式表達，并以一定方式發布的、非針對個別事務處理的規范總稱。包括章程、原則、規定、實施細則和決定等非流程性文件。3.1.2 業務管控（評估）標準：2、哈飛汽車實施業務管控的綱領性、政策性文件，主要闡述長安汽車各業務管理和控制評價的基本原則和關鍵條款。3.1.3 管理地圖：展現本單位業務邏輯關系，使業務架構顯性化的業務框架圖。3.1.4 程序文件：描述橫向跨部門、縱向跨層級協作性工作的文件。通常是由一系列流程組成，輔之以職能職責、業務規則、記錄表單等一系列標準，從而實現對業務流轉關系的全面描述。部門內部跨業務處的協作性文件也屬于程序文件范疇。3.1.5 作業指導書：描述封閉在處室內部完成的管理工作，涉及工作步驟、操作規程、經驗技巧、動作要領等各種指導性內容。3.1.6 管理授權表：管理授權是指將業務中的決策責任和資源控制權賦予下屬，使下屬獲得3、決策權和行動權。管理授權表描述管理體系文件中業務審批的授權情況。3.1.7 管理手冊：是某一范圍數據、資料或文件的匯編，內容通常是某一專業或某一方面程序、規定、標準等文件的集合。4 職責4.1 管理信息部：4.1.1 負責哈飛汽車管理體系的建立、體系文件的格式審核、體系文件的維護與評價； 4.1.2 負責管理體系文件的編號管理；4.1.3 負責指導、監督、檢查、考核各單位管理體系文件的執行情況。4.2 各單位：負責本業務領域管理體系文件的編寫、修訂和完善；負責監督、檢查、考核本單位編寫發布的管理制度和流程文件的執行情況。4.2.1 各單位管理提升推進員：（1）負責本單位管理體系文件的審核、維護4、；（2）負責組織本單位體系文件的培訓工作。4.2.2 各單位一把手：負責審核本單位管理體系文件、會簽相關業務文件，簽發本單位作業指導書。4.3 質量部、制造物流部等專業部門：負責分管專業文件的會簽。4.4 公司分管領導：負責審核、簽發主管業務領域的管理體系文件。4.5 公司總經理：負責簽發涉及資金方面的管理體系文件。5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 管理體系文件的編寫各單位根據業務需要，編寫管理體系文件，程序文件、作業指導書、管理授權表格式見附錄B.1、附錄B.2、附錄B.3。5.1.2 管理體系文件的發布（1）公司業務管控（評價）標準、管理地圖、管理授權表，由管理信息部統一組織各5、單位進行編寫，集中組織評審后、報公司總經理簽發后發布。（2）針對新業務或未制定規范的已有業務，需要新增制度規范、程序文件或管理手冊： 發布單位發起協同平臺“管理體系文件發文流程”（發文表單見附錄B.4），提出文件的發布申請。寫明新增文件的目的、業務范圍和主要內容。若在業務管理地圖上沒有該文件，需要修訂管理地圖。 發布單位管理提升推進員審核后，單位一把手審核，若涉及其它部門職責和工作，送相關部門會簽；如不涉及其他部門職責和工作，直接送管理信息部審核。 會簽單位完成會簽后，會簽通過的送管理信息部審核；如會簽未通過，則退回發文單位一把手。 管理信息部首先對文件的規范性進行審核，審核通過后進行體系文件6、編號，并根據文件是否跨領域、是否是關注重點，及時送專業部門會簽或公司辦公室。 公司辦公室復核后，送業務主管副總經理審核、簽發。 公司主管業務副總經理審核簽發主管業務領域的體系文件；如需公司其他領導會簽或涉及資金等重要事項需總經理簽發的文件，主管副總經理需批示明確意見，公司辦公室根據主管副總經理批示意見送文。 公司總經理簽發涉及資金等重要事項的文件，以及公司主管業務副總經理批示需公司總經理簽發的文件。（3）新增作業指導書由發布單位編寫完成后交本單位管理提升推進員審核，再由本單位一把手審批、報管理信息部備案后自行發布。5.1.3 管理體系文件變更的發布根據公司業務發展需要等原因，須新增或修訂管理體7、系文件時，發布單位發起協同平臺“管理體系文件發文流程”，寫明變更原因。（1）涉及文件名稱及術語變化的公司級管理體系文件的變更，經本單位管理提升推進員、一把手審核后發給管理信息部備案，管理信息部更新協同平臺上的管理體系文件。（2）涉及業務規則、流程運行、組織機構變化的公司級管理體系文件變更，經本單位管理提升推進員、一把手、管理信息部審核后，由公司分管領導簽發。（3）涉及資金等重要事項變化的管理體系文件的變更，經本單位管理提升推進員、一把手、管理信息部審核，專業部門會簽、公司分管領導會簽、總經理簽發后發布。 （4）作業指導書發生變更，經本單位管理提升推進員審核、一把手審批后報管理信息部備案后自行發8、布。5.1.4 管理體系文件的修訂（1）制度規范的修訂各單位根據業務發展需要及時修訂制度規范。（2）業務管控（評價）標準的修訂在戰略制定年、業務模式發生變化等環境下，各單位組織修訂管控（評價）標準。（3）管理地圖、程序文件和作業指導書的修訂各單位根據業務發展需要及時修訂管理地圖、程序文件和作業指導書，對程序文件、作業指導書的修訂記錄應填寫完整。（4）業務授權表的修訂在政策環境、公司戰略、業務模式發生變化時，各單位及時修訂業務授權表。（5）管理手冊的修訂各單位根據業務發展需要及時修訂管理手冊。5.1.5 管理體系文件的維護（1）各單位管理提升推進員每年11月30日前對管理體系文件的完整性進行回顧9、與維護，并填寫管理體系文件維護表（見附錄B.5）發送給管理信息部。（2）管理信息部在審核、發布后及時進行管理體系文件的維護，并更新協同平臺管理體系模塊，同時做好記錄（見附錄B.6、B.7）。5.1.6 管理體系文件的評價管理信息部每年根據管理診斷計劃對各單位管理體系文件的完整性、一致性和協同性進行評價，并視情節輕重進行通報或提出考核意見。5.2 工作流程5.2.1 管理體系文件發布流程（1）管理體系文件發布流程圖管理體系文件發布流程圖見圖1。圖1 管理體系文件發布流程圖 （2）管理體系文件發布流程說明管理體系文件發布流程說明見表1。表1 管理體系文件發布流程序號活動名稱執行者執行時間輸入物參考10、文件交付品1發起協同平臺管理體系文件發布流程發文單位1個工作日擬發文體系文件2發文單位管理推進員審核發文單位1個工作日擬發文體系文件審核意見、審核后的體系文件3審核單位一把手審核意見、審核后的體系文件審核意見、審核后的體系文件4相關部門會簽會簽單位審核意見、審核后的體系文件會簽意見、會簽后的體系文件5審核、編號。作業指導書、涉及文件名稱/術語變化的進入第11步管理信息部1個工作日審核意見、體系文件審核、編號后的體系文件6會簽。與質量體系、制造體系相關的文件送相關專業管理部門會簽質量部、制造工程部1個工作日審核、編號后的體系文件會簽意見、會簽后的體系文件7復核公司辦公室復核意見、復核后的體系文件11、復核意見、復核后的體系文件8.1審批主管領域、會簽相關領域文件，進入第9步；簽發主管領域其他文件，進入第10步公司分管領導/其他與業務相關領導復核意見、復核后的體系文件審核/會簽/簽發后的體系文件9總經理簽發公司總經理審核/會簽后的文件簽發意見、簽發后的文件10封發管理信息部簽發后的文件封發后的文件11備案管理信息部1個工作日封發后的文件12下發并組織培訓發文單位封發后的文件6 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1程序文件模板附錄B.1HF-GX01-R01-01管理信息部2作業指導書模板附錄B.2HF-GX01-R02-01管理信息部3管理授權表模板附錄B.3HF-GX01-R0312、-01管理信息部4管理體系文件發文表單附錄B.4HF-GX01-R04-01管理信息部5管理體系文件維護表附錄B.5HF-GX01-R05-01管理信息部6體系文件清單附錄B.6HF-GX01-R06-01管理信息部7體系文件更新記錄表附錄B.7HF-GX01-R07-01管理信息部7 附錄附錄A 參考標準附錄A.1 管理體系文件編碼規則1 管理地圖編碼規則1.1 管理地圖編碼的結構式： M - HF 第四層（年代碼） 長分隔符第三層（業務代碼） 短分隔符 第二層（公司識別碼） 短分隔符 第一層（管理地圖代碼）圖11.1.1 第一層為管理地圖代碼用一位英文字母表示“M”。 1.1.2 第二層為13、管理地圖公司識別碼。 1.1.3 第三層為業務代碼見表1。 表1 業務代碼表序號業務分類代碼序號業務分類代碼1戰略及資源管理ZG2市場管理SC3財務管理CW4審計管理SJ5法律事務FL6人力資源管理RL7行政管理XZ8采購管理CG9工藝技術管理GY10質量管理ZL11生產制造SZ12設備能源管理SN13物流管理WL14工程管理GC15汽車銷售管理XS16國際貿易GM17管理信息GX18環境、職業健康安全管理HS19項目管理XM20售后備件管理BJ21企業文化管理WH22紀檢監察管理JJ23科技管理KJ241.1.4 第四層為年份碼用四位阿拉伯數字表示，如 2011年表示為2011。1.2 示例14、 2012年哈飛汽車批準發布的管理信息領域管理地圖的編碼為：M-HF-GX2012。2 程序文件編碼規則2.1 程序文件編碼結構式： Q/2A - 第四層（年份碼） 第三層（順序碼） 第二層（業務分類碼） 分隔符 第一層（公司識別碼）圖22.1.1 第一層為公司識別碼。 2.1.2 第二層為業務代碼見表1。 2.1.3 第三層為順序碼，用兩位阿拉伯數字從 0199表示。 2.1.4 第四層為年份碼，用四位阿拉伯數字表示，如 2012年表示為 2012。 2.2 示例 2012年哈飛汽車批準發布的管理信息領域第1個管理標準標準化管理體系文件管理程序，其編碼為：Q/2A GX012012 3 作業15、指導書編碼規則3.1 作業指導書編碼結構式： WI HF - 第六層（年份碼） 長分隔符 第五層（作業指導書順序碼） 短分隔符 第四層（程序文件順序碼） 第三層（業務代碼） 短分隔符 第二層（公司識別碼） 空一個字符段 第一層（作業指導書代碼） 圖33.1.1 第一層為作業指導書英文代碼“WI”。 3.1.2 第二層為公司識別碼。 3.1.3 第三層為業務代碼見表2。 3.1.4 第四層為程序文件順序碼，用兩位阿拉伯數字從 0199表示，若當作業指導書不隸屬于某個程序文件時，其程序文件順序碼為 00。3.1.5 第五層為作業指導書順序碼，用三位阿拉伯數字從 0199表示。 3.1.6 第六層為16、年份碼，用四位阿拉伯數字表示，如 2011年表示為 2011。 3.2 示例3.2.1 2012年哈飛汽車批準發布的物流管理領域第1個管理標準物流目標和方案管理程序中的第一個作業指導書方案制定及實施作業指導書，其編碼為：WI HF-WL01-012012 。3.2.2 2012年哈飛汽車批準發布的物流管理領域，并不隸屬于程序文件的第一個作業指導書，其編碼為：WI HF-WL00-012012 4 表單編碼規則4.1 表單編碼結構式 :HF- - R - 第三層（版本碼）短分隔符第二層（表單識別碼及順序碼） 短分隔符第一層（文件編碼）圖 44.1.1 第一層為表單所屬文件編號： 1) 當表單隸屬17、于程序文件時，其編碼為：HF-文件編碼-表單識別碼及順序碼。 2) 當表單隸屬于作業指導書時，其編碼為：HF-業務分類碼-順序碼-作業指導書順序碼。 4.1.2 第二層為表單識別碼及順序碼，用“R01-R99”表示。4.1.3 第三層為表單版本號，用“0199”表示。 4.1.4 若程序文件和作業指導書中含有同一表單，該表單的編碼以程序文件編碼規則優先。 4.1.5 多個程序文件含有同一表單，該表單優先按照程序文件編碼靠前編碼。 4.1.6 既不屬于程序文件也不屬于作業指導書的獨立表單，其編碼中程序文件的順序碼為 00。 4.2 示例 4.2.1 哈飛汽車批準發布的財務戰略預算管理程序（ HF18、-CW01-2012）的第一張表單是“產品銷售預算表”，其表單（第一版）編號： HF-CW01-R01-01。 4.2.2 2012年哈飛汽車批準發布的物流目標和方案管理程序中的第一個作業指導書方案制定及實施作業指導書，其第一個表單的第一個版本的編碼為：HF-WL01-01-R01-01。 4.3.3 2011年哈飛汽車物流與計劃領域有一個表單，它是物流與計劃領域的第一個既不屬于程序文件和作業指導書的表單，它的第一版本編碼為：HF-WL00-R01-01。 4.3.4 2011年哈飛汽車物流與計劃領域有第二個表單，它是物流與計劃領域的第二個既不屬于程序文件和作業指導書的表單，它的第一版本編碼為19、：HF-WL00-R02-01，以此類推。4.4 臨時性表單編碼 對于各單位使用的臨時性表單（有效期應該在一個月內），建議由本部門統一規范后,由管理信息部備案并給定一個編號再行使用。 附錄A.2 管理信息部審核標準1 文件格式是否符合體系文件格式要求；2 新增的程序文件，所在領域管理地圖是否及時修訂；3 若為質量部、制造工程部關注的重點領域，需要送質量部、制造物流部會簽；4 以前是否發過類似的程序文件、表單、管理辦法、規定和細則等，若發過，需要注明原文件廢止；5 有沒有對同一業務相似的程序文件、表單、管理辦法，是否有不一致的地方；6 修訂的程序文件、表單、作業指導書，修訂記錄是否填寫完整。附錄20、B 記錄模板附錄B.1 程序文件模板見表B.1。表B.1 1 范圍本程序適用于XXXX。本程序適用于哈飛汽車工業集團有限公司（以下簡稱哈飛汽車）本部。2 目的3 術語和定義3.1 XXXX3.2 XXXX4 職責4.1 XX部門：XXXX。4.2 XX部門：5 工作要求及程序5.1 工作程序5.1.1 XXXX(1) XXXX1) XXXX5.2 流程圖5.2.1 XXX流程圖見圖1。圖1 XXX流程圖5.3 流程說明5.3.1 XXX流程說明見表1。表1 XXX流程說明序號活動名稱執行者執行時間輸入物參考文件交付品1236 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1附錄B.12附錄B.221、3附錄B.37 附錄附錄A 參考標準附錄A.1 XXXX附錄B 記錄模板附錄B.1 XXXX見表B.1。表B.1 標準范本見附件B.1。附錄C 引用文件列表見表C.1。表C.1序號參考文件文件編號管理部門附則本程序起草單位： 本程序起草人：本程序審核人：本程序批準人：發布/修訂記錄發布/修改日期實施日期變更理由修訂內容標準范本見附件B.1。附錄B.2 作業指導書模板見表B.2。表B.21 工作流程2 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限3 附錄附錄A 參考標準附錄A.1 XXXX附錄B 記錄模板附錄B.1 XXXX見表B.1。表B.1 標準范本見附件B.1。附則本作業指導書起草單位：本22、作業指導書起草人：本作業指導書審核人：本作業指導書批準人：發布/修訂記錄發布/修改日期實施日期變更理由修訂內容標準范本見附件B.2。附錄B.3 管理授權表模板見表B.3。表B.3標準范本見附件B.3。附錄B.4 管理體系文件發文表單見表B.4。表B.4標準范本見附件B.4。附錄B.5 管理體系文件維護表見表B.5。表B.5標準范本見附件B.5。附錄B.6 體系文件清單見表B.6。表B.6標準范本見附件B.6。附錄B.7 體系文件更新記錄表見表B.7。表B.7體系文件更新記錄表序號編碼程序文件名稱擁有者修訂/新增登記時間協同平臺維護時間備注序號編碼作業指導書名稱擁有者修訂/新增登記時間協同平臺維護時間備注標準范本見附件B.7。附錄C 引用文件列表見表C.1表C.1序號參考文件文件編號管理部門附則本程序起草單位：管理信息部本程序起草人：劉英華本程序審核人：佟明本程序批準人：任偉發布/修訂記錄發布/修改日期實施日期變更理由修訂內容