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1、 綠家人國際股份有限公司工作手冊【2013年 中文版】2013/7/18 修訂 本工作手冊適用于綠家人國際股份有限公司之所有同仁，每一位同仁皆應仔細閱后，充份了解每一項安排的立意與預期效益，團隊中的每一位綠家人必須互相提示，互相支持。 本手冊列入綠力美家重要智慧財，珍惜與善加利用是每一位綠家人的 義務，是列入移交的當然文件。 本手冊所列項目若有更改修正，絕對是以書面通知。 【目 錄】 第一章/ 時間管理 第二章/ 會議管理 第三章/ 質量管理 第四章/ 個人成長管理 第五章/ 工作資源管理 第一章：時間管理壹、 綠家人的一天一、綠家人每天上班時間是08:30。二、綠家人 每天到公司之后陸續要完2、成這幾件事情1. 到3樓行政區簽到，要注明幾點幾分，正確寫法如09:00。2. 到個人位置應立即打開個人QQ 及SKYPE。3. 09:0009:30 是團隊晨會時間，由特助負責召開。(內容詳見第二章會議管理)4. 10:00以前要完成綠家人的一天工作計劃溝通并調整執行時程。5. 10:0017:00 是每一個綠家人自己的時間。6. 17:0018:30 有可能是教育訓練的時間，請攜帶個人學習護照準時參加。(做法詳見第四章個人成長管理)7. 上課之前每一個綠家人必須要提出加班申請單，由部門主管簽核，再送特助簽核。 三、綠力美家每天中午休息時間是12:0013:00。 四、綠力美家每天下班時間是3、18:00，要簽退。 五、每一個綠家人在每天下班前應該填寫完綠家人的一天交給特助 貳、 綠家人的一周一、 每個周一是周會時間，從10:0011:00，由總經理主持。(做法詳見第二章會議管理)二、 每周五17:00之前，每個綠家人都應該填寫STATUS REPORT，交給部門主管。三、 每周五部門主管應簽閱完STATUS REPORT，交總經理才能下班。四、 每周一09:30之前，每一個綠家人應該要拿到總經理批閱完成之STATUS REPORT，每一個綠家人要用再生紙COPY一份給總經理，方便會議檢討。五、 每個周五10:0012:00是綠家人經營團隊開經營會議的時間。(做法詳見第二章會議管理)4、六、 周六是不上班的，要上班必須填加班單照流程走。參、 綠家人的一個月一、每個月的第一個周一10:0011:00是月會時間。 (做法詳見第二章會議管理) 二、每個月15日結算每一個綠家人負責的請款動作。 三、每個月20日每一個綠家人要完成負責項目下一個月的執行時 間表交部門主管。 四、每個月23日之前部門主管要和總經理討論完成每一個項目的 下一個月的運行時間表。 五、每個月25日下個月的運行時間表必須定案。 六、每個月28日以前一定要完成部門協調，確認協同事項之執行 時間表。肆、 綠家人的每一刻零碎時間一、看到電話留言馬上回電；留言MEMO貼在話筒上。二、收到電郵6個小時之內要處理完成。 三、5、會議結束12個小時之內要電郵CONTACT給相關人員。 四、會議前兩個工作天必須發出AGENDA給與會人員并提醒準時 出席。 五、進設計辦公室之創意工作單必須至少一周前提出。 六、如要更改任何一個時間都應該是在至少半個工作天以前才會被其他綠家人接受。 七、要IT工程師協助必須在一天前提出，也就是說IT工程師可以一天后處理完畢；除非是計算機網絡的問題。 八、每一個綠家人都要計較時間成本，如果你忘了算計會損失其他綠家人的機會成本。 九、每一個綠家人都要重視自己的休閑生活，活潑是重要的。 十、每一個綠家人都要比市場快一分鐘。 伍、綠家人的P2C1D1A2 P2：會議后兩天之內要提出修正案(新提案要提6、出提案策略與企 劃架構) C1：企劃提出后直屬主管只能CHECK一天就要響應。 D1：主管響應后執行(DO)一天的企劃修正動作。 A2：兩天之后必須確定開始執行(ACTION)的時間。 第二章：會議管理 壹、綠家人的晨會 一、08:40準時召開，于4樓會議室舉行。 二、時間不得超過40分鐘。三、由特助主持 四、針對綠家人的一天討論，由每一位綠家人提出報告。 五、每一位綠家人都應帶工作單檔案每天CHECK。 六、討論當天進度及執行做法細節為主。 七、不須做會議記錄。 八、10:00由特助向總經理回報重要紀事。 貳、綠家人的周會一、每周一09:00準時召開，于4F會議室舉行。 二、時間不得超過907、分鐘。三、由總經理主持，經營團隊必要時列席。 四、針對每一個綠家人的STATUS REPORT討論，由每一位綠家人向總經理提出報告。 五、討論當周進度規劃及市場問題反應為主。 六、由每一位綠家人輪值擔任會議記錄。 七、周會記錄應在周二11:0012:00之間MAIL給每一個綠家 人，每一個綠家人都應馬上CHECK，若有問題請回信告 知記錄人。九、確認后請特助公告一周。 參、綠家人的月會一、每月第一個周一09:00準時召開，于13F教室舉行。 二、時間不得超過90分鐘。三、由經研室主持，全員參加。 四、由各部門領導及總經理報告當月的經營方針、業務方向。 五、由客服部門人報告上個月市場問題反應匯整8、及客服滿意 度。 六、由商品、營銷及信息部門負責項目報告，內容由部門主管負責安排。 七、由人資與營銷輪值擔任會議記錄。 八、月會記錄應在會議當周三11:0012:00之間MAIL給每一個綠家人經研室 ，每一個經研室成員都應馬上CHECK，修正后之議事決由特助發電郵每一個綠家人。 九、確認后由特助公告一周。 肆、綠家人的經營會議一、每周四10:00準時召開，于4F會議室舉行。 二、時間不得超過120分鐘。三、由經營團隊總裁主持，總經理、商品部長、營銷部長、經 營研究室及特助等經營團對成員參加。 四、由經營團隊各人報告上周人事、業務問題及經營策略。 五、經營會議之相關報告資料應于周四MAIL給每一9、其他綠家人經營團對成員。 六、經營會議議事決由特助整理后MAIL每一個成員。 七、與綠家人同仁相關之決議由特助在下周會時公告。 八、經營會議討論事項不公告。 伍、綠家人的動腦會議 一、每一個綠家人都是項目經理人，都應該養成召開動腦會議的習慣。 二、動腦會議由項目負責人主持。 三、時間不得超過90分鐘。 四、召開動腦會議必須在至少三天前以AGENDA傳閱通知。 五、傳閱AGENDA請用項目負責人個人的傳閱FOLDER。 六、傳閱的FOLDER中應附上動腦項目的相關背景資料，并在每一份資料上注明所屬綠家人的姓名。 七、每一位綠家人收到動腦傳閱FOLDER請在AGENDA簽名，并隨手取走有自己名字的10、資料。 八、應該抽空閱讀數據，不要是空著腦袋動嘴皮子! 九、動腦會議的目的在集思廣議，愿意表達是重點。 十、召開動腦會議請主持人負責茶點飲料。 陸、綠家人的會議管理三部曲 一、會前會1. 會議前至少60分鐘前由項目負責人召集相關主管召開，每次不得超過15分鐘。2. 以會議或提案策略、統一說法及角色扮演模擬為主。3. CHECK AGENDA及會議資料。4. 確認提案工具；企劃案、投影片、單槍投影、簡介。5. 外地會議需計算交通車程必需提早20分鐘出發。6. 必須至少提早一天確認出席之最高階主管、出席人數、是否有新成員，并確認收到AGENDA且無問題。 二、會議中 1.若是到客戶公司項目負責人必11、須負責場地與座位安排。 2.一定選擇面對門或入口處的座位，且所有綠家人坐同一邊，由項目負責人坐最靠近客戶的位置。 3.會議或提案開始由項目負責人依AGENDA負責介紹流 程，及介紹同仁。4.會議中所有綠家人必須詳實記錄所有細節，尤其是項目負責人；若遇專有名辭、術語、數字、外文及特殊人名一定要當場問清楚。5.不可以叫錯客戶的職稱及姓名。 6.會議結束由項目負責人做總結，必須再確認下一次會議的時間及客戶的修正意見與期許。 三、會后會1. 會議結束后一個小時之內必須召開會后會。2. 由項目負責人負責召集相關必要部門人員共同參與。3. 盡量控制在20分鐘內完成。4. 會后會重點有三：4-1整理與會人員12、所得信息與記錄，若有爭議請項目負責人會后整理Q LIST傳真確認。4-2 下一步執行事項分工，知會已加入或即將加入的 綠家人分工內容、客戶期許及時間壓力。4-3 后續策略，針對客戶問題反應、客戶情緒與客戶滿意度為基礎，討論出后續經營策略，加入綠家人資源，以提升客戶滿意度為主旨。5. 若需設計加入必須于會后會中開出工作單，明確告知時間與提供數據或數據方向。6. 若需IT支持必須另外召開項目會議。7. 會后會結束12個工作時內項目負責人 需完成CONTACT REPORT 傳真給客戶簽認回傳。 柒、綠家人 計算機在線會議 上班時間一般性事務溝通請利用SKYPE多方通話進行，每 為綠家人都要有SKY13、PE賬號 捌、綠家人會議室使用一、一般會議請利用4樓 會議室。 二、每次會議依時間期許執行，業務討論或項目會議以半小時為單位，請每一位綠家人都體認到會議室與會議時間是公司資源的一部份。 三、1樓教室為開放式第二會議區，適合于臨時召開之討論， 必須注意音量。 四、周會及月會請利用4樓教室，值日生應提早10分鐘開門與空調。 五、各位經營團隊綠家人請善用自己的辦公區，會議室盡量由項目負責人使用。 六、每一位綠家人應熟練網上多方會談。第三章：品質管理 壹、創意、速度是綠家人致勝之道，實事求是 才是綠家人成功的 根基。 貳、每一位綠家人都要熟悉公司簡介。 參、每一位新進綠家人由其直接主管負責教會介紹公司14、，一周內完 成由HR VP驗收。肆、內部檔應利用SKYPE或QQ 減少不必要的用紙。 伍、每一位綠家人應充份了解品質的表現在細節，但在要求細節之前，更重要的是你的策略是甚么?每一位綠家人都要有自己的品質企劃書。 陸、文件資料應該是項目負責人處理后，加注、劃線、給建議， 再給主管，由主管修正意見后再回傳與歸檔。 柒、品質必需是每一位綠家人的認定，一些你以為微不足道的事 情卻是維系公司形象及創造公司品牌很重要的基礎。 捌、注意邏輯、重視時效、遵守策略、做精做專做實是綠家人的品 質模塊。 玖、時間表管理請善用CALENDER。 拾、提早準備、互相支持、專業卡位、第一時間溝通以及學習包容 在加上講究績15、效，質量自然出現。 壹拾壹、建立好質量必須給足夠的時間，有時候是自己規劃的問題，很 多時候是多替別人想，所以工作單流向會是質量管理很重要的 工具。 第四章：個人成長管理 壹、每一位綠家人都應該有一本自己的學習護照。 貳、學習護照的課程一定要上完才可以進入領導人俱樂部。 參、MIA是綠家人的教育訓練品牌，經營團隊綠家人都要學會，每 一位綠家人可以提出申請，考核過后上課。 肆、以下是每一位綠家人要持續學習的科目 一、英文 二、網絡市場 三、談判 四、流行與時尚 五、社交禮儀 伍、綠家人期許每一位同仁都有第二專長，所以，學會當講師是最 簡單又和公司發展最密合的學習成長。 第五章：工作資源管理 壹、個16、人檔案管理與運用 一、每一個項目獨立一片檔案。 二、每完成一個企劃請MAIL給相關主管或項目負責人。 三、表格內建一資源共享區，減少紙張及作業流程。 四、每一位綠家人要為自己準備至少三份檔案夾， 第一份為數據與相關企劃， 第二份為聯系記錄與工作單， 第三份為每月時程表及會議記錄。 五、所有的制作物要留三份備份，一份公司存檔，另兩份作結 案報告用。 貳、公共檔案管理與運用 一、請珍惜公共資源，每一位綠家人都是主人要盡保管之義務。 二、人資智庫請每一位綠家人推薦人才，分顧問師、講師及專 業人力。 三、若工作上有需要智庫人力協助，請向經研室申請。 參、作業區的文具不要據為己用，隨手放回或拾回定位。