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1、鴻業(yè)地產(chǎn)公司行文流程及管理制度為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和管理流程，做到政令暢通，令行禁止，正確指導(dǎo)公司的各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定。一、行文管理主要內(nèi)容：外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。 1、內(nèi)部發(fā)文管理公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計(jì)表格等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度是公司在管理中的各項(xiàng)規(guī)定、辦法、措施等；公務(wù)文書包括：請(qǐng)示、報(bào)告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決議、函、會(huì)議紀(jì)要等；公司下發(fā)的公文由總經(jīng)辦統(tǒng)籌管理，各部門、下屬一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號(hào)由總經(jīng)辦統(tǒng)2、一編制。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由總經(jīng)辦以公司名義發(fā)文。2、外部文件的管理外部文件為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。3、公司文件的種類及范圍 （1）、公司的文件種類主要有：公告、通知、通報(bào)、制度。（2）、各類公司文件使用范圍：（3）、 公告：主要運(yùn)用于公司的各類人事變動(dòng)，如：任命、崗位變動(dòng)等。（4）、通知：適用于發(fā)布臨時(shí)事件和措施；傳達(dá)公司高層有關(guān)指示；要求下級(jí)部門辦理或者需要知曉的事項(xiàng)等，例如：放假通知等。 （5）、通報(bào)：適用于公司采取重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲罰，例如：撤銷各辦事處或部門內(nèi)部不適當(dāng)?shù)臎Q定或規(guī)定；對(duì)做出突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)τ趪?yán)重違反3、公司規(guī)章制度員工的處罰等。 （6）、制度：主要運(yùn)用于公司各項(xiàng)政策的實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)工作流程的解 釋、補(bǔ)充和完善。4、公司文件處理的定義及原則（1）、公司文件處理指公司文件的編號(hào)、下發(fā)、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。（2）、公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。 （3）、公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。（4）、對(duì)于公司以4、郵件形式下發(fā)的文件，以當(dāng)次接收到的文件為有效執(zhí)行文件，收件人不得轉(zhuǎn)發(fā)，因轉(zhuǎn)發(fā)造成的郵件執(zhí)行錯(cuò)誤問題，由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。（5）、對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。5、公司公文的分類及操作（1）、公司文件按機(jī)密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；（2）、公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；（3）、公司文件按內(nèi)容分類，可分為：公告、通知、通報(bào)、制度。（4）、公司文件的機(jī)密等級(jí)劃分的規(guī)定與操作根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因?yàn)橐餐瑫r(shí)是業(yè)務(wù)文件5、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。公司使用文件的機(jī)密等級(jí)的具體劃分：a) 公司使用文件中，大部分屬于“秘密”及“一般”。b) 對(duì)于公司絕密及秘密文件，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。c) 公司文件是否設(shè)定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經(jīng)辦根據(jù)文件內(nèi)容共同確認(rèn)。d) 文件的秘密等級(jí)不是按所示的文件種類進(jìn)行劃分的，而按其內(nèi)容來判斷。下述為一般分類規(guī)則：e) 公司經(jīng)營計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、開發(fā)項(xiàng)目資料等屬于“絕密”文件。f) 技術(shù)文件、質(zhì)量文件、商務(wù)文件、項(xiàng)目清單、業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)、傭金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品價(jià)格、公司經(jīng)營管理政策以及相應(yīng)的培訓(xùn)課件等屬于“秘密”。g) 管理制度、業(yè)務(wù)通知、臨時(shí)銷售政策、工作標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)關(guān)于工作流6、程方面的資料等通常屬于“一般”文件。但其內(nèi)容若與公司的經(jīng)營管理有聯(lián)系、含有特殊技術(shù)信息及管理思想等時(shí)，屬于“秘密”。（5）、對(duì)文件的處理權(quán)限的規(guī)定：秘密等級(jí)水印標(biāo)記發(fā)送方式發(fā)關(guān)范圍復(fù)制簽收收回絕密要文本郵寄部門級(jí)以上不允許需要需要秘密要文本郵寄部門級(jí)不允許需要需要一般不要郵件按工作要求按工作要求不需要不需要a) 對(duì)于被列為公司“絕密”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)以上人員，及相關(guān)關(guān)鍵責(zé)任工作人員。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開展工作的人員，需在總經(jīng)辦的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。b) 對(duì)于被列為公司“秘密”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的主導(dǎo)下對(duì)于工作7、相關(guān)的內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。（6）、公司緊急文件的規(guī)定與操作 緊急程度發(fā)放方式接收時(shí)間發(fā)放時(shí)限特急水印文本當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天17：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：30分（含）前當(dāng)日下發(fā)緊急水印文本當(dāng)天16：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天16：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)一般水印文本當(dāng)天15：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天15：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天16：00分（不含）前當(dāng)日下發(fā) （7）、公司文件的編號(hào)規(guī)則 文件編號(hào)模版如下：公司的文件文種代號(hào)為鴻業(yè)XX（XX）字【XXXX】第XX號(hào)-流水號(hào)：XXXX -XXX 文件編號(hào)發(fā)文部門內(nèi)容分類發(fā)文年8、份文件年份及流水號(hào)（8）、發(fā)文部門：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；（9）、內(nèi)容分類：按照文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。（10）、文件編號(hào)：按發(fā)文部門編號(hào)，即鴻業(yè)管理總部第一次發(fā)文，即編號(hào)為“01”；若管理總部第二次發(fā)文“02”等。（11）、文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第X次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文 部門，依次編號(hào)。（11）、聯(lián)合發(fā)文 聯(lián)合發(fā)文的定義是指：下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。如總經(jīng)辦發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“財(cái)務(wù)部”或其它部門的配合支持方能執(zhí)行，視為聯(lián)合發(fā)文。需要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確9、認(rèn)文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門審核確認(rèn)后，逐級(jí)審批到董事長后方可發(fā)文，否則不得發(fā)文。（11）、文件下發(fā)公司所有文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫發(fā)文申請(qǐng)審核表附件一并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。秘密等級(jí)審批權(quán)限絕秘秘密一般通報(bào)、通知、公告-制度部門初審 聯(lián)合部門審議（只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件） 上級(jí)主管復(fù)審/決審 總經(jīng)理決審 新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。 涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須在培訓(xùn)課件制作完成并經(jīng)過總經(jīng)辦培訓(xùn)組審核通過后方可下發(fā)文件。二、收、發(fā)文處理程序與要求1、發(fā)文處理程序一般事務(wù)性文件的發(fā)10、文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請(qǐng)。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向總經(jīng)理提出口頭申請(qǐng)。各類文件擬稿承辦部門：. 公司總部對(duì)外文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)擬稿；. 各下屬公司對(duì)外文件由下屬公司負(fù)責(zé)擬稿；. 各部門（含下屬公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿；. 職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿。. 公司各項(xiàng)規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。人、地、物名、引文及時(shí)間要具體準(zhǔn)確等11、。章節(jié)的排序?yàn)榈谝粚印耙弧保诙印埃ㄒ唬保谌龑印?”，第四層“”。文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填擬稿審核表辦理審核手續(xù)。各類文件擬稿后進(jìn)行審核簽發(fā)，首先送總經(jīng)辦初審。經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。以總公司名義對(duì)外文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿下級(jí)公司對(duì)外文件由下級(jí)公司總經(jīng)理核稿；公司各部門（含下屬公司）間的往來文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿；公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦、總經(jīng)理會(huì)審。其次進(jìn)行會(huì)簽、發(fā)送。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。公司行政公文、規(guī)章制度，在分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理署意見后，由董事長簽發(fā)；公司一般事務(wù)性文件由12、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、校對(duì)、登記并下發(fā)至相關(guān)部門。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號(hào)由總經(jīng)辦收發(fā)文管理員按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。2、收文的處理收文一般為公司的外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據(jù)、通知、傳真、報(bào)刊資料等，文。公司外部來文，有指名收件人的為部門的由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)登記、簽收、直接交給收件人。如系公文，統(tǒng)一由收發(fā)員處理。為避免文件積壓誤事，應(yīng)在收文13、當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。公司內(nèi)部文件的收文，以部門或下屬公司為單位，指定專人負(fù)責(zé)收文工作。公司內(nèi)部文件收文處理程序：登記、填寫部門收文閱辦單部門或下屬公司負(fù)責(zé)人批示、傳閱、歸檔。凡是收到公司內(nèi)部的單據(jù)（包括：發(fā)票、帳簿、憑證、報(bào)表、稅票等）收文員應(yīng)做好詳細(xì)記錄根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，由接收人簽字接收后為辦結(jié)。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。經(jīng)辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應(yīng)于處理期限屆滿前，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證文件的14、及時(shí)傳閱。公司外來文件和內(nèi)部文的收文編號(hào)，由總經(jīng)辦收發(fā)員和部門收文員按年份依流水號(hào)一文一號(hào)編制。三、關(guān)于收、發(fā)傳真及快件的管理1、發(fā)傳真時(shí)必須標(biāo)明傳真內(nèi)容、收發(fā)單位、發(fā)件單位、收件人、發(fā)件人、傳真電話、傳真頁數(shù)、傳真日期、接收人的電話等事項(xiàng)，發(fā)送傳真后須確認(rèn)傳真是否收到。2、收傳真時(shí)不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內(nèi)容，有接收人及時(shí)送達(dá)收件人并核實(shí)傳真頁數(shù)、收件單位、發(fā)件單位、發(fā)件人、收件人等事項(xiàng)。3、總部發(fā)送、接收快件及掛號(hào)信一律在總經(jīng)辦登記，由總經(jīng)辦通知收件人簽收，凡收到的快件要當(dāng)面打開，由總經(jīng)辦登記郵件資料明細(xì)方可交給收件人。收件人收到后務(wù)必將需轉(zhuǎn)交他人資料及時(shí)交與應(yīng)收人。 4、公司內(nèi)部各下屬15、公司傳給總部和各下屬公司之間的收、發(fā)快件雙方必須記錄所郵寄資料明細(xì)，由直接收發(fā)人記錄，以便查詢。5、流程圖如下： 發(fā)文管理流程發(fā)文部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)口頭提出發(fā)文申請(qǐng) 同意發(fā)文發(fā)文部門形成擬稿審核表擬稿總經(jīng)辦初審總部對(duì)外文件：主管經(jīng)理核稿；分公司對(duì)外文件：分公司經(jīng)理核稿；公司各部門往來文件：主管經(jīng)理核稿；一般事務(wù)性文件：下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；規(guī)章制度：各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長會(huì)審相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核公文、規(guī)章制度：董事長簽發(fā)；一般事務(wù)性文件：1、業(yè)務(wù)類-主管經(jīng)理簽發(fā)； 2、管理類-主管經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)校對(duì)、（蓋章、裝訂）登記總經(jīng)辦填寫發(fā)文登記表總經(jīng)辦一般事務(wù)性文件：網(wǎng)站公布，如需打印再印出下發(fā)公文、規(guī)章制16、度：印出下發(fā)發(fā)文總經(jīng)辦文件原稿、擬稿審核表存檔公司外部來文處理流程外部來文總經(jīng)辦收發(fā)員收件原稿、收文閱辦單、（承辦通知單、文件受理催辦單）存檔文件受理催辦單總經(jīng)辦收發(fā)員承辦通知單稽催總經(jīng)辦收發(fā)員傳閱或辦理主管經(jīng)理批辦收文閱辦單公文總經(jīng)辦擬辦意見公司文件員工個(gè)人文件公司或個(gè)人收文登記表來文登記、簽收、拆封總經(jīng)辦 總經(jīng)辦收發(fā)員：可由總經(jīng)辦秘書兼任公司內(nèi)部發(fā)文處理流程內(nèi)部發(fā)文 登記填寫收文登記單部門或下屬公司收文員填寫部門收文閱辦單元批示部門或下屬 公司負(fù)責(zé)人傳閱或辦理收文原稿、部門收文閱辦單部門或分公司收文員歸檔四、文件的宣貫（一）、公司所有下發(fā)的規(guī)章制度、通知及公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員17、工傳達(dá)，均需在公司公告欄張貼（各辦事處需在辦事處公告欄張貼）。（二）、對(duì)于公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部培訓(xùn)組，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并針對(duì)特定人員予以考核。具體培訓(xùn)方式以人事行政部培訓(xùn)組要求為準(zhǔn)。（三）、對(duì)于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)在部門內(nèi)部宣貫。（四）、文件張貼的時(shí)間限制a) 公告：需公司內(nèi)部張貼1周；b) 通知：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。c) 通報(bào)：通常需公司內(nèi)部張貼兩周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。d) 制度：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求；以水印文本方式下發(fā)的文件，不得在18、公司內(nèi)部張貼，但受文人需在部門內(nèi)部按文件下發(fā)要求的范圍內(nèi)組織宣貫。五、文件的保管與存檔（一）、文件的保管分為：有效期內(nèi)文件的保管與過期文件的保管。（二）、對(duì)于有效期內(nèi)的文件，須按“發(fā)文部門機(jī)密程度-文件編號(hào)”進(jìn)行有序存檔管理。如總部發(fā)文，文件編號(hào)為：鴻業(yè)總部【制度】字【2014】第01號(hào)文件，機(jī)密程度為：秘密，應(yīng)分放在管理總部機(jī)密類文件中，按編號(hào)有序排列。（三）、公司文件在下發(fā)后兩周內(nèi)需進(jìn)行存檔管理（四）、總經(jīng)辦需建立公司在用文件的電子目錄公司在用文件目錄表每月15日及月底（遇節(jié)假日順延）將公司在用文件的電子目錄進(jìn)行更新。（五）、文件的借閱1、公司所有已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復(fù)制或19、拷背。2、公司文件的借閱，可以整個(gè)文件借閱，或借閱文件的某一部分內(nèi)容。借閱的要求或內(nèi)容需要在公司文件調(diào)閱單中明確說明，文件管理員視借閱內(nèi)容予以發(fā)放文件。3、公司文件的借閱，原則上均需當(dāng)天返回。4、公司所有文件借閱，均需辦理借閱手續(xù)（1）、對(duì)于部門內(nèi)部文件的查閱，需經(jīng)過部門經(jīng)理的同意后，進(jìn)行查看。（2）、對(duì)于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫公司文件調(diào)閱單明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看： 對(duì)于秘密等級(jí)為“一般”的文件需經(jīng)過直屬主管的批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦 同意后進(jìn)行查看； 對(duì)于秘密等級(jí)為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級(jí)審批至總經(jīng) 理后至總經(jīng)辦進(jìn)行查看。 公司文件的調(diào)閱原則上不得20、一次調(diào)閱多個(gè)文件，對(duì)于一次借閱兩個(gè) 或以上的文件，必須附件明確說明原因，否則不予批準(zhǔn)。5、文件的廢止及銷毀 文件的廢止是指：新文件的發(fā)布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經(jīng)營模式或組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)政策及文件已無實(shí)際可執(zhí)行價(jià)值和依據(jù)，而涉及到的相關(guān)文件的作廢；或是公司出臺(tái)的具有實(shí)效性的文件，而已過其時(shí)效期而自動(dòng)廢止。 文件的銷毀是指：對(duì)于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。 對(duì)于機(jī)秘等級(jí)為“一般”的文件由各部門在新文件下發(fā)后自主銷毀，對(duì)于機(jī)秘等級(jí)為“秘密”或“絕秘”的文件，在文件廢止后必須退還至總經(jīng)辦。由總經(jīng)辦統(tǒng)一對(duì)其銷毀。6、相關(guān)處罰規(guī)定 各部門必須按公司在用21、文件目錄，對(duì)于下發(fā)至本部門的文件進(jìn)行存檔保管，文件柜必須加鎖，由部門文件管理員統(tǒng)一保管。公司會(huì)定期對(duì)各部門文件的宣導(dǎo)情況及存檔情況進(jìn)行檢查。在檢查過程中發(fā)現(xiàn)未按公司規(guī)定執(zhí)行的，將作一定處罰： 對(duì)于公司“秘密”及“絕密”文件在簽收后保管不當(dāng)，泄密或丟失的：機(jī)密程度為“秘密”的文件，對(duì)于直接責(zé)任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以100元/次/份的罰款。機(jī)密程度為“絕密”的文件，對(duì)一直接責(zé)任人，即文件的保管者處以200元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以200元/次/份的罰款。對(duì)于公司文件下發(fā)后，部門內(nèi)部未按要求進(jìn)行宣貫，在相關(guān)工作的執(zhí)行中出現(xiàn)問題的，將22、對(duì)部門負(fù)責(zé)人處以50元/次的罰款。六、公司文件格式與行文標(biāo)準(zhǔn)（1）、公司文件格式a) 公司文件一般由文件編號(hào)、標(biāo)題、機(jī)秘等級(jí)、受文部門、正文、附件說明、成文日期、發(fā)文部門等部分組成。b) 公司文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公司文件主要內(nèi)容并標(biāo)明公司文件種類。c) 主送部門指公司文件的主要受文部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。制度類文件必須注明主送部門，并將主送部門置于標(biāo)題之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首頁列出受文部門的公司文件，如公告、通知、通報(bào)等文件，受文部門可以不在公司文件中體現(xiàn)，但需在發(fā)文申請(qǐng)審核表中明確。受文部門一律用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。d) 公司文件如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、23、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。e) 公司文件成文日期以總經(jīng)理簽發(fā)批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。（2）、行文標(biāo)準(zhǔn)七、相關(guān)附件1、附件一：發(fā)文申請(qǐng)審核表2、附件二：公司文件發(fā)文簽收表及其相關(guān)表格3、附件三：公司文件調(diào)閱單4、附件四：公司文件書寫格式（通知、公告、通報(bào)）5、附件五：公司文件書寫格式（制度）附件一：擬稿審核表文件名稱文件類別公文 規(guī)章制度 一般事務(wù)性文件公文字號(hào)密級(jí)印數(shù)主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)核稿簽發(fā)規(guī)章制度打印份數(shù)核稿簽發(fā)一般事務(wù)性文件是否需要打印 是 否打印份數(shù)核稿簽發(fā)擬稿人打印人校對(duì)人備注附件二、發(fā)文登記簽收表序號(hào)發(fā)文編號(hào)發(fā)文日期發(fā)文種類發(fā)文內(nèi)容摘要簽收人備注公司收文閱辦表發(fā)文部門文件編號(hào) 字第 號(hào)文24、件標(biāo)題收文編號(hào)份數(shù)擬辦意見：領(lǐng)導(dǎo)批示：處理結(jié)果：傳閱者簽字：年 月 日 年 月 日年 月 日年 月 日_部門收文閱辦單 發(fā)文部門文件編號(hào) 字第 號(hào) 文件標(biāo)題收文編號(hào)份數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批示：傳閱者簽字：處理結(jié)果： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 收文登記單序號(hào)收文編號(hào)收文日期發(fā)文單位發(fā)文字號(hào)附件及摘要承辦通知單 承辦部門收文閱辦單號(hào)承辦日期完成期限承辦負(fù)責(zé)人承辦事項(xiàng)：辦理結(jié)果：備注：文件受理催辦單催辦部門催辦日期催辦事項(xiàng)：受理事項(xiàng)完成最終期限辦理結(jié)果：未辦理原因：附件三：公司文件調(diào)閱單文件調(diào)閱單文件名稱文號(hào) 調(diào)閱事由 借出時(shí)間 歸還日期 調(diào)閱人 批準(zhǔn)人 備注 aaaaaaaaaaaaaaa25、aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaassaaassaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa、 使用流程：調(diào)閱填寫 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 調(diào)閱 歸還。、 填寫要點(diǎn)：（）借出時(shí)間，為實(shí)際調(diào)閱時(shí)間；（）歸還日期，為調(diào)閱人預(yù)計(jì)歸還日期，填寫請(qǐng)與行政主管協(xié)商；（）備注，可填寫實(shí)際歸還日期或填“已還”。、 本單裝訂成冊(cè)使用。 附件四：公司文件書寫格式一、office Word寫作規(guī)范公司所有文檔應(yīng)統(tǒng)一使用Word2003排版，若使用word2007版軟件的，請(qǐng)務(wù)必保存為word97-2003版。頁面應(yīng)當(dāng)設(shè)置如下：紙型為26、A4，頁邊距規(guī)格為：Word默認(rèn)值。文檔內(nèi)容的排版格式如下（除特別情況外，中文全部用宋體，英文字體用Times New Roman）。（一）標(biāo)題3號(hào)宋體加粗，居中，上下各空1行。文件名需使用全稱，如“蒙城鴻業(yè)地產(chǎn)公司管理細(xì)則”等，不能簡(jiǎn)寫為“管理細(xì)則”。第一、二層標(biāo)題應(yīng)加粗。（二）正文1、正文用小四號(hào)宋體，行距為固定值18-20磅，首行按國家漢語規(guī)范須縮進(jìn)2個(gè)字符。2、正文中層次不宜過多，順序編號(hào)格式統(tǒng)一為：一，（一），1，（1），；二，（二），2,（2），；。每層次的標(biāo)題由詞組或短語組成，要簡(jiǎn)短明確，題末不帶標(biāo)點(diǎn)。同一層次標(biāo)題在語法結(jié)構(gòu)上應(yīng)盡量對(duì)等。注意要易于區(qū)分層次的高低。在編輯文件時(shí)，需27、取消自動(dòng)套用格式；順序編號(hào)不能采用軟件自動(dòng)編號(hào)方式，必須手動(dòng)輸入。3、word正文中插圖表（1）要先見文, 后見表, 即先在文中提到表, 再在其后見表。正文中的插圖表應(yīng)與文字緊密結(jié)合，文圖相符。（2）每一個(gè)表都要有表序和表題，表序和表題位于表的正上方。全文插圖表統(tǒng)一編序，表序?qū)懺诒眍}左方，空一格接寫表題，表題要簡(jiǎn)短明確，題末不帶標(biāo)點(diǎn)。表題字體采用5號(hào)宋體加粗，表內(nèi)文字采用5號(hào)，如排不下則使用6號(hào)字或更小字體。（3）表格的繪制應(yīng)遵循簡(jiǎn)潔、整齊的原則，避免使用復(fù)雜的格式。表格邊框不應(yīng)超出文檔頁面邊界，每張表格應(yīng)盡量排在同一頁面。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)文檔中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)按照漢語規(guī)范正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，禁止使用28、 “; .” 等英文輸入法狀態(tài)下的符號(hào)。其中，順序編號(hào)后應(yīng)使用頓號(hào)，不得使用“.”，但帶小括號(hào)和圓圈的序號(hào)不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（四）文檔署名發(fā)文署名應(yīng)使用全稱，如為物業(yè)公司，需使用全稱“蒙城助友物業(yè)管理有限公司”；如是各部門文，使用“蒙城鴻業(yè)地產(chǎn)公司總經(jīng)辦”等全稱，日期為發(fā)文當(dāng)天，其格式為：201x年xx月xx日。文檔署名應(yīng)居正文末段的右下方，日期在發(fā)文單位的正下方。二、office excel寫作規(guī)范（一）排放方式：所有“相同事件”都儲(chǔ)存到同一個(gè)工作表中建議在一個(gè)xls文件里，采用多sheet的方式，盡量將同一類表格排放在同一文件內(nèi)，sheet1，sheet2sheetN等名字可按照需要進(jìn)行修改；（二）文字格式文字大小按照清晰明了的原則自行選擇，同一sheet內(nèi)文字大小盡量相同，字體統(tǒng)一用宋體。三、office powerpoint寫作規(guī)范（一）文字格式與排版排版遵循“清晰，簡(jiǎn)潔，明了”原則，內(nèi)容為演講者提綱和重要精練內(nèi)容，需簡(jiǎn)明扼要，切忌花哨復(fù)雜。字體均使用黑體加粗，標(biāo)題類字體大小為36號(hào)，正文字體大小為26號(hào)。（二）動(dòng)畫設(shè)置規(guī)范允許簡(jiǎn)單動(dòng)畫效果，但切忌自定義復(fù)雜組合動(dòng)畫，避免冗繁。（三）插入內(nèi)容其插入圖、表須保持可編輯模式。注：文檔應(yīng)確保表意準(zhǔn)確，語句通順無歧義，請(qǐng)嚴(yán)格按照上訴規(guī)范要求對(duì)文檔等進(jìn)行修改和校對(duì)。