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1、XX公司會議管理辦法（試行）第一條為加強管理，節約資源，提高會議效率，保證各類會議的順利召開，會議室的規范有序使用，特制訂會議管理辦法。第二條適用范圍。本制度所指會議室為：公司本部辦公大樓五樓會議室、九樓電話會議室、二樓電視電話會議室。生活區二樓會議室。第三條會議室使用遵循“先全公司后部門、先緊急后一般”的原則，如遇會議室使用沖突，辦公室負責協調更改工作。第四條辦公室是本部會議室的歸口管理部門。未經黨政辦公室批準同意，任何部門和單位不得擅自使用會議室。第五條相關部門職責（一）黨政辦公室：負責公司本部會議室的統一協調和安排。（二）物業公司：全面負責會議室日常管理工作。負責會議室音響系統和通信聯調2、工作。（三）各科室：負責為承辦的會議申請會議室，并遵循本制度使用會議室。第六條會議室使用申請規定（一）會議室使用申請。如需使用會議室，由會議承辦科室至少提前一天填寫會議室使用申請單，并通過協同辦公系統上傳有關內容，并以書面或電子郵件形式向黨政辦公室遞交申請，辦公室統一協調安排會議室。如因工作需要，臨時使用會議室，會議承辦部門應至少提前一個小時向辦黨政公室申請，經黨政辦公室同意后方可使用。（二）會標。如需使用會標，由會議承辦部門在會議室使用申請單中提出會議名稱，經辦公室審核后，由xx業公司（可由會議承辦部門）制作、懸掛以及拆除會標。（三）座牌。如需使用座牌，由會議承辦部門提出參會人員名單，經辦公3、室審核后并制作，由會議承辦部門擺放座牌。重要會議，辦公室負責會前審查座牌擺放情況。（四）影音系統。如會議承辦部門在申請中提出需使用影音系統，辦公室審核同意后，xx物業公司牽頭，會同黨政辦公室做好相關準備，將影音設備置于良好狀態。會議室使用期間，工作人員要隨時監控影音系統使用情況，不得擅自離開工作崗位。第七條會議室日常管理規定（一）物業公司應指定專人負責會議室日常管理工作。（二）非會議室使用時間，無關人員不得隨意進入會議室；非專門操作人員不得進入調音室，不準隨意操作影音設備。（三）保持會議室干凈整潔。（四）會前準備工作。會議服務人員應提前30 分鐘做好各項會議準備工作，具體包括：根據天氣情況，提4、前使用空調；根據會議需要，制作并按規定擺放座牌，制作、懸掛會標，擺放鮮花和水果，提前開啟投影設備。（五）會議服務工作。會議服務人員應禮貌熱情地引導領導和客人進出會議室；會議室使用期間，會議服務人員不得擅自離開工作崗位；定時給領導和客人提供茶水服務（從主席臺或主要領導開始；洽談時從客方主要領導開始）；會議中間休息，應盡快整理會場，補充和更換各種用品。（六）會后注意事項。及時清理會場，收集座牌，拆除會標，關閉空調、照明、投影設備等；做完衛生后關閉門窗。（七）會議服務人員應定期對會議室電器設備、會議桌椅及消防設施進行檢查，防止丟失或損壞，發現問題須及時報告。第八條其他本制度自頒布之日起開始執行，未盡事宜由xx公司辦公室負責解釋。附表 1 xx公司會議室使用申請單申請部門申請時間經 辦 人聯系電話預約會議室參會人數參會領導預計會議時間月日時 分至 月日 時 分座 牌話 筒鮮花水果會議服務需求電 腦投影儀新聞報道會 標其它：辦公室審核意見分管領導審批備 注附表 2 Xx公司會議費用申請表會議名稱會議類別參會部門會議地點會議起止時間會議總人數參會領導會議預算（元）伙食補助費住宿費會場租金工雜費其他費用合計費用主辦部門負責人：年月日辦公室意見負責人：年月日分管領導批示公司總經理批示備注