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1、 機電產品采購管理規定2016年6月26日發布 2016年6月26日實施汽車集團公司 發布前 言本規定依據中華人民共和國招標投標法、中華人民共和國招標投標法實施條例、工程建設項目貨物招標投標管理辦法（國家發改委令第27號）、工程建設項目招標范圍和規模標準規定（國家計委令第3號）、機電產品國際招標投標實施辦法（商務部令13號）、評標委員會和評標方法暫行規定和集團公司采購管理規定等進行編制，是集團公司管理體系文件之一。本規定自發布之日起實施，機電產品采購控制程序（CA/A15-CX-009-2013）同時廢止。 本程序由集團公司采購部負責起草。本程序主要起草人：機電產品采購管理流程機電產品采購管理2、流程機電產品采購管理機電產品采購管理流程機電產品采購管理流程機電產品采購管理流程機電產品采購管理流程1 適用范圍本規定適用于集團公司職能部、分公司、全資子公司、控股子公司（分公司、全資子公司、控股子公司以下簡稱子公司）實施機電產品采購的管理控制，參股公司參照本規定執行。2 術語和定義2.1采購商務例會是集團公司采購部采購業務集體決策的形式之一。根據采購活動決策事項及職責權限，會議由部長或副部長主持，相關單位高級經理、二級經理及業務經辦人員參加。當子公司不采用采購商務例會制度時，應明確組織機構并授權其行使采購商務例會的職責和權限。2.2機電產品機電產品是指機械和電氣設備的總和，泛指機械產品、電工3、產品、電子產品和機電一體化產品等。3 職責3.1集團公司采購部負責制訂集團公司相關采購管理文件并監督執行；組織實施集團公司職能部項目的采購活動；完成各子公司委托的各項采購工作。 包括確定招標代理機構；編制、審核招標文件；對投標人進行資質審查；審核招標控制價；組建評標委員會；確定中標人；簽訂合同；合同管理；審查付款；組織單項工程驗收等。3.2各子公司采購部門負責制訂本單位的采購管理文件；組織本單位的采購活動。包括確定招標代理機構；編制、審核招標文件；對投標人進行資質審查；審核招標控制價；組建評標委員會；確定中標人；簽訂合同；合同管理；審查付款；組織單項工程驗收等。3.3需求部門負責編制采購需求計4、劃并報采購部門；參與招標代理機構的確定；參加投標人的資質審查；參與招標文件的編制；參加投標答疑；參加開標、評標、定標；合同管理；審查付款；參加單項工程驗收等。3.4法律事務部門負責對工程建設項目采購合同進行法律審查，防范、控制合同中的法律風險。4工作內容與要求4.1 工作程序4.1.1公開招標（100萬以上，含100萬）4.1.1.1需求部門向采購部門提交采購計劃及相應的技術文件。需求部門提供技術文件，采購部門提供商務條款。技術文件和商務條款中不能包含以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人的條件，并能滿足招標要求。4.1.1.3采購部門應根據不同項目的需求選擇具有相應資質的招標代理機構，依據項目5、可行性報告及批文與招標代理機構辦理委托招標協議書。4.1.1.4招標代理機構依據技術文件、商務條款及評標標準和方法編寫招標文件。采購部門、需求部門對招標文件內容進行確認后填寫招標/談判/詢價文件確認表。4.1.1.6招標代理機構應當在國家指定的報刊或者信息網絡上發布招標公告。4.1.1.7招標代理機構發售招標文件，發售日期不少于5日。4.1.1.8招標文件的澄清與修改，招標人對已發出的招標文件進行必要的澄清或者修改的，應當在提交投標文件截止時間至少15日前，以書面形式通知所有招標文件收受人。招標代理機構組建評標委員會，評標委員會由招標人代表和專家組成，成員人數為五人以上單數，專家不得少于成員總6、數的2/3。4.1.1.10招標代理機構負責組織接受投標，組織開標、評標等工作，評標委員會推薦中標候選人并提出書面評標報告。依據評標報告，經采購商務例會批準后，確定中標候選人，填寫中標人/供應商確定表。4.1.1.12招標代理機構進行中標候選人公示，公示期滿無異議，向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。4.1.1.13經法律事務部門審核后，采購部門依據中標通知書與中標供應商簽訂機電產品訂貨合同，組織驗收。4.1.1.14采購部門、需求部建立機電產品檔案，填寫存檔文件清單。4.1.2邀請招標（100萬-10萬，含10萬）4.1.2.1需求部門向采購部門提交采購計劃及相應7、的技術文件。采購部門根據采購需求選擇具有相應資質的招標代理機構。.4.1.2.3招標代理機構依據技術文件、商務條款及評標標準編寫招標文件。4.1.2.4采購部門和需求部門對招標文件內容進行確認后，采購部門、需求部門共同填寫招標/談判/詢價文件確認表。4.1.2.5需求部門、采購部門共同推薦三家以上具備相應資質、能力的潛在供應商。4.1.2.6采購部門和需求部門通過采購商務例會或會簽對潛在供應商進行確認并填寫潛在投標人/供應商確定表。招標代理機構發售招標文件。招標代理機構組建評標委員會，評標委員會由招標人代表和專家組成，成員人數為五人以上單數，專家不得少于成員總數的2/3。招標代理機構負責組織接8、受投標，組織開標、評標等工作，評標委員會推薦中標候選人并提出書面評標報告。依據評標報告，經采購商務例會批準后，確定中標人，填寫中標人/供應商確定表。4.1.2.11招標代理機構向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。4.1.2.12經法律事務部門審核后，采購部門與供應商簽訂機電產品訂貨合同，組織驗收。采購部門、需求部門建立機電產品檔案，填寫存檔文件清單。4.1.3競爭性談判（100萬-10萬，含10萬）需求部門向采購部門提交采購計劃及相應的技術文件。4.1.3.2采購部門根據需求部門的技術要求編制談判文件。4.1.3.3采購部門和需求部門對談判文件進行確認并填寫招標/談9、判/詢價文件確認表。4.1.3.4采購部門和需求部門共同推薦潛在供應商，經采購商務例會批準或會簽，填寫潛在投標人/供應商確定表。4.1.3.5采購部門向潛在供應商發出談判文件。4.1.3.6采購部門組建談判小組，談判小組由三人以上單數（含三人）組成，采購部門、需求部門各推薦一名評委并填寫招標/談判/詢價小組成員確認表。4.1.3.7談判小組所有成員集中與供應商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。4.1.3.8談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規定時間內10、進行最終報價，談判小組根據供應商的最終報價推薦候選供應商。通過商務例會或會簽確定供應商，對供應商進行確認并填寫中標人/供應商確定表。4.1.3.9采購部門發成交通知書。4.1.3.10經法律事務部門審核后，采購部門與供應商簽訂機電產品訂貨合同。組織驗收。采購部門、需求部門建立機電產品檔案，填寫存檔文件清單。 4.1.4內部邀請招標（100萬-10萬，含10萬）4.1.4.1需求部門向采購部門提交采購計劃及相應的技術文件。4.1.4.2 需求部門提供技術文件，采購部門提供商務條款。技術文件和商務條款中不能包含以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人的條件，并能滿足招標要求。4.1.4.3采購部門業務11、人員依據技術文件、商務條款、評標標準和方法編寫招標文件。4.1.4.4采購部門和需求部門對招標文件內容進行確認后，采購部門、需求部門共同填寫招標/談判/詢價文件確認表。4.1.4.5需求部門、采購部門共同推薦三家以上具備相應資質、有承擔招標項目能力的潛在供應商。4.1.4.6采購部門和需求部門通過采購商務例會或會簽對潛在供應商進行確認并填寫潛在投標人/供應商確定表。4.1.4.7采購部門向潛在投標人/供應商確定表中供應商發投標邀請書和招標文件。采購部門負責組建評標小組，小組由五人以上單數組成，采購部門、需求部門各推薦一名評委，填寫招標/談判/詢價小組成員確認表，由采購部門從專家庫中抽取其余評委12、。采購部門負責組織需求部門參與接受投標、開標、評標工作。4.1.4.10評標小組負責評標、推薦中標供應商，編寫評標報告。4.1.4.11采購部門、需求部門依據評標報告，經采購商務例會批準或會簽后，確定中標供應商，填寫中標人/供應商確定表。4.1.4.12采購部門依據中標人/供應商確定表，向供應商下發中標通知書。4.1.4.13經法律事務部門審核后，采購部門與供應商簽訂機電產品訂貨合同，組織驗收。采購部門、需求部門建立機電產品檔案，填寫存檔文件清單。4.1.5詢價采購（10萬以下）4.1.5.1需求部門向采購部門提交采購計劃及相應的技術文件。需求部門提供技術文件，采購部門提供商務條款。技術文件和13、商務條款中不能包含以不合理的條件限制或者排斥潛在供應商的條件，并能滿足采購要求。4.1.5.3采購部門對商務條款進行確認。4.1.5.4采購部門依據技術文件和商務條款編寫詢價單。4.1.5.5需求部門和采購部門共同推薦三家以上具備相應資質、有承擔項目能力的潛在供應商。4.1.5.6采購部門和需求部門通過會簽對潛在供應商進行確認并填寫潛在投標人/供應商確定表。采購部門負責組建詢價小組，小組由三人以上單數組成，填寫招標/談判/詢價小組成員確認表。4.1.5.8采購部門向潛在投標人/供應商推薦表中供應商下發詢價單。4.1.5.9詢價小組受理詢價文件4.1.5.10詢價小組推薦候選供應商，采購部門和需14、求部門通過會簽確定供應商，并填寫中標人/供應商確定表。4.1.5.11采購部門依據中標人/供應商確定表，向供應商下發成交通知書。4.1.5.12經法律事務部門審核后，采購部門與供應商簽訂機電產品訂貨合同。采購部門、需求部門建立機電產品檔案，填寫存檔文件清單，組織驗收。4.1.6單一來源采購4.1.6.1需求部門向采購部門提交采購計劃及相應的技術文件。需求部門提供技術文件，采購部門提供商務條款。技術文件和商務條款中不能包含以不合理的條件限制或者排斥潛在供應商的條件，并能滿足采購要求。4.1.6.3采購部門對交貨期限、付款方式等商務條款進行確認。4.1.6.4需求部門向采購部門提交單一來源采購報告15、。采購部門依據單一來源采購報告報采購商務例會確認。4.1.6.6需求部門將單一來源采購報告抄送監察部門、審計部備案。4.1.6.7采購部門向供應商下發技術、商務等相關文件。采購部門、需求部門共同組建談判小組，小組由三人以上單數組成，填寫招標/談判/詢價小組成員確認表。4.1.6.9采購部門組織談判小組與供應商進行技術、商務談判，編寫談判記錄，經采購商務例會批準后，填寫中標人/供應商確定表。4.1.6.10經法律事務部門審核后，采購部門依據中標人/供應商確定表與供應商簽訂機電產品訂貨合同。采購部門、需求部門建立機電產品檔案，填寫存檔文件清單，組織驗收。4.2 要求單一來源采購必須經批準后方可實施16、。4.2.2不得將需公開招標的項目化整為零或者以其他任何方式規避公開招標。4.2.3單項合同估算價格大于等于壹佰萬（100萬）人民幣的機電產品應當采用公開招標采購方式。4.2.4單項合同估算價格預計在100-10萬元（不含100萬）可以采用競爭性談判采購方式，內部邀請招標上競爭性談判的一種方式.4.2.5單項合同估算價格預計在10萬元以下，（不含10萬）可以采用詢價方式采購。4.2.6采購部門和中標人應當在投標有效期內并在中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件簽訂書面合同。采購部門和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。采購部門應與制造商直接簽訂供貨合同，不允許17、與代理商簽訂供貨合同，特殊情況必須經本部門領導批準實施。以外匯結算的進口產品除外（不含在國內合資生產有銷售權限的供應商） 。付款應嚴格按照合同的約定執行。進度付款必須由需求部門主管領導簽字方可執行，質保金付款應附質保期質量證明文件。4.2.9設備驗收工作必須嚴格按照合同的約定執行，采購部門組織由相關技術人員組成的驗收小組進行，預驗收、終驗收必須有驗收報告及相關領導簽字。4.2.10單位負責人為同一人或者存在控股、管理關系的不同單位，不得參加同一招標項目的投標。一個制造商對同一品牌同一型號的貨物，僅能委托一個代理商參加投標。4.2.11招標過程中如出現不足三家供應商參加投標的，須查明原因經采購商18、務例會批準后方可實施。4.2.12如在采購過程中，向潛在承包商提供的資料涉及集團公司技術秘密或商業秘密的，應根據采購人的要求簽訂保密協議。對依據集團公司商務合作禁止行為暫行規定所發布的“黑名單”合作商，招標及采購環節不得引進。4.2.14本程序所指的采購產品，不含以外匯方式進行結算的進口機電產品。4.2.15檔案的儲存、管理應嚴格執行集團公司檔案管理館的相關規定。5相關文件5.1中華人民共和國招投標法5.2中華人民共和國招投標法實施條例5.3中華人民共和國合同法5.4評標委員會和評標方法暫行規定5.5集團公司采購管理規定5.6集團公司商務合作禁止行為暫行規定6 相關記錄及保存期6.1采購計劃 19、保存期五年6.2委托招標協議書 保存期五年6.3單一來源采購報告 保存期五年6.4招標文件確認表 保存期五年6.5潛在投標人/供應商確定表 保存期五年6.6評標/談判/詢價/小組成員確認表 保存期五年6.7招標/談判文件 保存期五年6.8詢價單 保存期五年6.9集團公司人員簽到表 保存期五年6.10投標人簽到表 保存期五年6.11專家評委簽到表 保存期五年6.12詢價/談判記錄 保存期五年6.13投標文件 保存期五年6.14開標一覽表 保存期五年6.15評標報告 保存期五年6.16中標人/供應商確定表 保存期五年6.17中標通知書 保存期五年6.18成交通知書 保存期五年6.19機電產品訂貨合同 保存期十年