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1、1、目的本制度明確規定公司會議種類、組織及會務管理等工作相關內容，確保會議召開的質量和效率，推動對會議決議的執行。2、范圍本制度適用于富清科技公司各部門召開的各項會議的組織與管理。3、權責3.1人力資源部協助公司管理層確定公司會議的種類，組織會議進行、以及制定、發布和推廣會務管理相關制度；3.2會議主辦部門負責各項會議的會議申請、通知、組織、記錄及會議決議催辦落實完成工作。4、會議召開原則 4.1 高效。凡召開的會議應具備必要性，注重實效，主題鮮明，準備充分。會議組織者應將會議主持者、議題、議程、時間、地點等安排預先告知與會者； 4.2 精簡。大力精簡會議，盡量縮短會期，減少與會人員，能合并召2、開的會議要盡可能統籌合并；4.3 務實。把工作重點放在深入實際，加強調研和督查，集中精力研究和解決實際問題上，可采取現場辦公會議等形式，及時協調研究解決有關問題； 4.4節約。會議召開倡導勤儉節約，會議地點安排在公司內進行，特殊情況需經公司管理層批準，會議所需經費由主辦部門負責申報，人力資源部審核。5、會議分類5.1 公司級會議：主要包括年度員工大會、工作總結會（月度/季度/年度）、月度經營研討會、營銷總結會（季度/年度）、業務相關會議(如客戶或供應商研討會、洽談會，座談會等)及各類臨時召開的代表大會；5.2例會:公司各一級部門周例會、月度例會；5.3專項會議：項目研討會、業務綜合會(如計劃協3、調會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等)。6、會議周期及時間安排7、會議申報及組織6.1各部門須按照事先規定的會議時間、與會人員、會議報告內容等做好充分準備參會；6.2會議通知：列入會議計劃的會議通知由人力資源部統一安排，會議通知須提前一天以文字或電話發出。各部自行安排的小范圍會議可自行安排；6.3如召開須上級部門參與的不定期會議，由會議主辦單位根據工作需要和會議內容，向上一級單位提出，提報會議申請單，詳見附件一。經上級單位審批，如批準開會，會前準備相關事宜由會議主辦單位負責，同時參照本程序執行；6.4會議籌備工作：根據會議內容，由會議主辦部門負責組織，會議相關部門配合完成4、具體工作的籌備與落實（包括：領導講話、會場布置、橫幅標識、安全保衛、音響、會議通知、會議方案等）； 6.5會議簽到：會議主辦部門應事先準備簽到表、冊。中小型會議實行個人簽到，規模較大的會議實行部門領導簽到。會議結束時，主辦部門可對各單位的出勤情況進行檢查或抽查； 6.6會議文件及會議檔案：全員性會議的文件由主辦部門準備，會議結束后，應及時將完整的會議文件整理歸檔，按規定時間移交到人力資源部存檔；一般性工作會議由主辦部門負責會議記錄和紀要整理，會議紀要經部門負責人簽發后，公布執行并發至相關部門備忘；6.7與平級或縱向溝通的不定期會議召開，由會議發起單位提出并參照本程序執行。7、會議要求及紀律7.5、1會議接待由會議主辦部門負責，會議召開前5分鐘進行簽到，須準確統計會議人數并留存檔案資料，詳見會議簽到表附件三；7.2會議相關部門負責在會前將與會議相關的參閱資料及時、準確分發至與會人員；7.3會議記錄由會議主辦部門負責記錄；7.4與會人員應做到不遲到，不早退，因故不能參加會議應提前向主辦會議部門請假；有事離開會場需向會議組織者請假；會議期間應關閉通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主題無關的事；7.5 會議內容有保密事項時，與會者必須嚴格遵守保密紀律；7.6人力資源部將于會議召開后對會議紀律執行情況（包括會議出勤、請假制度履行情況及會風會紀情況）在全公司范圍內通報。各部門負責人要重視對會議紀律6、的執行，以身作則，促進良好會風的形成。8、會后工作跟進8.1主辦部門負責整理及下發會議紀要（詳見附件四）及會議決議的催辦；8.2會后聚餐、娛樂等活動由人力資源部組織、協調，會議主辦部門應在會議召開前通知人力資源部，以便提前準備安排；8.3會議文件材料的立卷歸檔，建立會議檔案。8.3.1主辦部門負責會議的相關材料保存，如會議通知、會議議程、簽到表、會議紀要、會議報告等文書須一并收集、整理齊全，按一會一卷的立卷方法設立案卷；8.3.2部門內部會議均需將會議議程、簽到表、會議紀要、會議報告等文書備份呈報總經理。9、會議室使用管理辦法9.1 管理歸口9.1.1人力資源部負責會議室的統籌管理和協調安排使7、用。9.1.2日常管理具體：會議室內財產的保管、衛生保潔、門窗及電器的關閉、使用交接手續辦理、鑰匙交接等。9.1.3所有會議室的燈光、音響、多媒體投影等的操控工作、日常調試及報修工作均由網絡管理員或總經辦指定專人負責。9.2 使用范圍及預約程序9.2.1按照“會議管理制度”之規定，列入每周會議計劃的會議優先編排使用會議室；各部如需使用會議室一般要提前1天向人力資源部申請預約，以便統籌安排使用。若各部擬預約的會議室使用時間與每周列入會議計劃或已預定的會議室與臨時性重要會議發生沖突時，以重要會議為先。9.2.2外部租賃會議室主要用于全公司的大型活動及重要會議等，如有特殊活動需要，需經公司管理層批準8、，方可執行租用安排。9.2.3申請使用會議室可在公用盤下載申請表，要求要逐項填寫申請單中各項內容，并在“其它說明”欄中注明參會人數、需使用設施等，經批準后方可使用；嚴禁擅自使用會議室。9.3 使用規定9.3.1按照“誰使用誰負責”的原則，使用部門須派專人負責本部門活動期間的管理及安全工作。9.3.2會議期間非與會人員不得隨意進入會議室。9.3.3凡進入會議室的人員必須自覺遵守會議室使用管理規定。講衛生，不得喧嘩、不得損壞公物、不得損壞公用設施。對于違反本規定的人員，人力資源部或指定管理人員有權制止、教育、直至給予行政處罰。9.3.4會議室使用結束后，使用部門必須負責關閉電源、還原設施，做好衛生保潔。如發現公用設施損壞等情況要及時主動報告人力資源部，以便安排及時修復，對因使用不當造成設施損壞和發現問題不及時申報的，一經發現查實，追究當事人和部門領導的責任。9.3.5對于不按規定要求使用會議室的部門，人力資源部有權提出批評，并在其再次申請使用會議室時提出明確要求。