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1、綜合管理部部門制度（內部文件）目錄第一部分 部門組織結構與崗位職責一、 組織機構設置二、 部門工作范圍三、 部門工作職責四、 各崗位職責說明第二部分 行政管理制度五、 公章使用管理規定六、 公務用車管理規定七、 班車管理制度規定八、 辦公用品管理規定九、 檔案管理規定十、 文件會簽管理規定十一、例會管理規定十二、固定資產管理規定十三、安全管理規定十四、溝通制度管理規定十五、突發問題處理管理規定具體十六、接待流程管理規定十七、附對班車、商務用車管理的使用表格第一章 部門組織結構與崗位職責一、 部門組織結構設置圖綜合管理部經理 行政部助理 司機二、 部門工作范圍綜合管理部的工作范圍概括為業務類、日2、常事務類、組織協調類、監督控制類、考核類、服務類等工作。1、 業務類工作包括：行政公文寫作、處理；企業文化建設；例會管理；檔案管理；印件管理；證照管理；人事管理；信息處理、管理；固定資產管理；公務車輛管理；辦公環境管理；安全管理；社會福利管理等。2、 日常事務類工作包括：辦公用品的計劃、購買、領用、文字資料的處理、復印，傳真的接收、發送，報刊、雜志的收發；文件簽發、歸檔；介紹信的日常規范使用；印章的日常規范使用；招待物質的規范購置及日常使用；會議通知、會議室的計劃使用；公務車輛的調度安排、日常養護、修理、報銷等事宜；備用金的使用及報銷事宜。3、 組織協調類工作包括：各類活動的計劃、組織、安排、3、實施，本單位證照年檢事宜；商務車輛的年檢。維修保養等事宜，及各部門要求工作協調和與合同方工作對接，預警處理突發事情等事宜。4、 監督控制類工作包括：本單位固話費用的審核，水、電費的審核和續交事宜；招待費用、管理費用的控制；統一匯總各部門工作績效考核；合理規避各部門將會出現的工作失誤。預警處理工作失誤；監督備用金報銷費用的審核等。5、 考核類工作包括：全面負責匯總本單位各部門的日常績效考核工作和總結年度績效考核評價工作。6、 服務類工作包括：日常來訪招待安排及領導臨時安排的其他事宜。三、 部門工作職責（1）統籌制定人力資源規劃、在廠長領導下負責本單位具體管理工作的布置、實施、監督；(2)負責企業4、文化的構建；(3)負責人事檔案綜合管理及信息管理；(4)負責會議召開、接待及公共關系的協調及維護；(5)負責人事招聘、錄用、培訓、解聘、作績效考核、員工考勤等；(6)負責薪資福利、假期與勞動合同、保險統籌管理；（7）負責本單位辦公設備、辦公用品的購置和使用管理，維護良好的辦公環境；（8）負責車輛與各類牌照票務管理等工作；（9）負責其他人事行政等綜合性事物工作；四、 各崗位分工及職責劃分1.綜合管理部經理職責說明：（1） 根據本單位戰略發展要求，制定人力資源規劃，為人事決策提供建議；（2） 負責高層管理團隊的會議事務，保持與高層管理人員的聯系與溝通；（3） 負責對外聯系與計劃、實施，建立完善良好5、的外部人脈網絡；（4） 負責組織編制本單位各項人事、行政管理制度、指揮協調本單位人事、行政管理工作，并監督各負責人落實本單位制度；（5） 根據各部門崗位職責說明做好部門人員的編制、員工培訓、晉升方案等；（6） 根據各部門崗位職責做好部門編制計劃，合理的制定招聘計劃；（7） 負責制定本單位年度人事經費預算及預算計劃的執行管理、嚴格控制本各部門各項支出；（8） 負責管理本單位的固定資產和辦公用品等；（9） 負責管理本單位勞動合同書、人事檔案；（10） 負責協調處理各部門的員工關系，受理員工建議及投訴，處理相關勞資糾紛；（11）負責組織、召開本單位各項重要會議，發布會議紀要，跟蹤落實會議精神。（126、）負責本單位行政文件管理；（13）負責對本單位安全工作的管理；（14）負責對本單位后勤工作的管理；（15）負責組織進行企業文化建設、宣傳，了解員工滿意度情況；（16）制定本單位的部門培訓計劃；（17）負責管理、培訓、激勵、考核直接下屬員工。2、行政助理職責說明：（1） 負責人事、行政具體事務的開展、運作；（2） 負責人事招聘計劃和安排及對入職、在職及離職人員的管理；（3） 協調部門負責人做好針對性的培訓計劃及監督實施情況；（4） 協調部門負責人根據各部門的績效考核辦法，進行績效考核；（5） 組織、實施人事行政及本單位其他規定的制定與修改；（6） 負責應急處理一些本單位的突發事件；（7） 負責本7、單位后勤管理（辦公環境的維護）；（8） 負責對外聯系和溝通及接待工作；（9） 合理化評估本單位行政保障系統的改善和管理；（10） 對人事、行政及后勤方面的監督、跟進和向上級反饋信息；（11） 協調部門負責人對各項工作的審核、評估和協助處理；（12） 根據本單位出勤、休假等工作紀律規定、檢查、記錄員工的考勤及各種休假信息；負責收集、核實、匯總統計、處理員工的獎懲事宜，確保本單位紀律的準確性落實；（13） 關于本單位文化的推廣活動例如：訂閱號、網站、服務號微博等內容維護及采編；（14） 備用金報銷審核事宜，辦理并報銷本單位班車維護保養事宜；（15） 根據領導指示，負責計劃安排車輛的日常調度使用，合8、理調配班車司機的工作時間和工作事項；（16） 對班車駕駛員進行日常運行管理和車輛事務的綜合管理，監督班車的使用情況，定時查看班車有無違章情況并予以上報部門負責人；（17） 負責有效規避各部門員工可能出現的工作對接失誤問題。3、班車司機的職責說明（1）負責在部門領導指揮和安排下，認真做好安全駕駛工作，確保自身及出行人員的人身安全；（2）工作時積極主動，具備服務意識，服從工作非配，對領導和員工要保持一致的熱情服務態度；（3）有嚴格的安全駕駛意識，按時出車，不出情緒車；（4）具備良好的駕駛習慣，愛護車輛，定時清潔車輛。第二部分 管理制度五、公章的使用規定印章原則上廠長和財務各自保管，如遇特殊情況下則9、需要在業務部門使用時，應嚴格執行用章登記簽字制度，先登記后用章。需廠長審核同意后方能使用本單位印章，并由綜合管理部同意登記并記錄使用事項、使用時間、及使用人員。六、公務車輛管理規定（一）訂立本制度的目的：為進一步規范車輛的管理，合理有效地使用車輛，最大限度節約成本，更有效地控制車輛使用，特制訂本制度。（二）綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容：（1）綜合管理部對車輛進行全面管理，包括車輛的調度、維修、保養、審驗、車輛事故的處理、油耗（公里數）的統計、班車駕駛員的考勤、考核、安全教育；車輛相關費用的報銷等；（2）各類車輛證照、保險及車輛其他等涉外事務，經司機報綜合管理部負責人，統一辦理；（310、）所有車輛的檔案均有綜合管理部統一保管；（4） 本單位任何車輛外借必須報廠長批準方可；（5） 車輛的使用范圍：a、 公務緊急，必須立即完成的工作；b、 到銀行存取大量現金或者其他不便攜帶的物品；c、 因公到交通不便的地方；d、 重要公務活動，接待重要客人或者關系單位用車；e、 其他經允許的特殊情況用車。（6）本單位公務用車統一由綜合管理部派遣，應遵循“先急后緩”的使用原則，按照同一方向集中派遣，盡量壓縮車輛使用頻率，減少車輛的使用成本。（7） 有商務用車需求時，用車人應得到部門負責人同意后，告知綜合管理部提前準備好車輛，綜合管理部審核其填寫的派車單，明確用車人姓名、出行時間、地點、用車事由及返11、回時間，加蓋綜合部專用章后方才生效（派車單僅限當日使用）備注：日常用車需提前15分鐘前申請；長途用車需提前一天申請。（8）車輛返回本單位內，用車司機必須將填寫完整的派車單送至綜合管理部，行政助理必須做好車輛的出行登記，并根據實際派車情況對車輛行駛公里數、油耗進行登記。（9）綜合管理部負責對車輛的用油進行監督。控制，節約開支，這一項也將納入到綜合管理部績效考核中。（10）用車司機使用加油卡加油時不得為外來車輛加油或者換購物品，在用現金加油時，應保留好每次加油的小票，行政助理于每月底之前按順序粘貼在車輛油耗統計表上。并做好記錄，以待備查。（三）綜合管理部對于車輛的維修保養程序管理內容（1）用車司機12、發現車輛故障或者需要保養時，應先填寫車輛請修單，并注明維修或者保養項目，報部門負責人審核后確定是否需要維修或者保養，并確定維修或者保養費用的限額。（2）由于用車司機操作不當或者疏于保養，導致車輛損壞或者故障的，用車司機需承擔20%的維修費用。（3）如發生交通事故時，用車司機應先按交通管理法事故處理程序處理，同時報綜合管理部負責人，應及時通知保險本單位進行定損，保存好索賠材料，并及時送修事故車輛，所有事故的定損資料，綜合管理部必須登記完整，存檔備查。（4）發生大小事故，用車司機應接受調查處理，如實寫出事故經過，綜合管理部部門負責人應對其進行談話教育，使其認識到錯誤和危害，接受處理決定。（5）如遇13、我方司機交通過錯的，依事故程度，給與扣除績效工資的處罰（6）對于典型事故案例，綜合管理部要及時組織召開事故分析會，吸取教訓，總結經驗，制定整改措施，防止類似事故發生。發生重大事故的，本單位將行文通報，并對用車司機采取經濟處罰，并享有辭退權力，必要時通過法律手段追究其民事附帶刑事責任。（7）綜合管理部對全年無事故的司機，給與安全行車獎勵，獎金依本單位的經營狀況而定。七、班車管理制度規定（一）訂立的目的：為了加強班車管理，切實解決本單位員工上下班乘車問題，結合本單位的現有情況，特制定本制度。(二)綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1）確定班車發車路線及時間（根據實際情況定）；（根據工作時間14、為準，如有所調整，以調整時間為準）。（2）綜合管理部必須監督，本單位班車要嚴格遵守班車線路及發車時間，不得擅自調整站、行車路線、發車時間，駕駛員不得私自在路上搭乘非乘車人員。（3）班車駕駛員職責A、班車駕駛員應當提前15分鐘到崗，做好車輛發車前的安全檢查等所有準備工作。應當加強對班車的安全監督檢查工作，定期對班車進行檢查，排除隱患，保持車況良好，確保安全行駛。要嚴格規范班車運營行為。駕駛員要遵守各項管理制度和交通規則，遵紀守法，發揚團結協作的精神，服從本單位安排，認真履行工作職責。B、駕駛員應當于每天早晚出車完畢后，對發動機、傳動制動轉向機構、燈光等部位進行檢查，并做好一般調整。對班車環境衛生15、進行打掃，關閉車窗、門窗等。C、班車駕駛員因事、因病請假，必須提前經綜合管理部批準，不得因故停運。D、班車駕駛員應當以班車運營安全及乘客安全為先，嚴格執行交通規則和駕駛規程，服從公安、公路、交通等部門管理人員的指揮，自覺維護交通秩序。未經許可不得將車輛交給其他人駕駛，不得超載、違章駕駛和酒后行車，并嚴格控制班車時速。違章罰款由班車駕駛員自負。E、如遇大霧、雨、雪等惡劣天氣，出車易造成事故時，班車出車前，駕駛員要向綜合管理部部門負責人員請示，經同意后方可出行。F、車輛每次加油，司機需在加油登記表清楚填寫。G、駕駛員依照規定認真履行工作職責，由綜合管理部負責日常管理和考核。H、班車駕駛員需要盡保管16、人之責愛護車輛，適時維修和保養車輛，保證車輛設備和車容內外清潔完好，能夠正常運轉，班車如有異常、損壞，駕駛員需及時向綜合管理部匯報。車輛運行中出現機械故障或需要正常保養時，駕駛員要及時向主管部門匯報。（參照本單位商務車輛管理規定）八、辦公用品管理規定綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1）購置的辦公用品需按購買單據分類入庫，由行政助理統一詳細登記后填寫庫存登記表，購買用品要有齊全的報銷憑證，并按節約的原則，嚴格按照各部門辦公文具申請領用表執行。（2）行政助理要合理控制各部門員工辦公用品的使用情況，員工應從本單位節約開支出發，愛惜使用各自的辦公用品，做到物盡其用，（3）各部門確定了辦公文具17、的具體使用員工后，由行政助理按表統一時間發放，還應督促領用人在領用后簽字。如部門計劃有結余的，累計沖抵下月辦公用品需求計劃，超計劃領用的須經由部門經理另簽補充計劃表，并且綜合管理部要記錄在案。（4）辦公用品的庫存管理：在計劃、控制的前提下。對節余的辦公用品進行計價，核算金額納入綜合管理部部門年度工作考核指標中。九、檔案管理規定（一） 訂立檔案管理制度的目的：為妥善保管記載本單位發展的各類資料，將各部門處理完畢或者批存的文件材料立卷歸檔，特制訂本制度。解釋說明：立卷歸檔的資料指從事經營管理、本單位文化建設等活動中形成的對本單位有保存價值的各種文字、圖標、聲像等歷史記錄。（二）綜合管理部對于此項規18、定的具體管理工作內容（1）遵循檔案分類、年度劃分、部門劃分法進行歸檔，有董事會（董字）、行政管理（管字）、經營管理（經字）、勞動人事（人字）、紀律規定（紀字），按本年度時間發生的順序進行編號。（2） 歸檔時應按以下標準執行:（a）文件材料按照批復在前、請示在后、正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后的排序原則;(b)文件歸檔一律采用標準A4紙張，禁止用鉛筆、圓珠筆、復寫紙、傳真紙; （c）歸檔分為永久、長期、短期分別保存，永久保存的包括：本單位章程、股東名冊、董事會及股東會記錄、政府機關核準文件；長期保存的包括：各部門規章制度、員工檔案；短期：一事一結的19、資料; （d）歸檔文件要有目錄和編號，并有電子版記錄方便查找。十、文件會簽制度規定（一）訂立目的：為進一步加強文件管理制度，規范文件審核會簽工作，特制訂本制度。解釋說明：文件會簽制度是指控制文件時，如文件內容涉及其他部門的職能和業務，由綜合管理部提出，相關部門就文件相關事宜進行討論、協商并簽署意見的工作制度。（二） 綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1） 綜合部負責審查文件是否必要和可行；（2） 是否符合本單位相關制度和規定等；（3） 文件是否規范、科學、準確、恰當；（4） 嚴格按照會簽程序辦事：各部門負責人起草各自部門的文件，再起草人負責送至其他需要會簽的各部門，廠長具有會簽文件的最20、終定奪權，在文件會簽上標注最終意見。由綜合管理部負責監督各部門此環節的流程時間。（5） 對于已經由廠長簽署并且實施的會簽文件或者制度，綜合管理部門要負責書面提醒相關部門予以執行，對于已會簽完畢的制度，綜合管理部要監督各部門的執行情況，必要時要組織本單位員工集體學習。十一、例會管理規定（一）訂立例會管理制度的目的：為更好地傳達、落實各類會議形成的決議，初進相關工作的進展，特制訂本制度。解釋說明：本單位會議現階段主要有周例會和月例會，會議采用各部門負責人輪流主持的原則。（1） 周例會的目的是梳理各部門一周內工作安排和需要其他部門協調支持的會議思路，為下周的工作開展提供清晰的思路；月例會的目的是對上21、月工作完成情況的總結，未完成的工作事項說明原因和需要領導協調和支持解決的方法。（二）綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容：周、月例會原則上由綜合管理部通知定期舉行，并監督會議相關人員準時開會，由行政助理做好會議記錄后，整理后發送至廠長簽批存檔。十二、本單位固定資產管理規定（一）訂立本單位固定資產制度的目的：為了加強本單位的固定資產的管理、規范管理流程，明確在申購、采購、使用、報廢等各環節，結合本單位現有的實際情況，特制訂本制度。解釋說明：固定資產的分類：1、電子設備：顯示器、主機、打印機、傳真機、復印機、掃描儀、投影儀、相機、移動硬盤、電話、移動光驅等相關辦公設備；2、辦公家具：辦公桌椅、22、資料柜、文件柜、3、其他：一切與本單位經營、辦公有關的其他物品。固定資產的購置、驗收、領用、變更、報廢等，都統一由綜合管理部管理，分發到個人使用的固定資產，有員工個人管理和保管。二、 綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1） 審核各部門要求申購的固定資產是否合理；（2） 驗收采購的固定置產質量是否合格；（3） 將固定資產的日常管理列入電子版和標簽化管理；（4） 審核使用年限過長的固定資產是否可以報廢；（5） 對固定資產編號、登記、每年年底進行盤點，做到賬物相符；（6） 綜合管理部負責監管分配到本單位個人使用規定的固定資產，保持固定資產的日常清潔維護，并及時上報維修和更換的需求。1、出現以23、下情形的，綜合管理部可將固定資產可以申請報廢：（1） 超出使用期限，并已沒有使用價值；（2） 雖在使用期內，但已經不能正常使用的；（3） 非正常損耗，已無使用價值；由綜合管理部提出報廢申請，并由相關部門負責人簽字上報廠長審批。綜合管理部備份存檔。2、 固定資產的年底清查a、 本單位建立固定資產盤點制度，由綜合管理部和財務部共同執行，使用部門配合執行原則b、 固定資產的盤點應填制電子版的“固定資產盤點明細表”，詳細反映所盤點的固定資產的實有數、擁有人、存放部門、使用情況、并與固定資產賬面數核對，做到帳物相符，若有盤盈或者盤虧的情況，列出原因和責任，報綜合管理部負責人、財務部和廠長批準，財務部進行24、相應的財務調整。十三、安全管理規定：綜合管理部負責辦公室的開關門時間，下班前認真檢查辦公室門窗、電燈、電器設備、電源關閉情況，確保無安全隱患。（此項要求是下班后關閉本單位總電閘）十四、本單位內部工作溝通管理制度規定解釋說明：工作溝通分為本單位內部及與合同方的外部溝通二部分，形式上分為正式文件溝通、例會溝通、非正式溝通（一） 訂立溝通管理制度的目的：為提高工作效率，避免出現因內部各環節溝通不及時或者不順暢導致的工作脫節、推諉現象，根據本單位管理要求及實際工作需要，特制訂本制度。，（二）綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1） 本制度適用于本單位所有員工，綜合管理部負責監控和管理。（2） 綜25、合管理部負責本單位例會、臨時性會議的通知、召集，會議物料的準備、會議記錄及會議決議追蹤及呈報。（3） 廠長郵箱定期收發未定稿或者需要廠長修改并回復的郵件，由綜合管理部相關負責人進行催促與反饋。（4） 綜合管理部負責傳達本單位高層決議事項和廠長指令的通知。傳達及落實情況。（5） 綜合管理部相關人員負責協調各部門的聯絡、辦理。（6） 定期或者不定期向廠長或者綜合部負責人作工作匯報。（7） 溝通形式（a）日匯報溝通流程各部門員工部門負責人廠長（b） 匯報內容:當天本人從事和組織完成的具體工作、第二天的工作計劃和安排，提出工作中存在的問題及需要協助的部分。(c) 匯報時間應在部門負責人或者廠長工作方便26、的時間，盡量語言簡潔，匯報內容具體實際。時間應控制在20分鐘內。(d) 匯報形式可采用口頭方式，如遇特殊情況不能及時匯報的，需提前向部門負責人或者廠長說明原因，以其他方式補報。（電子郵箱、電話、QQ、飛鴿）(e)除工作接觸外，各部門負責人應定期或者不定期與下屬員工進行交談溝通，以增進彼此的了解，掌握各部門人員的動態信息.備注：本單位的重要事件和最新決策和通知要統一在本單位群內和微信圈中公布。2、本單位外部溝通制度：為樹立本單位良好的外部形象，本單位內部工作需要協調的信息能夠準確、快速的傳遞給合同方，特制訂本制度。(a)外部溝通的形式：可采用電子化文件和QQ聯絡、電話形式進行工作的傳達和匯報等(27、三)綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1）綜合管理部負責外部信息的接收、聯系和溝通，及時傳遞相關信息，以便本單位各部門能夠有針對性的及時解決。（2）由綜合管理部匯總各部門需要與合同方對接的工作事項和需要合同方協調處理的工作內容，統一由綜合管理部進行匯總并與外部溝通交流（3）原則上溝通態度上要做到禮貌、正式，如遇解決不了的問題，應及時上報綜合管理部負責人，如有突發事件，應請示廠長后再做對外答復。十五、本單位各部門突發問題處理制度規定（一）制定制度的目的：為了提高本單位處置突發事件和保障本單位正常經營，最大限度地預防和減少突發工作失誤對造成對本單位的不良影響，維護本單位長久的穩定，結合本單28、位實際情況，特制訂本制度本制度的解釋：本制度管理所說的突發問題是指對本單位經營及對本單位的聲譽會產生影響的工作失誤，需要采取應急處置措施及預發性的合理規避及其處理工作失誤的相關員工的辦法。（二）綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1）綜合管理部以監督和預防為主，預防與應急相結合。如信息類：本單位部門發布的信息出現重大遺漏或者錯誤，對本單位造成了重大影響，造成了合作方的不信任等，綜合管理部應在第一時間上報本單位廠長，批準后以本單位統一口徑對外進行及時、積極誠實的溝通道歉，盡可能挽回本單位的形象和聲譽。如遇合作方提出其他要求的，應及時記錄并且上報本單位領導層，待領導層得出處理意見時，答復合作29、方。出現工作失誤的員工應牢固樹立全局觀念，服從本單位的統一處理安排，不得自行處理，不得損害本單位的利益及對外形象。綜合管理部應該組織本單位各部門相關人員對此次工作的疏忽而造成的信任危機和本單位的信譽損失進行總結反思。作出客觀的評價，對處置措施過程中的薄弱環節進行整改，彌補處理工作事故的過程漏洞。合理建議相關制度的不完善及需補充的地方。（2）獎懲制度對工作出現事故問題的人員實行責任追究制度，本單位將對其給與批評、警告，如遇屢次違規員工，在經濟上進行處罰，依工作問題出現事故的輕重程度，將績效獎金按半數發放甚至全部扣除，甚至作出崗位工資下調的處理方式。十六、外來人員接待管理制度規定（一）訂立的目的：30、為使本單位接待工作有所遵循，特制訂本制度。（二）綜合管理部對于此項規定的具體管理工作內容（1）如遇外來人員到本單位找各部門員工的，綜合管理部應做好相應的登記或者轉告事宜；如遇外來客人找廠長，恰巧廠長外出，應做好記錄，并避及來訪客人，電話私下詢問廠長是否愿意接洽，如得到廠長答復應允，則應禮貌性提供茶水和報刊等做好服務工作。如廠長不方便接洽時，應禮貌技巧性地委婉拒絕。（2） 外來人員不得在本單位瞎逛、大聲喧嘩，未經領導同意，不得提供本單位任何文件、資料等。（3） 如有招待就餐需要，報廠長批準后，以節約的原則，周到、禮貌地安排來訪客人的就餐需要。（4） 如廠長有特別指示的，應提前做好電話預定就餐地點的準備，作好菜品的安排及陪同結賬事宜。十七、附班車、商務用車的管理使用表格：（車輛調派單、車輛油耗統計表、車輛請修單、加油登記表）（1）調派單華能延安電廠籌建處車輛調派單車號序號出車日期目的地派遣事由返回時間車輛里程表派車人1234567（2） 車輛油耗統計表 （3） 車輛請修單