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1、浙江仙鄉(xiāng)農業(yè)開發(fā)有限公司費用報銷管理制度 目 錄第一部分 總則 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2第二部分 借支管理規(guī)定及流程 . . . . . . . . . . . . .2第三部分 日常費用報銷制度及流程 . . . . . . . . . . 3第四部分 費用審批及管理 . . . . . . . . . . . . . . . .10第五部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程 . . .11第六部分 專項支出財務報銷制度及流程. . . . . . . .12 第七部分 報銷時間的具體規(guī)定 . . . . . . . . .2、 . . . . 13第八部分 附則. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13費用報銷制度及報銷流程第一部分 總則第一條 為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條 本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度結合本公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支付、工程相關支出及專項支出等。以下分別說明與報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。第三條 本制度適用公司所有部門及全體員工。 第二部分 借支管理規(guī)定及流程第四條 借款管理規(guī)定(一) 出差借3、款：出差人員必須事先填寫出差申請單，憑經(jīng)總經(jīng)理審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，并于在出差返回后的5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。(二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應事先填制借款單，憑經(jīng)總經(jīng)理簽批后的借款單辦理借款，并在業(yè)務完成后應及時報帳。除業(yè)務周轉金的借款外，其他項目的借款，原則上不允許跨月借支。(三) 各項借款總額若超過5000元的，應提前一天通知財務部備款。(四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；（2）借款辦理業(yè)務未使用完的剩余款額應在報銷時及時歸還，不得私自挪用于其他項4、目或自用。 (五) 上次借款未還者，原則上不得再次借款（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理特批）；未及時銷賬而導致的逾期未償還的因公借款，如無特殊原因，財務將轉為個人借款，并從借款人本人當月工資中足額扣回。 第五條 借款流程：(一) 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。(二) 審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字財務經(jīng)理復核總經(jīng)理審批。（金額過大須由董事長審批）(三) 財務付款：借款人憑已完成審批流程后的借款單到財務部出納處辦理領款手續(xù)。 第三部分 日常費用報銷制度及流程 日常費用項目 主要包括：差旅費、通訊費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、5、培訓費、資料費、會議費、運輸費、水電費、修理費、車輛費用等。第六條 費用報銷的一般規(guī)定(一) 報銷人必須取得相應的合法票據(jù)(相關規(guī)定見本制度第三部分中“原始憑證（發(fā)票）有效性的規(guī)定”),且發(fā)票背面需有經(jīng)辦人簽名。(二) 填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真填寫，注明單據(jù)附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內容或事由，并按財務要求粘貼應報銷的票據(jù)（相關規(guī)定詳見本制度第三部分“費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求”）。(三) 按規(guī)定的審批程序報批。（詳見本制度第三部分中“費用審批流程圖”）。(三) 報銷金額在5000元及以上者，需提前一天通知財務部以便備款。第6、七條 費用報銷的一般流程 報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單部門經(jīng)理審核簽字財務部門復核總經(jīng)理審批出納審核付款經(jīng)辦人（報賬人）簽字領款。（注：報銷金額過大，超出總經(jīng)理審批權限的，須由董事長審批）費用審批流程圖：財務部門復核簽字經(jīng)辦人填寫費用報銷單并附有 關 單 據(jù)部門負責人審核并簽字，經(jīng)總 經(jīng) 理審 批 簽字經(jīng)辦人（報銷人）簽 字 領 款出納審核并支付款 第八條、差旅費的報銷制度及流程（一） 費用標準:（有待修訂）費用項目及標準交通費報銷標準住宿費報銷標準伙食補助出差人員職務及級別火車動車汽車飛機市內一類城市二類及省會沿海城市一般地區(qū)集7、團總公司：董事長.總裁.實報實銷集團公司副總裁、總經(jīng)理軟臥一等座派車經(jīng)濟艙出租車600/天500/天300/天實報子公司總經(jīng)理、集團總監(jiān)硬臥二等座派車經(jīng)濟艙出租車500/天400/天250/天100/天部門經(jīng)理、廠長、專業(yè)技術人員、硬臥二等座客運汽車經(jīng)濟艙出租公交地鐵400/天300/天200/天80/天其他一般員工硬臥二等座客運汽車-公交車地鐵300/天200/天150/天60/天（二）費用標準的補充說明：1. 住宿費報銷時必須提供真實、合法、有效的住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額的，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。2. 實際出差天數(shù)的計算：以所乘交通工具出發(fā)時間到返回時間為8、準，12:00以后出發(fā)（或12:00以前到達）以半天計，12:00以前出發(fā)（或12:00以后到達）以一天計。3. 伙食補貼標準、交通費用報銷標準，依據(jù)實際發(fā)生額和出差天數(shù)結算。 4. 出差在外宴請客戶，需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當天的伙食補貼。5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等情況的，將不予報銷相關費用。（三） 報銷流程1. 出差申請：擬出差人員首先填寫出差申請表，詳細注明出差時間、地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經(jīng)理批準。 2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務部,按借款管9、理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。3. 購票: 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票（原則上機票一律網(wǎng)上電子銀行支付，特殊情況不能用的，需事先書面說明情況，經(jīng)審批人簽字后報財務備案）。4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單，部門經(jīng)理審核簽字，財務部審核簽字，總經(jīng)理審批。 第九條、 通訊費報銷制度及流程(一) 費用標準1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。2固定電話費：公司為員工提供10、工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。員工在上班期間不得用公司固話機打私人電話。(二)報銷流程1、公司行政部（人力資源部）每月初（10日前）將本月員工手機費執(zhí)行標準（含特批執(zhí)行標準）交財務部。2、財務部通知員工于每月中旬（20日前）按話費標準將發(fā)票交財務部集中辦理報銷手續(xù)。3、財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續(xù)。4、 員工到財務部出納處簽字領款（每月25日前）。5、固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經(jīng)理批示處理辦法。 第十條、 交通費報銷制度及流程(一) 費用標準：(1)員工因11、公需要用車可根據(jù)公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市區(qū)內因公乘坐的公交車費應保存相應車票報銷。(二) 報銷流程1. 員工整理交通車票（含因公乘坐的公交車票），在車票背面簽上經(jīng)辦人名字，到什么地方辦理何項公務；并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好交通費報銷單。每周六是交通費用報銷時間。（節(jié)假日或者特殊情況順延下周六） 2.審批:按日常費用審批程序審批。3. 員工持審批后的報銷單到財務部門辦理報銷手續(xù)。 第十一條、 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程（一）管理規(guī)定: 1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報12、等費用。各部門主管對本部門所發(fā)生的辦公費負責，行政部對整個公司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管和控制責任。2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由行政部負責采購、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報部門領導審批后，由行政部統(tǒng)一安排印制。4、各部門所需辦公用品，在每月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)部門和公司領導審批后交由行政部統(tǒng)一采購；5、 各部門所需購置的辦公用品，統(tǒng)一到行政部領用，并辦理領用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領用的辦公用品、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠13、償。8、公司辦公費用報銷必須嚴格按公司費用審批程序執(zhí)行。公司如已制定并執(zhí)行了費用預算的，對各部門每月超出預算的所有辦公費用將不予審批；（二）報銷流程1辦公用品購置申請: 公司各部門應事先填寫申請購置單（簡稱申購單）報行政部。行政部將各部門報來的申購單（公司如已執(zhí)行預算，申購總額應掌控在預算管理額度內）匯總后集中報總經(jīng)理簽批。行政部根據(jù)簽批后的申購單執(zhí)行采購。每月末根據(jù)當月采購、各部門領用及月末實際庫存，匯總編制物品收發(fā)存統(tǒng)計表連同領料單一起報送財務部。2辦公費用報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷14、流程付款或沖抵借支。3費用歸集：財務部按月根據(jù)行政部提供的物品收發(fā)存統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。 第十二條 招待費、培訓費、資料費、通訊費及其他費用報銷制度及流程（一）報銷標準A、招待費1.包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。為了規(guī)范招待費的支出，招待費應事前征得總經(jīng)理的同意。2、各部門因公招待必須事先申請批準，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（總經(jīng)理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應15、詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。4、其它非公招待客人一律個人承擔 。 B、 培訓費:為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司行政部（人力資源部）統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送行政部（人力資源部）。行政部（人力資源部）根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。C、 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。 D、通訊費用：（有待修訂）1、員工因公發(fā)生的通信費用實行限額內實報實銷制度：總經(jīng)理及公司辦公移動電話的通信費用實行實報實銷制；總監(jiān)通16、信費用最高限額是300元/月；業(yè)務人員通信費最高限額是200元/月；后臺主管通信費100元/月，其它后勤人員根據(jù)崗位需要報銷標準50元/月，超出限額的部分一律自行承擔;2、報銷人員在進行話費報銷時，必須提供正規(guī)的、實名通信繳費發(fā)票，充值卡發(fā)票一律視為無效發(fā)票；3、各部門要嚴格控制辦公室電話的使用情況，員工除了因公業(yè)務需要之外，不得使用公司電話聯(lián)系私人業(yè)務。E、運輸費用及車輛費用1、運輸費用包括：送貨車輛的過路過橋費、停車費、燃油費等；外叫人力車、機動車費用；雇傭搬運工人工費用以及其他有關倉儲支出等。2、由于運輸費用受銷售情況影響較大，公司對運輸費用依據(jù)采購銷售變化情況實行定率管理，應提高效率，17、有效降低運輸費用。3、長期外叫車輛應簽訂合同，預收一定數(shù)量的押金，并交公司財務部備案。4、自營貨車、電瓶車以及外叫車輛的運費報銷，附“運輸費用明細表”、“送貨單”和費用報銷單，同時提供相應有效票據(jù)。5、托運費報銷，附上物流處托運登記表托運回單，填寫費用報銷單；6、使用公司車輛辦理公司業(yè)務時，因駕駛人員操作違章造成的各項違章處罰（包括扣分和罰款），原則上應由車輛駕駛人員個人承擔，公司不予承擔任何責任。如果駕駛人員利用公司車輛辦理個人私事造成的違章處罰，除了其本人全額承擔交警的處罰（包括扣分處理）外，公司還要給與一定的處罰。F、其他費用：包括除上述各項費用之外的其他所有費用。根據(jù)實際需要據(jù)實支付。18、( 二)報銷流程：1. 招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。2. 培訓費由行政部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。(一)、原始憑證（發(fā)票）有效性的規(guī)定：1、報銷人應取得真實合法的原始憑證（1）、有效發(fā)票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務局專用章+發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。（2）、財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；（3）、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需19、要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進行核實，但是在出差中也不太方便隨時核對發(fā)票的信息，建議大家到正規(guī)的地方消費索取發(fā)票，避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象。3、經(jīng)辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據(jù)報銷（總額不超過報銷金額的5%）；對于既沒有效發(fā)票，也沒合法收據(jù)的，一律不予報銷；（二）、費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求： 1、報銷單據(jù)填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改； 2、差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時應按報銷單大小折疊好）； 3、各票據(jù)應均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致； 4、若報銷20、票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 7、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 8、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額要一致，并經(jīng)部門領導批準才有效；報銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請仔細核對金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財務不予報銷。 9、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據(jù)應附入庫單； 10、出租車票據(jù)應注明業(yè)務發(fā)生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認；第四部分 費用審批21、管理第十三條 費用審批管理權限1、公司所有貨幣資金收付審批權限屬公司總經(jīng)理。 2、總經(jīng)理外出時可以指定授權人（或電話授權），經(jīng)公司財務負責人審核后予以支付，總經(jīng)理回來后要立即補辦審批手續(xù)。對于不符合公司財務制度的單據(jù)，無論在何種情況下，財務部門都有權拒絕支付。3、審批人應當根據(jù)上述貨幣資金授權批準權限的規(guī)定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。 4、貨幣資金支付的批準方式為書面形式。 5、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準、誰負責”為原則的責任追究制度。審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規(guī)定而批準支22、付的單據(jù)，各相應審核人或審批人以工作失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任。 6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷；對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額15倍的罰款，情節(jié)嚴重者給與開除并做進一步處理。 7、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。 8、因審核過失造成借款人未在規(guī)定期間內報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中23、扣還。 9、財務人員在收到報銷單據(jù)后應審核報銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經(jīng)過有效批準，所附單據(jù)是否合法合規(guī)等，對符合要求的報銷單據(jù)應及時審核并經(jīng)總經(jīng)理審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。10、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司總經(jīng)理、會計簽名是否齊全，對審批手續(xù)齊全的報銷單據(jù)應及時給予報銷，對于不符合審批手續(xù)的報銷單，出納有權拒絕報銷或付款；對不符合審批手續(xù)報銷單，出納給與報銷的，應按已報銷金額的10%-50%的罰款。 第五部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關24、規(guī)定執(zhí)行。第十五條 工薪福利支付流程（一) 工資支付流程（1）每月 日由行政部（人力資源部）將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險等信息）及當月員工考勤記錄轉交財務部；（2）總經(jīng)理提供職工月度獎金分配表；（3）財務部根據(jù)獎金表及支付標準和當月員工考勤記錄，編制標準格式的工資表；（4）按工薪審批程序審批；（5）每月 日由財務部支付工資；（6）每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。（二）臨時工資支付流程同工資支付流程。（三）社會保險及住房公積金等福利費支付流程：社會保險金（五險一金）由財務部根據(jù)網(wǎng)上納稅申報系統(tǒng)內已核定的人數(shù)和繳納標準計算填報25、；（四）其他福利費支出 由公司行政部（人力資源部）按審批后的支付標準填寫報銷單經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認財務經(jīng)理復核報總經(jīng)理審批。審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。 第六部分 專項支出財務報銷制度及流程第十六條 專項支出范圍 主要包括各類軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。第十七條 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。(一) 填寫購置申請：按公司資產管理制度相關規(guī)定填寫資產購置申請單并報批。(二) 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。(三) 結賬報銷：（1）資產驗收（軟件應安裝調試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單（經(jīng)辦人26、在發(fā)票背面簽字并附出入庫單）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。第十八條 其他專項費用支出報銷制度及流程(一) 專項費用范圍：其他專項費用支出包括其他所有專門立項的費用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用）支出。(二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告（含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。(三) 財務報銷流程1審批后的報告文件到財務部備案，以便27、財務備款。2簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等）。3付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費用報銷規(guī)定）；（2）按審批程序審批：主管部門經(jīng)理審核簽字 財務復核 總經(jīng)理審批；（3）財務部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；（4）若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。 第七部分 報銷時間的具體規(guī)定第十九條 為協(xié)調公司對內、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：1財務報銷：公司財務部每周六為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。2借支及其他業(yè)務不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第八部分 附則第二十條 本制度解釋權歸公司財務部。第二十一條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會議討論通過并由董事長或其授權人簽字后生效。 浙江仙鄉(xiāng)農業(yè)開發(fā)有限公司 2018年10月20日