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1、保密性：一般 秘密 絕密 時效性：一般 加急 特急多點生活網絡科技公司檔案管理制度編制：公司事務部行政部審核: 謝東核定：林捷、張峰、韓鑫 目 錄1.目的22.范圍23.職責24.管理制度25.工作流程46.檔案編碼規則77.附件71.目的為規范檔案管理工作，使公司檔案管理工作規范化、流程化、系統化。2.范圍2.1適用范圍：本辦法適用于多點生活各中心、各大區，以下簡稱各單位。2.2發布范圍：多點生活各中心、各大區，下稱各單位。3.職責3.1多點生活行政部負責各中心檔案的歸檔、借閱工作，負責對各大區檔案業務工作的指導、監督和培訓，負責建立有效的電子檔案目錄查詢文件夾，實現公司檔案的快速查詢功能。2、多點生活各部門助理兼任本部門檔案管理工作，輔助行政部進行檔案管理。3.2檔案管理人員的職責是貫徹總部下發的各項檔案管理制度、工作規范等；嚴格按要求做好檔案管理及移交工作。3.3檔案管理人員直屬上級需每月對上月檔案管理情況予以100%核查。3.4證照年檢及有效期提示：3.4.1年檢及證照失效前60天將證照明細表給負責年審的相關部門，督促即將到期換證或年審的證照許可證及時辦理；3.4.2證照換領有特殊時間規定的，以證照規定換領時間為準前30天將證照明細表給負責年審的相關部門，督促即將到期換證或年審的證照許可證及時辦理。4.管理制度4.1 管理原則公司檔案管理主要遵循以下管理規范： 4.1.1公司各3、類檔案及合同應歸入行政部檔案室進行保管。4.1.2 庫藏文檔要定期核對，做到賬物相符。4.1.3 負責檔案本身不受損壞，質量延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全。4.1.4保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的安全。4.1.5有價的重要檔案，如房產證、土地證等的保管應單獨存放于帶有安全裝置的保險柜中。4.2檔案的歸檔4.2.1 證照類檔案的歸檔證照檔案在完成當日經辦單位應將各類決議、章程或其修正案、合同或其修正案、委派函等文件按移交手續進行移交。總部移交到總部檔案室存檔，各大區移交到本大區檔案管理人員處存檔。4.2.2合同檔案的歸檔對公司經營活動起重要作用的合同，經辦4、單位須在簽訂合同后三個工作日內向總部檔案室/大區檔案管理人員移交。4.2.3聲像檔案及實物檔案的歸檔4.2.3.1總部負責收集匯總關于企業文化及品牌建設類的相關資料（涉及總部年會、廠商答謝會、大型訂貨簽約活動、證書、獎杯、獎牌等實物檔案），并每月定期移交到總部檔案室，各大區企劃部及人資部負責上述工作，并移交各大區檔案管理人員。移交的企業文化品牌建設類聲像檔案，照片影像資料等須刻制成光盤（光盤上須有記號筆標注光盤內容）。4.2.3.2各大區（涉及大區年會、廠商答謝會、大型訂貨簽約活動、開業）所形成的聲像檔案經整理后，由各級檔案管理員制檔案移交收進登記表，于每月的25日向總部檔案室移交歸檔，上述資5、料由大區檔案管理員以郵寄方式移交至總部。總部考核以郵戳日期為準，遇節假日順延。除上述活動中形成的聲像檔案外，其他企業文化建設及品牌建設資料（如小型促銷活動等）均由各大區企劃部門負責搜集并交由大區檔案管理人員保管。4.2.4各級公司獲得政府、媒體等頒發的具有高保值的有價獎牌、獎杯等實物檔案均交由各級財務部門保管，視同現金管理。4.2.5大事紀相關材料的歸檔包括公司發展歷程的文字、圖片、視頻等等需在整理好三日內向總部檔案室移交。4.2.6各級檔案管理員每月應主動與相關部門進行工作對接，及時歸檔未歸檔的證照檔案、合同檔案。4.2.7因法務、財務、人事等工作特殊性及涉及到保密的原因，其所有檔案自行管理6、,不再向總部檔案室或所屬大區檔案室做檔案移交，由其各自系統內自行制定管理制度并進行規范管理。5.工作流程5.1檔案移交各級公司檔案管理人員移交時應填寫檔案移交登記表，一式兩份雙方各執一份，經本單位負責人審查合格后移交到總部檔案室/大區檔案管理人員。5.2檔案借閱5.2.1證照檔案：需經OA證照|檔案管理審批。其中，復印件及電子檔借閱應由部門VP審批同意；原件借閱及借出需經CEO審批同意。5.2.2證照檔案復印件應加蓋“僅供辦理XX使用”章；證照電子檔案需添加“僅供辦理XX使用”水印。5.2.3合同檔案借閱：需經OA聯系單審批。其中，復印件及電子檔借閱應由部門負責人審批同意；原件借閱及借出需經部7、門VP審批同意。5.2.4證照類及合同類檔案原件須當天借閱當天歸還。確因特殊原因需長期借用的檔案或因極特殊原因不能歸還的檔案必須經過CEO審批。5.2.5珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、微縮膠卷等檔案一律不借出。5.2.6凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律責任。5.3檔案的銷毀流程保管期滿的檔案,可以按照以下程序銷毀：5.3.1檔案的銷毀須由各級檔案管理人員上報申請并附檔案銷毀清冊，并嚴格按授權執行審批流程。檔案銷毀的執行過程由檔案管理員及其主管領導以及法務部門的指定人員共同監督實施。5.3.2監銷人在銷毀檔案前,應當按照檔案銷毀清8、冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案，銷毀后,在檔案銷毀清冊上簽名，并將檔案銷毀情況報告定期上報。5.4具體流程以上具體流程參見附件5.4檔案管理與保管的工作流程。附件5.4：檔案管理與保管的工作流程各級責任單位各級檔案管理部門管理中心總監或總部相關職能中心總監按規定時間和要求收集有保存價值的文件材料并加以整理，填寫檔案移交收進登記表并簽字（檔案歸檔流程）依據檔案移交收進登記表核對、接收并簽字進行分類、登記、編目、著錄排列、入庫、保管填寫OA，由各級負責人按照授權審批不合格（檔案借閱和利用流程）利用檔案并及時歸還辦理借閱手續，提供檔案材料 審核合格（檔案鑒定與銷毀流程）與有關人員組成鑒定小組，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊不合格將檔案銷毀清冊存檔合格審批6.檔案編碼規則6.1公司檔案分類是以公司全部檔案為對象，保持分類方案穩定為原則，依據公司經營和管理等文件資料內容和形成的特點進行分類和立卷，達到保持檔案之間的有機聯系，便于管理和提供利用之目的。6.2檔案分類及編碼遵循檔案編碼原則。7.附件7.1檔案移交登記表7.2借閱查詢檔案登記表本制度流程最終解釋權歸多點公司，自發布之日起執行。 主題詞：關于 檔案管理制度 通知主送：“多點Dmall”公司全體員工抄送：“多點Dmall”總裁辦