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為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。 2 適用范圍 適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案3 定義3.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。3.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件。3.3 非受控文件5、：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。3.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件 (法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）。4 職責 4.1 公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。4.2 各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。4.3 文件編制、審批、發布的權責4.3.1 各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。4.3.2 管理者代表負責組織相關6、部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。4.3.3 人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核（核稿）、發布、匯總。5 文件分級分類5.1 文件分級5.1.1 一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、ISO9001等體系管理手冊、經營管理規范等。5.1.2 二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件及控制程序。如質量體系的各類程序文件及也之相配套的管理制度等。5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文7、件、公文等，包括具體的作業方法和標準。5.1. 4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等6 文件編號、標識與控制6.1 文件編號（1） 質量管理手冊 YHQL-SC-XXXX 編寫年份 質量管理手冊代號 公司代號 （2）程序文件 YHQL-CX- XX-XXXX 編寫年份 程序文件順序號 程序文件代號 公司代號（3）管理性文件 YHQL-GL- XX-XXXX 編寫年份 管理文件順序號 管理文件代號 公司代號（4）作業文件YHQL-ZY/B- XX-XXXX 編寫年份 管理文件順序號 管理文件代號/部門（牧場或業務）代號 公司代號注：各部門(牧場或業務)代號部門代碼部門代碼部門8、代碼部門代碼人力資源部RZ財務部CW供應事業部GY工程部GC行政辦公室XB營銷部YX監察JC項目部XM有機管理部YJ牧場CJ飼養部SY圍產部WB奶廳部NT繁殖保健部FB化驗室HY后勤組HQ種植生產部ZZ崗位說明書GW應急預案YA(5) 記錄a程序文件產生的記錄JL-CX-XX/XX程序文件順序號/記錄順序號程序文件代號記錄代號b 公司管理文件產生的記錄JL-GL-XX/XX管理文件順序號/記錄順序號公司管理文件代號記錄代號c作業文件產生的記錄 JL-ZY/B-XX/XX 作業文件順序號/記錄順序號作業文件代號/部門（單位或業務）代號記錄代號（6）外來文件由接口部門自行制定編號規則。（7）公司采9、購、銷售合同編號依合同管理制度的規定執行。6.2 文件的標識與控制文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識；如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件， 不作標識；長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本；一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。對管理體系有重要作用的一次性文件（管理評審報告、內部審核報告）：發放時填寫文件發放登記表，但不跟蹤回收。7 文件編制、審核、批準和發布7.1 體系文件的編寫和審批7.1.1質量體系的質量方針和質量目標，由管理者代表組織編制，10、各部門提出方針和目標草案，由人事行政部負責收集、整理草案的編制，報管理者代表審核、總經理批準。7.1.2質量管理手冊由管理者代表負責編寫，由總經理批準。7.1.3程序文件由質量管理部組織各部門編寫、各部門負責人審核，管理者代表批準。7.2行政文件與管理性文件的編制與審批（1） 公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。（2） 公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。（3） 各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，11、由相關職能部門負責編制。（4） 公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫公司內部業務便簽，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。（5） 公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫文件審閱簽發單，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。7.3文件歸檔、發放、保管7.3.1 文件歸檔（1） 經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。（2） 各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司受控文件清單。7.3.2 文件發放公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍12、發放：（1）管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門(牧場)；（2）作業文件、記錄下發至牧場使用文件的相關部門(班組)；（3）各個部門(牧場)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定文件發放登記表按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。（4）文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在“文件發放登記表”中簽名。7.3.3 文件保管與借閱（1） 文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。a、 質量手冊、程序文件、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。b13、 技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。c、 外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。（2） 各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。（3） 存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。（4） 文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。7.4文件的更改與回收作廢7.4.1文件更改（1） 當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更14、改。（2） 文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫文件更改/評審單并實施更改。（3） 文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化或管理體系執行的 標準發生變化時應進行換版。（4） 公司文件更改狀態按版本號為A版（B、C、D等）/修改狀態為0（1、2、3、4等）依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。（5） 文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對15、文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。（6） 公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。7.5 文件的作廢與銷毀（1）各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。（2）文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在文件銷毀（留用）記錄表中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。（3）各類文件的保存期按檔案管理制度的規定執行。7.6 外來文件管理7.6.1 外來文件接收與歸口（1） 國家法律、法規；國家、行業、地方標準；上級主管部門16、下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立外來文件清單。（2） 外來文件，如供貨圖樣等由接收部門或形成文件部門歸口管理。（3）外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。7.7 保密文件的管理7.7.1 保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。7.7.2 保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：文件密級發放、傳閱范圍絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象機密公司部門負責人（17、部長）以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象相關記錄公司內部業務便簽文件審閱簽發單受控文件清單文件發放登記表文件更改/評審單文件銷毀（留用）記錄表外來文件清單 公司內部業務便簽 通報 指示 通知 批復協調 請示 報告 接洽給（TO）：日期（DATE）： 年 月 日由（FROM）：請回復（REPLY） 請歸檔（FILE）標題（SUBJECT）：內容（MESSAGE）：見下文（空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定） Xx秋林(部門) 二0一七年月日起草人：各部門負責人審簽：分管領導審簽：18、總經理審簽：文件發放記錄表編號：JL-CX-01/01 序號文件名稱文件編號接收部門份數簽字發放/回收日期發放/回收部門編制： 年 月 日文件更改/評審單編號： JL-CX-01/02 文件編號文件名稱更改原因：更改內容：評審結論：評審人員：編制： 年 月 日文件銷毀(留用)記錄表 編號：JL-CX-01/03 序號記錄名稱記錄編號發放日期回收日期數量原因編制: 年 月 日外來文件清單（質量法律法規） 編號： JL-CX-01/04 序號文件名稱備注123456789101112131415161718192021 2223編制： 年 月 日受控文件清單 編號：JL-CX-01/05序號文件名稱文件編號版/次備注編制: 年 月 日文件審閱簽發單編號：JL-CX-01/06 擬文部門擬稿核稿文件名稱文件編號文件內容摘要文件發放范圍(擬文部門填寫)主 送： 董事長 總經理 抄送：行政人事部 財務部 供應事業部 工程部 營銷部 項目部 各牧場 種植基地擬文部門 負責人意見：擬發簽字：法務部意見： 審 簽：分管副總意見： 審 簽：公司總經理意見： 審 簽：簽發日期淳鎳僑欺等晴涵蔭塊鑼十逮礙郡賽烴儲潦輾陶瞬莖嘴螞蒲湊釩魁芬蘊壩鞍藤史松轅蟬姿惜妝守陋爺軒忍骨礁女煩腳范串塞煤扶番配猩出頰香榷沸