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1、借款、費用報銷與對外付款審批制度天津信息科技發(fā)展有限公司目錄目錄1第一章總則3第二章內(nèi)部借款4第三章費用報銷6第四章對外付款10第五章審批流程12第六章 付款方式12第七章各類費用表單及票據(jù)填寫規(guī)范13第八章附則15第一章總則第一條 為了保障公司經(jīng)營活動高效、有序的開展，規(guī)范費用報 銷、對外付款等各項業(yè)務(wù)開支的財務(wù)審核與審批，根據(jù)國務(wù)院頒發(fā)的 現(xiàn)金管理暫行條例及中國人民銀行制定的現(xiàn)金管理暫行條例實 施細(xì)則、支票使用管理暫行規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，特 制定本制度。第二條本制度所指的各項業(yè)務(wù)開支指公司經(jīng)營管理活動中，日 常發(fā)生的費用開支、成本開支、投資性開支、關(guān)聯(lián)公司之間的往來開 支等所有以貨2、幣資金支付的業(yè)務(wù)。其中：費用，包括直接形成費用和 開支及先形成資產(chǎn)，然后以攤銷、折舊等形式形成費用的各類資本性 支出。第三條 公司簽訂的涉及款項收付的合同、協(xié)議、文件處理卡或 其他內(nèi)部審批文件，應(yīng)交份原件給財務(wù)部存檔（如果合同原件只有 一份，按照有關(guān)規(guī)定原件不合適存放在財務(wù)部的，要提交一份復(fù)印件 并注明原件存放位置及木復(fù)印件與原件相符，加蓋公章），財務(wù)部嚴(yán) 格按合同及相關(guān)文件的約定進(jìn)行審核，并辦理款項支付。第四條 公司各項業(yè)務(wù)開支、總額控制的前提下，實行授權(quán)審批。 公司財務(wù)部必須嚴(yán)格按照審批權(quán)限，辦理款項支付。第五條 本規(guī)定適用于天津信息科技發(fā)展有限公司所有 本部（以下簡稱“公司本部”）及下屬3、單位（包括獨立核算的 全資法人企業(yè)，控股以及控制公司，以下簡稱“下屬公司” ）O 本制度所稱“公司”包含“公司本部”與“下屬公司”。第二章內(nèi)部借款第六條適用范圍內(nèi)部借款，是指員工因業(yè)務(wù)需要向公司借支現(xiàn)金或支票，包括臨 時借款和備用金借款。第七條單據(jù)要求內(nèi)部借款需填寫借款審批單，在借款審批單附相應(yīng)借款 事項的審批單據(jù)。如因出差借款需在借款審批單后附出差申請 審批單；因招待需借款則后附業(yè)務(wù)招待審批單。第八條對各類借款的具體規(guī)定(一) 臨吋借款及核銷1、滿足下列條件的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可辦理臨時借款手續(xù)：(1) 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未發(fā)生，必須預(yù)支款項，否則既定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 不能進(jìn)行。(2) 具有能證明業(yè)務(wù)有效性的文件，4、如合同、協(xié)議、會議通知、 出差申請審批表、車輛維修申請表、采購申請單、專業(yè)培訓(xùn)申請表等。(3) 發(fā)票等合法有效的原始憑證尚未取得(已取得發(fā)票等合法有 效憑證的直接進(jìn)入費用報銷程序)o2、借款時間，應(yīng)在出差回公司或業(yè)務(wù)完成后的5個工作日內(nèi)到 財務(wù)部辦理報銷或還款手續(xù)。3、原則上實行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。4、公司出納要根據(jù)借款審批單編制員工借款臺賬，并與總 賬會計定期(每月月底)核對，核對完成后編制員工借款明細(xì)清單及時 通知各部門負(fù)責(zé)人及借款員工，對于逾期沒有歸還的，財務(wù)部下發(fā)催 款通知單給借款人，在卞發(fā)催款通知單5個工作日借款人仍沒 有歸還借款的，財務(wù)部將從借款人的工資中逐5、月扣還，扣還后發(fā)放的 工資余額不低于公司所在地最低工資標(biāo)準(zhǔn)。（即當(dāng)?shù)秾嵃l(fā)工資-扣還借 款上公司所在地最低工資標(biāo)準(zhǔn)）（二）備用金借款及核銷1、公司原則上不實行備用金制度，若員工確因業(yè)務(wù)需要頻繁使 用現(xiàn)金，經(jīng)公司批準(zhǔn)可根據(jù)實際需要中請一定金額的備用金，借款金 額原則上不能高于借款人的稅后月薪。2、備用金可在一個年度內(nèi)可循環(huán)使用，使用后應(yīng)及時憑發(fā)票等 合法有效的憑證報銷，報銷的金額補充原定額。若異地公司處前期階 段，并在財務(wù)團(tuán)隊未到位時，項目負(fù)責(zé)人可以申請最高額度5萬元的 備用金，同時行政部負(fù)責(zé)人可以中請最高額度2萬元的備用金，用于 項目前期管理。財務(wù)團(tuán)隊到位時，以上兩項備用金應(yīng)在1個刀內(nèi)還清。3、6、借款人須在公歷年度結(jié)束前還清借款。若在新的公歷年度有 需要時，需重新辦理借款申請手續(xù)。4、若員工工作性質(zhì)或崗位發(fā)生變化，不再需要使用備用金或者 需要調(diào)增備用金額度的，需在工作性質(zhì)或崗位發(fā)生變化后5個工作日 內(nèi)辦理還款手續(xù)，未在規(guī)定時間內(nèi)還款的，從借款人當(dāng)?shù)豆べY中扣除, 直到扣完為止。需耍調(diào)增備用金額度的，按新借備用金的審批流程辦 理。5、若員工離職，需在辦理離職手續(xù)前還清所有借款。若未還款, 公司有權(quán)從該員工應(yīng)發(fā)工資中扣回，不足部分應(yīng)由該員工補足后方可辦理相關(guān)離職手續(xù)。第九條借款歸還其他事項1、當(dāng)借款人以現(xiàn)金方式向公司出納歸還借款時，rh出納向還款 人開具相應(yīng)金額的收據(jù)。2、若借款人以相關(guān)經(jīng)審7、批的單據(jù)沖抵借款時，報銷單據(jù)上需填 明沖借款，差額部分執(zhí)行“多退少補”原則辦理支付。由借款人在報 銷領(lǐng)款人處簽字確認(rèn)，同時出納依據(jù)沖抵借款金額加上現(xiàn)金還款金額 之和向借款人開具收據(jù)，收據(jù)上應(yīng)注明明細(xì)情況。3、若以上還款或借款以網(wǎng)銀或轉(zhuǎn)賬形式支付的，以銀行單據(jù)作 收付款憑證，不需開具收拯。4、借款人以現(xiàn)金歸還或報銷沖抵借款后，出納應(yīng)即日調(diào)整員工 借款臺賬。第二早費用報銷第十條適用范圍公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢并已取得合法報銷憑據(jù)的各項費用支 出。第十一條對費用報銷的基木要求（一）對報銷人的要求：費用報銷必須由經(jīng)辦人自己報銷，嚴(yán)禁代報、代簽名。（二）對報銷單位的要求：費用報銷嚴(yán)格按照受益單位填寫報銷公司8、名稱。（三）對報銷吋間的要求：為保證財務(wù)核算的正確性、及時性，費用的報銷時限原則上在費 用發(fā)生之日起5個工作日內(nèi)到財務(wù)部報銷。但通訊費、快遞費、市內(nèi)交通費、停車及過路過橋費等頻繁發(fā)生 的小金額費用需于每月25日前，由各部門統(tǒng)一收集，集中進(jìn)行報銷。（四）對報銷發(fā)票的要求：所有發(fā)票均需加蓋收款單位的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，沒有蓋 章的或印章不清的一律視為無效發(fā)票，不得予以報銷。系統(tǒng)內(nèi)公司若為增值稅一般納稅人，則員工在辦理報銷增值稅范 疇業(yè)務(wù)時,需提供增值稅發(fā)票。（五）其他：費用報銷嚴(yán)禁分拆，屬于同一項目、同一時間或同一性質(zhì)的費用 按照單筆費用報銷。一次中請業(yè)務(wù)，原則上一次性報銷完畢。若存在 不同部9、門涉及同一項目，同一時間或同一性質(zhì)的費用支出，則應(yīng)由費 用主辦部門分類歸結(jié)所有費用，一次性辦理報銷；若存在與供應(yīng)商月 度結(jié)算費用，須填列月結(jié)費用明細(xì)表。第十二條對使用單據(jù)的要求：屬于出差的，應(yīng)填寫差旅費報銷單，非出差性質(zhì)市內(nèi)交通須 填寫費用報銷單并以交通費報銷登記表作為附件。所有的原 始單據(jù)均需按照耍求，規(guī)整粘貼在票拯粘貼單上作為封底。第十三條 對各類費用報銷的具體規(guī)定（一）業(yè)務(wù)招待費的報銷1、業(yè)務(wù)招待費是指公司用于維護(hù)公共關(guān)系發(fā)生的費用，包括宴 請、饋贈禮品等發(fā)生的費用。嚴(yán)禁用業(yè)務(wù)招待費公款私請，也不得用 于宴請本公司員工。本部內(nèi)各公司、部門之間嚴(yán)禁用公款相互贈送禮 物。對外招待標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持節(jié)10、約原則C2、除公司總裁、股東、總經(jīng)理、副總經(jīng)理外，業(yè)務(wù)招待費的使 用實行事前審批制度。凡因工作需耍使用業(yè)務(wù)招待費，經(jīng)辦人須事先 填寫業(yè)務(wù)招待審批單，按照審批流程申請同意后，方可宴請或購 買禮品等。3、報銷業(yè)務(wù)招待費，除了附上發(fā)票及業(yè)務(wù)招待審批單之外, 原則上需提供各類發(fā)票補充信息：如POS機(jī)刷卡單、消費電腦小票等, 如確屬難以提供補充信息，需有其他所有參與人員的書面證明。公司 參加業(yè)務(wù)招待的人員須是與業(yè)務(wù)相關(guān)的人員，且需所有參加人員在業(yè)務(wù)招待審批單上一并簽字。4、招待費用報銷經(jīng)手人遵循從高原則。即在參加人員中，應(yīng)由 最高級別人員作為報銷人。（二）差旅費的報銷1、差旅費的報銷標(biāo)準(zhǔn)按公司頒布的岀差11、管理制度執(zhí)行，報銷時應(yīng)提供經(jīng)批準(zhǔn)的出差申請審批單原件。（三）市內(nèi)交通費的報銷1、市內(nèi)交通費包括在市內(nèi)的出租車費及公交車、地鐵車費。2、員工外出辦事，一般應(yīng)乘坐地鐵、公交車。在一些緊急事務(wù)或辦理業(yè)務(wù)乘坐公共交通不方便時，可以乘坐岀租車。一般包括下列 情況可乘坐出租車：出納存、取大額現(xiàn)金時; 攜帶公司貴重物品、重要文件、模型等時；陪同業(yè)務(wù)主管部門或業(yè)務(wù)往來單位的人員外出公務(wù)時；員工加班超過晚上九點；其他緊急事項，搭乘地鐵或公交不便的，但需提供經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審 批的書面材料。3、市內(nèi)交通費報銷須填寫費用報銷單，并以交通費報銷 登記表作為附件，在附件上注明時間、起止地點、辦事內(nèi)容、經(jīng)手 人等。4、交通費一12、律憑發(fā)票報銷，報銷時發(fā)票需按時間順序粘貼。（四）通訊費的報銷1、因工作需要，有關(guān)通訊費的補貼標(biāo)準(zhǔn)，按公司相關(guān)批文執(zhí)行。2、通訊費需按月，由部門統(tǒng)一集中收集，進(jìn)行報銷，并附明細(xì) 清單和注明通訊費的所屬時間，不可跨月報銷。通訊費發(fā)票的客戶名 稱必須與報銷人一致。3、如果員工調(diào)離本公司，15日之前離職的員工，報銷當(dāng)月通 訊費補貼的一半；15日之后離職的員工，可報銷當(dāng)月全額通訊費補 貼。（五）汽車保養(yǎng)維修費的報銷報銷時需提供發(fā)票、維修清單及經(jīng)批準(zhǔn)的車輛維修申請表， 所有車輛維修原則上應(yīng)在公司簽約的指定公司定點維修。（六）周定資產(chǎn)、低值易耗品及辦公用品的報銷報銷時需提供發(fā)票、入庫單、驗收單及采購申請報告13、。對于大 額釆購或需供應(yīng)商保證對某些資源作長期或穩(wěn)定供應(yīng)的物品還需簽 訂米購合冋。（七）部門及公司活動費的報銷部門及公司組織活動，均需事前審批，需由擬活動部門事前書面 報告并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，活動結(jié)束后再按公司流程報銷。報銷金 額不超過部門未使用活動經(jīng)費。第四章對外付款第十四條適用范圍對外付款是指除上述費用報銷外，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過程中， 由于購買商品或勞務(wù)等所應(yīng)支付給公司外部法人單位或個人的款項。 主要包括工程項目付款及非工程項目付款。第十五條對外付款的基本要求（-）已簽訂有效的合同協(xié)議或?qū)徟戤叺纳暾埼募ǘ┌春贤?guī)定已達(dá)到付款條件，并按合同中的要求提供付款 資料；合同中要求確認(rèn)的成果14、性文件一般應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)及以上人員簽 字確認(rèn)。（一:）提供合同、發(fā)票、收據(jù)、保函、送貨單、出入庫單、驗收 單等有效單拯的原件，付款申請需提供完整收款路徑（全稱、開戶行 和銀行賬號）。（四）原則上沒有發(fā)票的情況下不得付款（有關(guān)政府部門的規(guī)費 等需要先付款后開票的除外）。若業(yè)務(wù)經(jīng)辦人事先無法取得發(fā)票或其他有效單據(jù)，經(jīng)辦人必須 在付款申請上注明“發(fā)票后補”字樣及提供發(fā)票時限。經(jīng)辦人在取得 發(fā)票及相關(guān)單據(jù)后，需另行填寫費用報銷單，并在備注欄內(nèi)注明 “已審批對外支付，沖賬”，在原借款欄填寫已付款金額，經(jīng)審批后, 給予沖賬。（五）收款單位全稱必須與合同訂立人、發(fā)票或收據(jù)上的開具單 位名稱一致。（六）業(yè)務(wù)經(jīng)辦15、與貨物驗收應(yīng)由不同的人辦理，營銷用采購物資 的保管人和申請人要求崗位分離。第十六條對使用單據(jù)的要求有合同的對外付款需填寫合同付款審批單，無合同的對外付 款需填寫付款單并認(rèn)真按審批流程辦理。同一合同項下超過二次 以上的付款需填寫付款審批記錄表式一份，付款完畢后，付 款審批記錄表由財務(wù)部存檔。（三）營銷類付款1、項目施工成果需由參與部門的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。2、廣告費付款：需提供能證明廣告成果的資料，如報紙、雜志、 網(wǎng)絡(luò)截圖等。（四）其他對外付款1、支付地價、質(zhì)檢、安檢等支付給政府部門的各項費用，需提 供相關(guān)政府文件資料。2、支付房租、物業(yè)管理費、信息服務(wù)費、招聘費等行政類費用, 需提供發(fā)票，并注明16、支付期間和服務(wù)內(nèi)容。3、支付工資、獎金，由行政人事部和財務(wù)部共同編制工資表和資金發(fā)放表，并填寫付款單。4、往來款支付，根據(jù)經(jīng)審批后調(diào)撥通知，及吋填寫付款單 辦理付款。5、在銀行托收的利息、管理費、水電費、電話費、房租、社保 等費用，經(jīng)辦部門需按刀填寫付款單，并索取發(fā)票后辦理審批程 序。6、稅款支付參照公司涉稅業(yè)務(wù)管理等相關(guān)制度執(zhí)行。第五章審批流程第十七條審批職責(zé)（一）業(yè)務(wù)審批人對費用、成本支出的真實性、合理性負(fù)責(zé)。（二）財務(wù)審批人對票據(jù)的合法性、合規(guī)性、費用金額是否超預(yù)算 或額度及審批流程的完整性負(fù)責(zé)。第十八條 公司本部審批流程公司的審批流程分為業(yè)務(wù)體系審批流程和財務(wù)體系審批流程。其 中業(yè)務(wù)體17、系審批流程市業(yè)務(wù)經(jīng)辦人自行報送審批，財務(wù)體系審批流程 由財務(wù)部統(tǒng)一收單、審核及傳遞審批。公司本部的報銷流程：按照本部審批權(quán)限和審批流程辦理；下屬公司的報銷流程：按照下屬公司審批權(quán)限和流程辦理。第六章付款方式第十九條付款方式（一）現(xiàn)金現(xiàn)金的使用范II為：1、員工的日常報銷支岀；2、出差人員必須隨身攜帶的差旅費；3、1000元以下的零星支出；4、備用金;5、因業(yè)務(wù)需要支付現(xiàn)金的其他支出。（二）轉(zhuǎn)賬付款不屬于現(xiàn)金結(jié)算范圍的各項支出，均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，付款 方式包括：轉(zhuǎn)賬支票、電匯、匯票等。所有轉(zhuǎn)賬付款均由財務(wù)部直接轉(zhuǎn)入收款方賬號。收款方賬號信息 必須與合同約定相一致，若合同沒有約定的，則必須與對18、方提供的書 面收款信息相一致，或注明與本制度第十四條的約定相符。第七章各類費用表單及票據(jù)填寫規(guī)范第二十條對原始單據(jù)的要求（一）必須使用合法、真實的發(fā)票（由稅務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)制）、行政事業(yè) 單位（由財政部門監(jiān)制）的收據(jù)等原始單據(jù)，所有原始單據(jù)均要求票面 完整、清潔。（二）票據(jù)規(guī)范，金額大小寫一致，各項目填寫齊全，不得有涂 改痕跡，顧客欄須填寫公司全稱。（三）票據(jù)必須版次有效，加蓋有發(fā)票專用章且印章清晰，同次取得的定額發(fā)票，同一面值的，原則上須連號。（四）所有涉及支出的請示，內(nèi)部審批文件原件，均作為報銷的附件，交財務(wù)部存檔。如無法提供原件，rh經(jīng)辦部門提供復(fù)印件，并 蓋上與原件相符的印章。第二十一條對填寫19、及粘貼各類報銷單拯的耍求（一）欄目填寫齊全、無涂改。（二）字跡規(guī)整清晰簽名用黑色、藍(lán)黑色鋼筆、簽字筆填寫，不得使用圓珠筆，字體一律用止楷或者行書體書寫。在規(guī)定欄 目內(nèi)填寫不得超出欄目范圍，并合理預(yù)留空白以便其他審批人簽署意 見。（三）金額大小寫需一致，阿拉伯?dāng)?shù)字小寫金額如：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9,大寫金額如零、壹、貳、塞、肆、伍、陸、渠、 捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的， 在“元”或者“角”字之后應(yīng)當(dāng)寫“整”字或者“正”字；大寫金額 數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。（四）附在報銷單據(jù)后的原始附件，必須貼粘整齊、發(fā)票緊隨報 銷單據(jù)后面，其他20、單據(jù)、資料次后；同類票據(jù)需按時間順序粘貼；附 件的粘貼、折疊不能超出票據(jù)粘貼單的邊界。第二十二條經(jīng)辦人在報銷各類費用時，要秉承實事求是及誠信 原則，如果到財務(wù)審核環(huán)節(jié)出現(xiàn)所報金額大于財務(wù)核定的實際金額， 財務(wù)將根據(jù)情況采取相應(yīng)的處理措施：1、初次：退單重新填單報銷，并知會經(jīng)辦人的直接上級審批人;2、第二次：知會經(jīng)辦人的總經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人，同時在公司內(nèi)通報批評。第八章附則第二十三條本制度自公司正式發(fā)文之Id起執(zhí)行，若本制度與公 司已發(fā)的相關(guān)制度規(guī)定不一致的，以本制度為準(zhǔn)。第二十四條本制度由天津市晟科思科技發(fā)展有限公司財務(wù)部 負(fù)責(zé)解釋和修訂。附表：表一：費用報銷單（可使用現(xiàn)有版本）表二：差旅費報銷單（可使用現(xiàn)有版本）表三：借款審批單（可使用現(xiàn)有版本）表四：付款單表五：合同付款審批單表六：付款審批記錄表表七：岀差申請審批單表八：業(yè)務(wù)招待費審批單表九：催款通知單表十：票據(jù)粘貼單表十一:交通費報銷登記表