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1、辦公平臺系統管理制度文件編號： 版 本 號： 制作： 日期： 2014年4月26日 審核： 日期： 核準： 日期： 文件/表單變更記錄 表號:日期版 本制 作制修訂內容簡述2014-4-26徐春明新建加強辦系統的管理，規范各辦公平臺操作使用，針對公司現有的辦公系統平臺，擬制以下管理辦法。1.企業郵箱目的：加強對公司統一配備郵箱的管理，規范郵箱的日常使用，保證郵箱系統的正常運行。范圍：規定企業郵箱賬號的申請流程，郵箱使用著的權利和義務，文件適用于集團公司各部門。1.1 企業郵箱的申請1.1.1 公司各分廠、各中心、各部門申請企業郵箱賬戶必須填寫申請單，由申請人提出申請部門負責審核分廠中心審核行政2、部門審核人力資源備案信息中心審核后予以開通。申請單（見附表1）必須填寫詳細的需求原因。1.1.2 企業郵箱僅限分配給頻繁與外單位有業務往來的員工，以及副部級以上管理人員。1.2企業郵箱的賬號管理1.2.1 企業郵箱賬號的分配管理，包括賬號的新增、修改、刪除由信息中心郵箱管理專員進行操作。1.2.2 郵箱管理員在進行郵箱賬號的操作處理時必須有依有據，嚴禁私下進行賬號的調整。1.2.3 人力資源建立企業郵箱賬號明細賬。離職人員在辦理離職手續時，根據明細賬查詢是否存在企業郵箱賬號，存在賬號的應及時通知信息中心進 行賬號的處理。1.2.4 離職人員郵箱自離職日期起，郵件內容保留30天，賬號及密碼由信息3、中心保管，需查閱該郵箱的內容需填寫聯絡單，并由部門負責人進行審核。1.2.5 由于實際業務調整不再需要郵箱，需由員工所在部門負責人審核確認無重要信息后，方可注銷。1.2.6 信息中心每月月底進行一次用戶賬號與人力資源臺賬的對比，差漏進行及時的調整。1.3 企業郵箱的使用管理1.3.1用戶必須遵守相關法律、法規，不得復制、發布、傳播任何法律禁止的有害信息。1.3.2 不得利用郵箱服務危害公司的安全，泄露公司的機密。1.3.3 不得利用企業郵箱對外發送垃圾郵件，影響公司企業郵箱的正常運行。1.3.4 企業郵箱賬號專人專用，不得私自轉借他人使用，否則造成的文件損失由賬號歸屬人負責。1.3.5 企業郵4、箱只能在本公司使用，不準其他公司人員使用，發現違反將嚴肅處理，視為泄露公司機密。1.3.6 企業郵箱僅作為業務往來中信息的傳遞使用，禁止將其作為活動存儲使用，信息中心不提供郵箱的管理備份，必須將重要的資料下載保存在本地磁盤。由于未及時保存造成重要信息丟失，責任由用戶自己承擔。1.3.7 對于一些論壇或者門戶網站注冊用戶涉及到需郵箱認證的，禁止使用公司郵箱注冊（容易被垃圾郵件攻擊。）1.3.8 為保證郵箱賬戶的安全性，原則上要求用戶最少一個星期為一周期進行密碼的更換。2.辦公平臺目的：加強對信息系統的管理,確保公司信息系統正常運行,防止各種因素對信息系統造成危害,嚴格信息系統授權管理,確保信息系5、統的高效、穩定的運行。范圍: (一) 辦公平臺賬號的管理、賬號權限的分配、使用者權限的義務 （二）包括財務系統、生產管理系統、OA、品管系統等 （三）適用于集團公司2.1 平臺賬號的申請2.1.1 公司各分廠、各中心、各部門申請信息平臺賬號時必須填寫申請單，并由相應的管理部門進行審核。審核通過才予以開通賬號與權限。2.2 平臺賬號的管理2.2.2 各系統平臺操作員賬號統一由信息中心管理，包括賬號的開通、修改、刪除等操作。2.2.3 信息中心在進行賬號的開通、修改、刪除等操作時，必須有相應的申請表或者聯絡單，沒有經過審批的單據或者無單據，信息中心可拒絕其要求的操作動作。2.2.4 權限的申請審批6、由相應的管理部門進行審核，信息中心無權限私自更改用戶的權限，所有權限的調整都依據通過審核的申請單進行操作。2.2.5 由于人員崗位的調整，人員工作分工的變動造成系統操作權限的變動，各部門負責人必須及時通知信息中心進行賬號的權限調整，否則造成的數據差異或者數據外泄責任，由部門負責人承擔。2.3 平臺的使用管理2.3.1 信息中心負責對各辦公平臺的管理，保證系統的正常運行，負責系統數據的維護以及數據的備份工作。2.3.2 信息中心對各部門進行技術支持，解決用戶在使用過程中出現的問題。包括客戶端故障、系統異常報錯、用戶操作失誤等。2.3.3 非只具有查詢權限的賬戶禁止公用，負責造成的業務數據錯誤或者7、單據丟失由賬號所有者承擔責任。2.3.4 任何賬號權限所有者不得以職務之便，泄露公司的機密數據，如：銷售報價、產品設計、客戶資源等。2.3.5 各個平臺的系統管理員最高權限者歸口管理，指定對應人員管理，其他人員無權進行系統后臺的操作。2.3.6 系統管理員以及業務數據處理操作員應定周期性更改系統管理員賬戶口令，確保賬號的安全。2.3.7 公司系統使用人員在業務處理過程中發現系統問題，應即時向信息中心反饋，信息中心應即時進行處理，并回復處理進度。附表1：信息平臺權限申請表部門申請人職務申請日期申請開通原因：申請開通的項目、端口：企業郵箱賬號： 企業郵箱登陸(默認開通) 外部郵箱登陸 互聯網/網站瀏覽 教學視頻QQ通訊工具 其他IM通訊工具 客戶平臺其他：審批欄申請部門核準分廠中心審核行政部審核信息中心確認備注： 審批流程：個人填寫申請部門核準分廠中心審核行政部審核信息中心確認權限的分配操作