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1、購(gòu)銷合同管理制度1. 目的 為規(guī)范公司內(nèi)購(gòu)銷合同的簽訂、建檔程序，加強(qiáng)購(gòu)銷合同管理，特制定本制度。 2. 適用范圍本制度適用于陽(yáng)光百貨商品購(gòu)銷合同的管理。3. 職責(zé)3.1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)購(gòu)銷合同的洽談、簽訂； 3.2. 總經(jīng)理或其指定授權(quán)人負(fù)責(zé)購(gòu)銷合同簽訂的最終審批；3.3. 信息中心負(fù)責(zé)合同信息的錄入；3.4. 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督涉及合同的收費(fèi)情況；3.5. 辦公室負(fù)責(zé)購(gòu)銷合同及其相關(guān)附件、文件等的審核、存檔，并監(jiān)督合同簽訂程序；3.6. 其它部門具體執(zhí)行合同相關(guān)條款并監(jiān)督供應(yīng)商的合同履行。4. 工作內(nèi)容4.1. 合同的簽訂原則4.1.1. 簽訂合同必須遵循法律、法規(guī)及公司的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)章制度。4.2、1.2. 簽訂合同者必須為合法的法人代表或合格的代理人。4.1.3. 合同應(yīng)當(dāng)條款完備、表達(dá)準(zhǔn)確、內(nèi)容具體、字跡清晰，權(quán)利、義務(wù)明確、合法。4.1.4. 合同必須采用書面形式，國(guó)家或政府以及主管部門規(guī)定須鑒證的合同，應(yīng)進(jìn)行鑒證。4.2. 購(gòu)銷合同應(yīng)具備的內(nèi)容a) 雙方單位的名稱、住所、簽署時(shí)間、地點(diǎn)；b) 商品的品牌、品類；c) 商品的數(shù)量及質(zhì)量要求；d) 價(jià)格、扣率及結(jié)賬方式、帳期；e) 運(yùn)費(fèi)及運(yùn)輸方式、提貨地點(diǎn)；f) 違約責(zé)任的承擔(dān)及糾紛的解決方式；g) 合同期限；h) 雙方蓋章，法定代表人或其代理人簽字。起草人： 審核人： 批準(zhǔn)人：4.3. 合同的書寫要求4.3.1. 合同用黑色簽字筆或3、鋼筆填寫；4.3.2. 合同書寫認(rèn)真、字跡清晰、規(guī)范，不得出現(xiàn)繁體字、異體字等（為保持供應(yīng)商名稱正確的例外）；4.3.3. 合同用語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要，不缺項(xiàng)；4.3.4. 不得空項(xiàng)，無(wú)內(nèi)容用“/”代替。4.4. 合同簽訂流程：參照合同簽訂流程圖（附件一）、合同審批程序表執(zhí)行。供應(yīng)商證件審核要求參照證件審核要求（附件二）。如無(wú)特殊原因，除涉及供應(yīng)商外，每個(gè)工作流程均要求在當(dāng)日完成。4.5. 合同檔案的保存4.5.1. 信息中心將生效合同的主要內(nèi)容及基本索證（參照商品質(zhì)量管理制度附件一、附件二）內(nèi)容在合同生效的當(dāng)日錄入計(jì)算機(jī)“合同管理信息系統(tǒng)”，并將其轉(zhuǎn)入辦公室。4.5.2. 辦公室將合同文本及相關(guān)證件按4、樓層、合同編碼時(shí)間順序存檔并建立 購(gòu)銷合同建檔目錄。證件存放順序依次為：合同文本、合同附件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、商標(biāo)注冊(cè)證書、代理委托書、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其它證件。4.5.3. 履行合同過(guò)程中，雙方協(xié)商一致、交涉同意修改的書文、電報(bào)及其它附件，均屬合同有效組成部分，應(yīng)統(tǒng)一歸檔保存。4.6. 合同和證件到期的處理4.6.1. 信息中心提前兩個(gè)月從“合同管理信息系統(tǒng)”中提取即將到期的購(gòu)銷合同信息，填寫到期合同明細(xì)報(bào)采購(gòu)部，由采購(gòu)部準(zhǔn)備有關(guān)資料提報(bào)品牌聯(lián)席會(huì)議對(duì)其進(jìn)行評(píng)議，最終將到期合同分為以下兩類：a) 要求撤柜合同，包括：季節(jié)性商品、不適合商品（銷售差、檔次低、有其它不利因素商品）5、供應(yīng)商違規(guī)等其它原因；b) 可進(jìn)行續(xù)簽合同。4.6.2. 對(duì)各類合同的處理：a) 確認(rèn)續(xù)簽的合同：采購(gòu)部根據(jù)品牌聯(lián)席會(huì)議通報(bào)按照合同簽訂程序，與供方重新簽訂合同。須在合同到期5日前辦理完畢。b) 準(zhǔn)備撤柜和要求撤柜的合同采購(gòu)部根據(jù)“品牌聯(lián)席會(huì)議通報(bào)”填寫供應(yīng)商品牌調(diào)整函（附件三），提前一個(gè)月通知供應(yīng)商撤柜事宜，并通報(bào)營(yíng)銷部、總務(wù)部，配合做好撤柜工作。合同未到期的供方撤柜，采購(gòu)部應(yīng)在計(jì)算機(jī)“合同管理信息系統(tǒng)”中注明。4.6.3. 證件的更新a) 信息中心提前一個(gè)月從“合同管理信息系統(tǒng)”中提取即將到期的基本索證信息，填寫索證更新明細(xì)報(bào)采購(gòu)部；b) 采購(gòu)部在證件有效期結(jié)束前聯(lián)系供應(yīng)商將證件更換完畢6、，并將索證更新明細(xì)連同證件返回信息中心；c) 信息中心將更新的證件內(nèi)容錄入“合同管理信息系統(tǒng)”，完成后由信息中心將證件交辦公室更新存檔。4.7. 合同的變更 4.7.1. 合同存續(xù)期間，雙方合作內(nèi)容發(fā)生變化，經(jīng)采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商一致后，按合同簽訂程序，可重新簽訂合同。4.7.2. 合同有效期內(nèi)，供應(yīng)商變更名稱或移交業(yè)務(wù)，應(yīng)由供應(yīng)商出示變更證明（加蓋變更前、后公章及財(cái)務(wù)專用章），承諾“前者（舊戶頭）與陽(yáng)光百貨的一切權(quán)利義務(wù)關(guān)系自x年x月x日起均由后者（新戶頭）承擔(dān)”，并提供變更后新供應(yīng)商的法人證件、授權(quán)書等，采購(gòu)部審核確認(rèn)后，填寫供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表（一式三聯(lián)，供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部、辦公室各執(zhí)一聯(lián)），7、經(jīng)總經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)部收費(fèi)后，采購(gòu)部與其重新簽訂合同。具體執(zhí)行附件四。4.8. 監(jiān)督4.8.1. 采購(gòu)部經(jīng)理：審核合同條款是否完備、合理，是否與合同審批程序表內(nèi)容一致，供應(yīng)商證件、手續(xù)是否齊全。4.8.2. 總經(jīng)理：審核合同條款是否完備、合理。4.8.3. 財(cái)務(wù)部a) 審核合同審批程序是否完備；b) 監(jiān)督供應(yīng)商及時(shí)、足額繳納合同簽訂及執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的入場(chǎng)費(fèi)、裝修押金、商品質(zhì)量保證金等各項(xiàng)費(fèi)用。4.8.4. 信息中心：審核合同審批程序表的內(nèi)容是否完備，審批手續(xù)是否齊全。4.8.5. 辦公室：對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；審核合同索證、審批程序是否有效、完備，各項(xiàng)流程是否按要求時(shí)間完結(jié)。4.8.68、. 人力資源部：監(jiān)督、控制供應(yīng)商對(duì)導(dǎo)購(gòu)員的聘用按合同約定執(zhí)行。4.8.7. 總務(wù)部：監(jiān)督、控制供應(yīng)商的裝修事宜按合同約定執(zhí)行,按計(jì)劃保證質(zhì)量完成。4.8.8. 營(yíng)銷部：a) 督促供應(yīng)商保證營(yíng)業(yè)員及時(shí)上崗，做好備貨，按計(jì)劃開(kāi)業(yè)。b) 監(jiān)督、禁止供應(yīng)商超合同范圍經(jīng)營(yíng)及其它違反合同約定事項(xiàng)。5. 附件5.1. 合同簽訂流程圖5.2. 證件審核要求5.3. 供應(yīng)商品牌調(diào)整函5.4. 供應(yīng)商戶頭變更、品牌代理商變更操作流程6. 相關(guān)記錄6.1. 合同審批程序表6.2. 購(gòu)銷合同建檔目錄6.3. 品牌聯(lián)席會(huì)議通報(bào)6.4. 到期合同明細(xì)6.5. 索證更新明細(xì)6.6. 供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表本制度自2003年99、月1日起生效附件二：證件審核要求1. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照：加蓋供應(yīng)商紅色公章的復(fù)印件。2. 稅務(wù)登記證：通過(guò)年審的原件或清晰的復(fù)印件。3. 委托代理證書：3.1. 委托銷售：生產(chǎn)廠家或總代理商出示給供方的委托銷售證書（在有效期內(nèi)）；3.2. 授權(quán)書：法人代表給委托人開(kāi)的委托其簽訂合同的證明（原件）。4. 商標(biāo)注冊(cè)證書：有效期內(nèi)的清晰復(fù)印件。5. 產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告：5.1. 要求加蓋所在質(zhì)檢局的公章；5.2. 提供成品的全項(xiàng)、抽檢質(zhì)檢報(bào)告；5.3. 每批產(chǎn)品應(yīng)有相對(duì)批號(hào)的報(bào)告，或質(zhì)檢報(bào)告檢驗(yàn)日期在提供日的前一年之內(nèi)；6. 進(jìn)口產(chǎn)品證件（清晰復(fù)印件）：進(jìn)口產(chǎn)品報(bào)關(guān)單、衛(wèi)檢證明、衛(wèi)生部批文。7. 其它證件：衛(wèi)檢報(bào)10、告（化妝品、餐具、床品等）、準(zhǔn)銷證書（特殊商品）等。8. 化妝品類：衛(wèi)生檢驗(yàn)證、外埠化妝品索證備案單（市外化妝品）；9. 工藝品類：合格證。注：以上證件有時(shí)間要求的注意證件在有效期內(nèi)。附件三：供應(yīng)商品牌調(diào)整函 （供應(yīng)商）：首先，感謝貴公司長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)陽(yáng)光百貨的支持與合作！在與貴公司以往的合作中，雙方感到非常的愉快，增進(jìn)了彼此的交流和溝通，為雙方留下了深刻、美好的印象。但是，考慮到雙方長(zhǎng)期的利益與發(fā)展，根據(jù) ，我公司擬對(duì) 品牌作出調(diào)整，按合同約定終止雙方的合作。請(qǐng)貴公司于 年 月 日前來(lái)我公司采購(gòu)部辦理有關(guān)退場(chǎng)事宜，我公司會(huì)給予積極的協(xié)助和配合。如逾期辦理，將按合同約定執(zhí)行。謝謝合作！順頌商祺！聯(lián)11、系人： 電話：青島陽(yáng)光百貨股份有限公司（簽章）年 月 日附件四：供應(yīng)商戶頭變更、品牌代理商變更操作流程1. 供應(yīng)商名稱變更（免費(fèi)）1.1. 供應(yīng)商名稱變更，僅指供應(yīng)商名稱變更，不涉及供應(yīng)商主體的變更及代理品牌的變動(dòng)。1.2. 特征：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)不變或供應(yīng)商企業(yè)代碼證代碼號(hào)不變。1.3. 步驟： 1.3.1. 供應(yīng)商向采購(gòu)部提交“供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表”及證明，由采購(gòu)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。1.3.2. 信息中心根據(jù)“供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表”及證明，在接到申請(qǐng)當(dāng)日，修改供應(yīng)商信息。同時(shí)打印修改前供應(yīng)商信息和修改后信息。信息中心錄入后，戶頭變更申請(qǐng)、修改前供應(yīng)商信息、修改后供應(yīng)商信息一并轉(zhuǎn)辦公室存12、檔。1.3.3. 供應(yīng)商信息修改后，在ERP信息系統(tǒng)中，已結(jié)算結(jié)算單、未結(jié)算結(jié)算單、供應(yīng)商銷售報(bào)表、供應(yīng)商臺(tái)帳均變更為新的戶頭。該供應(yīng)商變更前的名稱將不再在信息系統(tǒng)中記錄。2. 品牌代理商變更（收費(fèi)）2.1. 變更品牌代理商的界定：指品牌的代理商的實(shí)體發(fā)生變更的情況，涉及供應(yīng)商主體的變更。2.2. 特征：新的供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)不同于原供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)。2.2.1. 全權(quán)變更：原供應(yīng)商全權(quán)授權(quán)新的供應(yīng)商代理一切事務(wù)的。包括：先期債權(quán)債務(wù)、對(duì)已售商品的責(zé)任。（收費(fèi)600元/次）2.2.2. 無(wú)關(guān)聯(lián)變更：新供應(yīng)商與原供應(yīng)商無(wú)任何關(guān)聯(lián)。新供應(yīng)商不承擔(dān)原供應(yīng)商債權(quán)債務(wù)，不承擔(dān)前期銷售退貨。（按合同13、收費(fèi)）2.3. 全權(quán)變更處理步驟：2.3.1. 品牌代理商提交“供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表”及證明，經(jīng)審批后到財(cái)務(wù)部繳費(fèi)（600元/個(gè)）。2.3.2. 采購(gòu)部與新品牌代理商簽訂聯(lián)銷合同。2.3.3. 信息中心根據(jù)手續(xù)、附件齊全的“合同審批（通知）單”、“供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表”，錄入新的合同。品牌編碼、部門編碼不變、商品編碼不變。2.3.4. 采購(gòu)部確定新老供應(yīng)商商品交接時(shí)間。營(yíng)銷部協(xié)助進(jìn)行商品盤點(diǎn)、交接。2.3.5. 交接當(dāng)天采購(gòu)部通知信息中心給予辦理供應(yīng)商清場(chǎng)手續(xù)，同時(shí)通知營(yíng)銷部該品牌當(dāng)天銷售不留帳后。該品牌存在負(fù)庫(kù)存的，營(yíng)銷部必須于營(yíng)業(yè)結(jié)束前調(diào)整完畢。否則，信息中心將不予已處理。（信息中心在當(dāng)天14、結(jié)賬后作供應(yīng)商清場(chǎng)處理，退出原合同號(hào)的所有庫(kù)存，并終止該合同，該品牌所有商品編碼禁止交易）2.3.6. 第二天早上營(yíng)銷部到物流中心辦理進(jìn)貨手續(xù)（按新合同編碼、新供應(yīng)商編碼）后，辦理進(jìn)貨手續(xù)的商品編碼恢復(fù)正常狀態(tài)。2.3.7. 對(duì)于未辦理進(jìn)貨手續(xù)的商品編碼，系統(tǒng)自動(dòng)禁用，出現(xiàn)交易時(shí)，樓層管理員通知信息中心給予暫時(shí)放開(kāi)銷售。信息中心給予放開(kāi)后，收款臺(tái)可以進(jìn)行交易收款。管理員必須在當(dāng)日獨(dú)存辦理驗(yàn)收手續(xù)，如不辦理驗(yàn)貨手續(xù)，該筆交易將無(wú)法匯總記入銷售報(bào)表，造成系統(tǒng)報(bào)表錯(cuò)誤。2.4. 無(wú)關(guān)聯(lián)變更處理步驟2.4.1. 采購(gòu)部作供應(yīng)商撤柜審批（通知）單，安排原供應(yīng)商撤柜。2.4.2. 采購(gòu)部與新品牌代理商簽訂聯(lián)銷合同。2.4.3. 信息中心根據(jù)手續(xù)、附件齊全的合同審批（通知）單，錄入新的合同。品牌編碼、部門編碼不變。2.4.4. 原供應(yīng)商撤出商品，到物流中心辦理退貨手續(xù)。2.4.5. 新供應(yīng)商商品進(jìn)行編碼（品牌編碼不變）2.4.6. 按新聯(lián)銷合同和新的商品編碼辦理驗(yàn)貨手續(xù)，后進(jìn)行上柜銷售。3. 供應(yīng)商戶頭變更、品牌代理商變更應(yīng)嚴(yán)格按上述業(yè)務(wù)流程執(zhí)行。凡不執(zhí)行上述步驟的，信息中心將不予處理，因此造成的損失由相應(yīng)責(zé)任人承擔(dān)。對(duì)于未遵守上述規(guī)定，造成系統(tǒng)報(bào)表匯總錯(cuò)誤的，信息中心將根據(jù)公司制度給予相關(guān)責(zé)任人處罰。