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1、融科資訊中心分公司檔案管理制度（2001年 月 日公司總經(jīng)理室審批通過）第一章總 則第一條 為加強(qiáng)對(duì)公司各類檔案的綜合管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司管理各項(xiàng)工作提供服務(wù)，根據(jù)國家檔案法，并依據(jù)北京市建委和市檔案局聯(lián)合頒布的北京市城市建設(shè)工程竣工檔案管理實(shí)施細(xì)則的有關(guān)部分，結(jié)合本公司管理工作中的實(shí)際情況，特制訂本檔案管理制度。第二條 在檔案學(xué)中，檔案、文件材料、資料是三種不同的概念。檔案是在本公司工作活動(dòng)中直接形成的原始記錄，經(jīng)過整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續(xù)的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體的歷史記錄；文件材料是在本公司現(xiàn)行工作活動(dòng)中直接形成2、的原始記錄，處于運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦過程中，還沒有轉(zhuǎn)化為檔案；資料是指為了工作參考的目的而搜集來的文獻(xiàn)材料，不是本公司工作活動(dòng)中直接形成的文件材料。檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全，便于開發(fā)利用。第三條 檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，檔案應(yīng)按照文件的種類和形成的時(shí)間順序進(jìn)行全面的收集和認(rèn)真的整理、編制。第四條 公司各類檔案均納入本管理體系。其中：1 編程檔案和文書檔案歸檔于檔案室；2 財(cái)務(wù)檔案（包括合同檔案）在財(cái)務(wù)部單獨(dú)歸檔；3 人事檔案屬于寄存在人才交流中心的部分按社會(huì)辦法統(tǒng)一寄存的人才交流中心，屬于公司人事手續(xù)部3、分（如簡(jiǎn)歷、入職、辭職手續(xù)、員工基本情況表等）同“文件類”管理辦法，由主管人事工作崗位的人員每月移交到總公司行政人事部； 4 涉及公司機(jī)密的檔案（如涉及公司級(jí)獎(jiǎng)懲的文件及其他機(jī)密的文件），公司設(shè)專人保管。 第五條 本辦法適用于公司各部門，其中總公司分部的檔案管理納入本管理辦法。第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置 檔案管理職責(zé)第六條 公司總經(jīng)理室是檔案管理的主管部門，其主要職責(zé)：1. 審核批準(zhǔn)公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范；2. 指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查檔案管理的工作；3. 決定公司員工執(zhí)行本規(guī)范的獎(jiǎng)懲。第七條 公司檔案管理主管部門對(duì)內(nèi)賦有各類檔案的統(tǒng)管作用，對(duì)外賦有檔案接口的作用。第八條 公司各部門文員分管各部門檔案，其主4、要職：1. 執(zhí)行國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃各部門檔案管理工作。2. 負(fù)責(zé)收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)部門各類檔案及有關(guān)資料。3. 配合檔案主管部門，把需要?dú)w檔（具有一定保存價(jià)值）文件材料進(jìn)行歸檔。4. 積極與各部門一同進(jìn)行對(duì)公司檔案、資料等管理辦法的研究。5. 開展檔案的利用工作。負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開發(fā)檔案信息資源，逐步達(dá)到檔案信息資源共享。6. 進(jìn)行檔案的鑒定工作。對(duì)已超過保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。第九條 各部門設(shè)兼職文件管理員負(fù)責(zé)本部門形成的檔案材料的收集積累、整理和向檔案信息主管移交檔案等工作。第三章 歸檔范圍歸檔保存的含義包括5、兩個(gè)方面：一是具有保存價(jià)值的文件材料才需進(jìn)行分類的歸檔保存，才能轉(zhuǎn)化為檔案，沒有保存價(jià)值的文件材料不必歸檔，也就不會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案；二是履行了歸檔手續(xù)，也就是說對(duì)形成的文件材料經(jīng)過鑒別和篩選、經(jīng)過了整理和組卷，履行了歸檔手續(xù)，具有法律效力，成為公司檔案的組成部分。第十條 文書檔案的歸檔范圍：1 公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等法律類文書原件。公司上級(jí)有關(guān)工作的指示、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、決定、條例、辦法、規(guī)定、計(jì)劃、通報(bào)、通知等。2 本公司制定下發(fā)的條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、工作匯報(bào)、總結(jié)、通知、通報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、歷史沿革、大事記、簡(jiǎn)報(bào) 、信訪、錄音帶、照片、影片等。3 外聯(lián)單位報(bào)送的工作報(bào)告、6、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、通知、辦法等。4 招投標(biāo)文件、標(biāo)書。第十一條 城建檔案的歸檔范圍：城建檔案是城市建設(shè)開展規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、科研、抗災(zāi)、戰(zhàn)備等項(xiàng)工作的重要依據(jù)，包括基建文件、施工技術(shù)文件和竣工圖三部分。其中基建文件由建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制，施工技術(shù)文件和竣工圖由施工單位編制，建設(shè)單位負(fù)責(zé)檢查、督導(dǎo)，由建設(shè)單位組織統(tǒng)一報(bào)送城建檔案館。由建設(shè)單位編制的基建文件主要有：1 基建計(jì)劃任務(wù)書等重要文件：工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)：項(xiàng)目建議書及批復(fù)文件；可行性研究及其報(bào)告；計(jì)劃任務(wù)書及批復(fù)文件，與項(xiàng)目立項(xiàng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)的重要講話記錄、重要的會(huì)議紀(jì)要等；會(huì)議文件、紀(jì)要：由建設(shè)單位或工程管理部門主持召開的重大問題的7、技術(shù)會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議等會(huì)議文件及會(huì)議紀(jì)要；規(guī)劃、環(huán)保、消防、防疫、節(jié)水、人防、抗震、勞動(dòng)、衛(wèi)生等有關(guān)職能部門的審查意見及批準(zhǔn)文件。專家建議文件1 建設(shè)用地、征地、拆遷文件：建設(shè)項(xiàng)目選址報(bào)告及土地、規(guī)劃部門批復(fù)；征用土地辦理國有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押等文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及批準(zhǔn)用地范圍圖；有關(guān)拆遷安置協(xié)議、拆遷實(shí)施辦法等主要文件。2 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、投招標(biāo)、監(jiān)理文件：勘察包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)及氣象、地震資料等。工程地質(zhì)具體內(nèi)容主要有地質(zhì)勘探報(bào)告、勘探點(diǎn)平面位置圖，地層巖性剖面圖、地面巖性及物理力學(xué)性質(zhì)綜合統(tǒng)計(jì)表等。測(cè)繪包括紅線樁位置及測(cè)量報(bào)告，釘樁成果報(bào)告；工程設(shè)計(jì)包括工程設(shè)計(jì)條件通知單、委8、托設(shè)計(jì)任務(wù)書、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工圖、結(jié)構(gòu)計(jì)算書及概預(yù)算等。招投標(biāo)文件包括工程設(shè)計(jì)、勘察、施工招投標(biāo)，各種招投標(biāo)文件及合同。工程監(jiān)理文件：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則等。3 工程竣工總結(jié)的基本內(nèi)容：工程竣工總結(jié)是工程竣工后的一個(gè)綜合性的報(bào)告，簡(jiǎn)要地介紹工程建設(shè)的全過程。可根據(jù)工程規(guī)模的大小、施工難易程度、專業(yè)特點(diǎn)和工程的重要性有所不同，大體分為三種情況：第一種國家、市有關(guān)部門組織國家或市級(jí)工程竣工驗(yàn)收大會(huì)的工程，驗(yàn)收大會(huì)（包括預(yù)驗(yàn)收大會(huì)）文件，可做為工程竣工總結(jié)歸檔，不再另行編制。驗(yàn)收大會(huì)文件主要包括：工程建設(shè)報(bào)告、工程設(shè)計(jì)報(bào)告、工程施工報(bào)告、工程決算報(bào)告、工程竣工檔案編制報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書、驗(yàn)收委員9、會(huì)成員名單、領(lǐng)導(dǎo)講話等。第二種未召開國家或市級(jí)驗(yàn)收大會(huì)特大型、大型建筑安裝工程，要編制較為詳細(xì)的工程竣工總結(jié)其基本內(nèi)容如下： 概述 工程立項(xiàng)的依據(jù)和建設(shè)目的； 工程概況，包括工程位置、規(guī)模、數(shù)量、概算（包括征用土地、拆遷、補(bǔ)償費(fèi)）、預(yù)、決算等； 工程設(shè)計(jì)、工程施工招投標(biāo)情況，工程監(jiān)理情況； 三通（水通、電通、道路通）一平（場(chǎng)地平）情況。設(shè)計(jì)、施工情況 設(shè)計(jì)情況設(shè)計(jì)單位和設(shè)計(jì)內(nèi)容（如不是一個(gè)設(shè)計(jì)單位，要把全部設(shè)計(jì)單位名稱及設(shè)計(jì)內(nèi)容寫清楚 ）；工程設(shè)計(jì)有什么新的設(shè)計(jì)構(gòu)思和特點(diǎn)，采用了哪些新的設(shè)計(jì)方法，采用哪些新的建筑材料。 施工情況 開、竣工日期； 施工組織情況、主要技術(shù)措施； 施工單位相互協(xié)調(diào)情10、況（如總包和分包、各專業(yè)之間等）； 使用新的施工技術(shù)情況。 質(zhì)量事故及其處理情況。 與市政公用工程連接的市政公用工程施工情況（包括道路、上水、雨水、污水、供電、電訊、熱力、燃?xì)獾龋＜t線內(nèi)道路、綠化施工情況。工程質(zhì)量及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 工程質(zhì)量鑒定意見和評(píng)價(jià)； 施工組織和管理等方面的經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)或教訓(xùn)； 工程遺留問題及其處理意見。其它需要說明的問題如新建工程的門牌號(hào)碼等上述三項(xiàng)未包括的內(nèi)容，仍需說明均可在此交待清楚。第三種除上述一、二種以外的其它一般工程，其竣工總結(jié)內(nèi)容可參照第二種，但可以簡(jiǎn)述，只要把主要情況寫清楚即可，不必面面俱到。4 工程照片、聲像材料：工程照片（含底片）主要有：施工前的原貌；各施工11、階段有代表性的照片，尤其是隱蔽工程、質(zhì)量事故的照片；采用新的施工技術(shù)和新的建筑材料的照片；竣工后新貌（室內(nèi)、外）。每張照片都要有簡(jiǎn)要的文字材料，能準(zhǔn)確說明照片內(nèi)容，如照片類型、位置、拍照時(shí)間、作者、底片編號(hào)等。對(duì)國家、市重點(diǎn)工程、特大型工程、特種工程，原則上要求報(bào)送聲像材料，錄音材料包括領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、重要會(huì)議的錄音等；錄像材料（包括影片）要能反映工程建設(shè)的全過程，如原貌、奠基、施工過程、竣工驗(yàn)收等內(nèi)容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項(xiàng)目名稱及錄音、錄像、影片內(nèi)容的文字材料。第四章 歸檔時(shí)間和手續(xù)第十二條 文書檔案各部門每月向公司檔案室移交一次。第十三條 工程前期所有文件、證件在項(xiàng)目開工12、后一次性移交檔案室。第十四條 公司重要活動(dòng)聲像檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡(jiǎn)介，兩個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔。一般活動(dòng)聲像記錄由經(jīng)辦人自行保管。 第十五條 圖紙（設(shè)計(jì)圖紙和竣工圖紙）等技術(shù)文件類。設(shè)計(jì)管理與技術(shù)方案研究部為設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)類文件的第一責(zé)任人，工程管理部為竣工圖等技術(shù)類文件的第一責(zé)任人，各部分別建立相應(yīng)的文件積累與保管責(zé)任制，定期交公司檔案室存檔。第十六條 招投標(biāo)類文件，投資管理部為第一責(zé)任人，應(yīng)建立相應(yīng)的文件積累與保管責(zé)任制，定期交公司檔案室存檔。第十七條 接收檔案必須履行手續(xù)，應(yīng)根據(jù)移交人提供的移交檔案目錄，與移交人共同清點(diǎn)，對(duì)重要案卷，要逐項(xiàng)清點(diǎn)，經(jīng)查對(duì)無誤，方可13、辦理簽收手續(xù)。第五章 歸檔要求第十八條 第十八條 本公司文書檔案實(shí)行按形成部門立卷制度。歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映公司（或部門）在各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)過程，必須是定稿后由公司（或部門）負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原件。請(qǐng)示類文件應(yīng)有批復(fù)，保證檔案的完整性。第十九條 城建檔案、招投標(biāo)文件、標(biāo)書等實(shí)行按項(xiàng)目分類、立卷。第六章檔案的保管第二十條 各類檔案都是公司的重要財(cái)富，由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人都不得視檔案為私有。全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第二十一條 檔案室按便于保管、方便利用為原則，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列。第二十二條 檔案室應(yīng)研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)，對(duì)已破損、蟲蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)14、修復(fù)或復(fù)制。公司應(yīng)為檔案保護(hù)提供必要條件。第二十三條 檔案室對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理決定。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得銷毀任何檔案。對(duì)銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)永久保存。第二十四條 各類檔案按其內(nèi)容、價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三種。第七章檔案的利用和開放第二十五條 檔案室建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。第二十六條 檔案人員要熟悉庫藏，開展檔案編研，主動(dòng)提供利用，為公司各有關(guān)部門服務(wù)。第二十七條 珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供。第二十八條 檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、整理、編輯。編寫或配合有關(guān)部15、門編寫重要參考資料。第八章 檔案立卷質(zhì)量要求立卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)；保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。第二十九條 立卷要求1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)應(yīng)齊全完整。歸檔材料要原件，沒有原件的可以用字跡清楚的復(fù)印件。2 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。3 時(shí)間劃分：從1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。4 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按時(shí)間順序排列，依次編寫頁號(hào)；需要立卷歸檔的材料，在有文字的當(dāng)頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號(hào)（背面沒有16、文字的材料不須填寫頁號(hào)）； 圖表、聲像和實(shí)物檔案應(yīng)在裝具上或在聲像和實(shí)物背面逐件編號(hào)。5 永久、長(zhǎng)期和短期應(yīng)按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。6 照片應(yīng)用文字標(biāo)出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、中心內(nèi)容。7 文件質(zhì)量要求：文件材料統(tǒng)一用A4紙；卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物（回形針、大頭針、釘書針）；對(duì)破損的文件材料要托裱；字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制一份與原件一起立卷；對(duì)較大的表格，要折疊成A4紙大小；有小字條的要加邊成A4紙大小。第三十條 卷內(nèi)文件目錄填寫方法順序號(hào)：卷內(nèi)文件排列的先后順序，即件號(hào)。文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的部門或個(gè)人，即文件的作者。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”。沒有年、月、日的材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄要填寫每次會(huì)議的時(shí)間、主要內(nèi)容。日期：文件的形成時(shí)間、填寫時(shí)可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小數(shù)點(diǎn)表示。例如：1998.7.1。頁數(shù)：一份文件有幾頁（背面有文字的也算一頁）。頁號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁的編號(hào)。（即圖書目錄的編號(hào)）如：第1份文件有5 頁，頁號(hào)填1；第2份文件有3頁，填6，填每份文件第1頁的頁號(hào)，以此類推。第九章 附則第三十一條 本辦法由公共事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。