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1、智方酒店管理系統應用方案一. 企業管理需求分析1. 企業需求分析。傳統的手工操作管理存在著許多無法避免的問題，例如：1) 人工計算房間費以及金額容易出現差錯2) 收銀工作中跑單、漏單、偷錢現象普遍3) 交班管理中出現各種誤差4) 個別服務員作弊、改單情形時有發生5) 客人消費單據難以保存和查詢6) 無法對大量營業數據進行統計分析7) 無法進行VIP會員管理和追蹤，無法提供更加人性化的管理8) 無法準確迅速的解決房費折扣和優惠等問題9) 無法準確滿足客人的個性化需求10) 無法整體管理所有房間的狀態，迅速對各種情況做出反應11) 無論收銀還是財務都需要大量的人力物力2. 企業情況分析1) 智方酒2、店管理系統就是針對以上問題而開發設計的。系統實現了一般酒店行業日常營運的全面自動化管理，包括營業管理、員工管理、會員管理、庫存管理、財務統計等功能模塊。將煩瑣的手工管理，轉化為簡易的電腦操作，提高運營效率、減少操作錯誤、提升服務形象、緩解人力物力、增進營收效益等。考慮到貴公司管理運營的需要，達到管理手段、管理方式同規模經營相一致，堵住管理上的漏洞，科學化進銷存環節，提高工作效率和決策能力，我們建議采用智方酒店管理系統。特做此分析方案供管理決策層斟酌參考，歡迎提出寶貴意見。二. 智方酒店管理結構分析1) 產品結構2) 智方酒店管理系統包含了如上圖表示的幾個部分。酒店管理數據庫系統、前臺收銀系統、3、電話訂房系統、商品管理系統、會員管理系統、門鎖發卡系統、電話計費系統、房務管理系統、營銷管理系統、財務管理系統等。3) 功能說明：1. 酒店數據庫主機部分是軟件核心部分，包括管理程序和數據庫2. 前臺收銀系統，包括了客房、餐廳、娛樂設施等的收銀結算 3. 電話訂房系統用來管理新老客戶的房間預定4. 商品管理系統提供了物流管理、庫存管理以及往來管理等功能模塊5. 會員管理系統提供了針對客戶的所有方便的功能，包括了客戶基本信息管理、消費信息管理、折扣管理、來電管理以及信息群發功能模塊6. 門鎖發卡系統是根據系統提供的發卡程序對門禁房卡進行發卡處理，可以設置房卡的有效期等功能7. 房務管理系統是專為4、客房經理提供的管理模塊，可以方便的查看以及修改變更指定的房間狀態，更好的為客戶提供優質服務8. 營銷管理系統提供了對協議客戶的管理以及對VIP客戶的管理，還可以對客戶黑名單進行管理9. 財務管理系統，主要是為經理、財務以及管理人員使用的部分，可以對整個系統進行設置、調整、分析、進貨、分配等等4) 主機部分分為標準版和專業版兩種，面對不同的客戶需求有所不同。三. 整體系統特點1. 智方酒店管理系統在系統功能設計時，參照了大量的國內外同類軟件，并對酒店、酒店、娛樂等企業進行了細致的徹底的實地研究，盡力用計算機系統來完成所有能完成的工作，并保持很高的靈活性和易操作性，軟件具備以下特點：2. 易學易用5、1) 盡管我們的軟件在功能上非常靈活強大，但操作上卻極為簡便，它是一套純 WINDOWS軟件，操作界面友好直觀，既可全鼠標、也可全鍵盤操作，操作員懂拼音即可下單，不需要記憶復雜煩瑣的消費代碼，易學易用，所有操作員稍加培訓即可上崗。3. 穩定可靠1) 此套軟件由2001年開發至今，已經過諸多客戶的完善和運行，目前已是一套相當 穩定成熟的系統，客戶不必擔心系統由于不穩定所帶來的經濟后果和數據丟失。4. 功能完整1) 此套軟件能滿足各類大型酒店的業務管理需要，系統擁有多個控制開關以及幾十個參數設置，能夠滿足不同類型客戶，不同管理手段的需求。5. 數據安全性1) 系統提供了自動和手動備份的功能，可使數6、據庫有雙重保護。2) 軟件在系統設置的時候，考慮到主機如果出現問題，將會給客戶造成巨大的經濟損失，因此設計了諸多功能對數據進行保護，即使無關人員抱走主機也無濟于事。6. 開放性好1) 采用標準的開發工具和技術，后臺數據庫采用微軟SQL2000中文版，可以提供開放的數據接口，可同其它軟件交流數據。7. 支持靈活多樣的卡類消費和采用開放的用戶自定義的打折促銷方案，讓用戶設定。支持多種結算方式，如現金、贈券、信用卡等組合結賬8. 網絡功能1) 既可單機運行、又支持網絡運行，用戶可先單機運行，然后升級至網絡版，不影響客戶原有的數據。四. 整體系統功能特點簡介1. 友好清晰的軟件界面1) 智方酒店管理系7、統本著人性化操作的要求精心設計軟件功能，程序界面簡單明了美觀大方。使業務操作變得一目了然，即使未經過培訓的操作人員，只要具備計算機操作常識就能很快上手，企業的管理者再也不必為聘用專門的操作人員而殫精竭慮啦。2. 快捷全面的總臺登記功能1) 開房：分為預訂和非預訂客人開房，主要是輸入客人的必要信息，或者通過預訂號從預訂單中獲取基本信息，入住登記速度快，減少客人等待時間。2) 客戶修改：根據房號補齊賓客的所有信息及個人習慣，更好的為客人服務。并可修改在店賓客戶藉部分信息。3) 賓客換房：根據客人的換房要求或客房現狀，調換某位賓客的房間。4) 修改賓客房價：客人住店期間通過此項及時修改并進行核實。58、) 賓客續?。嚎呻S時對客人的離期進行修正，提供最準確信息，以減少賓館不必要的損失。6) 預定天數提醒：客人住宿時間到時，自動提醒。7) 本系統提供完善的查詢功能，包括房間狀態（如出租房查詢）預訂情況、住店賓客信息、VIP入住情況、賓客離店情況、賓客歷史檔案、客房狀態等；可以根據在店客人的任何一項條件訊速進行查詢（如客人姓名、預訂號、房號、來期、離期、國藉、證件號碼等），也可以多項條件進行任意組合查詢。3. 方便靈活的總臺結帳功能1) 退房結帳：賓客離店時，自動計算賓客的各項費用，并分別統計其公費和自費款項，可根據客人的要求任意分開收據，自動打印收據。2) 不退房結帳：客人住店時間比較長或長住公9、司，為避免消費累計過多，可結算處房費以外的費用。3) 賓客預付： 根據酒店的要求，按營業部門收取客人的專項預付金或通用預付金。4) 現金入帳： 錄入沒有使用電腦的營業部門當天所發生的營業收入情況。5) 合并或分拆賬單功能6) 帳單的簽單，免費，退單，掛帳。7) 結帳方式：現金，代金券，銀行信用卡，儲值卡等多種方式。8) 續住處理：賓客因意外情況而不能按預定日期離店時，可以根據需要辦理續住手續。9) 修改房價：調整賓客的客房價格及房租服務費。10) 查詢：本系統提供完善的查詢功能，賓客明細查詢，團隊明細查詢，賓客預付查詢，非現金預付查詢，雜單操作查詢，沖帳操作查詢，銀錢收據查詢，結帳記錄查詢，賓10、客轉帳查詢，特殊操作查詢，賓客欠款、銀錢收據查詢、住店賓客、賓客流動情況查詢，賓客欠款明細、團體欠款明細、明細歷史查詢，賓客歷史、訂房單查詢等11) 會員可使用積分卡、儲值卡消費；12) 自動完成累計積分，消費打折；13) 房間費可以設置打折后自動抹零；14) 可添加自定義消費項目，比如電話費、停車費等；4. 完善的客戶以及會員卡管理機制1) 基本信息管理功能，此模塊用于增加客戶、修改客戶信息、刪除客戶、客戶信息的查詢、導出和打印等功能。2) 消費信息管理功能，用于查詢本店登記在冊客戶的所有消費記錄，并可列出每次消費記錄的詳細消費信息3) 各種商品對不同客人的自動打折優惠4) 客戶各種消費的查11、詢及自動積分管理系統5) 客戶來電顯示功能（須硬件配合），在客人來電預定房間時自動顯示客人以前的住宿信息，姓名，愛好，等信息。6) 信息群發功能（須硬件配合），可以根據不同的要求對在店，離店的客人成批，或個人自動發送手機短信。5. 多種多樣的客房管理1) 提供空房、占用、預訂、停用、臟房多種房態圖標；2) 系統自動變更房間狀態也可以手動修改房間狀態。3) 房態管理：修改當前的房間狀態，以便合理地調整客房的出租狀況。4) 清掃管理：將打掃過的房間改成干凈房。5) 空房確認：將客人離店后打掃過的房間設定為空房，以便提高客房出租率。6) 可出租房：可以動態地查詢、打印酒店的可用房間、不可用房間，及時12、掌握酒店的客房使用情況。7) 查詢：本系統提供完善的查詢功能，如在店賓客、離店賓客、客房銷售情況、賓客明細、團體明細、賓客歷史、訂房單、房態查詢等。6. 簡單方便的商品管理模塊1) 提供了庫存管理，可單獨停止某種商品的供應。2) 提供進貨管理，可查詢指定時間段的進貨情況。3) 物流管理功能作為商品管理的關鍵環節，它包括：進貨、退貨、消耗、盤盈、盤虧等貨單的填寫4) 當前庫存查詢功能主要用來查詢當前庫存情況，進行商品供應狀態的控制和庫存的結轉功能。它是進行物流管理的參考。5) 歷史庫存查詢功能主要用于查詢庫存商品在某個時間段的進銷存情況（期初余額、進貨、退貨、消耗、盤盈、盤虧、期末余額），是管理13、人員進行物流分析的主要依據之一，此功能的實現要以每天的日結數據做為基礎。6) 往來單位功能主要用于查詢、登記、維護、刪除往來單位的基本信息。7) 往來賬務功能主要針對往來單位實現應收應付款的查詢和收支管理。8) 成本核算功能主要實現在某一時間段各種商品營業量、消耗量、盤虧量、總成本、總銷售額和毛利的核算，此功能的實現要以每天的日結數據做為基礎7. 方便的交班管理模塊1) 用于切換收銀員的交接班工作，系統將根據不同的操作員賦于不同操作權限，并記錄每個收銀員的收銀情況2) 可查詢當天的收銀情況，還可查詢以前各個班次的收銀情況，并且可以輸出打印3) 自動結算交班金額并打印交班報表8. 功能強大的營業14、查詢模塊1) 強大的報表系統提供多種營業報表，并且都具備打印和導出成EXCEL功能。2) 可查詢來賓信息、消費明細、收銀明細、日/月營業報表等眾多統計報表讓您輕松掌控每日營業情況，更能為經營者科學的管理提供依據。3) 提供日、月消費的直方圖統計，可使您對經營狀況的了解更加直觀。4) 服務生提成查詢功能可根據服務生的級別及其相對應的提成比例自動計算服務提成，大大降低提成計算工作量，加快了工作效率。5) 多種分類統計查詢可以提供更詳細和更明確的統計數據。6) 可按照管理的部門以及營業區域來查詢部門營業統計。9. 房間預定管理模塊1) 提供房間（客房）預訂功能，散客可以通過電話或直接填寫訂房單預約客15、房，根據散客所需房間的類型、來店日期、離店日期等輸入散客或團體訂房單，當需要更改訂房單時，可以修改或取消散客訂房單。2) 支持同一房間（客房）的多次預定以及到期自動取消功能。3) 本系統提供完善的查詢及輸出打印功能、包括預訂情況、住店賓客信息、賓客入住情況、賓客離店情況、賓客歷史檔案、客房狀態等；可以根據預訂單的任何一項條件進行查詢（如客人姓名、預訂號、帳號、來期、離期等），也可以多項條件進行任意組合查詢。4) 來電顯示（須硬件配合），客來電時自動顯示客人的所有信息及個人習慣，包括以前住宿的天數，房間情況等以便更好的為客人服務。10. 及時便利的網絡化管理1) 智方酒店管理系統（網絡版）基于先16、進的客戶機 / 服務器體系結構開發而成，各個站點的數據可以即時通過網絡傳遞，管理人員可以隨時看到即時同步更新的數據，極大地提高了信息傳遞的速度，使得企業的管理效率更上一層樓。11. 硬件設備支持1) 智方酒店管理系統可以支持多種類型的打印機，可設置多種打印幅面來滿足在各種打印機上實現小票打印。報表打印，可以完美支持各種POS系列熱敏小票打印機，套打針式打印機2) 支持通過RJ45口連接小票打印機的錢箱3) 無須驅動支持所有磁卡，條碼卡的刷卡設備。4) IC卡讀卡器支持深圳明華澳漢公司生產的RD系列接觸式讀寫器（M&W） 型號：RD-EB 外置推拔式讀卡器5) 接觸式IC卡支持西門子4442型號17、芯片的IC卡6) 非接觸式IC卡支持RF32型號的感應式IC卡7) 支持所有USB接口的二代身份證讀卡器五. 系統應用解決方案1. 標準版應用解決方案1) 應用范圍和環境1. 標準版主要應用在計算機數量少于4個點的情況下；2. 數據庫采用微軟提供的MDB標準數據庫結構，不需要單獨安裝數據庫服務器；3. 如果是網絡版還需要有暢通的局域網2) 需求分析1. 例如有1個獨立的總臺，不同樓層區域有多個收銀臺，2. 還設置有經理和財務查詢點，需要打印各種統計報表3. 需要對門禁進行管理4. 需要有電話訂臺系統，老客戶來電直接顯示歷史訂臺消費記錄5. 需要有會員貴賓卡功能，可以打折優惠3) 解決方案以及拓18、撲圖1. 拓撲圖2. 解決方案，根據上圖可以看到，所需要的硬件設備 除了各部門所使用的計算機外，還包括了網絡設備，如交換機，打印服務器等。其次還有就是打印機分報表打印機和小票打印機兩類，根據需要安排在不同的位置。其中數據庫計算機主要工作是提供一個安全穩定的數據庫平臺，總臺收銀臺來做所有和開房結帳的操作，包括了門禁系統和刷卡系統。前臺訂房可選，商品供應中心主要是提供商品管理，客房部主要是來完成客人的消費需求，經理查詢端包含了統計報表查詢以及營業查詢等財務管理的功能。3. 硬件系統報價序號設備名稱規格單價數量金額1服務器2前臺PC3前臺POS打印機4客房部POS打印機5報表激光打印機6磁卡閱讀器719、100BaseT以太網交換機8二代身份證讀卡器9UPS電源10USB來電顯示器（可選）11網絡基礎設備12門禁系統13電話計費系統（可選）14觸摸屏（可選）合計4.2. 專業版應用解決方案1) 應用范圍和環境1. 專業版主要是應用在計算機數量比較多，比如超過5個點，同時又有很復雜的數據庫需求，數據庫需要單獨管理的情況下；2. 數據庫采用微軟提供的SQL2000數據庫服務，需要安裝單獨的SQL2000數據庫服務器；3. 還需要沒有域的局域網環境；2) 需求分析1. 需要有獨立的數據庫服務器2. 需要有客人電話訂房系統，可以根據歷史記錄安排訂臺3. 需要有房間狀態管理4. 需要有多個樓層的收銀臺（20、超過3個）5. 需要對各個部門倉庫進行管理6. 需要在經理辦公室或財務室對各種統計數據進行管理和打印7. 需要對客人進行優惠以及贈送活動8. 有貴賓卡使用需求3) 解決方案拓撲圖1. 拓撲圖2. 解決方案，根據上圖可以看到，所需要的硬件設備 除了各部門所使用的計算機外，還包括了數據庫服務器、帶觸摸屏的電腦、網絡設備，如交換機，打印服務器等。其次還有就是打印機分報表打印機和小票打印機兩類，根據需要安排在不同的位置。由于采用了SQL數據庫來管理，所以網絡內的站點數量就可以大量擴展。可以設置多個職能部門來管理不同的工作，可以設置房務中心，商品供應中心，客房部，營銷部，以及經理財務查詢部分。還可以增加21、單獨的前臺訂房部分，可以外接來電顯示設備?？偱_負責所有的開房以及結帳發卡等操作，會員以及貴賓卡可以直接消費享受折扣。3. 硬件系統報價序號設備名稱規格單價數量金額1服務器2前臺PC3前臺POS打印機4客房部POS打印機5報表激光打印機6磁卡或IC卡閱讀器7100BaseT以太網交換機8二代身份證讀卡器9UPS電源10USB來電顯示器11門禁系統12電話計費系統13網絡基礎設備合計4.3. 酒店綜合應用解決方案1) 應用范圍和環境1. 酒店內含有多個消費部門；2. 數據庫采用微軟提供的SQL2000數據庫服務，需要安裝單獨的SQL2000數據庫服務器；3. 還需要沒有域的局域網環境；2) 需求分22、析1. 需要有獨立的數據庫服務器2. 需要解決客房管理3. 需要有餐廳管理4. 需要有桑拿洗浴管理5. 需要有KTV娛樂管理6. 需要一卡通管理7. 需要有客人電話訂房系統，可以根據歷史記錄安排訂臺8. 需要有房間狀態管理9. 需要在經理辦公室或財務室對各種統計數據進行管理和打印10. 需要對客人進行優惠以及贈送活動11. 有貴賓卡使用需求3) 解決方案拓撲圖1. 拓撲圖2. 解決方案，根據上圖可以看到，所需要的硬件設備 除了各部門所使用的計算機外，還包括了數據庫服務器、帶觸摸屏的電腦、網絡設備，如交換機，打印服務器等。其次還有就是打印機分報表打印機和小票打印機兩類，根據需要安排在不同的位置。23、由于要求針對多個部門進行管理，所以這里包括了左邊的客房部的詳細結構，右邊的其他三個部門的主機，每個部門都可以有更復雜的結構，具體可以參考專業版的設計方案?？梢栽谒械牟块T中直接消費結帳，也可以在所有部門中消費，統一在總臺結帳。總臺設有多種設備，可以對會員卡，VIP卡和房卡門禁卡進行管理。如果需要還可以增加觸摸屏進行前臺預定管理。還可根據需要適當的添加更多的收銀點，比如兩個總臺，三個客房部等等。3. 硬件系統報價序號設備名稱規格單價數量金額1服務器2前臺PC3前臺POS打印機4客房部POS打印機5報表激光打印機6磁卡或IC卡閱讀器7100BaseT以太網交換機8二代身份證讀卡器9UPS電源10U24、SB來電顯示器11門禁系統12電話計費系統13網絡基礎設備合計4)六. 系統施工方案及報價1. 施工方案(工期)1) 硬件到場及技術討論 1-2天2) 網絡安裝與調試 1-2天3) 軟件安裝與調試 1天4) 期初數據整理、錄入 1天5) 操作員培訓與考核 3天6) 磨合期跟蹤服務 15天2. 貴方應配合工作：1) 應提供貴方場地工程圖或結構圖；2) 貴方的操作員、管理員及負責人到位；3) 提供期初系統初始化所須數據資料；4) 協調各部門及外部關系。3. 售后服務1) 提供專業的售后服務電話，接受用戶免費咨詢。1. 技術支持熱線：a) 周一至周五：9:00-18:00b) 周六：9:00-12:25、30c) Tel:(0371)65075222 63315956 633159882. 傳真：a) Fax:(0371)633159882) 系統提供一年的免費維護，一年后收取相應的維護費用。4. 系統報價1) 軟件系統按工作站數量進行報價，價格為：3200元/工作站。2) 如果客戶工作站數量超過6個，系統價格進行面議。5. 注意，以下建議你應該采納：1) 為防止意外停電事故的發生，建議服務器和前臺電腦配置至少延時1小時的UPS系統。2) 如果是外地用戶，最好安裝上網設備在服務器以協助我們進行遠程數據維護和系統升級。3) 系統采用星形拓樸，所有的網線全部集中匯總在機房或網絡交換機位置，各工作站應留一部分富余的線頭，以免工作站的位置發生變化。4) 要放電腦的前臺位置的設計要合理，電源走線，單據小格等布局均要進行考慮。