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1、中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊（2010版）辦 公 廳二一一年二月14第二部分 檔案基礎業務規范檔案分類規則1 適用范圍為規范集團公司檔案分類原則、分類方法，一、二級類目的設置及其所包含的基本范圍和標識，特制訂本規則。本規則適用于各單位檔案的分類整理。2.1 檔案本規則中所稱檔案是指各單位在生產、科研、經營管理等各項活動中形成的，具有保存和查考利用價值的，并且經過整理后集中保管的各種載體的原始記錄。2.2 特殊載體檔案與紙質檔案的載體類型、尺寸大小和保管要求有著顯著區別，以物理形式存在的檔案實體，如照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其2、他等。2.3 資料由檔案部門收集和管理的，不屬于直接記錄和反映本單位活動，不作為檔案整理和保管的文件材料，包括上級文件及其他外單位發文、圖書、報刊和各種匯編材料等。2.4 代碼一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其他符號。2.5 文書檔案指職能部門在其職能活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的管理性文件材料。2.6 產品檔案指在產品開發、設計、試制、鑒定評審過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料。2.7 科學技術研究檔案指在科學技術研究過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料，簡稱科研檔案。2.8 建設項目檔案指工程建3、設活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料，簡稱工程檔案。2.9 設備儀器檔案指引進、購置設備儀器時隨機攜帶的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料。2.10 會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。2.11 油氣勘探開發檔案指在油氣勘探開發過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的地質文件材料。2.12 聲像檔案以影像、聲音和圖像為主要反映形式，記錄與反映本單位（部門）重要事件，具有保存和查考利用價值的原始記錄。2.13 實物檔案指在各項工作中做出顯著成績的單位及個人受到上級部門表彰和獎勵而獲得的獎4、章、獎狀、獎旗、獎牌、證書、印章、禮品、紀念品以及上級領導和社會知名人士的題詞等具有保存和查考利用價值的實物。3 檔案分類原則3.1 本規則以集團公司全部檔案實體為對象，從各單位的管理職能和專業性質出發，劃分不同的從屬關系和并列次序，保持職能和專業之間的本質聯系，形成一個有序的檔案分類體系，便于科學管理與開發利用。3.2 本規則的類目設置本著統分適度，宜粗不宜細，分類層次不宜過多的原則，并適應檔案計算機管理的新需求。4 檔案類目設置4.1 共設10個一級類目，即文書類、產品類、科學技術研究類、建設項目類、設備儀器類、會計類、職工檔案類、油氣勘探開發類、聲像類、實物類。4.2 單獨保管的特殊載體5、檔案，其內容不超出10個一級類目的范圍，故將它們做特殊處理，不與10個一級類目并列：按載體類型的不同，分別單獨編號、排架。4.3 資料獨立于10個一級類目，單獨編號、排架。5 類目細分方法5.1 類目的細分是指二級及二級以下類目的延伸。5.2 細分要依據事物的本質屬性或重要屬性進行，同一級類目要使用同一個分類標準，其下位類目的外延之和等于上位類目的外延。5.3 各類目的細分方法5.3.1 文書類不統一設置二級類目，各單位可按職能或機構自行細分。5.3.2 產品類不統一設置二級類目，各單位可按種類或產品型號自行細分。5.3.3 科學技術研究類不統一設置二級類目，各單位可按專業性質或課題性質自行細6、分。5.3.4 建設項目類不統一設置二級類目，各單位可按工程性質或單項工程自行細分。5.3.5 設備儀器類不統一設置二級類目，各單位可按種類或單項設備儀器自行細分。5.3.6 會計類二級類目按文件形式（名稱）分類。5.3.7 納入管理的職工檔案按中央組織部干部檔案工作條例及集團公司相關規定執行，本規則不另作規定。5.3.8 油氣勘探開發類不統一設置二級以下類目，各單位可按專業性質或形成階段自行細分。5.3.9 聲像類二級類目按媒體形式分類。5.3.10 實物類按類型統一設置二級類目。5.3.11 單獨保管的特殊載體檔案，在載體類型下不統一設置二級屬類，各單位可按保管庫房、柜架或業務類型等自行細7、分。根據現實工作的需要，特殊載體的類型可適時統一擴充。5.3.12 資料不統一設置二級屬類，各單位可自行細分。檔案著錄規則1 適用范圍為規范單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則，特制定本規則。本規則適用于各單位各類檔案的著錄。對于某些內容和形式極其特殊的檔案，可遵照本規則制定細則。2 規范性引用文件檔案著錄規則 DA/T 18-1999 3 術語和定義 3.1 著錄在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。著錄項目揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。3.2 公共必著項適用于所有檔案類別的必填著錄項。3.3 公共著錄項適用于所有檔案8、的可選著錄項。3.4 專有著錄項適用于某一檔案類別的特殊可選著錄項，可按卷、卷內文件和件級進行著錄。4 案卷級著錄項4.1 公共必著項檔號、題名、件數（除會計檔案、油氣勘探開發檔案外）、頁數（除會計檔案、油氣勘探開發檔案外）、歸檔單位、保管期限、密級、起日期、止日期、歸檔日期4.2 公共著錄項立卷單位、主題詞、摘要、保密期限、存放位置、正本數量、副本數量、備注5 卷內文件級著錄項5.1 公共必著項檔號、題名、責任者、頁號（除會計檔案、油氣勘探開發檔案外）、日期、密級、載體類型5.2 公共著錄項文件編號、歸檔系統、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、互見號、備注6 件級著錄項6.1 公共必著項檔號9、題名、頁數（除聲像、實物檔案及特殊載體外）、歸檔單位、歸檔日期、責任者、載體類型、日期、保管期限、密級6.2 公共著錄項文件編號、年度、歸檔系統、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、存放位置、互見號、正本數量、副本數量、備注 7 專有著錄項7.1 產品檔案、設備儀器檔案項目代號、項目名稱、生產廠家、出廠日期、附圖數量7.2 科學技術研究檔案項目代號、項目名稱、獲獎級別、附圖數量7.3 建設項目檔案項目代號、項目名稱、階段號、設計單位、施工單位、建設單位、監理單位、附圖數量7.4 油氣勘探開發檔案單井：地區名、井號、井別、井型、附圖數量物探：項目名稱、CDP號、帶盤號、測線名稱、附圖數量7.5 10、會計檔案會計憑證：憑證類別、起憑證號、止憑證號7.6 實物檔案榮譽：獲獎級別7.7 特殊載體專有著錄項7.7.1 照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖規格、數量7.7.2 其他來源、數量8 著錄項內容說明8.1 排檢與編號項8.1.1 檔號：檔案管理系統根據各單位檔號編制規則自動生成。檔號編制規則由各單位按照檔案標識規則的規定，在檔案管理系統的應用管理模塊中進行定義。8.1.2 互見號：填寫與本文件有密切聯系的其他檔案的檔號。8.1.3 主題詞：填寫表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。對于文書檔案可直接使用其公文主題詞。8.2 題名與責任說明項8.2.1 題名：填寫反映檔案內容或含義的文字。在檔11、案無標題或標題含義不明時，應根據文件內容自擬題名，自擬題名一般由責任者、問題和文件材料名稱組成；油氣勘探開發檔案物探類文件標題只有工序名稱時，應增添項目的名稱。自擬題名加“”進行標注。各類檔案的題名如下著錄：文書檔案：照直錄入文件標題。產品檔案：使用產品名稱或型號作為題名，兩卷以上的可使用文件材料名稱或組部件的代字、代號和名稱加以區分。科學技術研究檔案：使用項目名稱或項目代字、代號作為題名，兩卷以上的可使用其階段名稱加以區分。建設項目檔案：文字材料的題名由建設項目名稱、單項工程名稱、單位工程名稱、文件材料名稱和階段組成。竣工圖的題名由建設項目名稱、單項工程名稱和圖紙名稱（落尾名或后綴語為“竣工12、圖”）組成。設備儀器檔案：由設備儀器名稱、內容特征和文件材料名稱組成。會計檔案：一般由責任者、內容和文件材料名稱組成，會計憑證應寫明年月，會計賬簿應寫明年份，財務報告應寫明月或年份。油氣勘探開發檔案：綜合類、單井類、物探類題名照直錄入文件材料標題，其中地震磁帶按地區、測線號確定題名；巖心巖屑類題名中應錄入井名。聲像檔案：填寫介紹聲像檔案內容的文字，應簡明概括、準確反映音像基本內容，事由、時間、地點、人物、背景等要素齊全。實物檔案：填寫介紹實物檔案內容的文字，包括獲得者、獲得事由、獲得地點、實物內容等方面。8.2.2 附件題名：填寫文件附加材料的標題或代號。8.2.3 文件編號：填寫發文字號、圖13、號、標準規范類文件的統一編號等，照原文字和符號著錄。8.2.4 責任者：填寫文件的作者，或對文件負有責任的單位或個人。公文以落款蓋章的單位為準，填寫單位全稱或者通用簡稱。個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務、職稱或其他職責，并置于“（）”號內。聲像檔案應填寫拍攝人、攝錄者的姓名或所在單位名稱。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。實物檔案中填寫頒發、授予等單位名稱或提供者姓名。8.2.5 立卷單位：填寫文件材料組卷的部門或項目負責部門。8.2.6 歸檔單位：填寫負責歸檔的單位或部門。特定情況下立卷單位與歸檔單位可能不同。8.2.7 歸檔系統：填寫歸檔數據來源系統的名14、稱，即與檔案管理系統建立了自動歸檔接口的應用系統名稱。8.3 密級與保管期限項8.3.1 密級：填寫文件材料或案卷上標注的密級。8.3.2 保密期限：填寫文件材料或案卷上標注的保密期限。8.3.3 保管期限：依據歸檔范圍填寫檔案劃定的存留年限。8.4 時間項8.4.1 起日期、止日期：填寫案卷內文件形成的最早和最晚日期。8.4.2 日期：填寫文件材料形成日期。在聲像檔案中填寫拍攝或錄制日期，在實物檔案中填寫獲獎、頒發等日期。8.4.3 歸檔日期：填寫歸檔流程辦結的時間，可以由檔案管理系統自動記錄。8.4.4 年度：年度是標識檔號的可選要素，系統默認填寫為文件形成日期的年度，可人工修改為文件針對15、的年度。如：跨年度的請示與批復，應填寫批復年度；跨年度規劃、計劃，應填寫文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，應填寫文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算應填寫針對年度；跨年度的會議文件，一般可填寫會議召開的年度；法規性文件應填寫公布或批準年度。8.5 載體形態項8.5.1 載體類型：填寫記錄信息的介質類型。分為紙質、照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其他。8.5.2 規格：填寫檔案載體的尺寸、型號等。8.5.3 數量：填寫特殊載體的盤、張、套數等。8.5.4 件數：填寫卷內文件的總件數。8.5.5 頁數：填寫件或卷的總頁數，用于統計和核對。8.5.6 頁號16、：填寫卷內文件的起頁數,最后一件的頁號填寫本文件“起頁數-止頁數”。8.5.7 附圖數量：填寫檔案中圖紙的總數量。8.5.8 存放位置：填寫實體檔案存放的物理位置，庫、排、架等。8.5.9 正本數量：填寫本檔案正本的數量，檔案本身為副本的建議正本數量填寫“0”。8.5.10 副本數量：填寫檔案副本的數量， 檔案正、副本單獨編制檔號的，建議正本檔案的“副本數量”填寫“0”。8.6 附注與提要項8.6.1 備注：填寫檔案的收集、整理和保管過程中，需要解釋和補充的事項，如：無電子文件、文件材料破損、缺頁、無領導簽發、頁號（文件編號）錯誤、應歸檔文件材料另行保管等，以及破損修復時間及其經辦人，移出、銷17、毀時間及其經辦人等。對于聲像檔案，可以填寫其文字說明，概括揭示聲像檔案所反映的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素；或僅對題名未及內容作出補充。8.6.2 摘要：填寫對文件或案卷內容的摘錄、解釋、附錄及說明，能夠反映主題內容、重要數據(包括技術參數等)。8.7 專有著錄項8.7.1 項目代號：填寫檔案中反映的產品、工程、課題、設備等的代字或代號。8.7.2 階段號：填寫項目過程中劃分的區間代號。8.7.3 生產廠家：填寫產品、設備的生產廠家名稱。8.7.4 出廠日期：填寫檢驗合格的產品或設備，從廠家發往經銷商的日期。8.7.5 獲獎級別：填寫榮譽檔案獲得的獎勵等級，如: 國家級、省部級、18、地市級、縣市級或其他級別。8.7.6 項目名稱：填寫工程項目的名稱。8.7.7 設計單位：填寫建設單位在項目實施前所委托的為建設單位的項目進行總體設計的單位名稱。8.7.8 施工單位：填寫工程項目中具體施工的單位名稱。8.7.9 建設單位：也稱為業主單位或項目業主,填寫建設項目管理的主體、建設工程項目的投資主體或投資者。8.7.10 監理單位：填寫建設單位在項目實施中所委托的對建設單位的建設項目所涉及到的施工質量、預算、資料等等一系列的內容進行監管的單位名稱。8.7.11 地區名：填寫單井所屬地區的名稱。8.7.12 井號：填寫井的代字或代號。8.7.13 井別：填寫井的類別，如：勘探井、開發19、井、科學探索井、預探井等。8.7.14 井型：填寫井的類型，如：水平井、斜井等。8.7.15 CDP號：填寫地震處理成果數據/剖面道編號。8.7.16 帶盤號：填寫地震數據存儲磁帶/磁盤編號。8.7.17 測線名稱：填寫地球物理勘探野外采集數據體的名稱或代號。8.7.18 憑證類別：填寫原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。8.7.19 起憑證號：填寫封裝好的一卷會計憑證中起始的憑證號。8.7.20 止憑證號：填寫封裝好的一卷會計憑證中結束的憑證號。8.7.21 來源：填寫實物產生的地方，或從某處獲取。檔案業務管理規則1 總則1.1 為實現集團公司檔案管理規范化、科學化，有效地保護、利用20、檔案，根據中國石油天然氣集團公司檔案工作規定，結合集團公司檔案工作實際，特制定本規則。本辦法適用于各單位的檔案管理工作。1.2 集團公司檔案工作堅持“收集齊全、整理科學、保管安全、利用滿意、整合信息”的工作方針，豐富整合檔案信息資源。以“珍存企業記憶、提升公司價值、構建知識平臺、實現信息共享”為目標。堅持檔案信息化的發展方向，堅持為企業發展服務的宗旨。1.3.1 電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。1.3.2 歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。1.3.3 實體檔案除了在檔案21、管理系統中保存的電子文件以外，以各種物理形式保管的檔案，包括紙質、照片、磁盤、磁帶、膠片、光盤、底圖、巖心、巖屑、其他等。1.3.4 應用系統歸檔集團公司各應用系統通過與檔案管理系統之間建立標準、統一的歸檔接口，實現電子文件及其元數據的自動歸檔。1.4 歸檔單位（部門）職責1.4.1 執行集團公司檔案工作的各項管理制度。1.4.2 將歸檔工作納入本單位（部門）的工作計劃，納入本單位（部門）的工作流程，納入本單位（部門）人員的績效考核或崗位職責。1.4.3 做好本單位（部門）各類文件材料的收集、整理和歸檔，確保歸檔文件材料的齊全、完整、真實和有效。1.4.4 接受檔案管理部門的業務指導和督促檢查22、。2 檔案收集2.1 歸檔范圍2.1.1 歸檔范圍確認制與備案審批制歸檔范圍確認制就是歸檔單位（部門）及檔案部門經過認真分析各歸檔單位的基本職能、主要業務流程和歷年歸檔情況，即研究檔案材料的形成規律，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內容。參照基本歸檔范圍，結合大事記、各項工作計劃和工作實際，制定單位（部門）具體的歸檔范圍，再反饋到歸檔單位（部門）進行核實，并由歸檔單位（部門）負責人及檔案員簽字確認后交檔案部門存檔。歸檔范圍備案審批制就是要求各級檔案部門將業已確認完善的歸檔范圍逐級備案審批。各級檔案部門以上級審批通過的歸檔范圍作為檔案收集是否齊全完整的依據。2.1.2 具體歸檔范圍的確定223、.1.2.1 文書檔案：歸檔單位（部門）及檔案部門經過認真分析各歸檔單位的基本職能、主要業務流程和歷年歸檔情況，并與國家檔案局機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定進行對比，形成各單位（部門）的基本歸檔范圍。經歸檔部門確認完善后形成單位（部門）歸檔范圍。2.1.2.2 產品檔案：依據新產品開發計劃，確定歸檔項目。2.1.2.3 科學技術研究檔案：依據科研項目計劃，確定歸檔項目。2.1.2.4 建設項目檔案：依據建設項目計劃，確定歸檔項目。2.1.2.5 設備儀器檔案：依據設備儀器引進和購置計劃確定歸檔項目，與建設項目關系密切的設備儀器文件，歸入建設項目檔案。2.1.2.6 會計檔案：依據財24、政部、國家檔案局會計檔案管理辦法的有關規定確定。2.1.2.7 油氣勘探開發檔案：依據歸檔單位（部門）基本職能、主要業務流程、歷年歸檔情況及勘探開發技術資料匯交分發計劃表確定。2.1.2.8 聲像檔案：依據大事記確定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要會議、重大活動和重點項目的聲像材料，專題片，榮譽檔案的照片。2.1.2.9 實物檔案：依據大事記確定單位及個人受到上級部門表彰和獎勵，停用公章，以及上級領導和社會知名人士的題詞等具有保存價值的實物范圍。2.1.2.10 應用系統歸檔：依據集團公司信息技術總體規劃，對運行成熟的應用系統列出電子文件生成清單，提交主管業務部門確認。2.2 歸檔要求25、2.2.1 電子文件歸檔方式和時間電子文件歸檔可以采用系統歸檔和手工歸檔兩種方式。如果選擇系統歸檔的方式，遵循電子文件先歸，實體檔案后歸的原則。先行歸檔的電子文件應包括正文和附件，著錄信息及背景信息等內容，在辦理完畢后實時歸檔。對于管理大數據體的應用系統，可以只歸條目信息不歸電子文件，但需要該應用系統滿足本規范中對電子文件保管和利用的相應要求。業務部門應對系統歸檔的電子文件進行確認，并定期進行抽查。如果選擇手工歸檔的方式，遵循電子文件、實體檔案同時歸檔的原則。“誰產生、誰錄入、誰審核”，由歸檔單位（部門）將條目主要信息錄入檔案管理系統，同時上載相應的電子文件。2.2.2 實體檔案歸檔時間2.226、.2.1 文書檔案：由歸檔單位（部門）將本年度辦結的文件材料于次年上半年內歸檔。2.2.2.2 產品、科學技術研究、建設項目檔案：在項目鑒定或竣工后三個月內歸檔。2.2.2.3 設備儀器檔案：在設備儀器開箱驗收登記或安裝調試后一個月內歸檔。2.2.2.4 會計檔案：會計年度終了，暫由會計機構保管一年后，在第一季度內歸檔。2.2.2.5 油氣勘探開發檔案：綜合類文件材料于次年上半年內歸檔，單井類文件材料隨時歸檔，物探類文件材料在項目結束后三個月內歸檔。2.2.2.6 聲像、實物檔案：可結合本單位實際情況隨時歸檔。2.2.3 歸檔文件材料必須齊全、完整、準確。齊全是指按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全27、部歸檔；完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發件與被轉發件、實體檔案與相對應的歸檔電子文件齊全；準確是指歸檔文件材料內容真實，簽署和用印符合文書工作規范，實體檔案與相對應的歸檔電子文件在內容、相關說明及描述上保持一致。2.2.4 實體檔案的載體和字跡須符合耐久性要求。裝訂應使用不易生銹材料。2.3 歸檔整理2.3.1 文書檔案：以件為單位進行整理，并按歸檔時間順序排列。件內排列順序為：各單位制發的文件，正文在前，發文稿紙居中，底稿附后；歸檔的收文，收文處理單在前，正文在后。2.3.2 產品檔案：以單項產品為保管單元，進行組卷或按件整理，并按開發、設計、試制與鑒定評審28、的順序排列。文件材料較多時可按階段組卷進行整理。2.3.3 科學技術研究檔案：以項目為保管單元，進行組卷或按件整理，并按研究準備、研究試驗、總結鑒定、成果申報、推廣應用階段的順序排列。2.3.4 建設項目檔案：以項目為保管單元，進行組卷或按件整理。組卷原則及方法參見建設項目檔案管理規定。其卷內文件排列順序為：管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列；竣工圖按專業、圖號排列；卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后29、。2.3.5 設備儀器檔案：以單臺（套）為保管單元，進行組卷或按件整理，并按使用說明書、圖樣、操作規程、裝箱單、配件目錄的順序進行排列。隨機文件較多時可按部件、組件為單位進行整理。2.3.6 會計檔案：應保持原卷（冊）的封裝，以卷為單位進行整理。個別破損、缺頁、裝訂不牢固的帳冊應進行修補和重新裝訂。對未了結的債權、債務憑證和原始單據要抽出，由會計機構單獨保管，待了結后再歸檔。如有若干個機構和核算單位，同一年度內先按機構或核算單位的先后順序排列，再在同一機構或核算單位中按形成的先后順序排列。2.3.7 油氣勘探開發檔案：綜合類以專題為保管單位，物探類以存儲方式為保管單位進行組卷或按件整理，并按歸30、檔時間順序排列；同一區塊的單井類文件材料按井排及井號先后順序排列，以“井”為保管單元，同一口井的文件材料按歸檔時間順序排列。2.3.8 聲像、實物檔案：按歸檔單位（部門）、時間先后順序排列。2.3.9 以件為單位進行整理的文件材料，有書寫內容的每個頁面均應標明連續頁號；以卷為單位進行整理的文件材料，要按附表中的格式打印或填寫卷皮（見附表1）、卷內目錄（見附表2）和卷內備考表（見附表3）并裝訂成冊，卷內文件中有書寫內容的全部頁面應編寫連續頁號。2.4 歸檔移交2.4.1 檔案部門應制定歸檔計劃，確保歸檔工作有序進行。2.4.2 各歸檔單位（部門）負責審查本單位（部門）各類歸檔文件材料的真實性、完整性和準確性。2.4.3 檔案部門按照規定審查歸檔的實體文件材料，各項核查無誤后與歸檔單位（部門）辦理交接手續。2.4.4 歸檔交接時，由歸檔單位（部門）在檔案管理系統中打印檔案交接文據（見附表4）、企業檔案目錄（見附表5）一式兩份。交接雙方在檔案交接文據上分別簽字、蓋章，各自保留一份以備查考。2.4.5 對未能按時歸檔的，由檔案部門下發檔案催交通知單