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1、第十一章-FI11_顧客預收款清帳流程1. 流程說明此流程描述因應營業銷售行為中的收取顧客預收款之清帳管理需要，于SAP系統中相應進行的核算帳務處理作業過程。本流程主要涉及責任中心營業人員、區會計和總部應收帳會計等崗位。在顧客出貨后顧客預收款之清帳，需區分預收款與實際開票金額的三種差異狀況（大于、等于、小于），以不同的方式進行系統清帳作業。如果預收款金額大于開票金額，則由責任中心營業人員確認是否需要退還差額，如果需要退還預收款與實際開票差額，責任中心營業人員需要填制“貨款退回申請書”，經公司本部財務主管及權責主管核準后，由區會計完成預收款清帳處理，所需支付款項通過內部往來由總公司進行資金支付作2、業；如果不需要退回貨款，則和預收款金額等于或小于發票金額的處理方式一樣，由責任中心助理直接填制記帳憑證，進行清帳處理。注意事項：預收款清帳會計憑證抬頭文本，仍需輸入相對應之銷售合同號碼禁止分公司、區部自行退款以遵循統收統支資金策略；SAP系統清帳作業，均須選擇部分付款方式進行顧客支付尾款時，若因重復付款等原因，需退回余額者，亦可參考本流程之相應作業模式進行SAP操作。相關附件：貨款退回申請單2. 流程圖3. 系統操作3.1. 操作范例1)預收款金額=發票金額，預收款金額45000，發票金額45000 2)預收款金額發票金額，預收款金額45000，發票金額400003)預收款金額發票金額，預收款3、金額45000，發票金額500003.2. 系統菜單及交易代碼1）預收款清帳及帳戶清帳路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入預收定金清算交易代碼：F-39路徑：會計財務會計應收帳款帳戶清算交易代碼：F-322）預收款清帳及帳戶清帳路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入預收定金清算交易代碼：F-39a)若客戶要求退還多付款項，則：路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入其他內部轉帳帶清帳交易代碼：F-30路徑：會計財務會計應收帳款帳戶清算交易代碼：F-32b)若客戶要求將多付款項轉作另一訂單的預收定金，則路徑：會計財務會計應收帳款帳戶清帳交易代碼：F-323.3. 系統屏幕及欄位解釋1） 預收款金額=發票金額4、預收定金清帳路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入預收定金清算交易代碼：F-39欄位名稱欄位說明資料范例憑證日期會計憑證日期2001/04/17憑證類型以區分顧客預付款的會計記帳憑證和其他類型的會計記帳憑證。不同的記帳憑證具有不同的憑證編號范圍，同一種記帳憑證編號連續DA：顧客預付款公司代碼為財務會計的組織結構基本單元，在其層面上出具資產負債表和損益表等法定會計報表，震旦家具公司之公司代碼設定為自“F001”至“F999”F001：震旦總部記帳日期預付款入帳日期。2001/04/17記帳期間記帳期間4貨幣為會計憑證之業務貨幣種類，本公司之記帳本位幣為人民幣（RMB），業務貨幣則有美元（USD）等R5、MB憑證抬頭文本會計憑證摘要：針對預收定金清帳會計憑證需填寫對應的銷售合同編號，且應與“YSD01”中的號碼一致A4005-010421001客戶：帳戶指定總帳科目。對于客戶應收款，指定顧客2110050009：預收帳款-亞洲紙漿會計年度預付定金所在會計年度2001文本會計憑證項目摘要APP亞洲紙漿預收款清帳按鍵進入下一個畫面。選擇需要進行處理的預收款相關行項目。選擇進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例項行項次2PK指定行項目的借貸方和科目09A：預收帳款借方帳戶指定總帳科目。對于預收款，指定顧客編號2110050009：預收貨款-國內顧客科目簡短說明科目短描述亞洲紙漿金額憑證金額45000文6、本會計憑證摘要按生成過帳憑證。Dr：預收貨款-國內顧客 45000Cr：應收帳款-國內顧客45000帳戶清帳路徑：會計財務會計應收帳款帳戶清算交易代碼：F-32欄位名稱欄位說明資料范例帳戶進行帳戶清帳的客戶編號2110050009：APP亞洲紙漿清帳日期進行帳戶清帳的日期2001/04/17期間進行帳戶清帳的日期4特別總帳標志如果需要進行清帳操作的項目含有特別總帳，則應填寫相應的特別總帳標志。如對預開發票項目清帳，填寫特別總帳標志“V”標準未清項未清項列表包括不含特別總帳標志的行項目按“處理未清項”進入下一畫面選擇需要進行清帳操作的行項目，且未分配的和簿記差異均為0時，按“模擬”進入下一畫面本7、步操作只是結清動作，并不產生會計分錄。按“保存”完成。2）預收款清帳及帳戶清帳路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入預收定金清算交易代碼：F-39此步操作同1）若客戶要求退回多付之定金款項，則操作如下：路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入其他內部轉帳帶清帳交易代碼：F-30欄位名稱欄位說明資料范例憑證日期會計憑證日期2001/04/17憑證類型以區分顧客預付款的會計記帳憑證和其他類型的會計記帳憑證。不同的記帳憑證具有不同的憑證編號范圍，同一種記帳憑證編號連續DA：客戶憑證公司代碼為財務會計的組織結構基本單元，在其層面上出具資產負債表和損益表等法定會計報表，震旦家具公司之公司代碼設定為自“F001”至8、“F999”F011：震旦浦西分公司記帳日期預付款入帳日期。2001/04/17記帳期間記帳期間4貨幣為會計憑證之業務貨幣種類，本公司之記帳本位幣為人民幣（RMB），業務貨幣則有美元（USD）等RMB憑證抬頭文本會計憑證摘要亞洲紙漿退款PK指定行項目的借貸方和科目11：客戶貸方帳戶指定總帳科目。對于應收帳款科目，指定顧客編號9941000001：內部往來-AR按“Enter”進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例金額開票金額與預收款金額差異數5000業務范圍跨公司代碼的核算環境以出具跨公司代碼的資產負債表和損益表，震旦家具公司業務范圍區分為震旦中國家具董事會（1001）和震旦中國辦公家具（1009、2）1002文本會計憑證項目摘要亞洲紙漿退款記帳碼指定行項目的借貸方和科目01：客戶借方按“選擇未清項”進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例公司代碼為財務會計的組織結構基本單元，在其層面上出具資產負債表和損益表等法定會計報表，震旦家具公司之公司代碼設定為自“F001”至“F999”F011：震旦浦西分公司帳戶進行帳戶清帳的客戶編號2110050009：APP亞洲紙漿帳戶類型未清項列表的類型D：客戶標準未清項未清項列表包括不含特別總帳標志的行項目按“Enter”進入下一畫面選擇需要進行清帳的行項目，按“費用差異”進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例記帳碼指定行項目的借貸方01：客戶借方帳戶進行帳10、戶清帳的客戶編號2110050009：APP亞洲紙漿按進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例金額開票金額與預收款金額差異數5000業務范圍跨公司代碼的核算環境以出具跨公司代碼的資產負債表和損益表，震旦家具公司業務范圍區分為震旦中國家具董事會（1001）和震旦中國辦公家具（1002）1002文本會計憑證項目摘要APP亞洲紙漿預收款清帳欄位名稱欄位說明資料范例項行項次1PK指定行項目的借貸方和科目11：客戶貸方帳戶指定總帳科目。對于預收款，指定顧客編號9941000001：震旦總部科目簡短說明科目短描述：對于客戶為客戶名稱震旦家具上?？偛拷痤~憑證金額5000按生成過帳憑證。Dr：應收帳款-國內顧客 11、5000Cr：內部往來-AR5000路徑：會計財務會計應收帳款憑證輸入預收定金清算交易代碼：F-39操作同1)第一步驟若客戶要求多付之定金款項轉作其他訂單之定金，則操作如下：欄位名稱欄位說明資料范例帳戶進行帳戶清帳的客戶編號2110050009：APP亞洲紙漿清帳日期進行帳戶清帳的日期2001/04/17期間進行帳戶清帳的日期4特別總帳標志如果需要進行清帳操作的項目含有特別總帳，則應填寫相應的特別總帳標志。如對預開發票項目清帳，填寫特別總帳標志“V”標準未清項未清項列表包括不含特別總帳標志的行項目按“處理未清項”進入下一畫面選擇需要處理的未清項，按進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例記帳碼指定12、行項目的借貸方19：客戶借方帳戶進行帳戶清帳的客戶編號2110050009特別G/L抬頭文本會計憑證摘要。此處填寫新訂單的合同號A4005-010421002特別總帳行項目過帳到非統馭科目，指定過帳科目的標志A：預收款按進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例金額開票金額與預收款金額差異數5000業務范圍跨公司代碼的核算環境以出具跨公司代碼的資產負債表和損益表，震旦家具公司業務范圍區分為震旦中國家具董事會（1001）和震旦中國辦公家具（1002）1002文本會計憑證項目摘要A4005-010421002按進入下一畫面欄位名稱欄位說明資料范例項行項次1PK指定行項目的借貸方和科目19A：客戶預收款帳戶指定總帳科目。對于預收款，指定顧客編號2110050009科目簡短說明科目短描述：對于客戶為客戶名稱APP亞洲紙漿金額憑證金額5000按生成過帳憑證。Dr：應收帳款-國內顧客 5000Cr：預收帳款-國內顧客5000