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1、 黑龍江大莊園集團有限公司采 購 管 理 文 件 （討 論 稿） 撰寫單位: 集團采購管理中心 發行日期：2011年 月 日 目 錄集團采購中心人事及組織架構0文字說明：1采購作業管理規定2采 購 管 理 流 程1采購作業流程圖2流程注解：3請購計劃審批權限表 表一5供應商評鑒表 附表711采購管理中心工作職能12采購人員崗位職責12采 購 管 理 中 心122011年3月19日12一、采購部門工作職能13二、采購部門人員崗位職責14 集團采購中心人事及組織架構采購中心（總經理） 采購中心（業務經理）采購中心（行政經理） 分公司（采購員）分公司（采購員）集團采購辦（采購員、信息員、內勤員）肇東2、采購辦一（分公司采購經理）肇東采購辦二（分公司采購經理）民主采購辦（采購員）1人文字說明：一、分公司采購人員采購業務、人事任免、人員培訓、人員編制等工作歸集團采購中心統一管理。二、分公司采購人員日常管理、考勤等行政業務歸分公司管理。三、行政經理的工作范圍：1、 采購計劃單的接受、審批。符合要求的計劃單轉至采購業務部實施采購作業。不符合規范的采購計劃單，退回申請部門，或溝通確認后轉至業務部。2、 監督、指導采購人員嚴格按采購流程要求執行采購作業，不符合要求者，有權要求限期進行整改并進行考核與績效考評。3、 定期對采購人員進行抽查與巡檢采購作業是否存在紕漏，并依此作為考核依據。4、 每月一次對集團3、及分公司采購人員進行考評與績效考核。5、 負責編制、完善采購制度與流程。6、 對采購相關資料的分類、匯總及存檔工作。7、 負責與集團審計管理中心相關審計工作的對接。8、 采購人員日常業務與崗位培訓組織與實施。9、 采購周期、月度資金計劃、年度預算編制與審核四、業務經理的工作范圍：1、 依據行政經理審核后的計劃單，組織實施采購作業。2、 采購人員的業務分工與采購業務指導。3、 依據采購量與采購周期，確認對公司有利的采購方式。4、 定期對采購人員進行市場詢價與質量跟蹤確認。5、 每月一次對集團及分公司采購人員進行考評與績效考核。6、 負責對供應商的管理、考核與評價。7、 采購業務實施結束后，相關資4、料轉交采購行政部進行審核、留檔。8、 完成采購合同的編制、審核、簽訂五、采購中心業務經理與行政經理分別對分公司采購進行相對應的業務管理與指導。采購作業管理規定撰定單位: 采購管理中心版 本: 第 1 版 發行日期:機密等級:機密 一般合計頁數: 共 頁核準審核制訂為使集團公司采購作業更加合理、有效進行，使采購過程更加公開化、透明化。控制采購成本，降低采購風險，特做如下規定。一、 采購管理中心有權對分公司采購部門進行工作上的指導、監督、審查和稽核工作。二、采購中心經理每周一次對分公司采購部門，進行常規性工作檢查與稽核。稽核內容見員工績效考評管理辦法中各項考核項目，每周檢查結果要形成書面記錄（見附5、表一），作為月度考評依據。三、分公司采購人員應嚴格按采購作業管理流程執行采購作業，不按流程作業的，視為無效采購行為，一切責任由分公司采購部門自行承擔，并視情節給予相應處分。四、采購人員應嚴格按請購計劃單上的要求進行采購，對于請購計劃單填寫不全面或不清楚，應溝通后在進行采購作業。對請購物品要求理解有誤或盲目采購，所造成的損失，由采購人員自行承擔。五、采購人員應密切關注市場行情變化，及時掌握相關市場信息。建立穩定的采購鏈，開發誠信、務實的供應商，避免單一供貨商供貨。就供貨質量、價格、交期、配合度等方便定期對供應商進行考核、評定，不合格供應商堅決進行淘汰處理。一切本著適質、適價、適時、適地原則進行采6、購作業。六、采購人員要不斷開發有實力、講誠信，符合公司發展要求的合作廠家。七、采購人員要執行職務代理人制，具體要求見職務代理人制度。每半年進行一次崗位輪換，全面提高業務水平，避免采購風險。八、采購經理不負責具體采購業務，協助、指導采購人員進行相關作業。九、采購人員應按品項及崗位需求，明確分工任務，執行按品項負責制，責任落實到個人，確保采購過程跟催與落實。采購人員應將自己所負責的采購品項名稱、規格、單價應進行記錄（見表二）匯總，每月30日之前進行上報至集團采購中心。十、采購經理對采購人員進行績效考評時，要堅決杜絕營私舞弊行為，要本著公開、公平、公正的原則進行，如發現有違紀行為，試情節輕重給予相應7、處分。十一、采購人員應保持公司和個人良好形象，堅決杜絕商業賄賂、回扣的違紀行為，給供應商營造良好的競爭氛圍，大力倡導陽光采購。周稽核記錄表稽 核 人被 稽 核 人檢查時間檢 查 地 點檢查內容相關記錄（按員工績效考核項目執行）:綜合評定及改善建議:稽核人：日期: 月采購物資匯總表品名單位規格型號采購數量采購單價采購金額稅率供應商聯系人聯系方式 審核： 制表：采 購 管 理 流 程撰定單位: 采購管理中心版 本: 第 1 版 發行日期:機密等級:機密 一般合計頁數: 共 9 頁核準審核制訂采購作業流程圖生產計劃部/行政部 分公司采購部采 購 中 心供 應 商庫房/需求部門依請購計劃審批權限進行核8、準，審批權限見附件一入庫驗收單依資金審批權限見附件三請款，進行采購作業，以采購訂單形式與廠家訂貨填寫報銷單，后附計劃單、詢比議價單、發票、驗收單，依資金審批權限進行審核，轉交財務報賬作業填寫詢比議價單，依據審批權限核準邀請3-5家供應商報價，并保留報價單依采購權限及采購范圍進行采購作業，見附件二依據合同審批流程，與合作廠家簽訂合同。以通知形式將相關資料傳給分公司入庫驗收單填寫報銷單，后附計劃單、詢比議價單、發票、驗收單，依資金審批權限進行審核。轉交財務進行報賬作業填寫詢比議價單或招標形式確定合作商并依據審核權限進行審批開發3-5家供應廠家并確定采購方式依據采購訂單及合同規定，安排發貨或自提依據9、物資入庫流程，辦理入庫、驗收流程注解：一、分公司采購部門接到需求部門提報的請購計劃單進行初審，請購計劃單應依審核權限進行核準，審核權限見附表一。請購計劃單應填寫齊全完整，不全者將退回需求部門，采購部門接單時，要由申請部門在接單記錄上簽字確認。采購到貨時間順延。采購周期表見附表二。二、分公司采購部門依據采購權限及采購范圍見附表三，將請購計劃單進行分解至采購員及采購中心，按采購流程要求進行采購作業。三、由分公司完成采購作業1、采購員應依據請購計劃單的物資質量標準要求，尋找3-5家供應商進行詢、比、議價工作。要求供應廠家提供報價單，報價單應注明產品名稱、規格、單價、廠家名稱、聯系人、聯系方式并加蓋企10、業公章。廠家無法提供報價單的，應情況說明同（其他）廠家的報價單一起附在詢比議價單后面。2、采購員將以上議價結果填寫詢比議價單見附表四，采購經理對詢比議價單進行審核，并簽字確認。3、采購員依據核準后的價格單及請購計劃單，嚴格按采購周期表，安排廠家送貨或自提，如果需要請款作業的，依據資金審批權限見附表五，進行請款作業。4、庫房或需求部門接到物資后，應在2日之內依據請購計劃單上要求的品項、質量標準、數量等要求，辦理入庫驗收手續，并出具入庫驗收單。如驗收不合格，應放在待驗區，同時通知采購員與廠家進行協商，進行退換貨或扣款允收處理。5、物資驗收合格后，采購員應依據入庫驗收單、請購計劃單、詢比議價單、發票11、等，依據資金審批權限進行報賬作業。四、由采購中心完成采購作業1、采購管理中心接到分公司的請購計劃單，依據品項及采購金額等，確定采購方式。如需招標的，依據招標管理程序進行招標作業。以議價形式確定采購作業的，尋找3-5家供應商報價并進行議價，要求供應廠家提供報價單，報價單應注明產品名稱、規格、單價、廠家名稱、聯系人、聯系方式并加蓋企業公章。廠家無法提供報價的，應寫情況說明同（其他）廠家報價單一起附在詢比議價單后面。2、采購員將以上議價結果填寫詢比議價單，采購中心經理對詢比議價單進行審核，并簽字確認。3、議價/招標結束后，如需要簽訂合同，按合同審批流程進行完成合同的簽訂工作。4、合同簽訂完畢，采購中12、心將以書面通知形式，將相關供應商信息傳給分公司采購部，由分公司采購部依據以上流程完成訂貨、請款、報賬等后續作業，并以采購訂單（見表六）形式完成訂貨作業，采購訂單由部門經理簽字或蓋企業公章。5、分公司采購部在與供應商合作過程中，如出現爭議的，由采購中心與供應商協商處理，并將相關處理信息反饋至分公司采購部。五、緊急物資采購及資金審批，可以先口頭或電話按審核權限請示后，作業完成后在補辦其他相關手續。六、采購金額較大，且對品質影響較大的品項，在與廠家簽訂合同簽，如需對廠家實地考核的，由采購人員通知相關部門對廠家進行實地考察，并填寫供應商評鑒表見附表七，審核后方可簽訂采購合同。請購計劃審批權限表 表一品13、 項審核權限（人民幣）部門經理廠 長總經理集團總經理董事長原物料10萬以下（含）10萬-100萬（含）100萬以上備品備件綜采500元以下（含）500-5000元（含5000-100000以上的10萬以上的設備工程 1000元（含）以下1000元-5萬元（含）5萬-50萬（含）50萬以上廚房用品及日用品500元（含）以下500元-1000元（含）1000元以上注解1、 原物料：指生產所需的原料、物料、添加劑、包裝物。2、 備品、綜采類：指設備維修所需零備件、辦公用品、勞保用品、外協加工及設備維修的輔助物資。3、 設備類：生產、技改、新項目所需的機電設備。4、 工程類：廠房改建、土建、新擴建廠房14、等。5、 廚房用品及日用品：后勤廚房用品及日常生活用品等。備注：1.個人經手之費用雖屬其權限內,仍需上一級主管核準。 2.因業務及管理需要,上級主管得在其權限內授權相關平行主管代行核決, 授權及取消授權均須經總經理核準,并以書面資料通知財務部門。 3.嚴禁因避免核決權限，分批次進行請購，能請購的必須要一次性請購審批。 采購周期及采購批量表 表二類別品名單位最小采購批量采購周期運輸方式供應地簽合同生產時間運輸時間累計周期原料類包材類設備備品綜采 廚房及日用品備注:1、以上采購周期為采購管理中心接到核準完采購計劃至物料到工廠有效工作天數。 2、以上采購周期為不改版之正常采購周期，如改版，在以上天數15、基礎上另加5天。 3、以上周期需按合同規定日期付款，如付款延期,以上采購周期順延。 采購權限及采購范圍 附件三1、集團采購管理中心采購范圍：包裝材料、輔助原材料、設備、大宗材料、工程物資、固定資產類物資等。2、采購中心業務部采購范圍：商超、專賣店、零星小批量一次性在2000元以下的物資等。3、肇東工廠采購部采購范圍：食堂用主副食調料等日常性物資、零星小批量一次性在1000元以下的物資、生產常規性周轉低值易耗物資、備品備件、生產用調料、實驗用品等。4、會所采購部采購范圍：廚房用主副食調料等日常消耗品，零星小批量一次性在500元以下物資。 詢 比 議 價 單 表4請購部門： 日期:序號品名規格單位16、訂購數量需求日期用途采購部門供應商名稱詢價議價確定廠商123456驗收單位采購管理中心申請單位備注主 管經 辦核 準主 管經 辦核 準主 管經辦 采購資金審批權限表 表五內 容審核權限分公司總經理采購中心經理采購中心總經理董事長原 物 料1000元以下1000-5000元（含）5000-10萬元（含）10萬100萬（含）備 品綜 采500元（含以下）500-3000元（含）3000元-10萬元（含）10萬元以上的設 備 工 程500元（含）以下500-5000元（含）5000-50萬元（含）50萬元以上 廚 房日常品1000元（含）以下1000元-3000元（含）3000元以上注解1、原物料：17、指生產所需的原料、物料、添加劑、包裝物。2、備品、綜采類：指設備維修所需零備件、辦公用品、勞保用品、外協加工及設備維修的輔助物資。3、 設備類：生產、技改、新項目所需的機電設備。4、 工程類：廠房改建、土建、新擴建廠房等。5、廚房用品及日用品：后勤廚房用品及日常生活用品等。備注：1.個人經手之費用雖屬其權限內,仍需上一級主管核準。 2.因業務及管理需要,上級主管得在其權限內授權相關平行主管代行核決, 授權及取消授權均須經總經理核準,并以書面資料通知財務部門。 3、嚴禁因避免核決權限，分批次進行審批報銷。 采 購 訂 單 附表6交貨地址： 日 期：2011年 月 日電話： 傳真： 訂購人：備注：18、 訂單號： 供應商: 交貨日期：2011年 月 日序號名稱型號材質單位數量未稅單價金額備注1234567891011121314151617單位：供應商評鑒表 附表7供應商名稱供貨品項地址電話法人職務現有員工品質負責人職務質檢員工品質目標廠方歷史簡述企業性質固定資產流動資金生產能力供我方能力原料庫容成品庫容生產設備概況檢驗設備概況生產流程簡述品管系統簡述原料來源驗收標準制程管制方法標準成品檢驗標準供應商對上述情況予以確認 采 購 評鑒意見評鑒結果批準審核評鑒人員品研評鑒意見評鑒結果批準審核評鑒人員備注:采購管理中心工作職能采購人員崗位職責采 購 管 理 中 心2011年3月19日一、采購部門工19、作職能1、采購管理中心的工作職能1）負責對分公司及集團之原輔料、機電設備、促銷品、燃料、廢品出售、車隊運輸、工程項目承包、勞務服務、廣告業務等采購工作的組織與實施，采購合同簽訂。2）全面負責協調、平衡分公司物資采購工作。3）掌握物資市場供應情況，價格走向等信息并及時調整采購方式，控制采購成本，降低采購風險。4）管理、監督、指導分公司采購人員工作。5）負責各分公司及集團重大采購事項及集中采購事項的組織和管理工作，并完成合同簽訂。6）負責各分公司及集團之供應商質疑受理及回復。7）制定集團采購中心的工作計劃執行方案、方針和目標，協調部門內外關系。8）采購管理中心采購流程與制度編制與執行。9) 完成管20、理公司領導交辦其他事項。2、分公司采購部工作職能：1）成分公司采購范圍內的物資采購工作。2）由分公司采購部根據集團采購采購中心要求制定相應的工作職責（崗位職責）和內部考核辦法,并報集團采購管理中心審核并備案。3）分公司采購部應根據集團采購中心下達的采購管理制度制定實施細則。4）分公司采購部應嚴格按集團采購管理中心制定采購流程，執行采購作業。5）分公司采購部應在采購權限范圍內，組織實施采購作業并嚴格按作業流程執行。6）采購相關資料整理、匯總及留檔備案。7）配合采購中心經理每月定期完成采購人員的稽核、考評工作。二、采購部門人員崗位職責1、采購中心總經理職責1）全面負責本集團公司的物資供應管理工作。21、2）負責對采購的招標作業及審核采購合同。3）掌握物資市場的供求情況、價格走向等信息，及時調整采購方式、降低采購成本。4) 負責對采購人員的工作管理，保證集團經營所需物資按時供給。5) 主持協調工作生產經營計劃，負責采購管理中心異常情況處理程序。6) 樹立公司的專業形象，保證公司的名譽不受到侵害。7) 負責完成集團公司交給的其它臨時作任務。8) 檢查和監督采購中心人員的工作，考核各級采購人員的業績，決定人事調配和獎罰。9) 根據集團公司的戰略發展目標需要，負責制定采購管理中心整體的工作計劃、目標方案、管理方案、工作流程及審批程序，并認真貫徹實施。2、采購中心業務經理職責1）負責制定本部門的工作計22、劃和目標，依據采購量、采購品項、采購周期等因素確定采購方式并組織實施。2）負責采購權限內的物資的采購作業。3）根據公司年度、月度生產計劃、庫存量、采購周期、儲備定額、經濟采購批量等，組織編制年度、月度生產物資采購資金需求計劃，編制年度采購預算。4）參與工廠間物資的調撥和協調工作并組織實施。5）負責工廠報廢物資的外賣處理工作。6）參與不合格物資的評審，負責評審結果的組織實施處理。7）負責建立供應商管理、評價、考核管理程序，并組織對主要供應商的評審、考核工作，建立物資的供應商檔案管理及保管工作。8）負責定期與不定期的參與采購員的市場詢、比、議價工作。了解市場上公司所需采購的物資市場行情，及時調整采23、購方式。9）負責對各工廠采購部經理或主管進行業務考評與管理。10）參與并組織物資采購招標工作并組織實施。11）負責采購合同的制定、審核、簽署與監督執行管理工作。12）完成上級領導交辦的其它工作。3、采購中心行政經理職責：1）負責建立采購信息管理系統（分內部信息、外部信息），并按規定程序傳遞。2）負責對市場詢、比價管理的監督檢查與評定，開展采購內部審核工作。對各工廠采購物資價格、渠道進行指導和監控，執行計劃性采購、統一供應渠道、降低采購成本，供應資源共享。3）負責集團公司及各工廠采購人員培訓計劃的制定與落實，并做好采購系統人員培訓工作。4）負責對各工廠采購流程、供應商、價格、質量等進行檢查評定和24、指導。5）負責對各工廠采購部經理或主管進行綜合考評。6）集團采購中心要經常了解掌握各種物資的市場價格、變化趨勢、供應渠道信息，建立及時、可比的采購管理信息系統。7）參與負責招投標各項程序工作。8）負責采購合同的審核、監督管理工作。9）負責對采購中心的各項內務事項進行記錄、存檔管理工作。10）完成上級領導交辦的其它工作。4、分公司采購經理的職責1）新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作。2）對新供應商品質體系狀況（產能、設備、交期、技術、品質等）的評估及認證，以保證供應商的優良性。3）與供應商的比價、議價談判工作。4）對原有供應商的價格、產能、品質、交期的審核工作，以確定原供應商的穩定供25、貨能力。5）及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低采購成本。6）采購計劃分解，物料的訂購及交期控制。7）采購員的管理培訓工作。8）與其他部門以及各基地分公司進行有效的溝通協調。 9）負責物資價格的管控。10）負責采購合同的編制及后期的跟蹤執行。11）完成領導交辦的其他工作。4、采購員工作職責1）在采購經理的直接領導下，嚴格按照公司規定進行采購作業。2）憑采購計劃單進行采購，采購業務實行采購合同制，以確保物資的供應源穩定，大宗采購業務的匯報及審批經總經理簽字后方可執行。3）采購物資在使用中若出現質量問題應及時報告品管部，由品管部出示書面材料，并通知采購中心，協商退換26、事宜。4）堅持質量第一的方針，保證所購物資的質量合格率。5）熟悉物質采購相關知識，對物資的規格、型號、質量、價格及生產單位必須了解和掌握。6）對采購市場進行調查，掌握好市場行情，按照三比一算有利公司利益的原則，確定采購價格，降低公司的采購成本，做到質優價低。7）加強與供貨商的溝通與聯絡，確保貨源充足、供貨質量穩定、交貨時間準確。8)負責對采購物資的運輸安全，并對不合格物資的退、換、調貨。9)采購物資的票據及時到財務報銷沖賬。5、內勤崗位職責1）各種文件、文書資料、信函、公文等的整理、歸檔和保存。2）負責本部門給上級領導審批的文件、簽呈、各種表單等的傳送。3）負責合同的整理、保存，并傳各基地財務部門。4）負責集團及各基地每月采購計劃的接收，保存。5）負責辦理采購入庫（空發）并及時與財務溝通。6）匯款申請單及資金支付申請單的填寫、接收及傳送。7）招標文件及供應商資料的整理、保存。8）配合領導做好采購員培訓的組織和實施工作。9）日常資料的復印、合同蓋章等的工作。10）申報并領取本部門人員所需辦公用品。11）完成領導臨時交辦的其他任務。