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1、廣州市梅山物業發展有限公司采購管理制度第一章 總則第一條 為規范廣州市梅山物業發展有限公司（以下簡稱公司）采購行為,加強對采購活動的管理與監督,保障采購質量和采購物料及時供給,達到合理降低公司采購成本,特制定本制度。第二條 公司各級單位和部門使用公司資金購買各種物料,委外加工和服務及其相關活動,均適用本制度。合理的采購分工 不相容職能的分離：信息員、商務助理、采購員第一條 適用范圍第二條 采購作業相關職責1. 生產部職責:負責生產性物料的請購,檢驗和簽收.2. 資材部職責: 負責辦公用品的請購與簽收；負責資源尋找及日常用品(清潔用品,廠務設施用品等)依據權限呈核訂購,編制采購作業計劃,負責采購2、作業的實際操作,對帳,請款.3. 其他部門職責:負責其他非生產物料的自行請購和驗收.第二章 采購流程管理第三條 生產性物料請購單的開立及遞送1. 生產部依生產需要,三個工作日前開立部門請購單,注明物料品名,規格,數量,需用日期及其注意事項等,經請購部門主管、經理依請購核決權限批準同意后,送采購部.2. 需用日期相同且屬同一供應廠商供應的配套物料,請購部門應以請購單附表,一單多品的方式提出請購.3. 常用生產性物料由請購部門依耗用狀況,并考慮庫存情況,依計劃按月或按季開立“部門請購單”請購;需臨時請購常用生產性物料的,請購部門應在“部門請購單”的注意事項欄目中注明臨時請購的原因.原則上是按周開立3、.4. 緊急請購:1).條件要求:訂購時間小于正常采購作業期限,物料或產品的短缺將嚴重影響正常生產和銷售.2).范圍:一般情況下,只有經理級以上主管認可批準的項目方可納入此范圍.3).請購部門應在“部門請購單”的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并在注意事項欄目中說明緊急采購的原因,經部門經理批準后,以急件卷宗遞送.采購部進入緊急采購程序,以最短時間內完成采購作業為準.4).采購部隨后跟蹤“部門請購單”.5).單價超過2000元的設備和工具,請購部門必須報公司總(副總)經理批準.第四條 非生產性物料請購單的開立及遞送1. 非生產性物料由使用部門開立“部門請購單”,注明物料品名,規格,數量,需用日4、期及其注意事項等要求,經請購部門主管,經理以請購核決權限批準同意后,送采購部.2. 為盡量降低分散采購的成本與費用,通常情況下,請購部門應根據非生產性物料的耗用狀況和需用周期規律,按月或按季由各部門作出月度或季度預算和計劃送資材部審核,由資材部進行集中采購.3. 需臨時請購或超出預算和計劃的,請購部門應在“部門請購單”的注意事項欄目中注明臨時請購的原因,經部門主管簽字審核后送采購部,采購部將“部門請購單”和詢價結果一同上報公司,由總(副總)經理批準后方可采購.第五條 固定資產請購單的開立及遞送對單件采購金額大于2000元RMB的設備和工具等非易耗品,由請購部門填寫“固定資產購買申請單”,注明品5、名,規格,數量,需用日期及購置說明等,經請購部門主管,經理審核同意后,送采購部.采購部根據要求進行報價,選擇三家以上的供應商,報公司總(副總)經理審批.第六條 委外加工單的開立及遞送設備,固定資產等凡需要維修,公司生產部無法完成或無法及時完成客戶需求的項目:1. 各請購部門需填寫“委外加工單”,經請購部門主管,經理審核同意后,送采購部.2. 采購部根據“委外加工單”上的要求,查閱協作廠商資料,記錄后報價.如現有協作廠商不能完成,可尋找新供應商,進入新供應商開發程序.3. 采購部根據比價結果,選出最合適的協作廠商,報請公司總(副總)經理核準后才能委外發包.4. 采購部根據“委外加工單”要求和供應6、商反饋情況跟蹤交期.5. 如屬緊急委外的項目,進入緊急采購程序.第七條 請購單的撤消1. 請購單的撤消由原請購部門及時通知采購停止采購.在采購部確認已撤消前,原請購部門應在原“請購單”的存根上標注“已撤消”字樣及注明撤消原因.2. 采購部在辦完撤消后,應在原請購單上標注“已撤消”字樣,并請申請撤消人簽名,注明日期和時間及撤消理由.3. 原請購單已送其他部門待辦收料,驗收等手續的,由采購部通知撤消,并由待辦收料,驗收等手續的其他部門將原請購單退回采購部.4. 原請購單無法撤消的,采購部應盡快通知原請購部門.第八條 采購工作劃分采購部主要負責生產性物料、固定資產的采購,辦公用品的采購與簽收，負責委7、外加工及與采購相關作業的各項業務.第九條 采購相關信息的收集與整理1. 采購經辦人按各自的工作分配接受請購單后,應核對請購內容(品名,規格,數量,需用日期等),查閱供應商歷史資料,采購記錄及其他有關資料.2. 采購經辦人應注意檢查核對請購單各欄填寫是否清楚,合理,對急件要優先辦理,對無法按需用日期辦理的要及時通知請購部門,有撤消請購單的應優先辦理.第十條 供應商的選擇1. 常用物料供應商的選擇:優先選擇公司合格目錄中的供應商.2. 新開發物料供應商的選擇:采購部接到生產部新物料開發通知形式的類似文件,優先選擇公司合格目錄中的供應商.通知侯選供應商報價,從公司利益出發確定供應商.3. 目錄中無合8、適供應商時,進入新供應商開發程序.4. 新供應商開發程序:1).如果原有供應商不能滿足開發和生產要求，則需開發新供應商。2）.采購部可通過各種途徑對符合公司開發要求的供應商進行篩選，初步定出后選供應商。3）.采購部應根據樣品承認情況、供貨記錄、單價、企業相關資料等情況最終確定一家供應商。4）.采購部根據物料技術、質量要求及需求時間通知供應商送樣，供應商按要求送樣，并附相關技術資料。5）.生產部根據物料技術、質量要求對首批樣品進行樣品檢驗，并出具“樣品檢驗單”，交采購部，并由采購部通知新供應商。6）.樣品未達到公司開發技術、質量要求的，由采購部通知新供應商改善，并同時尋找新供應商。7）.供應商送9、樣達到公司開發技術、質量要求的，采購部根據“樣品檢驗單”，填寫“新開發供應商評估表”，由生產部、采購部及采購經理會簽后，報總（副總）經理批核。8）.采購部跟蹤使用部門的使用結果，合格則將該供應商列入合格供應商目錄，不合格的，則做好記錄，今后不在列入公司該類產品供應商選擇范圍。5. 特殊物料供應商的選擇：由采購部和請購部門依請購、采購核決權限共同商議選擇，不一致時，由公司總（副總）經理審核批準。6. 請購部門直接或間接指定供應商、品牌、材質等造成唯一供應商，且不符合慣例的，由公司總（副總）經理審核批準。第十一條 詢價1. 選擇合格供應商作為詢價對象后，采購經辦人應多方位調查了解市場行情、采取實地10、問價、電話詢價，并整理報價資料。2. 非緊急情況下，應提供3家以上基本符合報價要求的供應商作為比價和議價的對象。3. 采購經辦人應充分了解請購物料的品名、規格，對交貨期無法配合需用日期的，要與請購部門聯系協調，急件或需用日期近的應優先辦理，詢價時要向廠商詳細說明品名、規格、質量要求、數量、付款條件和方法、地點和交貨日期，對同規格不同品牌的產品作比較，考慮是否有必要辦理售后服務及保修年限。4. 采購量低于行規最低成交量的，采購經辦人應于詢價后，及時與請購部門協商是否可以按行規最低成交量進行采購?？梢缘模匦罗k理請購手續，不可以的，采購經辦人應及時在請購單上說明需進行“溢價”采購的原因，由公司總（11、副總）經理審核批準。第十二條 比價議價1. 采購經辦人在了解市場行情后，研擬底價，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價。2. 要注意供應商是否能按時交貨、質量是否有保證，是不是信譽可靠的供貨商，價格漲跌有何因素，是否有開發新廠商的必要第十三條 價格上漲的審批1 當貨品市場價格時，采購應要求供應商在得到價格上漲的消息的同時通知到我公司，并記錄相關信息提報給采購主管、經理及總（副總）經理簽核審批。2 采購經辦人要在接到漲價消息之后到市場了解情況的真偽，如屬供應商偽造消息，則立刻進入新供應商開發程序。3 貨品已在公司倉庫或已使用的物料，供應商要求漲價不予受理。第十四條訂單呈核1. 采購部經辦的采購作12、業，均應依采購核決權限，呈核訂購。采購經辦人依請購單填寫訂單，經采購部主管、部門經理審核簽發。2. 采購經辦人應在呈核的訂購單上詳細注明與廠商議定的買價條件，不能按期交貨的應事先征求請購部門同意。3. 請購部門有特殊要求且明顯不符合慣例的，采購經辦人應聯絡請購部門述明原因，由公司總（副總）經理審核批準。第十五條標準和要求變更1. 請購單和訂購單上品種、供應商、規格、數量、材質等的變動和增減，均屬“標準和要求變更”的范疇。2. 采購經辦人應嚴格按照請購單和訂單所述標準和要求進行采購作業。不得擅自變更請購單和訂購單所述的標準和要求。3. 遇無合適供應商或無合適的物料等情況，確需變更請購單和訂購單所13、述物料的標準和要求的，采購經辦人應事先征得請購部門同意后（請購部門人員在請購單上注明），方可改變訂購單標準和要求進行采購。緊急情況無法取得簽字得應先以電話形式溝通，后補簽字（3日內）。4. 遇請購部門提出變更訂購單標準和要求的，非緊急情況下，需待請購部門重新開立、遞送新請購單后，按正常采購程序處理。遇緊急情況下或請購部門僅以口頭或電話通知形式提出更改請購單所述標準和要求的，采購經辦人應當場問明原因和理由并在原請購單上作出詳細解釋和負責人后，方可改變訂購單標準和要求進行采購。請購單上經辦人必須請請購部門相關負責人后補簽字（3日內）。第十六條 采購核決權限1. 生產中被確認為正常使用的物料采購，由14、采購部主管、部門經理審核批準。非正常使用、請購部門僅以口頭或電話通知形式提出更改請購單要求核標準的，由公司總經理和副總經理審核批準。2. 生產中新開發產品的物料采購，由公司總（副總）經理審核批準。3. 供應商、品牌、價格、質量標準未發生變化的生產性物料采購，由采購主管、部門經理審核批準，發生變化的，由公司總（副總）經理審核批準。4. 非生產性物料請購單和委外加工訂單中，不符合慣例的指定供應商或加工廠家、品牌、材質及數量較少但需訂制而導致價格明顯高于市場供應價格等情況的，由公司總（副總）經理審核批準。第十七條 訂購1. 經批準訂購后，采購經辦人應及時與選定的供應商辦理訂購手續。2. 采購經辦人不15、得延誤處理或扣押請購單或訂單。對無法處理的請購單或訂單，應及時書面說明理由或原因，報采購部主管處理。采購部主管無法處理的，報部門經理處理。部門經理無法處理的，報公司總（副總）經理處理。3. 若屬分批交貨的，采購經辦人應在訂單上注明“分批交貨”字樣。第十八條 催交1. 約定交貨期前，采購經辦人應與供應商再次確認按時交貨。2. 供應商無法在約定日期交貨時，采購經辦人應及時通知請購部門并做好交貨異常記錄和加緊催交。3. 對已到交貨日期尚未到貨的，倉庫管理員應及時通知采購，立即開展催交行動。4. 采購經辦人未能按既定進度完成作業時，應書寫進度異常報告，說明異常原因及下一步可能完成的日期，經部門經理審核16、后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第十九條 采購物料的入庫與驗收1. 生產性物料來料時，一般由原料倉庫驗收數量和重量，并開具“進料檢驗單”，生產部驗收質量并填寫“進料檢驗單”。倉庫提供入庫單給采購。2. 非生產性物料來料時，一般由請購部門簽收數量和重量，由使用部門驗收質量。3. 固定資產、委外加工的物料、工程或服務由申請單位負責驗收。4. 對驗收不合格的物料，由驗收部門提出不合格內容，并召集請購部門負責人和采購人員進入物料異常處理程序；對設備或工程不合格的，驗收部門要召集采購進行協商處理。5. 交貨數量超過或少于“訂購量”部分，其超交數量或缺少數量由收料部門于收料時，在備注欄注明，并17、召集請購部門負責人及采購進入物料異常處理程序。第二十條對帳請款1 所有已采購且驗收合格的物料，應結合訂購單、入庫單、供應商發票、請款明細進行帳目核對。有問題及時查明原因和解決。2 在帳目核對無誤情況下，按事先約定或采購合同約定的付款方式和期限填制“付款平單”，交采購部主管、部門經理審核批準后遞交財務部，由財務部付款。3 對延誤交貨造成公司損失、短交未補足、物料不合格率高于行業允許范圍等供應商的請款，由采購部與供應商先行協商，拿出解決方案，經部門經理審核，報公司總（副總）經理批準后，方可進入付款程序。4 緊急采購需預付款或供應商要求款到交貨時（不需現金時），采購部應填寫“付款平單”，經采購部主管18、部門經理審批核準后遞交財務部，由財務部進行付款。如遇突發性有爭議項目，采購部與財務部和供應商共同協商一致后進行正常對帳請款程序。第三章 采購價格管理1 總則1 1制定目的為確保材料高品質低價格，從而達成降低成本之宗旨，規范采購價格審核管理，特制定本規章。1 2適用范圍各項原物料采購時，價格之審核、確認，除另有規定外，悉依本規章處理。1 3權責單位2 價格審核規定21報價依據開發部提供新材料之規格書，作為采購部成本分析之基礎，也作為供應商報價之依據。22價格審核（1） 供應商接到規格書后，于規定期限內提出報價單。（2） 采購部一般應挑選三家以上供應商詢價，以作比價、議價依據。（3） 采購部主管19、審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由主管親自與供應商議價。（4） 采購部主管審核之價格，呈分管副總審核，并呈總經理確認批準。（5） 副總、總經理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。23價格調查（1） 已核定之材料，采購部必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據。（2） 本公司各有關單位，均有義務協助提供價格訊息，以利采購部比價參考。（3） 已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應以單價審核單形式重新報批，且附上書面之原因說明。（4） 單價漲跌之審核流程，應同新價格審核流程。（5） 采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。3 采購成本分析31成本分析項目成20、本分析系就供應商提供之報價的成本估計，逐項作審查、評估，以求證成本之合理性。一般包括以下項目：（1） 直接及間接材料成本。（2） 工藝方法。（3） 直接及間接人工成本。（4） 制造費用或外包費用。（5） 稅金。32成本分析之運用以下情形時，應進行成本分析：（1） 新材料無采購經驗時。（2） 底價難以確認時。（3） 無法確認供應商報價之合理性的。（4） 為提高議價效率時。33成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有兩種：（1） 由供應商提供。（2） 由采購部編制標準報價單或成本分析表，交供應商填妥。34成本分析步驟成本分析意在降低成本、價格、其步驟一般如下：（1） 確認設計是否超過規格要求。21、（2） 提出改善建議并檢討。（3） 檢討加工方法、加工工程。（4） 選定最合適之設備、工具。（5） 就制造費用、營銷費用、利潤空間進行壓縮。35成本分析注意事項（1） 利用自己或他人之經驗。（2） 應用會計查核手段。（3） 提高議價技巧。第四章 采購品質管理1、總則1 1制定目的規范采購過程的品質管理規定，使采購品質管理有章可循。1 2適用范圍本公司物料采購、驗收、索賠等過程的品質管理，除另有規定外，悉依本規章執行。1 3權責單位（1） 品管部負責本規章制定、修改、廢止之起草工作。（2） 總經理負責本規章制定、修改、廢止之核準。2 采購品質管理規定21文件資料要求物料訂購前，本公司應提供下列文22、件資料，或在訂購單、采購合約內予以明確規定：（1） 訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。（2） 產品技術精度、等級要求。（3） 各種檢驗規范、標準或適用規格。22合格供應商之選擇物料采購，除經總經理特準外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：（1） 經本公司供應商調查，列入合格供應商名列。（2） 經本公司供應商評鑒，資訊等級在C級以上。（3） 同業中之佼佼者。23品質保證之協定物料之采購，應由供應商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：（1） 供應商品質管理體系需符合本公司指定之品質保證系統、如ISO9000或QS9000體系等。（2） 供應商應23、保證產品制造過程的必要控制與檢測。（3） 供應商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。（4） 供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。（5） 接受本公司必要之供應商調查、評鑒及輔導。24進貨驗收之規定供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：（1） 確認訂購單（2） 確認供應商（3） 確認送到日期（4） 確認物料的名稱與規格（5） 清點數量（6） 品質檢驗（7） 處理短損（8） 退還不合格品對檢驗合格物料，入庫后應予以明確標識，以確保后續品質之可追溯性（如供應商名稱、物料規格、數量、交貨時間、點收人員、檢驗人員等級料之標注，以便追溯、區分、使用之方便24、）。25品質糾紛處理有關采購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下：251處置依據以雙方事先約定之品質標準作為處置依據，并于訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。252國內采購物料退貨與索賠（1） 擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。（2） 采購部經辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。（3） 訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。（4） 確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。（5） 退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。253國25、內采購其他索賠規定（1） 由供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。（2） 破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。（3） 因供應商原因導致物料在使用或銷售中發現不良，造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。254國外采購物料退貨與索賠因規格不符或品質不良引起之退貨及索賠規定如下：（1） 要求供應商儲運更換合格物料或將不合格品退供應商修復。（2） 退貨或補運之費用由供應商負責。（3） 由此造成之本公司損失，依雙方合約向供應商索賠。255國外采購其他索賠規定（1） 發生破損短少情形，向保險公司索賠或航運公司索賠。（2） 發生短卸情形，向26、航運公司及保險公司索賠。（3） 發生短裝情形，向供應商索賠。3 附件附件損失索賠通知書損失索賠通知書 公司：本公司于 年 月 日向貴公司采購之下列貨品： ，因貴公司產品 品質不良 交期延遲，造成本公司蒙受 元的損失，茲檢附：損失計算表 份；品質檢驗報告 份；本公司客戶索賠函復印本 份，連同原采購合約復印本共 份，望貴公司給予諒察賠償，其賠償金額，敬請貴公司同意。由其他貨款中扣除以現金支付順頌 商祺！ 股份有限公司 采購部 年 月 日 第四章 附則第二十一條 采購作業處理期限采購部應依采購地區、物料特性及市場供需，分類制定物料采購作業處理期限，經部門經理審核，城堡公司批準后，通知各有關部門作為請27、購交貨最低期限的參考，遇有變更時，應立即修正。第二十二條 采購作業計劃依據生產計劃，有采購部按期編制生產性物料采購作業計劃，經采購部主管核準后，先行進行采購信息的收集整理、報價、選定供應商等的處理，待收到“請購單”后，按采購核決權限呈核訂購。第二十三條 供應商的評估1 每月，由生產部負責提供當月品質異常統計表、由生管部負責提供當月交貨異常統計表給采購。2 采購部依據品質與交期異常統計表等資料，每月繪制供應商異常統計表。3 每年對主要物料供應商進行一次供應商評估工作第二十四條 供應商的備份1 對于生產性物料，按類別或每一項物料除現有合格供應商外，采購經辦人還應做好一家以上的合格的供應商作為備份，28、一旦現有供應商出現異常狀態或公司認為由必要更換、以及備份供應商提供的條件明顯有利于公司的，采購經辦人注明原因和理由，進入新供應商開發程序。2 供應商的備份工作由采購經辦人事先收集資料信息，經充分了解后，報采購部主管、部門經理審核同意后，由采購部存檔備案。第二十五條 采購作業的管理與監督1 采購經辦人員要嚴格履行自己的職責。在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后按核準的要求進行采購作業，不得私自訂購、盲目進貨和擅自提高進價。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，作到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理相關工作。2 實行采購作業期限異29、常情況匯報制度：對請購日期早于正常采購作業期限的訂單，采購經辦人未及時辦理時，應進入采購作業期限當日提交采購作業進度異常報告，說明原因及應對措施，交部門經理酌情處理，未及時填寫采購作業進度異常報告而出現采購作業延誤的，按故意積壓或故意拖延辦理處理。3 每月，采購部經理對采購部已處理的采購作業進行一次隨機抽查。抽查方式可以采用市場實地考察、供應商價格核查、電話問訊等形式進行，抽查的采購作業范圍、項目多少和抽查人數不限。4 對采購作業中明顯有異常情況的，采購經理應隨時介入或另行考察問題所在，進行干預和監督。5 對可能存有問題的作業，采購經理應要求采購經辦人說明原因或要求出具書面報告；對拒絕說明問題30、過問題嚴重的，由公司按有關規定處理。招標一萬元以上，一萬元以下公司主管領導批準采購管理流程 規范的范疇：計劃、采購、倉管n 流程：使用部門提報工作計劃倉庫確定采購計劃采購部門匯總采購計劃編制資金計劃比價確定供應商實施采購驗收入庫-出庫n 實施供應商評價，降低違約風險：歷史交易紀錄（供貨的及時性和質量）、資產規模、能夠提供的商業信用）n 合格供方不是一成不變的n 優化采購渠道n 合格供方的選擇，合理確定供應商數量和區域分布n 優先選擇實力強的供應商結算知識結算憑證的合法性和合規性采購的涉稅問題采購部物料部采購需求部門領用部門管理高層提出采購需求計劃是否有庫存？匯總擬訂公司總體需求計劃制訂采購計劃是否符合招標招標條件？進入招標流程訂購進入超預算處理流程驗收入庫組織進貨是否直發加工現場？驗收入庫參與監督進入領料流程是是是否是否采購需求單、采購申請單審核？是否采購申請單采購計劃單資金計劃單訂購單、合同入庫單入庫單是否有庫存？審核？是財務處是否超預算？制訂資金計劃付款結算否提出采購申請否采購申請單否是否訂購單、合同采購管理流程