達京地產(chǎn)投資集團甲供材料采購管理制度附采購方式控制表.doc
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上傳人:職z****i
編號:1329433
2025-03-04
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1、投資集團有限公司甲供材料采購管理制度 1.0 目的為規(guī)范地產(chǎn)開發(fā)項目甲供材料管理,保證材料品質(zhì),降低成本,簡化管理流程,提高工作效率,特擬定本程序。2.0 適用范圍適用于集團下屬地產(chǎn)開發(fā)類各項目公司所涉及到的甲供材料。3.0 定義3.1 甲供材料:由甲方直接采購的材料。3.2甲供材料類別:(不包括辦公用品、固定資產(chǎn)類、低值易耗類)A類,房產(chǎn)開發(fā)類:由甲方直接采購物資(包含分包),對效果影響重大,質(zhì)量要求較高,價值較高,同時相對現(xiàn)場施工要求關(guān)聯(lián)度較低,采購回來經(jīng)簡單擺放安裝即可的,售后服務(wù)要求較高的物資。如:樣板房所用:家私、飾品、窗簾、地毯、電器、衛(wèi)浴潔具、小家電等;園林景觀:戶外家具、雕飾、2、假樹、水件等。B類,營銷類:營銷用物品,看樓車、營銷大廳家具飾品、廣告媒休投放、廣告?zhèn)恪⒛P汀姰嫛菚扔∷⑵贰⒒顒訄?zhí)行、現(xiàn)場物料制作等。3.3甲方:開發(fā)商。3.4供應商:甲供材料供應單位。3.5材料:在本程序中專指甲供材料。3.6采購執(zhí)行部門:擔任采購業(yè)務(wù)工作的部門3.7制度所涉及金額指單次、單項。4.0 采購授權(quán) 工程、設(shè)備安裝,涉及綜合造價類由成本中心負責組織招議標。設(shè)計、營銷、服務(wù)類由采購中心負責組織招議標。A類:符合招標條件的招標類物資,由采購中心負責供應商開發(fā),組織考察評估、資質(zhì)審核后移交相關(guān)資料至組織招標部門。不符合招標條件的,金額大于5000元,采購中心與使用部門一起議價、比3、價、集團領(lǐng)導定價。金額小于5000元,使用部門執(zhí)行采購,采購中心核價;B類:符合招標條件的招標類物資,由組織招標部門執(zhí)行;不符合招標條件的,金額大于3000元,由營銷中心與采購中心一起參與議價、比價,集團領(lǐng)導定價。3000元以下,由項目營銷部門執(zhí)行。5.0 管理職責5.1職責5.1項目公司:5.1.1負責A類甲供材料計劃制定,立項提交等統(tǒng)籌工作;5.1.2參與符合招標條件的供應商評估工作;5.1.3材料進場驗收、質(zhì)量把關(guān)工作;5.1.4現(xiàn)場工程安裝跟進,監(jiān)督管理等工作;5.1.5驗收組織。5.1.6項目所需要的,低于5000元甲供材料采購。5.2研發(fā)中心:5.2.1委托設(shè)計公司或自行設(shè)計樣板房4、整體和分項方案、效果圖,制定樣板房及園林景觀類甲供材料風格、標準或要求。5.2.2參與符合招標條件的供應商評估工作;5.2.3設(shè)計外包類供應商開發(fā)洽談。5.2.4供應商方案評估,參與招標工作中設(shè)計部分評標工作;5.2.5參與驗收工作。(參與由研發(fā)中心設(shè)計或評估方案的驗收)5.3成本中心5.3.1樣板房成本預算和成本核算; 5.3.2工程、設(shè)備安裝,涉及綜合造價類招議標工作;5.3.3將招標結(jié)果相關(guān)資料移交執(zhí)行部門跟進;5.3.4工程、設(shè)備安裝,涉及綜合造價類合同簽定流審工作;5.3.5預結(jié)算工作。5.4營銷中心:5.4.1營銷計劃制定審核;5.4.2營銷類設(shè)計方案標準的建議;5.4.3按授權(quán)部5、分物資采購工作; 5.4.4涉及營銷方案、效果類招標的評標工作;5.4.5參與A類驗收、組織B類驗收;5.4.6有提供相關(guān)采購供應商資源和價格的權(quán)力和義務(wù)。5.4采購中心5.4.1材料計劃審核備案;5.4.2供應商資源開發(fā);5.4.3供應商資料審核、評估、備案;5.4.4 核價工作;5.4.5對材料質(zhì)量抽查監(jiān)督工作;5.4.6過程是否按制度執(zhí)行監(jiān)督工作;5.4.7大于5000元小于招標條件的物資采購及合同簽定流審工作。5.5工程技術(shù)管理中心5.5.1設(shè)計方案審核;(涉及工程類的,如空調(diào)、智能化安裝等)5.5.2材料計劃備案;5.5.3對材料施工質(zhì)量抽查監(jiān)督工作。5.5.4主導A類(涉及工程類)6、物料的驗收工作。5.5.5工程、設(shè)備安裝類供應商開發(fā),組織考察評估、資質(zhì)審核、檔案建立。5.6計財中心:5.6.1材料資金使用計劃審核備案;5.6.2參與經(jīng)濟標開標工作(需要招標的);5.6.3合同審核備案;5.6.4結(jié)算審核付款。5.7監(jiān)審部5.7.1參與經(jīng)濟標開標工作;5.7.2合同審核備案5.7.3結(jié)算審核工作5.7.4整個過程特別是結(jié)算過程是否按甲供材料質(zhì)量和價格執(zhí)行的監(jiān)督。A類制度:6.0立項與計劃6.1計劃制定:項目公司負責制定總控計劃及立項報批的工作。相關(guān)計劃在年度、季度、月度、周計劃中體現(xiàn)。6.2計劃審批備案:總控計劃(月計劃)審批流程:項目公司分管總裁執(zhí)行總裁總裁審批。抄送監(jiān)7、審部、計財中心、工程技術(shù)管理中心、采購中心。 6.3計劃時間要求:根據(jù)實際情況通過年度計劃、月度計劃體現(xiàn),減少急用臨時采購而產(chǎn)生成本增加。如因計劃不到位而產(chǎn)生急用,臨時采購所增加風險成本納入年度成本費用指標內(nèi)。由該物資使用部門及計劃制定部門承擔相關(guān)責任。6.4其他情況說明:總控計劃外采購,可由負責或使用部門按需求提出申請報批后按采購權(quán)限執(zhí)行采購。7.0設(shè)計方案、標準及要求7.1方案標準制定:房產(chǎn)開發(fā)類由研發(fā)中心結(jié)合營銷中心市場定位需求,委托設(shè)計單位或自行設(shè)計制定相關(guān)標準。 7.2標準審批:相關(guān)標準、風格審批流程:研發(fā)中心制定并審核工程技術(shù)管理中心(涉及工程安裝類的)分管總裁執(zhí)行總裁總裁審批。88、.0 采購方式采購方式的選擇重點符合以下原則: 8.1符合招標條件的按招標程序執(zhí)行。8.2不符合招標條件的采用議價(比質(zhì)比價)采購,原則上不得少于三家。8.3價值較高且不能直接比質(zhì)比價,在市場上現(xiàn)場議價采購的,原則上由不同的三個部門人員共同參與。(由采購執(zhí)行部門、使用部門、第三方部門共同參與)7.4采用其他采購方式的需經(jīng)過采購中心及集團領(lǐng)導同意。9.0 供應商選擇9.1符合招標要求的按招標要求和管理職責對供應商進行考察評估。9.2授權(quán)采購的在申購單據(jù)上體現(xiàn)出供應商詳細資料(供應商名稱、聯(lián)系人、電話、地址、業(yè)績)等資料,以便于核價。9.3以同等質(zhì)量條件下選擇價格低服務(wù)好的供應商為原則。同質(zhì)同價的9、條件下盡量選擇供應商信息庫里面的供應商。9.4供應商采用自行開發(fā)或推薦方式,經(jīng)集團審核同意后,納入集團供應商數(shù)據(jù)庫。10.0 采購權(quán)限10.1符合招標條件的招標類物資,由成本中心執(zhí)行;采購中心負責供應商開發(fā),組織考察評估,資質(zhì)審核。10.2不符合招標條件的,金額大于5000元,采購中心與使用部門一起議價、比價、集團領(lǐng)導定價。10.3金額小于5000元,使用部門執(zhí)行采購,采購中心核價; 10.4原則上其他條件相同情況下,在價低供應方采購。11.0 驗收 11.1驗收組織部門:A類甲供材料由項目公司負責組織驗收。11.2驗收參與部門:項目公司(行政或工程部)、項目營銷部、研發(fā)中心(由其設(shè)計或評估方10、案的項目)、工程技術(shù)管理中心。(涉及工程類的)(采購執(zhí)行部門不參與驗收)營銷中心(涉及營銷類的)市場直接議價采購,不涉及安裝質(zhì)量的由采購執(zhí)行部門和使用部門現(xiàn)場直接驗收。11.3驗收結(jié)果:驗收不合格,由采購執(zhí)行部門按合同條款要求供應商限期整改,申請財務(wù)付款時必須為驗收合格,并附有驗收合格單據(jù)或入庫手續(xù)。12、請款、付款12.1申請預付款手續(xù):對于需要現(xiàn)金采購或需要支付預付款采購項目,由采購需求部門填寫申請、使用部門領(lǐng)導簽字、財務(wù)部主辦和經(jīng)理簽字、項目總經(jīng)理簽字、分管副總裁簽字、計財中心財務(wù)總監(jiān)、執(zhí)行總裁簽字。需詳細說明購買項目,后附相關(guān)附件。申請付款結(jié)算前提條件為驗收合格,需附驗收相文附件(現(xiàn)場11、議價采購交貨的,由采購執(zhí)行部門在報價單或送貨單上注明:現(xiàn)場議價采購,驗收合格)申請結(jié)算付款時除驗收合格外需附其他文件,如合同、報價單、發(fā)票等資料13.0 B類,營銷類程序重點內(nèi)容:13.1計劃、方案、預算制定由項目公司現(xiàn)場營銷部負責計劃、方案、預算制定、驗收組織。13.2采購權(quán)限:單次單項小于等于3000元,由項目總經(jīng)理審批后抄送采購中心,計財中心,項目公司營銷部與項目公司行政部一起直接執(zhí)行采購,項目公司領(lǐng)導定價。采購中心為事后監(jiān)控。單次單項大于3000元,計劃審批后由營銷中心與采購中心一起比價、議價,集團領(lǐng)導定價。確定好價格和供應商及相關(guān)合同條款后移交使用部門跟進。單次單項符合招標條件的,由12、項目公司立項營銷中心執(zhí)行總裁總裁審批后由采購中心整合相關(guān)資源交組織招議標部門,招議標后抄送計財中心并簽定合同后項目營銷部執(zhí)行。13.4合同單據(jù)憑證要求:(同時適用于A類) 金額在此15000元以上原則上需要簽定合同,特殊情況不能簽定合同的需做出說明。 金額在15000元以下的,原則上不需要簽合同,但必須有比質(zhì)比價表。(比質(zhì)比價原則要求不得少于三家)特殊情況,做不到比質(zhì)比價表的,需做出說明。(附件三B類物料采購方式控制表)可按表中規(guī)定的采購方式執(zhí)行采購。 最低要求要有供應商簽名或蓋章的報價單。 原則上要求所有采購物品必須為含稅價,特殊情況開不了發(fā)票的需在采購前經(jīng)集團計財中心同意。 所有涉及實物的13、必備辦理出入庫手續(xù),辦不了入庫的要有相應驗收合格單據(jù)(根據(jù)目前現(xiàn)狀可由行政部門兼任)13.5驗收原則上,不得由同一個部門負責制定標準、采購、驗收。13.3條A項,采購由項目營銷部負責直接采購、項目行政部負責驗收,項目總經(jīng)理負責確認驗收結(jié)果。13.3條B項,營銷中心與采購中心一起比價、議價、集團領(lǐng)導定價后,項目營銷部跟進采購, 項目行政部負責驗收。13.6申請預付款由使用部門填寫預付款申請單。申請單后附:領(lǐng)導審批的采購計劃(申購單)、合同等附件。審批流程:項目財務(wù)部項目總經(jīng)理營銷中心計財中心執(zhí)行總裁總裁財務(wù)領(lǐng)款。報銷沖賬。13.7 結(jié)算付款由采購需求部門填寫付款申請單。申請單后附:驗收合格單、相14、關(guān)發(fā)票、領(lǐng)導審批的采購計劃(申購單)、合同、采購中心核價或指導價資料等附件。審批流程:項目財務(wù)部項目總經(jīng)理營銷中心分管總裁計財中心執(zhí)行總裁總裁財務(wù)付款。14.0集團監(jiān)督14.1制度采購權(quán)限執(zhí)行監(jiān)審部、計財中心、采購中心監(jiān)督日常采購業(yè)務(wù)工作中是否按制度及授權(quán)執(zhí)行。14.2價格監(jiān)控:對于授權(quán)部分,采購執(zhí)行部門每月5日前將上月采購月報表抄送采購中心,采購中心針對報表進行核實,對于超出市場價5%以上(市場價變動除外)有權(quán)追糾采購執(zhí)行部門責任。15.0報廢處理由負責庫存管理部門提出,結(jié)合使用部門意見將需要報廢的物料列明:名稱、采購單價、數(shù)量、使用部門、報廢原因等情況上報部門領(lǐng)導分管總裁計財中心執(zhí)行總裁總15、裁審批后由行政和財務(wù)人員參與共同處理。16.0相關(guān)附件附件:1、集團甲供材料-A類采購流程圖2、集團甲供材料-B類采購流程圖3、集團甲供材料-B類采購方式控制表附件1: 集團甲供材料-A類采購流程圖附件2: 集團甲供材料-B類采購流程圖附件3: 地產(chǎn)甲供材料-B類采購方式控制表r序號工作事項選擇供應商重點采購方式備注銷售、廣告公司1項目銷售代理公司招募選擇公司注點品牌、資源、行業(yè)經(jīng)驗、價格招標2項目廣告公司招慕項目廣告推廣創(chuàng)意招標3報廣投放公司招募公司規(guī)模及價格比標投放類4報紙廣告投放壟斷、獨家議價5雜志投放獨家議價6電視投放獨家議價7電臺投放獨家議價8地鐵投放壟斷、獨家議價9短信投放資質(zhì)、價16、格招標10網(wǎng)絡(luò)投放獨家議價11候車亭投放獨家代理議價12車身廣告獨家代理議價13戶外廣告投放獨家代理議價14地圖廣告投放獨家代理議價印刷、制作類15印刷公司質(zhì)量、價格招標16制作公司質(zhì)量、價格、服務(wù)比價其他類別17DV動漫制作創(chuàng)意、效果比價18活動公司創(chuàng)意、效果、價格比價19樓巴接送公司價格、服務(wù)比價20看樓巴停放場地租用費位置、價格議價21派單公司服務(wù)、價格招標22模型制作效果、價格招標說明:1、產(chǎn)品:指需要采購的物品、服務(wù)、設(shè)計、方案等。2、招標:(原則上價低者中標)指單次單項金額為10萬元或以上,非獨家壟斷、獨家代理項目,標準化程度高,主要以成本為主,采用統(tǒng)一標準密封報價、投標、開標的采購方式。3、比價:產(chǎn)品標準化程度高、金額上不符合招標條件;(原則上價低者得)產(chǎn)品相對差異大,工作重點是突出產(chǎn)品,其次是成本。通過對比方案和成本綜合評估的采購方式。(綜合評比,不一定是價低者得)4、議價:產(chǎn)品市場上壟斷或獨家代理,采用議價的采購方式。