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金鷹國際行政管理部管理規定
金鷹國際行政管理部管理規定.doc
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上傳人:職z****i 編號:1329510 2025-03-04 11頁 23.50KB

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1、第一節 行政管理部(原總經辦)部門職能描述1. 根據中心規定和總經理室的要求行使行政管理職能,起草有關通知、報告、文件和會議記錄。2. 負責起草相關行政管理制度,統一頒發、實施各類規章制度。3. 負責審查各部呈送總經理室的報告并匯總編號分類呈送,轉發批復文件和存檔抄送。4. 安排總經理室召集的有關會議和其它活動。5. 接待來訪人員,負責前臺管理。6. 對外協調與協作單位的關系,對內協調與兄弟公司的關系。7. 負責中心文印、傳真管理工作。8. 負責總值班管理。9. 負責中心報刊、雜志的訂閱及各類年檢工作。10. 代表中心參加質量、工商、物價、衛生防疫部門和社會商業企業協會等各種組織的會議、活動,2、及時向中心各部門傳達相關精神,并組織協調處理相關事宜。11. 負責中心管理人員出差車輛的安排及酒店的預定工作,負責中心客戶的在寧酒店預定。12. 對中心重要客戶及政府職能部門的工作聯絡及相關資料的及時整理、更新,為各部門工作提供方便。13. 負責各類信息收集、整理、分析工作。14. 負責中心受控文件及質量紀錄的管理;15. 負責“時尚金鷹網”網站銷售信息收集及網上投訴受理,網上電子郵件管理;16. 完成領導交辦的其它工作。第二節 行政管理制度1保密制度1.1總則1.1.1 為保守公司秘密,維護公司權益,特制定本制度。1.1.2 公司秘密是關系公司權利和權益,依照特定程序確定,在一定時間內只限一3、定范圍的人員知悉的事項。 1.1.3 公司附屬組織和分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。1.1.4 公司保密工作,應遵循既確保安全又便利工作的方針。1.1.5 對在保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵。1.2保密范圍和密級確定1.2.1 公司秘密包括本制度第二條規定的下列秘密事項:(1) 公司重大決策中的秘密事項;(2) 公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策;(3) 公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議記錄;(4) 公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表;(5) 公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各4、類信息;(6) 公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料;(7) 其他經公司確定應當保密的事項;一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。1.2.2 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級:絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權利和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權利和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權利和利益遭受損害。1.2.3 公司密級的確定:(1) 公司經營發展中,直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級;(2) 公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級;(3) 公司5、人事檔案、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或未公開的各類信息如各類企劃方案等為秘密級;1.2.4 屬于公司秘密的文件、資料,應當依據本制度規定標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。1.3保密措施 1.3.1 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存、運輸和銷毀等,均應由總經理室或主管副總經理委托專人執行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由信息部負責保密。1.3.2 對于密級文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:(1) 非經總經理或主管副總經理批準,不得復制和摘抄;(2) 收發、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措6、施;(3) 在設備完善的保險裝置中保存。1.3.3 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準。1.3.4 具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施:(1) 選擇具備保密條件的會議場所;(2) 根據工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項會議的 人員予以指定;(3) 依照保密規定使用會議設備和管理會議文件;(4) 確定會議內容是否傳達及傳達范圍。1.3.5 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。1.3.6 公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告7、總經理室;總經理室接到報告,應立即做出處理。1.4責任與處罰1.4.1 出現下列情況之一者,給予警告,并扣發工資10元以上500元以下: (1) 泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;(2) 違反本制度1.3.1 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6規定的秘密內容的;(3) 已泄露公司秘密但采取補救措施的。1.4.2 出現下列情況之一的,予以辭退并酌情索賠經濟損失:(1) 故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;(2) 違反本保密制度規定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;(3) 利用職權強制他人違反保密規定的。1.5附則1.5.1 本制度規定的泄密是指8、下列行為之一:(1) 使公司秘密被不應知悉者知悉的;(2) 使公司秘密超出了限定的接觸范圍,而不能證明未被不應知悉者知悉的。2員工出差管理規定為了進一步加強公司出差管理,提高工作效率,現將出差管理要求規定如下:2.1 出差人員提前兩天填寫出差申請報告,副經理級(含)以下人員由部門經理批準,部門經理級人員出差須經由分管副總審核簽字后,上報總經理室審批。2.2 出差申請報告一式兩份,考勤員與財務部各執一份,財務部憑此據審批其差旅費預支費用。2.3 副總經理級以上管理人員出差須報總裁或董事長批準;工作緊急無法及時向總裁或董事長請假時,需在董事長秘書室備案,并且在到達出差地后及時與公司取得聯系。2.49、為了確保各項工作的正常操作,提高工作效率,出差人員應安排好出差期間的工作并確定出差期間的工作代職人,出差前完備交接工作。2.5出差報告經批準后,出差人員應填寫出差人員工作代職安排報人力資源部備案。2.6 出差人員返回公司3日內,應作出差情況報告書面呈報總經理室。2.7 差旅費報銷標準詳見差旅費和夜餐費管理(財務部10,2001年7月1日執行)。3檔案管理3.1歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、企劃方案、通告、通知等具有參考價值的文件資料。3.2 檔案的負責檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證其安10、全。3.3 檔案的借閱與索取3.3.1 總經理、副總經理、部門經理、主管借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續,直接提檔;3.3.2 公司其他人員借閱檔案時,需經部門經理批準,并辦理借閱手續;3.3.3 借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經理批準方可摘錄和復制,一般內部檔案由行政管理部批準方可摘錄和復制。3.4檔案的銷毀3.4.1 任何組織和個人未經允許均無權隨意銷毀公司檔案資料;3.4.2 若按規定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀,一般內部檔案,須經行政管理部批準后方可銷11、毀;3.4.3 經批準銷毀的檔案,檔案人員要認真填寫銷毀清單,由專人監督銷毀。4各類物品說明資料管理規定為了便于本公司所購買的各類物品(辦公用品、生活設施用品、各種設備)的正確利用,操作使用、維護、維修以及重新購置,特制定本規定。4.1 公司在外購進的各類物品,其說明資料使用后,必須馬上交行政管理部(或指定的其他保管部門)統一存檔保管。需要經常使用的說明書,在其說明資料復印后,用其復印件, 將原件交行政管理部(或指定的其他保管部門)保管。4.2 臨時調用說明資料的必須履行領用手續,在規定期限內歸還存檔。4.3 需要攜帶說明資料外出,由行政管理部復印后,交復印件與外出者,不允許攜帶原件;確需原件12、的,必須履行領用手續,暫留復印件存檔。4.4 在說明資料使用過程中,使用者將說明資料不慎丟失,要追究其責任,處以50元以內的罰款。5公文打印管理5.1 公司公文的打印工作由行政管理部統一負責。5.2 各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字,交行政管理部統一打印。5.3 公司各部室所有打印公文、文件至少一式二份,其中一份交由行政管理部留底存檔。6公文管理規定6.1 本公司公文,是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。6.2 本公司公文,實行統一管理。公文的管理,要做到規范、準確、及時、安全。行文單位,要克服官僚主義和文牘主義。6.3 各部門、各單位及有關人員,對13、公文中涉及國家、政府或本公司應當保密的事項,必須嚴守機密,不準隨便向他人泄露。6.4 公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱;機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數,由發文單位的主管領導根據文件內容確定。6.5 公司發文的程序為:擬稿、審核(部門領導)、簽發(公司領導)打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。6.6 草擬公文應注意以下事項:6.6.1 內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章;6.6.2 反映情況要客觀,實事求是;6.6.3 文字要準確、精練,條理要清楚,層次要分明,結構要緊密,用語要規范;人、地、物名、引文及時間要具體、準確。6.7 各級領導對送來的公文要及時閱批,急件的,當天批復;一般文件的,三天內批復。6.8 各級領導閱、批公文應仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。6.9 公司所有發文,發文單位應有存檔,并將文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同文件正本二份送總經理室存檔。有領導批示的,還應附批復件。
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