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1、物業管理公司行政管理制度(參考稿)戴德梁行物業管理有限公司謹呈行政管理制度目錄頁數一.總 則2二.辦公秩序管理3-4三.辦公環境管理5-6四.文件處理7-10五.證照、印鑒管理11-12六.會議管理13-15七.形象管理16一. 總則為加強公司內部行政管理及形成良好的工作氛圍、提高辦事效率，形成“自覺、自律、團結、協作、積極、務實”的行為規范，特制定本行政管理制度。本制度對公司全體員工具有約束力，各員工務必遵照執行。 本制度執行部門為人事行政部，各部門負責人有義務協助人事行政部貫徹執行。二. 辦公秩序管理1、 全體員工必須嚴格遵守公司的其它各項管理制度和工作流程，工作過程需要服從工作安排，自覺2、維護公司形象，不得進行欺騙公司、向客戶索取利益、收受賄賂、泄露公司機密等任何有損公司形象及利益之行為，否則，按員工守則及獎懲規定予以處理及直至作出解聘處理。2、 辦公時間內，員工不得擅離職守，不得睡覺、賭博、嬉戲、串門、閑聊、上網、玩游戲和看工作無關書籍等一切與工作無關的事務； 3、 因工作原因需要進入其它辦公室，必須先輕敲門，征得同意后方可進入。4、 辦公時間內，如有來訪人員，前臺人員必須先行接待，問明事由及征得被訪人同意后，再做出正確處理。5、 辦公時間內，員工不得帶引與工作無關的人員進入行政辦公區域，員工與公司業務無關人員的會面不得超過5分鐘及不得占用公司會議室。需要延長時間的，在獲得上3、級主管的許可后，按照事假處理。6、 辦公時間內，員工應謹慎處理私人電話，未經許可，員工不得撥打長途電話，工作電話亦應簡明扼要，盡量縮短通話時間，禁止閑聊或撥打與工作無關的聲訊電話。7、 工作時間需要外出公干，須說明理由及前往地點、預計時間，并經部門主管或公司負責人同意，并在公司外出公干記錄上作登記，否則，按照曠工處理并不予報銷相關費用。8、 員工必須遵照通知出席參加有關工作會議，按公司及部門規定定時提交工作報告和工作計劃，不得籍以任何理由延誤。9、 各部門應在每月月初規定之時間內向公司提交上月工作總結和下月工作總計劃，待公司決策層審批后落實執行。10、 員工或部門在進行工作協作中出現分歧或發生4、沖突時，須以公司及客戶利益為首要考慮，由各部門負責人及時妥善處理，不得以任何理由作出推搪。11、 如非工作需要，只安排午休及下班后時間閱讀公司訂閱之報紙，閱后須自覺整理放回原處，以方便其它同事閱覽及有關部門作資料整理。12、 辦公室內及辦公時間嚴禁進食，以保證有良好之辦公環境。13、 公司任何對象未經批準不得擅自攜帶外出，更不得據為己有。14、 全體員工必須以良好的工作態度、恰當的工作方法及時完成各項工作。15、 對違反上述有關規例的相關人員將按照員工守則及公司獎懲條例作出處理，情節嚴重，態度惡劣而不知悔改者，上報公司從嚴從重處理或作出即時解雇。 三. 辦公環境管理1. 辦公環境的日常管理工作5、由人事行政部負責，人事行政部必須進行不定期檢查，并糾正處理違反公司規定的行為，相關部門要及時整改直至解決。2. 辦公室內的清潔衛生由各部門自行負責，全體員工必須自覺維護公司的辦公環境，保持辦公區域的整潔，不得隨意丟棄垃圾雜物。3. 辦公環境要保持安靜，禁止高聲喧嘩、打鬧、嬉戲、閑聊及做與工作無關之事。4. 辦公環境衛生要求做到，辦公對象擺放整齊，無隨意堆放的物品，文件柜內文件歸檔整齊有條理，及時清倒垃圾，公共區地面保持清潔，地面干凈無廢棄物，墻壁無涂抹色涂劃。5. 通知公告等應該張貼于公告欄內，所有通知等文檔應適時有效，已實施或超過有效時間的文件應及時整理及歸檔，辦公場所不允許出現隨意張貼的情6、況。6. 公司的辦公區域內嚴禁吸煙，以保持環境清新及保障員工身心健康，公司員工必須遵照公司規定不得在辦公時間吸煙以維持公司形象。7. 員工應愛護公司任何財產，不得作出任何破壞、涂污、損毀和偷盜公司財產對象和設施設備的任何行為，遇到任何人違反規定，應自覺主動予以制止及向公司檢舉。8. 公司員工在使用茶水間或衛生間時，須維持有關場所之整潔，使用完畢應注意沖洗，及關閉水龍頭，不得放任自流，浪費資源。茶渣垃圾不能傾倒在洗手盆內。9. 員工應注意節省公司資源，各部門要保證辦公區域的設備設施的完好，下班后，最后離開辦公室的員工必須及時關閉辦公室的電燈、電腦、復印機、飲水機等非必要運行設備的電源。10. 辦7、公場所內的電腦服務器、路由器、后備電源、電話交換機和電氣設備等重要設施，未經培訓的人員不得隨意動用，避免發生意外或造成任何損壞。11. 辦公室的所有電氣設備修理和更換，必須由持證電工擔任，其它人員嚴禁修理更換，禁止超負荷使用電源插座，電源電纜不應直接埋設在地毯下面。12. 辦公時間內遇到臨時性停水停電的情況，各部門人員必須及時切斷電器設備的電源和關閉好水源，以防止恢復供電或供水時燒毀辦公設備或造成漏水的情況。13. 公司實施門禁管理系統，員工應使用工作卡進入辦公區域，員工應妥善保管工作卡，如工作卡丟失要照價賠償。節假日和非辦公時間原則上不允許進入或停留在辦公區域，如確實因工作需要加班，應征得上8、級主管同意。14. 公司員工應將印鑒、錢款、貴重物品、重要文件等妥善保管，下班前將抽屜及文件柜鎖好，存有重要資料的保險柜等設有技防裝置的辦公室，應將技防裝置設定在開啟狀態，并在鎖門前必須認真檢查辦公區域內的門窗是否關好，電源是否切斷，保證無任何安全隱患方可離開。15. 公司物品運出辦公區域需填寫放行條，由部門主管和行政管理部門批準后方可搬離。 四. 文件處理1. 目的 加強文件資料的制度管理，確保文件制度的有效實施。2. 職責2.1 本制度各環節由人事行政部文員負責處理。2.2 各相關部門予以協助。3 收文處理規程3.1 流程圖（見圖1）3.2 各步驟工作內容序號步 驟責任者工作內容與規范1收9、領公文文 員按要求及時領取或接收文件2分類登記文 員登記、收文登記本3分送傳閱文 員呈公司領導層或相關部門閱批4回收文 員從公司領導層或相關部門領導處取回文件5分辦文 員根據領導批示將文件轉發承辦部門6督辦相 關負責人督促承辦部門辦理7檢查相 關負責人檢查承辦部門辦理情況8存檔文 員歸類存檔7檢 查8存 檔1收領文件2分類登記3分送傳閱5分 辦6督 辦圖14回 收4. 發文處理規程4.1 流程圖（見圖2）4.2 各步驟工作內容序號步 驟責任者工作內容與規范1接受任務文員公司或人事行政部領導下達發文任務2收集資料文員或相關人員根據草擬要求，調查收集有關資料3擬稿文員或相關人員按時擬定初稿4核稿、10、會簽人事行政部主任或相關部門負責人文員將初稿送人事行政部主任或相關部門負責人審核5簽發公司領導送公司領導審核簽發6編定文號文員根據文件類別編定文號7編校打字員或文員按規定格式打印，并審查文字及格式8用印人事行政部主任人事行政部主任審核加蓋公章9分發文員登記上報或下發公文10存檔文員底稿和打印稿交文員存檔圖21接受任務2收集資料3擬 稿4核稿、會簽5簽 發6編定文號7編 校8用 印9分 發10存 檔五. 證照、印鑒管理1. 目的規范公司、各管理部門及管理處印鑒的正確使用，并為有效加強對證照、印鑒的管理，特制訂有關管理規定2. 管理規定2.1公司、管理處的各類證照(如營業執照、企業代碼、稅務登記等11、)及印鑒由分別由公司總辦和管理處總辦統一管理、保存，專人負責，管理人員對印鑒使用負全部責任。部門印鑒由部門負責人指定專人負責保管，其使用范圍僅限于對內發文，不得對外。印鑒用于文件和憑證，代表著公司、管理處的權利和義務，所有印鑒均要填入印鑒登記表，加蓋印模，交由人事行政管理部門保管。2.2各類證照正本原則上不外借，確實因工作需要，需經公司或管理處總物業經理批準后方能借出。2.3公司內部的管理制度及其它文件需蓋章時，由總物業經理審批后方可加蓋；內部一般行政事務使用印鑒，由人事行政管理部門負責人審核。2.4公司一般性對外文件及蓋管理處印鑒之文件、報表、證明等材料，需經總物業經理審批同意，簽字后方可執12、行。2.5公司及管理處對外承諾書、委托書、經濟合同及法律文書按規定權限審批后方可加蓋印鑒。2.6印鑒使用須建立登記制度，真實填寫使用日期、事由、用印內容、用印份數及審批人，并由具體經辦人簽字，單獨建檔保存。2.7辦理借取證照，用印事宜應盡量安排在工作時間之內，特殊情況除外。2.8管理處各類證照、印鑒若有遺失或被盜，應立即報告總物業經理，并按規定程序申報遺失和補辦。2.8管理處各類證照的年審、更換，印鑒的新刻或改制均由總辦匯報總物業經理后，安排責任人進行辦理。2.9不得私制公司印鑒，若因磨損或損壞，需經總物業經理批準后按規定辦理換章手續。印鑒的銷毀，須提交申請，經人事行政管理部門負責人及總物業經13、理批準后，由兩名以上的人員監督進行銷毀。2.10管理處需對外懸掛之營業執照、收費許可證、稅務登記證，在不違反規定的情況下，盡量采用副本。2.11嚴禁將印鑒攜帶外出，如不得不帶出公司時，需經總物業經理（或由總公司人事行政部經理）的批準。2.12各類證照、印鑒應妥善保管，不得損壞和遺失，否則將根據情況進行處罰。3. 蓋印手續需加蓋重要印鑒或交易用章時依照以下手續進行：3.1持需蓋章文件填寫使用目的、蓋印期限、日期和蓋印數量等規定的內容，經所屬部門的負責人批準報印鑒管理人員。3.2接到申請的印鑒管理人員，確認手續完備和申請上填寫無誤后，將其與文件一起交人事行政管理部門負責人批復，人事行政管理部須留存14、歸檔蓋印后的文件副本。3.3蓋過印的文件正本由印鑒管理人員將文件返還申請人。3.4行政管理部門負責人若認為文件有不完善之處，要由印鑒管理人員向申請者及時反饋。六.會議管理1. 目的：為改進會風、減少會議、縮短會議時間，提高會議品質，特制訂本制度。2. 適用范圍：適用于公司各類會議。3. 內容3.1 會議分類及組織。 公司級會議：主要包括公司管理例會、全體員工大會及各種代表大會等。 專業會議：公司的各種專業技術、業務會議。 部門會議：各部門召開的工作會等。 班組會議。3.2 管理例會例會各部門負責人及相關人員參加，每周一上午8點召開。總結上周工作情況，提出存在問題，部署下周工作任務、討論有關公司15、的事宜。3.3 公司員工大會：每年召開一次。總結上年工作情況，部署本年度工作任務，表彰上年度先進集體、個人。3.4 部門級會議：班組長以上人員或部門全體人員參加（視情況而定）。檢查、總結、布置工作，解決部門存在問題。3.5 其它會議：根據管理的實際需要，由公司經理或部門負責人召集人員就某一個案召開專題會議。3.6會議組織準備：召開會議的組織者（人事行政部、會議主持人，召集部門），必須在第一時間內，將會議主題明確，組織人員在會議前做好會議日程，日程包括會議召開起止時間、會議地點、會議主題、會議內容、會議主持、會議記錄人、與會人員名單等，交主持者審核后，并提前發放會議主題告之與會人員，做好會議前準16、備。并落實會場、備好座位及會議召開所需要之有關設備。3.7 會議的安排：部門內部會議由各部門安排，涉及多個部門人員的會議，由人事行政部統一安排。3.8 凡已列入計劃的會議，如遇特殊情況需改期，召集部門應提前兩天報人事行政部調整會議計劃。3.9 各部門會期需服從公司統一安排，部門會議不應與公司會議同期召開。應堅持小會服從大會的原則。3.10 會議注意事項： 嚴格遵守會議的開始時間。 發言內容不要偏離會議議題。 全體與會人員到要保持安靜，專心聆聽發言。3.10.4與會人員必須準時出席會議，因各種原因，不得參加者，須提前向組織人員請假，不得無故缺席或遲到。3.10.5與會人員必須攜帶會議記錄本和筆，17、做好會議記錄。會議期間，一切通訊工具處于關閉或震動狀態，不得隨便走動，不得交頭接耳，不得做與會議無關的其它事宜，不得抽煙。3.11 會議記錄及執行 各級會議的召集人必須指派專人做好會議記錄，會議結束后，在兩個工作日內整理好會議記錄，分派與會者及相關部門傳閱。對會上決定的事項，由相關部門負責人進行跟進落實，并在下次會議召開期間檢討有關工作進度及完成情況，公司兩個部門以上聯席會議中形成的各項決議，由總經理辦公室監督執行。部門之間的聯席會議，必須經過各部門負責人商定后，在保證不影響其它工作人員正常的工作下，方可進行。班組會議討論之決議由部門主管監督實施。七. 形象管理1. 員工于正常工作日應儀表整潔18、，上班期間必須穿著制服，制服應干凈、平整。不得穿著超短、超薄、露胸、露腰（背）的任何衣裙和休閑服裝，紐扣要全部扣好，領帶必須結正，領帶大箭頭垂到皮帶扣處為標準，皮帶扎緊, 領花應結好，佩戴端正，女士裙子長度要過膝，員工工作時必須著黑色襪，襪子不能有破損，黑色皮鞋要保持光亮潔凈。2. 制服外衣衣袖、衣領、制服襯衣領口處，不得顯露個人衣服，制服外不得顯露個人物品，如紀念章、筆、紙張、BB機、鎖匙扣等，服裝衣袋不得裝過大過厚物品。3. 工作證寫明單位、姓名、職務、編號等，端正佩帶在左胸上。4. 非當值班時間，除因公或經批準外，不準穿著或攜帶制服離開轄區。5. 不得披衣、不得敞開外衣、卷起褲腳、衣袖，19、不得穿著拖鞋，涼鞋或赤腳。6. 頭發要整潔，男的不留長發、大包頭，鬢發長度不能蓋及耳部與衣領。不得留須。女員工的發型與化妝宜端莊清雅，彩妝應以淡雅色調為主，不涂有色指甲油，指甲長不超過指頭1毫米，不染發。7. 嚴禁在公司辦公區域內大聲喧嘩和使用不文明語言及動作。8. 不在人前做一些不雅觀的動作，如：剔牙、漱口、打哈欠、對人打噴嚏、伸懶腰、挖鼻子、掏耳朵、梳頭、化妝、修剪指甲、壓手指關節、咬手指、晃動腿腳、在口內玩舌頭、嚼口香糖、用發夾別頭發、打響指、騷癢、用手指絞弄頭發等行為。9. 不得哼歌曲、吹口哨、跺腳，不得隨地吐痰、亂丟雜物。辦公時間嚴禁吸煙和用餐。10. 口氣、體味要清新，但香水味不宜過濃；上班前不要吃大蒜、洋蔥等有異味的食品，注意檢查和保持儀表，但不得當眾整理個人衣服。11. 不得將任何對象夾于腋下。不得敲桌椅或玩弄其它物品。12. 不得紋身，不得戴除手表、結婚戒指外的其它飾物。13. 嚴禁損壞公司形象標牌（徽）、貼畫、宣傳單、通知及文件。嚴禁與客人或同事發生沖突、爭吵、打架斗毆及傷害他人等一切有損公司形象之行為。