湖北一致魔芋采購管理制度草案改.doc
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上傳人:職z****i
編號:1329921
2025-03-04
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1、湖北一致魔芋生物科技有限公司 采購管理制度第一章 目的和適用范圍第一條 為進一步規范采購作業方法和流程,明確采購相關職責,確保采購物資的質量和時效,降低采購成本,更好地為生產服務。參照公司相關規定,并結合我公司目前的實際情況,特制定本采購管理制度。 第二條 本采購管理制度適用于與采購部相關的所有采購業務。第二章 采購任務劃分第三條 采購部:負責采購大宗物料、輔料、生產消耗物資、機電設備、儀器儀表、備品備件、五金工具、安裝材料、勞保及防護用品、消防器材等;負責采購辦公用品、清潔用品、接待用品、福利用品、宿舍用品、印刷品、非標制作等;負責采購數碼通訊產品、信息設備及耗材、網絡設備等,負責運輸車輛及2、吊裝車輛的外協聯絡及費用結算;負責選擇物流企業合作對象,負責外協加工、特種設備的外檢、信息設備維修等業務的對外聯絡和結算。第四條 設備類外協維修由機修車間歸口管理,設備實行三級維修,一般由經過培訓后的操作工自己解決,較復雜的故障由機修車間解決,在廠方遠程指導下自身無法解決的,由機修車間進行維修評估,交事業部總經理審批后將請購單一起交采購部外協執行,采購部將設備(配件)外協維修確認單(見附表二)發給外協單位填好后,回傳交機修車間進行確認后,通知外協單位開始維修。第五條 辦公用品、食堂用品、零星低值食堂用具、清潔用品、接待用品、福利用品、宿舍用品、印刷品、樓宇零星維修物資、非標制作、信息設備、耗材3、信息設備維修等由總經辦歸口管理,總經辦同時負責食堂用品、零星低值食堂用具、樓宇零星維修物資的采購。 第三章 物資請購 第七條 各使用部門須提交請購計劃,各使用部門于每月25日前向采購部提交下月物料需求計劃,生產部、采購部、財務部召開月度預算會進行復核、制單、會簽后經總經理審批,再轉采購部執行。各部門在月中因緊急事項確需增補采購計劃的列入緊急采購,事業部單獨向總經理請示獲批后現交采購部執行。第八條 各部門的請購權限統一劃歸工車間主任或部門經理,其他人員無權請購,車間主任或部門經理即是物資請購直接責任人,對其請購的物資負有永久責任。對因重復請購、錯誤請購等原因導致公司受損的,報采購部對請購人予以4、考核。第九條 請購單上應注明業務類型、存貨名稱、規格型號或技術參數、數量、用途、需求日期等內容。管道、管件等材料的請購必須注明制造標準(含標準文件號),不銹鋼材料需注明材質,屬于新建、技改或研發項目的請購需在備注中注明項目名稱,請購單中不能詳細說明采購物資的技術要求時,必須附上有相關技術人員簽字確認的技術規格書。第十條 為降低采購成本,請購部門在提交請購計劃時,不能只注明原廠備件號碼,應查詢對應的通用型號,如無通用型號,則需提供技術參數、圖紙、材質等信息。采購部在簽訂設備購買合同時應約定供應商提供備件圖紙,方便后期采購備件時進行替代采購。第十一條 如請購部門對所請購物資有特殊要求的,可以在請購5、時提供建議的供應商及品牌,但須提供相應的情況說明證實指定理由,由事業部負責人簽字,采購部予以優先考慮。第十二條 如因生產計劃調整、工藝變更、工程設計變更等原因,導致請購物資有變化的,由請購部門車間主任或部門經理在請購單上簽字確認后送采購部,采購部及時做出調整或終止采購。第四章 采購方式定義第十三條 低值采購:單次采購金額低于500元,采購部可直接下訂單采購或零采,公司審計部每季度對零采價格進行抽查。第十四條 比價采購:對于普通物資及工程物資(零星工程的施工材料、立項工程中的零散補充材料等)、重復采購項目(輔料、生產消耗物資、通用備品備件等),采購員接到獲批的請購單后,應選擇至少三家符合采購條件6、的供應商作為詢價對象,向對方發出詢價函,必須要求供應商必須回復蓋有公章的報價傳真件,采用比價的方式確定供應商。公司審計部門需抽查報價單位信息的真實性。第十五條 議價采購:確屬貨源緊張或獨家生產(代理)或專利(專賣)產品等特殊物資的采購,可以采用直接議價方式進行采購,最好是邀請對方來我公司進行面對面多級談判,通過談判記錄或傳真書面確認最終價格。第十六條 招標采購:金額超過10萬元的通用設備實行招標采購,須有6家以上投標單位,采用暗標方式選擇供應商;截標后首先進行技術評標,技術評標答疑澄清結束后,請購部門須提交簽字版的書面技術評標報告;之后再進行商務開標。商務開標時,評標人員不少于4人,須有財務、7、使用部門經理級以上人員和采購部負責人、審計部負責人共同參與確定最終供應商.第十七條 議標采購:專用采購項目,主要包括需技術上反復確認、轉化設計的非標設備,可選用議標的形式確定供應商,通過書面密封的方式進行報價。議標現場須有財務、使用部門經理級以上人員、采購部負責人、事業部負責人參加,形成議標意見后,與議標單位進行商務洽談時,必須有總經理參加。第十八條 長期合約采購:對于經常使用的消耗性物資(包括五金工具、勞保用品、標準件、安防器材、辦公用品、印刷品等)且采購價格基本穩定的項目,可通過招標或比價的方式選定供應商,議定供應價格及交易條件,通過長期合約(半年或一年)的方式進行采購,以確保物料供應來源8、,簡化采購作業程序,降低采購成本。具體辦法為選擇有實力講信譽供應商,羅列其公司能夠提供的相關產品及價格,并加蓋公章,合約供應商原則上每月對賬進行結算。同時采購人員和公司審計部門需要每季度對市場價格進行調研,對價格下跌產品的采購價要及時下調。第十九條 補充協議采購:通過招標或比價方式已經簽訂合同的采購項目,若在一個采購周期內需要再次采購,對于其中設備、備件等價格比較穩定的物資,可以通過直接議價的方式簽訂補充供貨合同,但價格不能高于原采購價格,如高于原采購價格,需重新進行招標或比價。第二十條 大宗原料采購 原料采購需按照銷售計劃和生產計劃進行,由于原料采購的特殊性,所有原料采購每單必須按照公司制定9、的大宗原料采購流程執行。第五章 詢價、比價、議價第二十條 采購員接到請購單后應依請購物資的緩急,參考市場行情、過去采購記錄,精選三家以上的供應商發出詢價函進行詢價。第二十一條選擇詢價對象,應依照直接生產廠家、代理商、經銷商之順序選擇。第二十二條合格的供應商報價單應有產品名稱、規格型號、單價、數量、合價、交貨期、稅率及發票、支付方式、報價時間、價格有效期限等要素,并加蓋公司公章,缺項或未蓋章的報價單視為不合格報價單應作廢。第二十三條采購比價應使用統一的價格內涵,是否包括運費、發票稅率,綜合考慮交貨期、支付方式等因素,并盡量選擇同一檔次的供應商進行性價比綜合比較。在談判前,還應該制定本次談判的內部10、目標,價格是采購談判內部目標的最重要組織部分,但內部目標還有很多,具體如下表:類型描述價格方面價格、開票方式、開票種類附送產品方面增加隨機備件數量、增加隨貨贈品、約定今后備件價格等服務方面延長保修期限、增加免費培訓時間、增加培訓我方人員數量、約定今后維修服務收費方式、供應商承擔運輸費用、產品機械化裝卸運輸要求、產品防護包裝要求、提高產品質量等級要求、減小最小訂單批量等開票付款方面延期付款、減少預付比例、增加保證金比例、采用低成本的付款方式(銀行承兌、商業承兌匯票、延期支票等)、要求全部開具17%稅率發票、運費及其它服務費開具17%增值稅率發票返利折扣方面增加免費產品數量、金額階梯返利或折扣的要11、求確定談判目標的方法有很多,主要包括如下:最低價格法、產品成本費用明細法、歷史價格法、同類產品比較法等。第二十四條因緊急采購或屬貨源緊張、獨家生產(代理)、專利(專賣)產品等特殊物資的采購,可以采用直接議價的方式進行采購,議價可采用當面洽談或電話議價的形式,但必須有3人以上人員參加(采購部負責人、財務部、事業部使用人),并做好每一次談判記錄,參與人簽字確認。第二十五條采用直接議價采購方式的,須至少有兩人以上同時參與議價過程,采購金額小于1萬元的,采購人員與使用部門經理參與;采購金額大于等于1萬元,小于3萬元的,采購部負責人、財務部、事業部負責人參與;采購金額大于3萬元的,總經理要參與,議價記錄12、表詳細記錄議價過程,參與人簽字確認。第六章 供應商選擇和管理第二十六條公司批量采購原則上應在合格供應商名錄中選擇。采購員應不斷開發新的供應商,提高供貨質量,降低采購成本。第二十七條新增供應商首先對公司基本資料進行調查,按要求填寫供應商調查表。第二十八條采購部供應商管理員對新增供應商進行初步資質審查,并視情況決定是否進行現場考察、樣品試用,然后進行供應商準入評審,成為我司準入供應商即可開始向我司進行供貨,經過3-6個月的供貨考察,采購部組織供應商評審小組對準入供應商進行“合格供應商評審”,評審合格的納入合格供應商名錄,不合格的予以淘汰,停止供貨。第二十九條供應商首選專業的生產廠商,重要物資供應商13、首選行業內具有影響力和占市場主導地位的生產商,代理商首選一級授權代理商。第三十條如果使用單位請購時對專用物資提供了推薦的供應商,經過適當的考察、評審,報總經理審批后,可以向推薦供應商進行采購。第三十一條建立合格供應商臺帳,所有供應商按采購金額大小和對保障正常生產的重要程度分類管理,每年會同使用部門、檢驗部門、設備部門和財務部門對供應商的供貨情況進行至少一次評定,及時淘汰不合格者,補充新晉合格供應商。第七章 采購價格審核第三十二條完成詢價、比價后,采購員應首先確認各家報價方式、產品規格、采購條件等是否一致,以確保其報價的可比性。第三十三條采購員在同等采購條件下對各家的價格進行比較,確定意向單位的14、最終價格后,向采購主管和部門經理書面提交相應請示報告,報告中應包括參與比價的供應商名稱、主要供貨范圍、報價、付款方式、發票及稅率、交貨周期、建議選擇供應商的理由等主要內容,報告正文后應附有相關的過程文件。第三十四條采購主管和其部門經理對報告內容進行審核,認為需要再進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由部門經理再次與供應商議價。第三十五條采購部經理審核的報告,根據采購金額大小,即5000元、10000元、10000元以上分級呈報事業部負責人、財務部負責人、公司總經理批準。第八章 合同的審批、簽訂和執行第三十六條主合同由采購部擬定,合同技術附件(若有)由使用部門編寫,且應在確定簽約單位后3日內將15、簽字版合同技術附件一式四份提交給采購部。每位供應商都必須同時與我司簽訂反商業賄賂協議。第三十七條確定采購價格和簽約單位后,采購員擬定合同并書面提交采購比價/合同審批表,在上月資金預算范圍內,按5000元、10000元、10000元以上分級權限呈報事業部負責人、財務部負責人、公司總經理批準后執行。第三十八條各級領導對合同條款提出修改意見的,采購部負責按修改意見與供應商進行再次協商,并及時反饋協商結果。第三十九條審批完成后,授權人簽字并加蓋公司的合同專用章,并將一式四份的合同原件寄往供應商,供應商簽章后回寄兩份。第九章 物資到貨驗收第四十條采購物資到貨驗收 一、物資到貨后,采購員到現場依照合同約定16、內容對到貨物資進行初步驗收,確認物料品牌、規格型號、數量等信息無誤后,數量由倉庫分類別進行把關,質量由品控人員或歸口檢驗部門進行檢驗。二、 對有檢驗標準的可測量性來料,經各方檢驗合格后,倉庫辦理入庫手續,打印入庫單;對需要在使用過程中驗收的驗證性物料,可先進行外觀、規格型號等初步驗收,辦理入庫手續,然后在日常使用過程中對其生產運行狀況及品質的具體數據做好記錄,通過對收集的數據分析來判定此批次物資是否合格。三、 由于每種物料的檢驗周期不同,對當天內可出檢驗結果的物料,檢驗合格后,檢驗部門及時將檢驗報告提交給倉庫、采購和使用部門,倉庫在接收到檢驗合格報告后安排卸車,并在當天辦理入庫手續。對當天不能17、出檢驗結果的物料,可先將其卸到待檢區,待檢驗合格后入庫,但檢驗時間不能超過三天。 四、檢驗不合格或初檢合格但在生產過程中判定不合格的物料,相關部門用進貨品質異常聯絡單(來料檢、使用過程中;見附表三),對到貨物品的不良狀況進行描述及不良原因初步分析,提出退、換貨等意見,轉采購部與供應商聯系處理。 五、對檢驗中主要指標合格,次要指標不合格的,原則上應拒收,但因生產急需,檢驗部門對檢驗數據進行分析,會同生產部門進行論證同意讓步接收的,采購部與供應商交涉折價或索賠事宜,并向賬務部報批,倉庫憑特采報告單辦理入庫手續,另交特采報告單一份到財務部便于結算登記。第四十一條固定資產到貨驗收 一、固定資產到貨后,18、采購員必須到現場,并電話通知請購部門、設備、倉庫等部門按照合同及技術附件共同對貨物進行開箱驗收,采購部憑經到貨驗收單辦理到貨驗收款。不具備開箱條件而必須儲存在倉庫的,須由請購部門、采購和倉庫對到貨箱數、到貨箱體外觀進行書面確認,由倉庫負責開箱前的物資儲存;由請購部門確定開箱時間后,組織相關驗收部門人員集中驗收。二、到貨驗收時,確認不能達到合同要求的,使用部門發送進貨品質異常聯絡單,提出退貨、換貨、折讓或索賠等意見,轉采購部與供應商聯系處理。三、設備安裝調試完成后,生產部組織調試驗收,采購部憑調試驗收報告辦理安裝調試款。質保期滿后,生產部門組織辦理質保驗收,采購部憑質保驗收報告辦理質保款。 第四19、十二條 采購員接到進貨品質異常聯絡單后,應及時聯系供應商,發送進貨品質異常聯絡函(見附表四),將反饋和處理結果知會檢驗部門并以書面形式交供應商管理員存檔備查。第十章 采購合同跟蹤及結算第四十三條采購員負責采購合同的跟蹤執行,保證和維護合同的嚴肅性,嚴格按合同條款催貨、收貨、驗收、付款。第四十四條對于公司消耗量大、價值高的大宗物資,采購部應建立有效的價格跟蹤機制,一旦價格下跌,采購員應及時、主動協商供應商要求降價,并履行內部審批程序后執行,并將調價審批表交一份到財務部進行結算登記。第四十五條對于較重要的機械設備,公司派專人進行制造過程監造的,監造人嚴格按合同規定的規格、質量、工期進行過程監督,監20、造過程中如發現任何問題,及時將相關信息傳回公司相關領導及采購部,及時解決,避免公司損失。第四十六條采購部負責職責范圍內合同的結算工作。根據合同約定的條件,采購員或合同管理員填寫付款通知單,并整理請購單、入庫單、發票、采購合同等有關單證,經倉庫人員或使用部門、事業部負責人簽字認可后轉財務部支付款項。第十一章 采購資料歸檔第四十七條采購資料包括請購單、報價單、比價請示報告、合同審批表、采購合同等,采購部合同管理員負責采購資料的存檔管理,并登記合同臺賬。第四十八條采購部及時對已執行完的采購合同進行整理,定期移交公司資料室統一保管。第十二章 采購內部管理第四十九條采購員應嚴格按生產要求的期限、質量完成21、采購任務,不斷提高工作效率,縮短采購周期。采購部對公司采購的主要物資制定相應的采購周期,對采購員采購任務的執行情況進行考核。第五十條采購部所屬采購員執行崗位輪換制度,一般采購任職期限為二年。輪崗交接時,交接雙方根據交接實際情況于交接單上注明交接項目、未完事項、交接資料清單等信息,交接雙方簽字確認后交采購部門經理審核確認。一般情況下,為了保證工作連續性,未完的采購事項由原采購員繼續完成。第五十一條采購部定期組織物料使用部門等相關部門評估采購業務執行狀況,如交貨及時性、產品質量、服務意識、質量問題處理等內容,評估結果記錄于采購業務評估報告,報總經理審閱。各采購業務經辦人員根據評估結果進行原因分析,22、并提出改進措施,不斷提高業務水平。第五十二條采購是一項重要、系統、嚴肅的工作,采購經辦人員和各級管理人員必須具備高度的責任心和職業道德觀念,并簽訂采購人員廉潔承諾書,恪守忠實誠信,勤勉盡責,時刻維護公司利益。第五十三條 公司每半年對于采購進行審計,主要針對采購流程與制度執行情況 ,采購價格進行內部審計,對于違反反商業賄賂協議的采購人員要追究經濟與法律責任。第五十四條采購人員代表公司的形象,工作中應有禮、有節,不允許有傲慢、蠻橫的言談舉止。附表一:設備(配件)委外維修申請單附表二:設備(配件)外協維修確認單附表三:進貨品質異常聯絡單附表四:進貨品質異常聯絡函附表五:物資退換貨控制流程 設備(配件23、)委外維修申請單申請日期:單據編號:設備(配件)名稱規格型號購買原值(或預估)已使用年限預計維修金額故障描述及造成原因分析(使用部門填寫)建議(主要從成本效益原則、維修質量能否達到使用要求等方面進行描述)使用部門部門負責人評估結果(設備部或評估部門填寫)無維修價值 建議報廢 建議維修建議維修方式內部維修外協維修評估人 評估部門主管評估部門經理分管領導總經理事業部運營中心事業部總裁設備(配件)外協維修確認單送修時間:單據編號:設備(配件)名稱規格型號故障描述需要維修或更換的零配件名稱規格型號數量備注維修 更換維修 更換維修 更換維修 更換維修 更換預計耗 用工時供應商蓋章:更換的舊配件處理方式設24、備部 確認人:部門負責人:注:舊配件處理方式包括:無價值不回收、回收、折價抵修理費等。進貨品質異常聯絡單供應商名稱: 編號:TS-物料名稱入庫批次號規格型號不良品數量發現日期使用部門物料異常發生在: 來料檢驗時 其他情況(材料異常發生在來料檢驗時,陰影部分不填)生產過程中 現場用量統計不良品外部批號退庫數量不良品倉庫余量退庫單號倉庫經辦人不良狀況描述及不良原因初析:檢驗部門處理意見:使用部門領導意見:采購部意見:分管領導意見:不良原因分析說明(供貨方填寫):解決措施(供貨方填寫):請貴司于48小時內將處理意見傳真我司采購部 收 (FAX:0717-6517073) 進貨品質異常聯絡函 :貴司于 日向我司發 一批,該批物資出現品質異常,產品質量異常信息詳情見下表,請貴司于 48 小時內將處理意見傳真我司采購部 收。(FAX:0717-5308168 ) 湖北一致魔芋生物科技有限公司 采購部 年 月 日物料名稱規格型號不良品數量已使用數量批次號發現日期物料異常發生在: 來料檢驗時 生產過程中 其他情況 不良狀況描述及不良原因初析:我司投訴要求:不良原因簡析(供方填寫):處理意見(供方填寫):品控現場確認數量/批次,分析原因和提出解決方案或建議異常聯絡單提出(OA模板)注:此處品控不僅僅指品控部,它泛指檢驗部門。