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1、計劃物供部審核簽發一、目的：2二、適用范圍：2三、執行部門：2四、內容：21. 定義：22. 采購分類：23. 采購授權及審批授權：34. 職責分工：45. 采購方式：46. 價格行情、價格控制機制：47. 新供應商的開發：68. 原輔材料采購：79. 特釆管理：710. 帳務報銷：711. 原淮I質量盤艮蹤：912. 供應商分類與管理：913. 罰則：10五、本制度修改權歸屬生產營運中心。10六、本制度解釋權歸屬生產營運屮心。10七、本制度自簽發之日起生效。 10八、附件：10一、目的：規范公司所有采購業務，明確采購職責及權限、采購周期、異常采購與付款行為，嚴格按照制 度及流程進行作業。二、2、適用范圍：#白家食品有限公司下屬的生產營運中心、各工廠、部門。三、執行部門:生產營運中心下屬分支機構計劃物供部、各分廠（廠長辦）、財務中心。四、內容：1. 定義：1.1原輔材料：是指直接用于產品生產并構成產品實體的原料、主要材料和外購半成品，以及不構成產品 實體，但有助于產品形成的輔助材料、外購半成品等。1.2農副產品：是指農作物及英副產品，主要包括：淀粉類、辣椒類、鹽漬蔬菜類、花椒類、油類、英它 季度性收購農作物產品等。1.3食品添加劑：指為改善食品品質和色、香、味以及為防腐、保鮮和加工工藝的需要而加入食品屮的人 工合成或考天然物質，如香精類、添加劑類等。1.3包裝物：是指為生產公司產品的各3、種包裝容器，如：紙制品、箱、瓶、壇、筐、罐、袋、桶等（不包 括生產各事業部產品所使用的出口標簽、電商標簽、線下各種標簽）。1.4低耗品：是指為所轄大系統生產所屬的品保室、部門、班組購置易損的設施、零配件、易耗品、，女口： 掃把、拖把、油墨、機器零配件等。L 5福利品：是指對應工廠部門、班組單獨使用的福利品，女口：員工生產服裝、洗滌用品、藥品等（不包 括管理中心統一為集團公司制定員工、職員福利品、服裝、日用品、辦公用品、辦公設施等）。1.6小型設備：是指對應工廠對應部門、班組，生產使用的小型設備，價值在3萬元以內，封口機、打碼 機、叉車等（不包括管理中心統一為集團公司購置的車輛、軟件設施）。2.4、 采購分類：（根據是否簽訂合同、定價和非定價采購來劃分）：分類適用范圍簽訂年度合同并確定年度采購單價包裝材料、香精、部份農副產品、委外加工等價格行情變化小的原 料。簽訂年度合同，未確定年度釆購部份農副產品、部份油類等價格變化大的原料單價未簽訂合同，未確定采購單價臨時采購的少量農副產品及添加劑、臨時轉運費。收購類適用于季節性農副產品收購。采購囤積在價格上漲或斷貨前采取的降低或穩定采購成本的措施或辦法。一次性采購不常使用的小型設備設施、易耗品、福利品3. 審批授權及釆購權限：3. 1審批授權:按照公司的最新授權制度規定執行。3. 2采購權限：授權項目授權內容采購業務按照采購職責的劃分權限各司其職，5、非授權范圍內的部門或個人不得單獨從事采購業務的價 格談判及供應商的選定，不得強行讓其采購指定商家，需相關技術部門協助時，協助部門不 得推諉。采購訂單量確認對己簽訂年度合同并己確定采購單價的業務，原則上各分公司按其合同簽訂的條款執行；在 采購量的分配上，若該材料的供應商有兩家以上（含兩家），原則是性價比最優的原則執行， 具體執行按供應商考核與訂單分配執行方案進行備貨訂單分配，總廠采購訂單的最 后批準人為計劃物供部經理，分廠采購訂單的最后批準人為工廠廠長（物供部經理）。合同談判凡有共性的供應商或共性物料由采購優勢工廠或部門進行合同條款及價格的集中采購談判， 統一合同簽批，各分廠依據其簽訂條款及價格6、據實執行具體采購業務（分廠釆購共性物料需 由生產營運中心計劃物供部統籌指派采購工廠或部門）。各工廠本地采購的原料由各工廠自行 進行談判，并按公司制度、流程要求執行。價格異動所有已確定第一次釆購單價并經報批的釆購業務在以后釆購時，如價格發生變動，由執行部 門按采購核價制度和最新授權制度執行價格異動的比價表。定點或未定點農副產品在市場行悄波動較大的情況下，采購職能部門在性價比最優的前提下，可與合同外 的供應商實行采購作業，如連續在合同外的供應商采購五次以上，必須按采購制度要求簽訂 合同。季節性農依據公司經營中心年度規劃，由計劃物供部核算計劃采購數量，對應白家科技有限公司線上產品收購線下、軸白家食品7、財務中心根據公司經營情況和資金狀況核定最終收購數量。4.職責分工：部門職責計劃物供部負責制訂相關制度、流程、標準，推動采購一體化建設，指導、監督各工廠采購工作， 制定采購發展方向，推動公司采購體系建設，創建公司采購模式等釆購職能部門采購職能部門（本處指計劃物供部、分廠廠長辦）負責生產用所有原料采購物資需求部門負責辦理預算內外相關物資請購手續，并按公司最新授權報批。技術中心制訂完善所有使用原材料的檢驗標準、要求及相關技術標準（某產品的主要成分及主 要指標。質量中心負責對已用原材料的驗收標準向技術部提出修訂完善意見，對采購的產品按規定的標 準進行驗收、檢測，對不合格物料提出處理或處罰意見。財務中8、心負責價格審核、供應商貨款的掛帳、對帳、資金計劃的安排及貨款的按時支付。5.采購方式:集中采購、電子采購、招標采購、特殊采購、緊急采購等。適用范圍采購方式 調查頻率：每周各工廠采購經辦人員（除低耗品），每周五之前進行行情調查及分析，原料有期貨、 專業平臺行情報價（如玉米淀粉）要進行每個工作日行情調查，每周整理上報在行情調查表中。凡有價格 下行，務必在5個工作日內組織洽談，快速降價。集中采購主要適用于大宗及共性物料。電子釆購網上訂購業務，主要適用于跨區域采購。招標采購適用于大宗物料的采購。平臺采購特殊采購因品質不達標，需降低采購或驗收標準的采購業務，進入特殊采購程序，銷售系統在簽批意見時，需在特9、采申請單上注明銷售區域。緊急采購（或臨時因情況十分緊急、臨時安排采購以達到生產需要，經采購職能部門、直接上級、核價米購主管當FI非正式比價同意，可先采購，后補齊相關手續。6.價格行情、價格控制機制:6. 1行情調查:6. 1. 1調查原料范圍：各大工廠、采購員采購金額占工廠或個人采購額度80%或個人原料采購量前10%原料或原料對應上游原料（如紙箱則調查上游原紙原料行情）。調查品種要求：每個工廠采購員對應各自負責原料品種，每周變換選擇1-3個重點原料進行調查分 析（此1-3個品種原料為采購量大比價格異動頻繁或產季農副產品及其他有代表性采購原料類）。調查表格規范：為確保行情調查落到實處，各工廠所有10、采購員均按照三大工廠（龍泉、北京、高縣） 重要采購物資（周、月、年）行情調查異動統計表進行行情調查、價格上報（如貿易條件等信息用“插入 批注”）方式表達清楚，行情分析、應用機制及措施均要結合實際快速實施，要求可操作性強能落地執行。行情調查流程報批及內容分享要求：行情調查方式眾多、報批流程不限于0A上，可靈活通過網絡快 速共享。三大工廠各采購員對于行情調查要充分借助互聯網信息平臺，通過各種信息渠道結合現貨市場全 方位了解常握信息。并將所調查的行情信息通過建立的QQ交流群、微信分享群、云之家群信息等傳播渠 道進行共享至群屮，要求每個采購員每周至少發1條對采購工作有價值的資訊、且群內所有采購人員均需11、 回復意見，可進行相互討論，為實際采購工作岀謀劃策。6. 1.6調查表流程：發起人一直接上級一計劃物供部負責人、系統負責人、核價主管、系統秘書、對應部 門或工廠督辦人員一發起人，有簽批需知會相關技術部人員參考。6. 1.7行情調查機制的應用：快速反應，討論決策、高效應用，落到實處（切忌浮于表面，應付了事）。6. 1.4期貨信息：凡有是期貨信息的植物油脂、豆類的原料，每個期貨開盤H都必須查詢期貨行情、后期 走勢分析，并作詳細的記錄，每個工作日以微信匯報每個工作日匯報內容。競品采購信息：主要針對光友、康師傅、統一、白象、今麥郎及同行的大宗性原料、新品采購渠道、 標準、價格等信息，次季度次月5號每個12、工廠輪流提交競品調查報告。原料采購資料信息庫的建立：多渠道了解公司采購原料資源信息，一點一滴積累資源，建立有效的 采購比價信息庫。各采購人員及采購部門經理嚴格按原料資源信息統計表屮的表格定期收集的采購信 息，采購員每月至少收集10條所負責的原料供貨渠道及信息，0A傳至直接領導、核價人、分廠廠長。6.2原料價格競價機制：價格原則實際鎖定機制，在鎖定價格期間，受市場行情變動時，以鎖高不鎖低原 則執行。凡有價格下降的立即組織談判實施降價；針對非鎖定價格的原料，根據行情下降趨勢，談判降價; 針對季節性農產品及其它上漲原料，提前作好產地、產季、產量及需求等信息，提前在價格上漲時囤積或 價格鎖定。7. 新13、供應商的開發：計劃物供部（廠2辦）根據公司要求，為降低釆購成本、優化貿易條件，保障供應 需求，而開發新的合作供應商。7.1供應商基本資料收集：通過信息搜集，了解意向供應商基本信息（包扌舌但不限于公司工商登記信息， 企業主要產品、上、下游主要合作對象、產能、銷量、訂貨周期、最低訂貨量等基礎信息）。7. 2供應商資質的確認：供應商的經營資質必須符合國家食品行業的生產經營要求和行業要求，由質量中 心按國家要求或標準判定供應商提供的資質是否符合標準。7. 3供應商樣品確認：對通過資質審查的供應商供應商按照我司要求提供一定數量的樣品，并提供報價單, 采購員填寫樣品評估登記表，備注送樣日期、送樣編號、樣品14、名稱、送樣廠家、聯系人、聯系電話、 相關部門樣品簽收人及樣品評估結果等信息。并由部門經理、檢測部門、生產運營總監簽批。7. 4供應商現場審核：對資質及樣品審查合格之供應商，由計劃物供部（廠長辦）安排，會同質量屮心（分 廠品保室）、技術中心對供應商進行現場審核，由質量中心出具新增供應商二方審核報告。7.5現場審核屮計劃物供部（廠長辦）職責：了解供應商資金情況、上、下游客戶真實性、產能、訂貨周 期、最低訂貨量等與供應保障相關的信息。7. 6現場審核中質量中心職責：針對供應商質量保障能力進行審核。7. 7現場審核中技術部職責：針對供應簡工藝技術、執行標進進行審核。7.8質量中心出具合格的新增供應商二15、方審核報告后，由采購員填寫新增供應商審批單，由計劃 物供部經理、質量中心、系統負責人簽批同意，正式開發為新合作供應商。7.8供應商合同談判：原則上新增供應商合同簽訂前應進行面談，如因地域原因、采購量等因素初步也可 在電話洽談合作貿易條件：價格鎖定周期、采購價格、付款周期、保證金額、承兌比例、交貨時間及是否 執行暫存模式等。新增供應商合同談判應由采購員、計劃物供部經理、財務核價主管一同參與。7.9供應商合同簽訂：對達成合作貿易條件的，由采購員按照公司提供的合同版面，選擇符合供應商類別 的包裝合同版本、非包裝合同版本、委外加工合同版本，將與供應商談判的相關貿易條件填 寫在合同內，經計劃物供部經理（16、廠長）審核合格無誤后，發供應商確認并打印4份加蓋供應商鮮章。同 時將公司供應商管理制度、供應商原輔料質量問題處罰實施細則、質量承諾函、質量檢驗 標準等相關附件傳供應-商學習并蓋章確認，回傳給公司辦理供應-商合同簽批手續，公司簽批完成后 在總裁辦秘書處加蓋公司鮮章，并將簽批完成的合同交財務、生產營運中心管理心中秘書處、供應商及采 購員各留一份備案。&原輔材料釆購：8.1屮購：包裝材料或需定制原料的需求由計劃物供部（分廠廠長辦）在規定的采購周期內依據公司批準 的月度計劃、目前庫存、供應商庫存、原料安全庫存等負責提出書而的月度生產物料需求計劃（備貨計劃）, 月度物料需求計劃單須經計劃物供部（分廠廠長17、辦）經理簽批生效、下達給供應商備貨生產準備。8. 2采購訂單下達結合計劃管理制度及物料安全庫存范圍內下達月度采購到貨訂單及到貨計劃。&3釆購訂單制作：計劃物供部（分廠廠2辦）根據經營中心要貨計劃制作的月度物料需求計劃制作備貨 采購訂單，經計劃物供部（分廠廠長辦）經理簽字后傳真給供應商；對下達的ERP采購訂單在月度備貨計 劃范圉內，由采購員根據ERP系統制作電子訂單，書面傳真或通過網絡形式發給供應商。采購員不得錯誤 或擅自更改訂單數量、品種、規格等信息，造成損失由責任采購員和其上級領導承擔并接受公司行政處罰。&4新包材或改良包材采購：針對技術屮心出具相關包材材質、尺寸調整通知，詳細梳理和審批簽批18、流程, 重點要核查包材尺寸、材質是否生產試機驗證報告，有無廠長簽字，若審核無相關簽批試機報告，釆購人 員可拒絕采購，如未嚴格實施，采購人員回廠要對采購人員和通知出具人員進行承擔相應損失并給予問責。8. 4采購周期：生產性原料有月度物料需求計劃（備貨計劃）的物料釆購周期為生產備貨周期+送貨周期，具體各種 原料對應采購周期詳見附件中原料最小起運（印）量、制作周期、送貨周期標準。月中補充的物料需 求計劃同此周期，同時該釆購周期為有現成版本存在，如需重制版或出版需加制作或出片周期。8. 4. 2非生產原料采購周期，根據合同談判時周期為準。8. 5采購入庫：按照#白家食品有限公司倉庫管理制度執行。8. 19、6采購貨款結算：由采購員在ERP系統中導出采購未結算入庫列表、附加發票（或收購清單及身份證明）、 比價表進行報銷，財務根據合同約定帳期按期進行付款。9. 特采管理9.1原輔料不合格品的處理方法：包材類原輔料不合格品的處理方法：銷毀、特采（即降價讓步）、讓步接 收；對包材類帯白家標識或有白家相關商標信息的原輔料不合格品不允許退貨處理（物料管理部門必須采 取破壞后方可退貨）。非包材類原輔料不合格品的處理方法：退貨、讓步接收；對直接入口的原輔料不合 格品不允許讓步接收。9.2特釆物資的定義：指不符合公司質量檢驗標準，有輕微質量缺陷，且不影響產品安全與衛生，對產成 品內在質呈沒有影響而只對外觀質呈影響20、較小的需降價采購的入廠原物料。9.3特采申請單的填報、簽批職責9.3. 1包裝物的特釆填報、簽批詳見包裝簽批制作管理制度執行。9. 3. 4非包裝物特采9. 4特采的原物料的入庫、出庫管理：4.1入庫：所有特采物資倉管員在入庫前需見釆購部經過簽批后的特采申請單和質量技術部的檢驗 單（檢驗單上需標注“特采”字樣）方可辦理入庫。入庫后倉管員需在標識牌上做詳細標識（包括數量、 到貨或使用時間、指定用于哪支產品或指定銷售區域等），此標識牌為黃色標識牌，目的在于防止因視覺 疲勞造成錯發貨，并在小黑板上注明發貨要求，以備接班人員注意。并單獨存放在指定區域。4.2出庫:4. 2. 1特采原材料的出庫及生產：21、4. 對限區域銷售的特采物資由計劃人員在生產工單上注明該產品的限發區域，倉庫根據生產工單備 注辦理入庫，并作好標識記錄。可在任何區域銷售的特采物資視為正常物資使用，由倉庫作好記錄按“先 進先出”的原則進行發貨。原則上誰廠產生的特采物資，誰廠負責使用或消化，如需調往他廠使用，需報生產營運中心總監、 事業部總監特批后方可調往。倉管員在發放時要將發貨單或調撥單與特采申請表的簽批內容認真核對, 具體要求或有特殊要求見特采申請表的簽批意見。倉庫根據生產工單上的要求，在材料出庫單上注明是否領取“特釆”物料字樣，并按要 求進行發料。倉管在發料時，依據車間開據的材料出庫單發料，并注意有無“特采”等字樣；倉管員22、在換 班時，注意做好交接工作，接班人或職位代理人，在發貨時如有不清楚的地方應立即電話咨詢原倉管員或 部門負責人，嚴禁在不清楚的情況下，錯將特采原輔材料發往車間或其它工廠。否則，責任自負。在車間生產時，在特采材料上進行加注特殊編碼進行標示；并作好記錄以備查驗。4. 2. 1.6如因工作疏忽或交接不到位導致錯發、誤發，給公司造成重大損失，由責任人承擔一切損失。5. 特采物資生產的成品、半成品的入庫與出庫（含調撥）：5.1入庫:包裝車間入庫時應嚴格按計劃人員生產工單的備注要求，做好詳盡標識（包括品名、數量、 規格、生產日期、生產班組及銷售區域等）只要有特殊要求的車間入庫時均應標明），倉管員對入庫的成23、 品嚴格按照成品入庫單要求與標識牌上的填寫內容進行認真核對，如無異常，則入庫。5.2出庫:凡因特采物資生產的成品在發放時必須按特采屮請表上簽批的銷售區域發放，如屮請單上未 明確銷售區域，也未明確“可任何區域消耗”字樣，則倉庫發貨人員應上報部門負責人，部門負責人應立 即找事業部負責人簽明銷售區域，并將此簽批意見傳發貨倉庫管理員簽字確認，倉管員要按照特采屮請 表中簽批的意見及計劃物供部的生產工單要求，發放到指定區域，發貨時，倉庫管理員一定要認真 檢查、核対，不可多發、少發、漏發。如有不清楚的地方立即請示相關領導，不得自作主張。否則由此造 成的相關損失，由責任人自負。5.3調撥：調撥單上需注明”特釆24、”字樣,發貨方倉管員發貨前要認真檢查，仔細核對，并在發貨單上注 明使用要求或發放要求，并將簽批后的特采屮請表復印后，交司機帶給收貨方，貨到后，發貨方要與 收貨方進行電話核實特采巾請表是否收到。收貨方立即按要求填掛標識牌，收貨方在發貨時如有不清 楚的地方，應與原發貨單位電話核實。6. 文件簽收：所有簽批后的特采申請表，由對應采購人員在簽批完成笫一時間發放到相關部門，并做 好簽收登記，相關部門要存檔備査，不能遺失，否則將對責任部門按公司的檔案管理規定進行處罰。10. 帳務報銷：10. 1每月20號至月底后一天，采購員根據入庫單列表、核實入庫數據與開的發票數據相等，發票進行報 銷，經部門經理，總經理25、（廠長）簽字確認，上交財務部審核。10. 2已掛賬的貨款支付（打款要求：如杲是公司，原則上應是打對公帳戶，如果需要打個人卡號，必須要 有該公司的授權書并蓋上鮮章，只能是原件交財務出納處）。11. 原料質量跟蹤：11. 1如采購物品存在質量問題，則由質量中心11!具不合格報告，經生產采購負責人、廠長、簽字確認后 反饋至計劃物供部（分廠廠長）。由計劃物供部（分廠廠長）根據使用報告調整采購策略，對不合格物品 按簽批的意見進行退、換貨處理或追溯責任。11. 2每個月采購人員自行到原料庫房，對口己負責的原料質量、感官等進行檢驗、評定并對異常情況進行 記錄，針對庫存產品存在異常質量的必須及時反饋并處理。（26、詳見原料巡查記錄表）12. 罰則：對違背以上制度條款，給予直接責任人及其直接領導警告以上行政處罰，造成經濟損失，按公 司經濟損失賠償制度進行追溯索賠。五、本制度修改權歸屬生白家食品公司。六、本制度解釋權歸屬白家食品公司。七、本制度自簽發之日起生效。八、附件：1. 供應商樣品評價表；2. 供應商合同談判記錄表；3. 特釆申請表;4. 釆購訂單;5. 原料釆購起運周期；6. 原料信息調查表；7. 行情調查表;#1：供應簡樣品評價表編號：工廠：填報日期:供應商地址聯系人電話/傳真樣品名稱規格型號檢測部門檢測標準檢測結論用于何種產品試用情況 評價結果檢測人簽字檢測部門經理意見總經理（總監）意見附件2：27、供應商合同談判記錄表編號：工廠：填報口期:公司名稱會議時間公司代表及電話談判地點會議參與人談判類別記錄人會議紀要內容：談判參加人簽名:特采申請表編號：序號：06申請部門材料品名簽批時限廠商名稱材料編號數量采購職能部門特采理由：部門經理意見：質量部意見技術部意見生產營運中心意見經營屮心、產品 推廣部意 見是否同意：銷售區域： 發貨要求： 其它:總裁備案記錄計劃物供部：技術部：財務中心：物料車間：備注:附件4：采購訂單業務類型普通采購訂單日期201牛04-23供應商訂單編號201404022004an采購類型1般采購業務員稅率17.00制單人尹異飛審核人變更人付款條件插行 復制行拆分行刪行 批改|28、存量價格 PT0選配|排序定位顯示格式計劃到貨日期存貨編碼存貨名稱規格型號主計量數星訂貨數呈原幣含稅1234567891011121314合計附件6：三大工廠（龍泉、北京、高縣）重要采購物資（周、月、年）行情調查異動統計表序號統計期間：2017年X-X月（X月X日至X月X B）（注：1、調查價格標準必須統一：含稅或不含稅價格， 含稅稅率寫清楚；2、貿易條件等可在價格上“插入批注”說明；3、表格中所列原料品種，各采購員后期 要不斷根據公司實際情況進行不斷更新增加）（行情 分析， 預測 后期 動態 及實 施措 施）備注工廠 屬 性對 應 采 購 員物資品類物資名稱規格型號、材質、 品牌調查 對象（29、供 應商/ 網絡 平臺 等等）聯 系 人 / 聯 系 方 式XX月第1周 價 格第2周 價 格第3周 價 格第4周 價 格我 司 本 月執 行 價 格1淀粉類玉米淀粉紅薯淀粉木薯淀粉馬鈴薯淀粉面粉2椒類辣椒辣椒面紅花椒青花椒3油脂類棕扌閭油菜油豬油清真牛油4內包材類直膠叉、碗蓋等上 游原料熱熔膠955 型80克銅版紙鋁箔5軟塑包裝類（卷膜、彩袋、 熱縮膜等類上游原料PE/CPP/BOPP/BOPA/PET）PE50/PE55VMCPP250PP18B0PP28BOPP18BOPA15PET 126紙碗紙杯等類（紙杯紙碗類 上游原料：灰板紙、單淋膜紙、雙淋膜紙）灰底白板 紙250克單淋膜紙食品級30、白 卡紙250克雙淋膜紙紙箱類（上游原料原紙，白 板紙、瓦楞紙、黃板紙）白板紙瓦楞紙黃板紙廢紙8農產品類生姜大蒜蔥鹽漬二荊 條鹽漬虹豆鹽漬蘿卜鹽漬青菜脫水蔥AD小蔥AD青梗菜黃豆9香精添加劑類檸檬酸乙基麥芽酚黃原膠I+G冰醋酸辣椒紅青花椒油10香料類八角白蔻胡椒11基礎調料類鹽味精白糖12能源類煤炭13代工產品類酸菜魚包料包類新產品的 各種定制 配料包附件7：原料采購信息收集表序號采 購 員工廠年 月物品 類別（紙 類、 軟包 裝、油 脂、 添加 劑、香農產 品）供應 商全 稱原 料 名 稱原料 特點（原 料及 材質尺 寸、 品種 等）原 料 價 格 信 息聯系 人聯系方式供應商主 要客戶備注手機座 機