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1、 東莞大酒店采購部管理手冊目錄第一章采購管理制度第二章采購部工作流程第三章采購部各崗位職責(zé)及分工第四章采購部相關(guān)工作表格.大酒店采購管理制度 為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:一、 采購管理部門酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.二、 采購部工作基本要求1. 所有采購項(xiàng)目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準(zhǔn)同意2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定4. 2、采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負(fù)責(zé)5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會6. 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報銷9. 禁止使用部門自行采購物品3、或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜10. 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財務(wù)信譽(yù),同時也為日后的采購工作提供便利.三、 采購審批程序1.申購單審批程序：使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復(fù)查 董事同意 采購部詢價 財務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦董事會 申購單返回采購部 2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.2. 單位價值1000元以上或批量價值在204、00元以上的物品采購審批程序:采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議財務(wù)審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字執(zhí)行合同或協(xié)議(評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成) 3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進(jìn)行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市5、場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格提供酒店所需的物料.四、 采購監(jiān)督采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成,平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督. 五、 供應(yīng)商管理1. 財務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中6、購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.采購部工作流程一、各類物品采購工作流程1、 倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程： 倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供7、本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、 部門新增物品的采購工作流程： 若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序8、報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施.3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程： 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）最近一次訂貨單價； （3）最近一次訂貨數(shù)量； （4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織采購。4、 鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根9、據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。5、 燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實(shí)施。6、 維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附10、在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）庫存數(shù)量； （3）最近一次訂貨單價； （4）最近一次訂貨數(shù)量； （5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施.二、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng):1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購11、部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、邀請供應(yīng)商報價。三、貨比三家工作流程： 每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 1、采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報價單， 包括：填寫12、空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進(jìn)工作 1、采購訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單13、取消（1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3.違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 4.檔案儲存： 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同 采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.5.采購交貨延遲檢討凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫采購交貨延遲檢討表，說明原因及跟進(jìn)情況并呈財務(wù)部及董事會批示。6.采購物品的維護(hù)保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng).對設(shè)備等項(xiàng)目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。