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1、天能集團人力資源信息化系統操 作 手 冊（第二版）適用模塊：組織崗位、人事管理、合同管理擬 制 人_審 核 人_批 準 人_二零一二年八月七日目 錄前言 系統操作注意事項41. 有關崗位操作42. 有關人員信息操作43. 有關離職操作5第一章 通用功能說明71查詢71.1 快速查找71.2 批量查找72更改密碼83勞動政策法規93.1 政策法規93.2 搜索法規93.3 政策咨詢、規章制度94新聞公告10第二章 人員管理121. 基礎設置121.1 建立人員類別表121.2 建立人員信息集121.3 建立數據字典122. 信息管理122.1 信息錄入122.2 刪除人員信息152.3 查找人員2、信息162.4 批量替換192.5 設置字段顯示方案192.6 人員變動202.7 排序212.8 右鍵功能介紹212.9 證件管理252.10 變動日志252.11 人力決策數據263. 以前離職的人員再次入職293.1 本公司以前離職的人員再次入職293.2 集團內其他公司以前離職的人員再次入職334. 查詢與統計354.1 信息查詢354.2 信息統計385. 報表調用41第三章 合同管理431. 合同管理431.1 合同信息432. 報表調用43前言 系統操作注意事項1. 有關崗位操作1.1對于地區組織崗位模塊操作人員：1） 添加崗位，是在崗位分布點擊“加入崗位”；2） 刪除崗位，是在3、確認無人擔任此崗位的時候，在崗位分布點擊“刪除崗位”；3） 無法修改崗位名稱。1.2對于集團組織崗位模塊管理員：如果地區操作人員在“加入崗位”無法找到崗位，則集團管理員需在崗位庫增加崗位，如果地區操作人員發現崗位名稱有錯，集團管理員需在崗位庫修改崗位名稱。1.3調整部門或者崗位信息，皆需要重新登錄系統。1.4在崗位分布中，【崗位職能一類】不需要填，只需填寫【崗位職能二類】，系統自動生成相應的【崗位職能一類】。2. 有關人員信息操作2.1在新增人員必填信息，人事管理信息錄入中帶 * 的字段為必填字段（非常重要）：【人員編號】為自動生成；【民族】系統默認為“漢族”；【職務】、【職務級別】：從下拉菜4、單中選擇“科員”或“工人”。2.2在填寫人事基本信息時，以下字段無須填寫，由系統自動生成：【崗位層級】、【崗位職能一類】、【崗位職能二類】：填寫【崗位名稱】后根據所在部門、崗位名稱從部門崗位關系表（即崗位分布子模塊）自動生成；【出生日期】、【性別】、【年齡】：填寫【身份證號】后自動生成；【一級單位】、【二級單位】、【三級單位】、【四級單位】、【五級單位】：根據該人員所在的部門自動生成；【公司工齡】：填寫【入職日期】后自動生成2.3 以下信息在“人員附表信息”表填寫，直接自動生成到“人員基本信息”表中：【外部職稱】、【外部職稱等級】：在職稱附表中錄入信息后自動生成；【是否存在任免記錄】、【享受待5、遇】，在人事任命附表中錄入相應信息自動更新（任免日期2012-7-13后的任職記錄）；【學歷】、【學位】：在學歷附表中錄入學歷信息后，自動生成。2.4 以下信息在合同管理模塊“合同信息”表填寫，直接自動生成或更新到“人員基本信息”表中：【合同相關信息】:在合同信息表中錄入合同信息表后，自動生成；1）如果合同信息表修改【試用結束日期】，則更新【試用結束日期】； 2）如果合同信息表修改【轉正日期】，則更新【人員狀態】、【轉正日期】；【是否簽訂培訓協議】：在培訓協議表中錄入信息后，自動生成。2.5 “人員基本信息”做出人員異動，在人事附表形成歷史記錄：人事調動附表：當部門調動后，系統自動生成人事調動6、記錄；離職附表：當人員進行離職操作后，系統自動生成離職附表記錄。2.6 【人員分類】=操作工（普工），無須系統填寫【轉正日期】，試用到期自動轉正，并自動生成轉正日期（轉正日期=試用到期日期+1）。3. 有關離職操作填寫離職原因時，只需填寫【離職原因二類】，自動會生成【離職原因一類】；【是否集團異常離職名單】如選擇是，則全集團不能再次入職；【是否蕪湖基地異常離職名單】如選擇是，則在蕪湖基地不能再次入職；【是否有離職期限制】如選擇是，則在以下1）、2）條件內不能再次入職：1）離職類別=辭職：自離職日期起3個月內不可入職2）離職類別=自動離崗：自離職日期起6個月內不可入職3）超出以上2個條件之一的，7、自動變為“否”；允許手工修改離職人員任然占用人員編號離職人員重新入職啟用新編號，崗位、入職日期重新填寫，歷史記錄可以直接查詢。第一章 通用功能說明1查詢 查找人員分快速查找和批量查找。快速查是找按姓名、人員編號、姓名拼音碼查找，適合于查詢單個員工的信息；批量查找可實現快速查找、高級條件查找、自定義查詢。1.1 快速查找通過姓名、人員編號、姓名拼音碼快速定位到具體某個人員的記錄上。如圖1.1。直接在里面輸入姓名、編號或者姓名拼音，然后點擊右邊的勾勾圖1.11.2 批量查找 如圖1.21點擊這里即可調出批量查詢界面圖1.21l 快速查找：通過姓名、人員編號或拼音碼實現對單人或多個人的查找。 單人查8、找：直接錄入姓名、人員編號或拼音碼進行查找。 多人超找：錄入多人的姓名、人員編號或拼音碼進行查找；也可以粘貼要查找人員的姓 名、人員編號或拼音編碼，如下圖1.22。選取和過濾人員，將要查詢的人員移到右邊直接粘貼要查找的人員編號或者姓名粘貼，或者用Ctrl+V復制，或者用Ctrl+C 圖1.222更改密碼點擊更改密碼后可以看到如圖1.14所示的頁面，填寫新密碼并在下面再輸入一遍確認后，點“確定”按鈕更改密碼。3勞動政策法規在這個功能模塊里可以對建國以來的法律，法規，行政發文，法律法規的咨詢和一些規章制度、合同的范本。3.1 政策法規在這里你可檢索到自建國以來的法律、法規，與勞動相關的行政發文、復9、函、司法解釋、規范性文件等等的豐富內容。點擊政策法規按鈕后出現如圖1.36所示的頁面，法規的樹形分類，可點擊查看該類下面的所有法規文件檢索法規政策法規列表區,點擊鏈接可以查看圖1.363.2 搜索法規如圖1.36所示，點擊“搜索”，出現如圖1.37所示的頁面，填寫完成搜索條件后點擊搜索按鈕就可看到搜索的結果了！3.3 政策咨詢、規章制度 操作方法與政策法規相同。圖1.374新聞公告用來發布系統消息。點擊新聞公告后出現圖5.1所示頁面,可以對新聞進行新增、刪除等操作圖5.1點擊圖5.1中的新增按鈕后出圖5.2所示頁面,新增新聞公告圖5.2發布新聞,選擇要發布的新聞后,如圖5.1點擊發布按鈕,發布10、后的信息顯示在工作桌面上如圖5.3所示頁面第二章 人員管理概述：建立人員信息檔案，管理各類人員基本信息和變動信息，實現人員信息方便快捷的統計和查詢，完成各類人員管理臺帳。1. 基礎設置1.1 建立人員類別表按企業實際人員分類，建立不同的人員類別，如在職人員、離職人員、試用人員、退休人員等。建立人員類別的操作步驟參考【系統維護】【數據重夠】1.2 建立人員信息集根據企業的人事檔案管理的要求，建立員工信息表和字段。如：信息表包括：人員基本情況表（工號、姓名、性別、身份證號碼、崗位等）、學位學歷子集、員工工作簡歷等。建立人員信息集的操作步驟參考【系統維護】【數據重夠】1.3 建立數據字典根據企業的人11、事檔案規范管理的要求，建立標準化的數據字典。如學歷包括研究生、本科、專科、中專、高中、初中；崗位類別包括：管理人員、專業技術人員、其他人員。建立數據字典的操作步驟參考【系統維護】【數據重夠】和【系統維護】【代碼維護】2. 信息管理通過信息管理功能，實現對不同類別人員的入職信息登記、人員調動、離職離退休的變動、信息審核、批量編輯等管理工作。2.1 信息錄入2.1.1 人員基本信息登記編輯操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【信息管理】【信息錄入】選擇人員類別及部門選擇【人員基本信息】頁功能菜單【新增】【編輯】功能菜單【保存】。如圖3.1是Excel風格的錄入界面，適合于維護和查多多人基本信息的情況12、；如圖3.2是構件模式的錄入界面，一人一頁，把單個人的信息顯示在一個頁面上查看。選中人員類別后要點擊該按鈕才生效Excel風格和構件風格切換按鈕圖3.1通過Excel風格和構件風格切換按鈕切換，可切換到構件風格的錄入頁面，如下圖3.2。 圖3.22.1.2 人員附表信息登記編輯切換到【人員附表信息】顯示頁面，直接【新增】【編輯】個人附表信息，輸入完畢后點擊【保存】。如圖3.3；附表選擇區錄入員工的基本信息附表編輯區人員選擇區圖3.3人員基本信息維護注意事項：l 您選中的部門必須是末級部門，因為只有末級部門才可以有人，即非末級部門不能有人；l 有“*”標注的為非空項，即必須輸入，否則不讓保存；l13、 如果人員編號設置自動人員編號自動生成規則（見3.6），不用填寫。l 各類有下拉菜單的字段最好選擇輸入，以保證數據錄入的準備性。各下拉菜單內容含義及錄入標準，請咨詢本部人力資源部相關負責人；如圖3.6錄入婚姻狀況的內容下拉菜單內容選擇框圖3.6l 不能輸入的項目，是系統自動生成，不需手工輸入，如年齡等l 工資停發要使用工資停發業務來維護；l 身份證必須是15位或18位的；l 日期型數據錄入，可以直接從下拉框中選取，也可以直接錄入值。如圖3.7錄入合同開始時間的內容l 數據編輯完后，一定要保存 圖3.72.2 刪除人員信息2.2.1 刪除人員操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【信息管理】【信息錄14、入】選擇人員類別及部門選中要刪除的人員功能菜單【刪除】。如圖3.8圖3.81、 不推薦使用刪除功能，人員離職，利用人員離職業務將該人員變到離職人員中，只有確信該人員不再需要，才推薦試用該功能。2、 被刪除人員可在【人員管理】的【變動日志】中恢復或徹底刪除。（離職人員不要去刪除，如刪除后此人員的信息將全部丟失，以后將無法查詢）2.2.2刪除人員的附表信息操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【信息管理】【信息錄入】選擇人員選擇附表選擇要刪除的記錄功能按鈕【刪除】。如圖3.9圖3.92.3 查找人員信息查找人員分快速查找和批量查找。快速查是找按姓名、人員編號、姓名拼音碼查找，適合于查詢單個員工的信息；15、批量查找可實現快速查找、高級條件查找、自定義查詢。2.3.1 快速查找通過姓名、人員編號、姓名拼音碼快速定位到具體某個人員的記錄上。如圖2.30。圖3.102.3.2 批量查找，如圖3.11。圖3.11l 快速查找：通過姓名、人員編號或拼音碼實現對單人或多個人的查找。 單人查找：直接錄入姓名、人員編號或拼音碼進行查找。 多人超找：錄入多人的姓名、人員編號或拼音碼進行查找；也可以粘貼要查找人員的姓名、人員編號或拼音編碼，如下圖3.12。可以實現模糊查詢直接粘貼要查找的人員編號圖3.12l 高級查找：通過單個條件或多個條件的組合，批量查詢多人信息。如下圖2.13查詢“性別 = 女”并且“學歷 = 16、大學本科”的記錄。在下拉列表中選擇“人員基本情況”，在字段列表框中選擇“性別”，比較符選擇“=”，比較值選擇“女”，點擊【增加】按扭；按照上述方法，再添加一個“學歷 = 大學本科”的條件。注意：在邏輯關系表達式之間“，”表示“或”，“+”表示“并且”。圖3.131、 可選擇其他表的字段來作為條件。2、 查詢條件可保存方案，方便以后使用時直接調用。 2.4 批量替換批量替換就是根據給定的條件批量修改已有的數據。2、選擇要替換的字段和內容設置簡單條件替換： 如下圖3.15對把性別是女的人員的民族替換為漢族。設置好條件和替換字段后直接點執行替換，這里在替換前還可以點擊查看人員列表，以免替換錯誤。圖317、.151、 設置條件時，要點【增加】，2、 可設置多個條件組合，“+”表示并且,”,”表示或者，“（）”表示優先關系，2.5 設置字段顯示方案 為了方便數據的錄入和查詢及操作者個性化的需要，系統提供設置各種顯示方案。如：“入職輸入項目”方案、“考勤相關”方案、“基本項目”方案等。在新增完一個顯示方案后要記得保存，以便下次查詢時直接使用。點擊設置即可對方案進行設置。如下圖3.18是“入職輸入項目”方案，把員工入職時，經常要錄入的字段設置成一個顯示方案，方案錄入和查詢。圖3.182.6 人員變動人員變動提供兩個功能：部門變動和人員類別變動。2.6.1 部門變動如下圖3.19把總經辦的王紅變動到黨辦18、，首先選中王紅，當王紅這行變成灰色代表被選中，然后右鍵選擇人員變動中的部門變動。填寫變動后部門后點確定圖3.192.6.2 人員類型變動包括從在職人員變動到離職人員、從臨時人員變動到在職人員等.如下圖3.21，操作步驟同3.6.1部門變動。填寫變動后人員類別圖3.212.7 排序設置人員基本信息的人員顯示順序。如圖3.26，點【排序】按鈕，彈出排序設置窗口，設置好排序字段后點擊確定設置排序規則選擇排序字段圖3.262.8 右鍵功能介紹操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【信息管理】【信息錄入】【人員基本信息】頁直接在【人員基本信息】頁面上點右鍵。如圖3.27 圖3.272.8.1 快速定位在現有19、的人員列表上進行快速查找，跟Excel查找有點相似。參照上圖3.27，點【快速定位】按鈕，彈出設置過濾查找的窗口。如圖3.28設置項目為姓名，查找姓劉的員工，點擊【查找】按鈕。設置查找范圍，分為上、下和所有設置查找內容的匹配程度 圖3.282.8.2 照片操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【信息管理】【信息錄入】【人員基本信息】【右鍵】【照片】2.8.3 人員變動請參照3.6人員變動 2.8.4 拷貝粘貼 通過【拷貝】按鈕，可以把系統里的數據復制到系統外。（如復制到Excel中）；通過【粘貼】按鈕，可以把系統外（如Excel）的數據粘貼到人員列中。粘貼時要注意數據的格式，特別是日期型的數據。220、.8.5 批量替換該地方批量替換不同于上面的批量替換，該替換是批量替換某列的數據。如下圖3.29將下面的人員民族這列都替換成漢族，當這列為灰色時代表被選中，點擊右鍵菜單批量替換。輸入要替換的內容點確定圖3.292.8.6 數據導入本系統提供便捷的Excel數據導入功能，在所有存在大量數據錄入工作的界面都在右鍵菜單下提供了相關的Excel導入數據功能,如：人員基本信息導入、 工資信息導入)。點擊右鍵菜單下的數據導入功能，如圖3.30所示：選擇相關聯的字段，為了確保唯一性，通常用人員編號來關聯人員信息選擇與系統字段相對應的項目，點擊執行導入圖3.302.8.7 輸出為圖表設置分組字段，對當前列表的21、人員數據進行統計。點【輸出為圖表】，如按部門分組，求每個部門的人數和平均年齡，見右。圖3.31設置的方案可以保存，方便以后直接調用。設置完成后，點【下一步】，統計結果可以輸出為列表，也可以輸入出圖形。 2.8.8 凍結表列解凍表列類型于Excel中的凍結窗格取消凍結窗格。如要把人員編號、姓名固定在第一列和第二列，就要用到凍結表列。2.8.9 表行不同顏色設置頁面保存頁面 設置頁面的顏色搭配，字體及字體顏色等，設置完成一定要保存頁面。2.8.10 保存所選通過【保存全選】按鈕，可以把當前的所選人員列表保存到系統外（Excel格式、Text格式等）。相比“輸出EXCEL”，在刪選小區域數據方便 更22、便捷2.8.11 設置人員編號生成規則（系統管理員負責）設置了人員編號規則后，在人員新增時候，系統根據規則自動生成人員編號，設置好后一定要保存。規則設置方法如下圖3.32圖3.322.9 證件管理對各種圖片格式的證件檔案進行管理圖2.10 變動日志變動日志記錄人員的變動情況，它自動記錄人員的新增、刪除、部門變動、類型變動等信息。操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【信息管理】【變動日志】。2.10.1 查看日志如圖2.41選擇變動類型和過濾條件就可以相應的變動記錄。圖3.412.10.2 刪除日志 點【刪除日志】按鈕，刪除當前頁面選中的變動記錄2.10.3 徹底刪除/恢復人員如圖2.42選中【刪23、除】的變動類型，下邊的列表顯示的是在【信息錄入】里刪除的人員名單。圖3.42如果要把該人員重新顯示在【信息錄入】的【人員基本信息】頁面里，就點【恢復人員】；【徹底人員】就是徹底的從系統中把該列表中的人員的刪除掉，以后都不能恢復。 2.11 人力決策數據可以生成各種動態表，為HR部門起到決策作用.如下圖圖新建新表:點擊上圖中的新表出現下圖在點擊計算出現下圖界面圖新表建好,界面如下圖圖公式設置：點擊圖中的公式設置按鈕,出現如下圖3.15.5界面編寫代碼區檢查編寫的代碼的語法是否正確表字段圖新增方案圖3. 以前離職的人員再次入職3.1 本公司以前離職的人員再次入職A公司在系統辦理人員入職時，如遇到某24、員工在本公司已經在職或離職，如圖圖第一步：從離職庫中查詢到該人員，如圖圖第二步：點擊該員，右鍵人員變動再入職，如圖、圖圖圖在圖界面上，點擊“自動”，選擇“指定審批者”（可選擇自己），如圖3.點擊確定1點擊自動2.下拉選擇審批者，可以選擇自己圖在圖界面上，點擊“確定”后，產生如圖3.16.6界面，再點擊“確定”點擊確定圖圖4.點擊保存在圖界面上，可以通過“切換界面”按鈕更直觀顯示變動界面，修改“變動后人員類別”為“在職人員”，修改“變動后崗位”為再次入職的崗位，修改“變動后入職日期”為再次入職的日期，點擊“保存”按鈕，2.修改為再次入職的崗位1.修改為“在職人員”3.修改為再次入職的日期圖第三步25、：1）如“指定審批者”為自己，則進入“人員管理”-“調配業務”-“業務審批”子模塊，看到界面如圖 2）如“指定審批者”為其他人，則通知相關人員進入“人員管理”-“調配業務”-“業務審批”子模塊，看到界面如圖 點擊“審批通過”看到界面如圖，點擊“確定”看到界面如圖3.16.10，點擊“確定”圖圖圖在申請者業務審批界面，點擊“已審核”可看到如圖，表示該員再次入職成功圖在人員管理模塊中，在職人員可查詢到該員工號已更新為新工號，如圖圖第四步：進入合同管理模塊中，填寫新的合同相關信息3.2 集團內其他公司以前離職的人員再次入職A公司在系統辦理人員入職時，如遇到某員工在集團內B公司已經在職或離職，如圖3.26、17.1圖3.17.1 將姓名、身份證號、擬入職部門、原人員編號、原部門等信息提供給集團總部系統管理員，由系統管理員進行以下處理：1）確認該員所在公司及在職/離職狀態；2）如在職狀態，反饋各公司進行互相確認；3）如離職狀態，將該員由B公司離職庫“部門調動”至A公司離職庫，如圖3.17.2。在A公司離職庫中該員已經存在，如圖3.17.3。A公司再按照“3.1 本公司以前離職的人員再次入職”進行處理。圖3.17.2圖4. 查詢與統計通過查詢與統計功能，可以對企業人力資源數據進行查詢和統計分析。4.1 信息查詢操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【查詢與統計】【信息查詢】4.1.1 新建分類方案新建查27、詢方案的時候首先必須先新建方案分類，【信息查詢】【方案分類維護】【新建方案】，點擊新增按鈕，輸入方案內容后點擊保存，如圖4.1輸入方案類別圖4.14.1.2修改分類方案點擊方案前面編輯按鈕，對方案進行修改。4.1.3 刪除分類方案點擊 刪除按鈕，刪除方案分類。4.1.4 新建查詢方案操作位置：【信息查詢】【新建查詢】第一步：基本設置，如圖4.2設置好后相關信息后點擊下一步圖4.2名字解釋：內部關聯：查詢的表中必須每個表都有該員工信息的時候才顯示該員工的查詢記錄。左外連接：顯示第一次選擇的表中所有的人員記錄，而不管后面選擇的表是否存在該員工記錄，這里就以左外連接來舉例。參照第二步操作右外連接：只28、顯示后面表中所有的人員記錄，不管第一次選擇的表中是否存在。第二步：顯示字段設置，這里我第一次選擇的是人員基本情況表中的姓名、人員編號、性別，第二次選擇的是學歷表中的字段，那么由于我上一步選擇的是左外連接，那么后面查詢出來的數據會將人員基本情況表中符合后面條件的人員（后面條件設置的是在職人員）都顯示出來，而不管該員工是否錄入了學歷信息。如圖4.3圖4.3第三步：設置排序字段，對需要排序的字段進行升序或者將序排序，如圖3.4圖4.4第四步：設置查詢條件，如圖4.5 ，這里只需查找出在職人員信息，那么設置人員類別等與在職人員，條件選擇好后點擊增加,多重條件限制的時候可以通過下面的運算符來實現。這里如29、果選擇條件待定的話，那么在執行的時候會有選擇的框供查詢者自己來選擇條件。運算符介紹圖4.5第五步：執行/保存方案 ，點擊執行按鈕將會顯示查詢出來的記錄，如圖4.6，點擊保存方案，方案會被保存下來，下次進到信息查詢的時候可以直接執行該方案如圖4.7。圖4.6圖4.74.1.5 刪除查詢方案選中要刪除的查詢方案，點擊刪除方案4.1.6 修改查詢方案點擊編輯方案將回到新建方案的步驟，具體操作請參照新建查詢方案4.2 信息統計4.2.1 新建查詢統計操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【查詢與統計】功能按鈕【新建方案】第一步：設置方案基本信息，如方案名稱，方案描述，數據來源等等，如圖4.8圖4.8第二步30、：設置統計項目，例如這里統計性別，將對每個部門的人數進行統計，選擇人數求和，如圖4.9是否按部門分組選擇統計類別加入選擇要統計的人員類別選擇統計項圖4.9第三步：選擇統計分組項目，如這里的性別，將性別的統計項目加到右邊來，如圖4.10選擇統計項圖4.10第四步：執行統計/保存統計方案，直接點擊執行統計將會出來統計表，如圖3.11，點擊保存按鈕方案將被保存下來，下次進到信息統計頁面時可直接執行該統計方案。部門選擇圖4.114.2.2 刪除查詢統計選擇要刪除的統計方案，點擊刪除方案按鈕。4.2.3修 改查詢統計選擇要修改的統計方案，點擊編輯方案按鈕，以下的操作請參照3.2.1新建查詢統計5. 報表調用操作位置：主菜單【人員管理】子模塊【報表調用】選擇要執行的報表【執行】，如圖6.1。圖6.1【執行】后，錄入執行報表的動態條件點擊確定即可查看報表數據，如下圖。 第三章 合同管理1. 合同管理1.1 合同信息 查看員工的合同簽訂情況，查詢員工到期情況。點擊右鍵，根據功能提示可進行相應的已簽 合同人員、未簽合同的人員、已經解除合同的人員、已經中止合同的人員、過濾合同已經到期的人員、過濾本月合同到期的人員、過濾下月合同到期的人員的操作。已如圖圖1.11錄入合同記錄合同信息-合同附表信息-點擊新增 再把信息錄進去。2. 報表調用 參照人員管理中的報表調用。