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1、XX公司授權(quán)管理內(nèi)部控制業(yè)務流程 本流程所稱授權(quán)是指在分配工作的時候,賦予下屬相應的權(quán)利,準許下屬在一定范圍內(nèi)調(diào)度人力、物力和財力;同時在工作中,允許下屬自行做出決定,以達成任務。 一、業(yè)務目標 1 戰(zhàn)略目標 1.1 規(guī)范公司授權(quán)管理運作機制,提高公司運作效率,保證公司戰(zhàn)略目標和經(jīng)營目標的實現(xiàn),維護公司整體形象和投資者利益。 2 經(jīng)營目標 2.1 保證授權(quán)體系規(guī)范,能有效激勵公司員工,增強團隊合力。 2.2 采用合理的授權(quán)增強公司競爭力,不斷創(chuàng)新和增強企業(yè)的靈活性,增強組織決策的效率和水平。 2.3 授權(quán)體系能保證公司人才儲備,有利于人才梯隊建設。 3 財務目標 3.1 授權(quán)體系的建立,能有效2、提高公司工作效率,降低運行成本,為更好的實現(xiàn)企業(yè)財務目標提供保障。 4 合規(guī)目標 4.1 授權(quán)體系的建立、執(zhí)行必須符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。 二、業(yè)務風險 1 戰(zhàn)略風險 1.1 公司授權(quán)管理機制不健全,出現(xiàn)授權(quán)混亂、重復授權(quán)、授權(quán)過度、授權(quán)失控等情況,造成公司運作不正常,阻礙公司戰(zhàn)略目標和經(jīng)營目標的實現(xiàn),損害投資者利益。 2 經(jīng)營風險 2.1 授權(quán)體系過于保守,不能有效激勵公司員工,增強團隊合力。 2.2 授權(quán)不當或授權(quán)手段、方式不合理,造成公司損失,將削弱公司競爭力,不利于企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展和企業(yè)靈活性的增強,降低組織決策的效率和水平。 2.3 授權(quán)制度執(zhí)行不徹底,無法為公司提供人3、才儲備,造成公司管理人員缺乏后備力量。 3 財務風險 3.1 授權(quán)體系不合理,造成公司工作效率低下,管理成本增大,危害企業(yè)財務目標的實現(xiàn)。 1 / 6 4 合規(guī)風險 4.1 授權(quán)體系的建立、執(zhí)行違反國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定,受到處罰。 三、業(yè)務流程步驟與控制點 1 授權(quán)體系的建立及批準 1.1 公司成立以公司董事長任組長的授權(quán)管理領導小組,小組下設辦公室,與綜合管理部合署辦公,綜合管理部負責人任辦公室主任,負責日常工作。 1.2 授權(quán)管理領導小組負責公司授權(quán)體系的規(guī)劃、建設、調(diào)整,授權(quán)管理領導小組直接向董事會負責。 1.3 授權(quán)管理領導小組的責任是建立全公司有效的授權(quán)體系,目標是4、做到人盡其才,減少資源浪費,在讓員工承擔起責任的同時,又可以有效激勵員工,既能培養(yǎng)員工,又可以讓員工擁有成就感。 1.4 授權(quán)管理領導小組根據(jù)公司中長期發(fā)展規(guī)劃和公司管理現(xiàn)狀,對公司各部門、各崗位進行調(diào)查研究,提出行之有效的公司授權(quán)體系建設框架。 1.5 公司應該根據(jù)不同發(fā)展階段的戰(zhàn)略需求,來調(diào)整公司的授權(quán)體系。 1.5.1 公司的授權(quán)體系必須與公司的戰(zhàn)略發(fā)展始終保持完美匹配。 1.5.2 公司的授權(quán)體系必須在適應公司發(fā)展的范圍內(nèi)進行調(diào)整,調(diào)整必須應適度進行,調(diào)整的方向應和企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要相呼應,適應公司的營運狀況,以充分發(fā)揮整體和個人的優(yōu)勢,獲得更多的收益。 1.6 授權(quán)體系的建立應遵循的5、原則有: 1.6.1 統(tǒng)一指揮原則,在授權(quán)過程中,要堅持一人只對一人負責、一人向一人匯報工作的原則,不能多頭領導,以免使下級無所適從,造成指揮的混亂。 1.6.2 逐級授權(quán)原則,公司內(nèi)部的授權(quán),應從最高層組織開始,自上而下地逐級授權(quán),直至最低層組織,不能越級授權(quán)。 1.6.3 職權(quán)明確原則,公司各個組織層次的職權(quán),包括已授出去和未授出去的職權(quán),都必須非常明確,最好采用書面形式公布于眾。 1.6.4 職權(quán)與職責相對稱原則,職權(quán)是執(zhí)行任務的權(quán)力,職責則是完成任務的義務,兩者必須相稱。行使職權(quán)的同時就應當負有相應的職責。 1.6.5 例外處理原則,在一般情況下,依據(jù)已有的規(guī)定由各級組織行使自己的職權(quán)6、和履行自己的職責。但是,在例外的特殊情況下,可由上級來處理意外出現(xiàn)的問題。這樣,既能保持 穩(wěn)定性的正常管理工作,又能應付特殊性的例外管理工作。 1.6.6 職權(quán)絕對性原則,公司內(nèi)部的上級組織職權(quán)授給下級之后,并不減輕上級組織的責任。沒有一個上級人員能夠因為授權(quán)給下級人員而就對上級組織不承擔責任。上級人員對下級人員的行為是負責任的。這種責任的絕對性,就要求遵循職權(quán)絕對性原則。上級雖然授權(quán)給下級,但又保留著收回授權(quán)的權(quán)利。 1.7 根據(jù)公司的發(fā)展情況,至少每五年授權(quán)管理領導小組應在調(diào)查研究的基礎上,遵循以上原則,擬訂公司授權(quán)體系建立(調(diào)整)初稿,報總經(jīng)理審查。 1.7.1 授權(quán)體系建立初稿至少應包7、括目前公司授權(quán)概況、存在的問題和不足、調(diào)查中收集到的意見和建議、體系的建立對公司發(fā)展的影響、體系框架建議、體系風險分析等。 1.7.2 授權(quán)體系調(diào)整初稿至少應包括目前公司授權(quán)體系概況、運轉(zhuǎn)情況及暴露出的問題、調(diào)查中收集到的意見和建議、體系對公司發(fā)展的影響、對體系的調(diào)整建議、調(diào)整風險分析等。 1.8 總經(jīng)理對初稿進行審定,提出修訂意見由授權(quán)管理領導小組修訂,總經(jīng)理對修訂后初稿簽署審核意見,報董事會審議。 1.9 董事會召集公司相關人員,必要時外聘專業(yè)人員對初稿進行評審,評審過程中授權(quán)管理領導小組全體人員參加,根據(jù)評審意見進行修改,董事會對評審后的初稿予以審議。 1.10 授權(quán)管理領導小組以董事會8、批準的授權(quán)體系建立(調(diào)整)方案為依據(jù)具體負責公司授權(quán)體系的建立(調(diào)整)。 2 授權(quán)計劃的編制及審批 2.1 授權(quán)是有計劃有組織地分擔責任,需要認真地進行安排。公司各職能部門每年年末,根據(jù)次年工作安排和目標,編制各部門(崗位)年度授權(quán)計劃,交部門負責人審定后,報授權(quán)管理領導小組(或相應機構(gòu))審批。 2.1.1 年度授權(quán)計劃至少應包括授權(quán)人、被授權(quán)人、授權(quán)事項、授權(quán)范圍、責任和權(quán)限、對被授權(quán)人的檢查與指導、特殊情況的處理、授權(quán)風險等。 2.1.2 年度授權(quán)的編制,應從最高層組織開始,自上而下地逐級編制,直至到基層管理部門,不能越權(quán)授權(quán)。 2.1.3 授權(quán)的編制過程中,被授權(quán)人的確定必須建立在對其日9、?？疾臁⒃u價的基礎上,由于授權(quán)者與被授權(quán)者的關系都是建立在彼此信賴的基礎上,品德操守是所有信賴條件中不可缺少的一項。 2.1.4 授權(quán)應向公司各崗位后備人才傾斜,讓其接受鍛煉,以利于公司梯隊人才的培養(yǎng)。 2.2 授權(quán)管理領導小組(或相應機構(gòu))召集部門負責人等相關人員,對各部門授權(quán)計劃進行評議、調(diào)整后予以審批。 2.2.1 授權(quán)管理領導小組(或相應機構(gòu))對部門授權(quán)計劃匯總、整理,逐項核對,對部門授權(quán)計劃不合理的,要堅決調(diào)整,應杜絕人為限制授權(quán)的情況發(fā)生。 2.2.2 對授權(quán)計劃審批過程中,要對權(quán)利進行制約和平衡,保證授權(quán)不失控,責權(quán)利相互結(jié)合。 2.2.3 授權(quán)風險評價是審批的重點,要注意授權(quán)是10、否適當,被授權(quán)人有無承擔風險的意識和責任,授權(quán)可能給公司造成的損失。 2.3 授權(quán)計劃批準后,將作為各部門年度權(quán)限分配的依據(jù),各部門應按計劃編制權(quán)責劃分表。授權(quán)計劃執(zhí)行過程中,如有調(diào)整,應提交授權(quán)調(diào)整報告,說明調(diào)整理由和影響,報批準機關審批。 2.4 授權(quán)應采取正式的形式,由部門負責人簽署授權(quán)書,并將授權(quán)結(jié)果匯總列表,以正式文件的形式下發(fā)部門內(nèi)每位員工及相關部門。 3 授權(quán)的日常管理 3.1 授權(quán)人應向被授權(quán)人移交履行職務所必須的資料并提供相應的條件。 3.2 公司成立后備人才考察組定期進行考察、測評、分析,確定其作為公司的某些職位(崗位)后備人才。 3.2.1 對后備人才,綜合管理部負責定向11、收集有關材料,如履歷、在公司中的職位、個人發(fā)展計劃、業(yè)績總結(jié)等。 3.3 公司必須通過建立完善的授權(quán)管理體系而非采取個人行為,通過其加強授權(quán)后的風險控制。 3.4 公司通過建立戰(zhàn)略指導下的績效管理體系,并經(jīng)過充分的溝通,加強對授權(quán)下經(jīng)營的控制,保證授權(quán)下的部門都能在與戰(zhàn)略發(fā)展一致的方向上營運。 3.4.1 績效管理是在戰(zhàn)略性績效考核指標設立后,不斷地通過績效管理溝通,階段性的評估來保證授權(quán)后的公司能保持在既定戰(zhàn)略上發(fā)展。 3.4.2 對授權(quán)下的績效管理不能只采取簡單的控制授權(quán),不但要對被授權(quán)人清晰的描述職權(quán)范圍,而且要通過有效的指導,使他們知道如何行使職權(quán),并根據(jù)被授權(quán)人的管理經(jīng)驗來進行量身訂12、做的適度授權(quán),同時要鼓勵所有的被授權(quán)者自己做出相對的決定。 3.5 授權(quán)人不能隨便干涉被授權(quán)者的決定,而是通過定期書面匯報,當面討論和直接觀 察來進行經(jīng)營的指導與監(jiān)控。 3.5.1 授權(quán)人通過良好的績效溝通來傳遞企業(yè)的價值觀及對被授權(quán)人的工作提出方向性建議,不能事必躬親,以利于取得被授權(quán)人更多的信任和支持。 3.6 授權(quán)人授權(quán)后不能放任不管,應制定相對的緊急應變計劃,采取減少風險的措施,防患于未然。 3.6.1 授權(quán)人要密切注意風險發(fā)生的可能性,應盡可能預測被授權(quán)者可能遇到的各種問題,列出所有可能發(fā)生的風險以及應急措施,定期檢查各項風險的發(fā)生機率。 3.7 授權(quán)人應合理采用例外管理,視情況來采13、用例外管理。 3.8 授權(quán)人在公司授權(quán)體系框架下建立關鍵的風險控制指標,在確認授權(quán)的關鍵風險控制因素后,如預定的時間或者具體的預算管理限制,有效地制約和監(jiān)控被授權(quán)者的行為。 4 授權(quán)的監(jiān)督與檢查 4.1 授權(quán)的實施情況由各級授權(quán)管理領導小組(或相應機構(gòu))日常監(jiān)督,也可委派各級人事管理部門具體執(zhí)行。 4.2 審計監(jiān)察室應當每半年對授權(quán)情況進行一次專項審計,并將審計報告報送董事會,同時抄送監(jiān)事會及總經(jīng)理。 4.3 監(jiān)事會有權(quán)對授權(quán)情況進行檢查。 4.4 授權(quán)管理領導小組應當在每個年度結(jié)束后全面對授權(quán)計劃、實施情況進行核查,并向董事會報告。 4.5 授權(quán)管理領導小組(或相應機構(gòu))對授權(quán)管理實施按月檢查、按年考核,提出考核建議并進行考評。 四、相關制度目錄 1 XX公司章程 2 XX公司人事管理制度 五、主要控制點相關資料 1 授權(quán)計劃 2 授權(quán)匯總表 3 責權(quán)劃分表 4 授權(quán)計劃調(diào)整報告 5 授權(quán)指導意見 6 授權(quán)實施檢查記錄 6 / 6