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1、萬 路 運 業(yè) 有 限 公 司庫 存 管 理 制 度 EZWL/GW08.0120001 目 的 保證庫存管理按規(guī)定的標準在受控狀態(tài)下進行。2 適用范圍適用于萬路運業(yè)有限公司材料、配件及工具等的庫存管理。3 引用文件3.1 中國第二重型機械集團公司對全資、控股子公司的財務管理辦法。3.2 中國第二重型機械集團公司子公司財務管理細則。3.3 萬路運業(yè)有限公司財務制度。3.4 萬通物資有限公司材料系統(tǒng)倉庫管理工作規(guī)范。3.5 萬路運業(yè)有限公司設備維修備品、配件采購及倉儲管理制度。4 管理原則4.1 財產(chǎn)物資安全完整原則。4.2 購進物資性價比最優(yōu)原則。4.3 分級負責制原則4.4 從采購、入庫、保2、管保養(yǎng)到出庫、歸檔全過程管理原則。4.5 及時、準確提供財產(chǎn)物資變動狀況信息原則。5 管理部門、實施單位職責5.1 公司設備工程部為材料、配件、工具等的采購計劃和庫房實物監(jiān)督管理的歸口部門。 負責采購和庫房實物管理制度的制定、報表格式的設計。 負責督促分公司編制年度采購計劃、匯總編制公司年度采購計劃。 負責對分公司的物資采購和存儲規(guī)范管理進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。 負責庫存管理的檔案資料歸口管理，定期進行檢查。 負責組織全公司物資的盤點工作。5.2 公司財務部為材料、配件、工具等庫存價值管理的歸口部門。 負責根據(jù)庫房實物管理的要求，設計相關的帳冊、出入庫單據(jù)。負責在庫存管理制度制定中提出價值管3、理的相關條款。 負責檢查采購計劃的執(zhí)行情況。 負責定期對庫存物資價值進行審核，或指導審核。 負責定期對因采購材料、配件、工具等發(fā)生的應收應付帳的清理或指導清理。 負責提出檔案資料中價值管理資料相關管理的建議。 負責全公司財產(chǎn)物資的盤點價值匯總審核工作。 負責對倉儲人員給予記帳和憑證的業(yè)務指導。5.3 分公司（廠）為材料、配件、工具等的采購和庫房管理的具體實施單位。 負責編制本單位的年度采購計劃，報設備工程部批準后實施。 負責按制度規(guī)定辦理物資出入庫手續(xù)，登記帳冊。 負責采購和庫房管理的檔案資料保管。 負責按制度規(guī)定定期進行庫房盤點工作。 負責定期提供采購和庫存狀況信息。 負責庫存物資的安全、完4、整和規(guī)范管理。 負責庫房人員的定崗定員和維持庫房崗位人員的穩(wěn)定性。6 管理人員職責6.1 設備工程部倉儲管理人員職責。 負責庫房實物管理制度的制定和庫存物資狀況報表格式的設計。 負責對分公司（廠）的庫存規(guī)范管理進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。 負責庫存管理的檔案資料歸口管理，定期進行檢查、反饋庫房管理信息。 參與全公司物資的盤點工作。6.2 設備工程部物資計劃管理人員職責。 負責庫房實物采購制度的制定和采購計劃的審查、核實。 負責對分公司的物資采購工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督。6.3 財務部材料會計職責。 負責根據(jù)庫房實物管理的要求，設計相關的帳冊，出入庫單據(jù)。負責在庫房實物管理制度制定中提出價值管理的相5、關條款。 負責定期對因采購材料、配件、工具等發(fā)生的應收應付帳的清理或指導清理。 負責提出檔案資料中價值管理資料相關管理的建議。 負責組織公司財產(chǎn)物資的半年、年終盤點價值匯總審核工作。 負責對倉儲人員的記帳給予業(yè)務指導和定期進行帳目檢查。6.4 分公司（廠）分管行政負責人職責。 負責領導本單位的年度采購計劃的編制，報設備工程部批準后實施。 負責庫房人員的定崗定員和維持庫房崗位人員的穩(wěn)定性。 對庫房物資的安全、完整、規(guī)范管理負全責。6.5 材料技術員職責 材料技術員負責材料、配件、工具等到庫后的質(zhì)量檢驗和庫存報廢物資的鑒定，嚴格把好質(zhì)量關。對入庫后的材料、配件、工具等的質(zhì)量負全責。 當必須采用材料6、（或配件）代用品時，負責保證代用材料（或配件）的性能和質(zhì)量滿足使用要求。6.6 材料組長（兼材料計劃）職責 負責制定本單位各倉庫保管員崗位工作職責、制定材料（或配件、工具等）采購計劃。 負責采購和庫房管理的檔案資料保管，保證歸檔資料的真實完整。 負責按制度規(guī)定定期進行庫房盤點工作。 對倉儲物資的安全、完整、規(guī)范管理負責。6.7 采購人員職責 嚴格按上級主管批準的物資采購計劃進行采購，遵循貨比三家、降低采購成本的原則，對所采購物資的質(zhì)量負責。 負責定期提供采購計劃執(zhí)行信息。6.8 庫房保管人員職責 負責按制度規(guī)定辦理物資出入庫手續(xù)，登記帳冊。 負責按制度規(guī)定對庫房物資做好保管保養(yǎng)工作。 熟悉庫存7、物資動態(tài)變化狀況（包括數(shù)量變化和質(zhì)量變化），定期提供庫存狀況信息。 負責按制度規(guī)定定期進行庫房盤點工作。 對所保管物資的安全、完整、規(guī)范管理負責。7 定義7.1 “四號定位”：按照材料、配件及工具分類、品種、規(guī)格進行統(tǒng)一規(guī)劃，確定各種材料、配件及工具存放的庫（區(qū)）號、架號、層號、位號，統(tǒng)一編號，建立標牌或貨卡，定位存放。7.2 “五五化”：根據(jù)材料的不同品種、規(guī)格、形狀和要求，以五、十為基數(shù)，分別擺成五、十成行、成方、成堆、成串，定量裝箱，過目知數(shù)。7.3 月結(jié)：月末在本月法定結(jié)帳日期最后一筆帳務記錄下面，劃一通欄紅單線，結(jié)算出本月發(fā)生數(shù)額和結(jié)存數(shù)額，在摘要欄內(nèi)加蓋“月結(jié)”字樣，劃一通欄紅單線8、。如當月只發(fā)生了一筆帳，可以不做月結(jié)。7.4 季結(jié)：季末在法定結(jié)帳日（本季末月20日），將本季三個月的收、發(fā)數(shù)額分別累計，得出當季度發(fā)生的數(shù)額和季度最后一月末的結(jié)余額即季結(jié)數(shù)額，在摘要欄內(nèi)加蓋“季結(jié)”字樣，并在下面劃通欄紅色單線。如當季末只發(fā)生一個月收發(fā)數(shù)額，可不做季結(jié)，當月數(shù)額相當于季結(jié)數(shù)額時，應在月結(jié)下劃紅色單線，以示季結(jié)。7.5 年結(jié)：在摘要欄內(nèi)加蓋“年結(jié)”字樣，將四個季度的收、發(fā)數(shù)額分別匯總，得出全年發(fā)生的合計總數(shù)，最后一個季度數(shù)額即為本年末的結(jié)余額，并于下面劃紅色雙線。7.6 上年結(jié)轉(zhuǎn)：年終盤點后，應將余額轉(zhuǎn)下年，在下年帳內(nèi)第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)余額，并在摘要欄內(nèi)加蓋紅色“上年結(jié)9、轉(zhuǎn)”字樣。8 具體操作內(nèi)容及程序8.1 材料、配件、工具等的采購。 設備工程部、財務部有關人員嚴格遵循“萬路運業(yè)有限公司設備維修備品配件采購管理制度（WL/GW09.10-1999）”進行材料、配件、工具等的采購計劃管理。 材料組長嚴格遵循“萬路運業(yè)有限公司設備維修備品配件采購管理制度（WL/GW09.10-1999）”，根據(jù)本單位的實際生產(chǎn)需要，制定物資采購計劃。8.1.3 采購部門嚴格按上級主管批準的物資采購計劃進行采購，遵循貨比三家，比價采購的原則，大宗物資采購可以實行招標的方法進行采購，對所采購物質(zhì)的質(zhì)量負責。若所購材料、配件、工具等在使用中出現(xiàn)質(zhì)量問題，由采購人員負責與供應商協(xié)調(diào)質(zhì)量10、三包、經(jīng)濟補償?shù)木唧w實施，以盡量減少材料、配件、工具等質(zhì)量缺陷的直接經(jīng)濟損失。8.2 材料、配件、工具等的驗收入庫。 經(jīng)萬路運業(yè)有限公司設備工程部備案的材料、配件、工具等的供應商所供應的材料、配件、工具等，經(jīng)質(zhì)量檢驗合格，清點數(shù)量準確，憑證（含發(fā)貨憑證和質(zhì)量合格證明書）齊全，保管人員應及時驗收，辦理入庫手續(xù)。對零星采購的小量、特殊的材料、配件和工具等，應有供應商作出的質(zhì)量承諾。 質(zhì)量檢驗標準A、生產(chǎn)廠家提供的產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品的有關技術資料。B、國家頒布的產(chǎn)品技術標準。C、外觀目視檢查，D、使用單位技術人員的質(zhì)量鑒定書。 材料、配件及工具等到庫后，其所在單位材料技術員應在2日內(nèi)檢驗完畢，保管人員11、在5日內(nèi)辦完入庫手續(xù)。若檢驗不合格，材料技術員應開據(jù)不合格材料（或配件、工具等）通知單交采購人員。不合格材料、配件、工具等不準入庫，應進行隔離控制，同時應立即報告領導處理。 配件、材料及工具等入庫后應及時進行詳細登記（登記欄目應設材料、配件、工具等生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品技術標準、產(chǎn)品標識、出廠日期等內(nèi)容，按欄目要求登記齊全，金額保留小數(shù)點后兩位），并確保入庫單日期和記帳日期一致。8.3 材料、配件、工具等的出庫。 對材料，保管人員必須憑證發(fā)放；對配件和工具，保管人員必須堅持憑證、交舊的原則進行發(fā)放。做好詳細發(fā)放記錄。 當現(xiàn)有材料、配件的材質(zhì)和規(guī)格不能滿足供應需要而必須采用代用品時，在滿足使12、用要求、保證質(zhì)量的前提下，由材料計劃員填寫材料、配件代用許可單，經(jīng)單位材料技術員（或材料組長）和主管技術領導會簽，手續(xù)齊全，給予發(fā)放。 對經(jīng)技術鑒定已批準的積壓的報廢材料、配件、工具等，保管人員應設定明顯標志，隔離堆放，禁止其流入生產(chǎn)現(xiàn)場。8.4 保管保養(yǎng) 對所有材料、配件、工具等，應按種類、性能特點、使用要求與保管要求分類，再按名稱、規(guī)格、型號、順序分別存放，因地制宜地做到“四號定位”、“五五化”，擺放方式（橫放或豎放）因物而異，標志朝外，便于識別。 對同種材料、配件、工具等實行批次管理，分批編號、入庫，存放必須遵循先進先出推陳儲新的原則。 庫房應保持干燥，應有由材料組長制定的保管崗位工作職13、責，保管崗位工作職責標牌和物品標牌應懸掛在明顯位置，排架行路一條線，物品按大小堆碼，正面齊，架上無灰塵，庫區(qū)通道暢通，無雜物。 對不同的材料，應采取不同的維護措施；對配件和工具，應分批進行有效保養(yǎng)。經(jīng)保養(yǎng)的材料、配件和工具，要達到不銹、不潮、不腐、不霉等，保持原有質(zhì)量水平，并做好記錄。 對庫房材料、配件、工具等每半年進行一次全面盤點、檢查。如發(fā)現(xiàn)變質(zhì)劣化，不能保證正常使用的，應填報報廢報表，經(jīng)主管領導和有關部門審批后，放入廢品區(qū)隔離存放，并有明顯標志，等待處理；如發(fā)現(xiàn)倉儲物質(zhì)年損耗率大于規(guī)定標準或其它異常情況，倉庫人員應及時書面上報公司設備工程部、財務部及物主單位主要負責人，查明原因，及時采取14、措施給予處理。 認真執(zhí)行安全、消防制度，杜絕違章行為。非本倉庫人員進出易燃、易爆、貴重等重要庫房必須辦理登記手續(xù)，并嚴格執(zhí)行有關制度，對搬運、裝卸時發(fā)生損壞、溢出的物資要及時處理，防止留下不安全隱患。 對于保管有特殊要求的材料或配件（如焊條焊劑、有精度要求的配套件），必須實行質(zhì)量動態(tài)移交。8.5 帳務處理 材料、配件、工具等入庫必須分類按明細建帳（積壓、報廢的材料、配件、工具等單獨建帳），登記其收、支、存動態(tài)情況，堅持日清月結(jié)，配合、接受財務人員的稽核監(jiān)督。 憑證填寫嚴禁涂改、挖補、亂擦，嚴禁用鉛筆和圓珠筆單聯(lián)填寫憑證，發(fā)生誤筆時，應將錯誤文字或數(shù)字處劃一道橫線，并加蓋責任者私章，然后在劃線上15、方寫上正確的文字或數(shù)量，如果金額發(fā)生錯誤，此張憑證應作廢，重新填寫。多聯(lián)憑證應用復寫紙?zhí)顚憽?.5.3 記帳要依據(jù)憑證進行登記，填寫準確、全面、帳面整潔。保管人員要對自己填寫的帳、物、卡等原始資料的真實準確承擔全部責任。 嚴格遵守帳務規(guī)范，進行帳務月結(jié)（每月20日）、季結(jié)（本季末月20日）、年結(jié)（本年12月20日）、上年結(jié)轉(zhuǎn)。 在帳務處理中的具體要求 記帳相符：憑證和帳面日期、名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量相符，收、支對應關系相符。 凡結(jié)帳數(shù)字不平衡，數(shù)字計算錯誤或紅字應用不當，均視為數(shù)字不準確。帳面運用紅字，表示藍字數(shù)額的減少或負數(shù)余額。材料、配件、工具等退庫應在發(fā)生欄內(nèi)用紅字沖減。 摘要欄16、內(nèi)應填明“供”、“發(fā)”、“退”的流向，單位名稱可簡寫為：廠（公司）供、發(fā)、退，當余額金額只到“元”位，而沒有“角、分”時，則應填寫“00”（不含單位）。 帳、物、卡三一致。 驗收單、銷售單（含內(nèi)銷和外銷）均應按材料、配件、工具等的下帳日期順序分門別類進行裝訂。所有憑證份數(shù)不漏、不缺，應按月裝訂整齊，封面應填寫清楚月份和張數(shù)。8.6 檔案資料的管理 所有憑證和記錄，保管員應于年終結(jié)帳后轉(zhuǎn)交給材料組長建檔保管，在五年內(nèi)不得銷毀，不得隨意轉(zhuǎn)讓，不得因各種變動（如工作變動）而私自處理，處理時必須寫出處理報告按檔案管理制度規(guī)定程序報批后處理。 歸檔的憑證和記錄，應保持干凈、完整、齊全、查閱方便。8.7 17、統(tǒng)計報表 統(tǒng)計報表分采購計劃執(zhí)行報表和庫存物質(zhì)狀況報表，用以反映相關項目變化信息。 采購計劃執(zhí)行報表由采購員編制，每月20日結(jié)帳后進行報表編制，經(jīng)單位負責人審核后報設備工程部和財務部各一份。 庫存物資狀況表由庫房保管員編制，每月20日結(jié)帳后，經(jīng)材料會計稽核后進行編制，報表分別報本單位負責人、設備工程部、財務部。 設備工程部將下屬各單位上報的采購計劃執(zhí)行報表和庫存物資狀況表匯總后報公司主管領導。8.8 檢查、督促和指導 每月不定時，設工部有關人員到各單位檢查庫存管理制度執(zhí)行情況，同時給予倉儲管理業(yè)務指導。對執(zhí)行制度較差的倉庫，提出存在問題，并督促整改，若經(jīng)屢次整改后仍不符規(guī)定，則設工部有權建議領導給予有關人員處分。 每年年底所有憑證和記錄歸檔后，設工部有關人員到各單位對檔案資料管理情況進行檢查。 每月從20日開始，公司財務部材料會計到各單位對庫存物資價值進行審核，或指導審核，同時給予記帳和憑證的業(yè)務指導。 在每年5月、11月財務部材料會計分別對采購材料、配件、工具等發(fā)生的應收應付帳進行一次清理或指導清理。9 附則9.1 本規(guī)范由設備工程部和財務部聯(lián)合起草并歸口。9.2 本規(guī)范由設備工程部和財務部解釋。9.3 本規(guī)范從2000年3月31日起執(zhí)行。 編制：江勇 王運 審查：唐建 楊崇臻 批準：畢庶鳳