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1、廣東*有限公司會務(wù)接待工作手冊目 錄第一章 接待工作2一、接待工作基本要素2二、準(zhǔn)備3三、交通7四、會談8五、參觀9六、住宿10七、餐飲10第二章 會務(wù)工作14一、準(zhǔn)備14二、材料14三、食宿15四、交通15五、場地16六、其他19七、會務(wù)工作中一些注意事項20第一章 接待工作接待工作是展示*風(fēng)貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成各項業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴(yán)格的計劃性，但有時也會有突發(fā)和易變的特點，這就要求接待部門的工作既熱情周到，耐心細(xì)致，又有條不紊，井然有序。同時，在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守上級單位和公司的有關(guān)規(guī)定。一、接待工作基本要素接待工作主要應(yīng)注意5W要素：W2、hat（什么事）、When（什么時間）、Who（什么人）、How（怎樣做）和Where（什么地方）。1、What（事由）首先應(yīng)了解客人來訪的目的。這是接待工作的基礎(chǔ)，因為隨后一切工作都必須依此而進行，通常包括以下幾種：商務(wù)談判、業(yè)務(wù)往來、合作協(xié)商、調(diào)研考察、出席會議、參加典禮、禮節(jié)拜訪等。2、When（時間）這是指客人來訪的日期和時間，包括到達(dá)時間、在我單位逗留時間、離開時間、以及相關(guān)的車次航班情況等。3、Who（人員）人員是指來賓的基本組成情況，包括人數(shù)、姓名、身份（職務(wù)、級別等）、性別、民族等，尤其應(yīng)了解來訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)的情況。同時，根據(jù)來訪事由和人員情況，確定我方出面接待人員，一般應(yīng)把3、握“對口接待、身份對等”的原則，其中關(guān)鍵是確定我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。4、How（方式）方式則是指接待所采用的形式，這主要由接待的事由來決定。不同的事由將決定接待地點的選取和布置。5、Where（地點）地點主要指迎送、會談、住宿、就餐等地點。來訪的事由、人數(shù)、主賓的身份等是確定接待地點的主要因素。例如：舉行大會或典禮，當(dāng)級別較高的客人來訪時，可在正式會場旁備一小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會前小憩和見面。所選用會談場所的座位數(shù)宜略多于雙方總出席的人數(shù)，達(dá)到既能融洽交流又相對寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使會談、住宿、就餐的地點相對靠近或順路，可以節(jié)約時間和精力。二、準(zhǔn)備接待前的準(zhǔn)備是做4、好接待工作的重要組成部分，是整個接待工作能夠順利進行的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備工作包括來訪信息的確認(rèn)、補充；確定接待規(guī)格；制定接待計劃等方面。（一）確認(rèn)來訪信息來賓信息的收集，是做好接待準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)。在接到接待任務(wù)后，首先應(yīng)確認(rèn)來訪人員的信息，包括以下幾個方面：1、來訪客人情況：包括來訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務(wù)、級別等）、性別、民族（在食宿等方面有無特殊要求和風(fēng)俗習(xí)慣）、隨行聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。2、來訪計劃：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。此外，還應(yīng)告知來賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方的溝通和信息的及時更新。聯(lián)系時要注意復(fù)述關(guān)鍵信息5、，如人名、電話號碼、日期、航班班次等，請對方確認(rèn)，以保準(zhǔn)確。（二）補充相關(guān)信息由來賓方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因此，接待人員要根據(jù)已知情況擴展信息。1、來訪單位的情況：包括來訪單位的概況、特色和所處地區(qū)的概況等。這些信息摘錄、整理、打印后分送參與接待的主要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。2、重要來賓的主要經(jīng)歷：來賓地位尊貴，需要進行一對一的接待時。接待人員應(yīng)了解嘉賓的個人信息，包括個人資料、主要經(jīng)歷等。這樣才能在接待中做好細(xì)節(jié)工作，使彼此心情愉悅。（三）規(guī)格定位接待工作中，規(guī)格定位是一個非常重要的環(huán)節(jié)。在掌握有關(guān)信息后，主要依據(jù)來訪人員情況、時間與目的，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，確定我方接6、待規(guī)格及參與人員，并制定接待計劃。一般來講，接待規(guī)格依據(jù)實際情況分為三種形式。1、對等接待，這是最常見的接待規(guī)格，指我方出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和客人的職務(wù)、級別大體相同而采取的一種接待形式。2、高格接待，是指我方出面接待的領(lǐng)導(dǎo)比客人職務(wù)高而采取的一種接待形式。3、低格接待，是指陪客比來客職務(wù)低而采取的一種接待形式。在接待工作的準(zhǔn)備中，只有對接待規(guī)格做出正確的定位，才能確定應(yīng)該邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)出席，如何安排車輛和行程，從而完成接待計劃。（四）制定計劃制定計劃是接待工作的重點之一。尤其是重要來賓來訪，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)同志匯報，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作的安排意見，同時召開接待工作會議，在安全保衛(wèi)、交通用車、陪同7、人員、經(jīng)費開支、活動方式、日程安排、接待規(guī)格、接待地點、匯報內(nèi)容、參觀路線、后勤保障、宣傳報導(dǎo)等方面做出準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)牟渴穑_保接待計劃順利實施。制定計劃可通過填寫接待事務(wù)安排表使計劃完整和詳細(xì)，其中的關(guān)鍵內(nèi)容包括以下三方面：1、物質(zhì)準(zhǔn)備，包括：住宿安排、用餐安排、會談地點、參觀點、接待用車和有關(guān)文字材料等。2、參加人員，根據(jù)對方來訪目的、活動需要來確定，其中的重點是落實我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。3、資金準(zhǔn)備，適量的接待經(jīng)費是必不可少的。附：接待事務(wù)安排表 填表時間：來訪單位來訪時間會晤地點主要內(nèi)容來訪單位成員聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：會見領(lǐng)導(dǎo)接待人員 經(jīng)辦人： 聯(lián)系電話：會晤安排饋贈禮品備 注（五）檢8、查準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個接待計劃梳理一遍，查漏補缺。主要關(guān)注整個接待流程安排是否合理、是否遺漏某個環(huán)節(jié)等，確保每個環(huán)節(jié)應(yīng)出席的人員和需要的物資都已落實。提前半天或一天須再次落實人員、地點、車輛和經(jīng)費等的準(zhǔn)備情況。三、迎送（一）車輛安排無論是接機接站，還是來賓到達(dá)后的座談參觀，車輛安排都是不可或缺的部分，在進行準(zhǔn)備工作時應(yīng)盡早落實。所安排車輛座位數(shù)（不含折疊座位）應(yīng)略大于總乘坐人數(shù)（來訪人數(shù)+接待人數(shù)）。在保證車輛交通安全基礎(chǔ)上，兼顧乘車者舒適度和臨時增加人員乘車空位等問題。在接待重要領(lǐng)導(dǎo)時，一般應(yīng)為其單獨安排一輛小車。工作人員應(yīng)及早落實車型、車牌號碼、司機姓名和手機號碼，并提前與9、司機本人確認(rèn)，保證本次出車的時間、地點準(zhǔn)確。除司機本人聯(lián)系方式外，接待人員還應(yīng)儲存車輛調(diào)度人員的電話號碼，以便出現(xiàn)突發(fā)情況時可以快速做出調(diào)整，及時解決問題。（二）機場接待若對方要求我方接機，首先要確認(rèn)對方的人數(shù)、航班號、起飛時間和隨行聯(lián)系人電話。接待人員要提前落實航班到達(dá)時間，并及時更新航班信息，安排好接機車輛，制作接站牌。接到來賓后，應(yīng)熱情主動地自我介紹，幫助來賓拿行李。待來賓到齊、行李件數(shù)確認(rèn)后，接待人員應(yīng)盡快帶領(lǐng)來賓返回。如重要貴賓，接待人員可以提前聯(lián)系機場，申請貴賓通道并提前到達(dá)貴賓廳，交費辦理接機手續(xù)等。接到貴賓后可詢問貴賓是否需要稍事休息再上車。（三）火車站接待接待人員應(yīng)提前落實接10、站車輛和制作接站牌，并在出發(fā)前致電來訪方的隨行聯(lián)系人，確認(rèn)火車是否正點運行，告知對方自己將在何處等候。若對方身份比較尊貴，則需提前辦理相關(guān)手續(xù)，到站臺迎接。接到來賓后，接待人員要熱情主動地自我介紹，幫助來賓拿行李。接待人員應(yīng)提醒來賓注意保管好行李和隨身物品，并盡快引領(lǐng)來賓離開火車站廣場，返回。（四）來賓自駕車來賓自行駕車來到公司。接待人員要提前與來賓約定好時間和下車地點，向來賓清晰介紹公司的地理位置和行車路線。當(dāng)日，接待人員應(yīng)提前致電來訪方的聯(lián)系人，詢問對方位置，再次確認(rèn)下車地點并表明自己將在那里等候。如有需要，還應(yīng)邀請出席接待的領(lǐng)導(dǎo)一同前往等候。（五）送行應(yīng)盡早了解對方離開的日期時間和交通工11、具，據(jù)此安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和車輛為客人送行。四、會談（一）會談的前期準(zhǔn)備工作首先，接待人員根據(jù)對方的來訪要求確定會談時間和內(nèi)容，并請相關(guān)人員出席；根據(jù)會談的規(guī)格和出席人數(shù)盡早預(yù)定會談場地。隨后，接待人員將擬定的接待計劃及相關(guān)資料分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和出席人員。重要會談，還應(yīng)準(zhǔn)備多媒體設(shè)備，制作領(lǐng)導(dǎo)名牌，注意領(lǐng)導(dǎo)排位。若有需要，還要聯(lián)系相關(guān)新聞媒體進行報道，請專人負(fù)責(zé)會議記錄。（二）會談當(dāng)天的準(zhǔn)備工作當(dāng)天，接待人員應(yīng)提前檢查會場的布置情況。保證會場整齊干凈，有足夠的座椅，有工作人員倒茶。如有需要，還要調(diào)試多媒體設(shè)備，擺放領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌和鮮花。如有媒體參與，還應(yīng)特意為媒體準(zhǔn)備一份介紹會談概況的新聞稿。（三）會談12、接待人員將來賓引領(lǐng)至?xí)劦攸c后，先進行主客之間的相互介紹。按照禮儀，應(yīng)先把賓客介紹給主人，再把主人介紹給賓客。會談期間，接待人員應(yīng)坐在出入方便的位置，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和來賓的需要隨時提供服務(wù)。接待人員應(yīng)注意會談的節(jié)奏，如需要，委婉地提醒相關(guān)人員把握時間。（四）會談結(jié)束會談結(jié)束，接待人員應(yīng)注意清理會場的工作，如回收會議資料；領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌；與相關(guān)媒體聯(lián)系，撰寫新聞稿、跟進報道等。如有需要，盡快整理完成會議紀(jì)要，及時傳遞給與會人員。五、參觀根據(jù)來賓的要求及公司的實際情況，可安排一些參觀活動。根據(jù)來訪者的不同要求來選擇。如果對方想了解廣州的歷史文化，一般可選擇陳家祠、南越王墓博物館、中山紀(jì)念堂等具有廣州地方13、特色的景點；若對方希望參觀廣州市區(qū)、購買廣州特產(chǎn)，則可以選擇天河城廣場、北京路步行街等商業(yè)區(qū)。來賓要求進行校外參觀時，接待人員可根據(jù)具體情況決定是否需要全程陪同。如果需要陪同，應(yīng)事先策劃好參觀路線，收集要參觀景點或地區(qū)的有關(guān)信息，屆時為來賓介紹。同時還要安排車輛，預(yù)留經(jīng)費，在車上準(zhǔn)備充足的飲水，還應(yīng)根據(jù)天氣情況準(zhǔn)備雨傘。如果來賓自行參觀游覽，接待人員也應(yīng)該向來賓提供充足的信息，包括天氣狀況、景點概況及特色、周圍交通情況等。六、住宿來賓如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。視來賓情況可在房間里準(zhǔn)備適量的水果和鮮花，若是大型會議，可提前在房間內(nèi)放置會議流程和公司簡介。接待人員將來賓送至賓館后，應(yīng)清楚的14、告知對方隨后的日程安排及下次見面的時間地點。如有需要，接待人員可要求賓館提供“早上叫醒”服務(wù)，以免延誤時間。如果來賓遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，向來賓詢問情況。切忌直接到對方房間外敲門。七、餐飲餐飲宴請是接待工作中很常見的環(huán)節(jié)。接待餐飲的主要原則為：節(jié)儉大方、具有地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)慣、重點照顧客人飲食愛好，避免鋪張浪費。（一）確定宴請規(guī)格和形式宴請的規(guī)格，以宴請目的和主要賓客的身份地位而定。宴請形式的確定要參考宴請的緣由、被邀請主賓的職務(wù)身份及宴請對象的飲食習(xí)慣而定，例如是采用中餐還是西餐，以酒會還是茶會方式舉辦等。（二）確定宴請地點確定宴請地點應(yīng)遵循以下原則：與宴請目的、性質(zhì)和主賓的15、身份地位相適應(yīng)；能夠充分表達(dá)對客人的敬意；同時交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價格合理、服務(wù)到位。接待人員應(yīng)準(zhǔn)備好經(jīng)費和車輛。接待人員應(yīng)根據(jù)就餐人數(shù)提前預(yù)定進餐地點，用餐房間或席位，并預(yù)留余地。提前將用餐的時間和地點通知有關(guān)參加人員，舉行正式宴請應(yīng)發(fā)請柬。若是級別較高的宴請，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次安排、領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。（三）現(xiàn)場布置若較正式的宴請，工作人員應(yīng)提前到場進行布置。其具體工作內(nèi)容有：在餐廳門口設(shè)立歡迎指示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請，應(yīng)布置領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位的分配和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位。現(xiàn)場布置應(yīng)莊重大方，可適當(dāng)點綴鮮花。（四）中餐宴請1、點菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，確16、定菜單。菜式一般以清淡為宜，突出廣州風(fēng)味及餐廳特色，同時充分考慮客人、尤其是主賓的飲食習(xí)慣、口味好惡、宗教禁忌、健康狀況等具體情況，切忌奇巧怪異的食品。點菜應(yīng)量力而行，適當(dāng)控制，略有盈余，用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在宴請重要客人時，可以采用分餐上菜的形式。要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)木扑嬃希?guī)模較大的宴會，酒水最好準(zhǔn)備三種以上。2、進餐：宴請前，主人應(yīng)提前到達(dá)宴會地點迎接客人；如果客人之間不認(rèn)識或不熟悉，主人應(yīng)熱情地為其介紹；有一定社會地位的貴賓到來后，應(yīng)先將其迎進接待室休息，并安排身份相同的人員陪同，待客人到齊后，主人再陪同貴賓一同進入宴會廳。工作人員坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略騰出空間以方便上菜17、。開餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯的進度，適時提醒服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)及時加菜。宴會一般控制在一個半小時左右為宜，最多不超過兩個小時。工作人員應(yīng)避免當(dāng)著客人面看帳或付款。3、送別：如有司機另外進餐，工作人員應(yīng)在進餐即將結(jié)束時及時通知司機到位。宴請結(jié)束后，可由工作人員將來賓送至下榻酒店。（五）自助餐自助餐，有時亦稱冷餐會，是目前國際上所通行的一種非正式的西式宴會。自助餐具有如下幾條明顯的長處。其一，可以免排座次。正規(guī)的自助餐，往往不固定用餐者的座次。這樣既可免除座次排列之勞，也便于用餐者自由地進行交際。 其二，可以節(jié)省費用。自助餐多以冷食為主，不提供正餐，不提供高檔的18、菜肴、酒水，故可節(jié)約主辦者開支，并避免浪費。其三，可以招待多人。自助餐不僅可用以款待數(shù)量較多的來賓，而且還可以較好地處理眾口難調(diào)的問題。依照慣例，自助餐大都被安排在各種正式的公務(wù)活動之后，作為其附屬的環(huán)節(jié)，是招待來賓的項目之一，極少獨立出來，因此自助餐的具體時間要受到正式公務(wù)活動的限制。自助餐時要依從一般的西餐禮儀，還應(yīng)該注意以下幾個要點：排隊按順序取食物；每次少取；要分類，不要把冷熱食物同時放在一個盤子上；西餐的食物先后大約是： 沙拉開胃菜湯主菜甜品咖啡茶。第二章 會務(wù)工作一、準(zhǔn)備做好會務(wù)工作，關(guān)鍵是“細(xì)”。同時，會務(wù)工作人員要分工負(fù)責(zé)、緊密配合，這樣才能順利地完成會務(wù)工作。（一）在確定召開19、會議后，應(yīng)盡快掌握相關(guān)信息，包括：會議內(nèi)容、會議時間、會議地點、與會人員等。根據(jù)所掌握的信息，向與會人員發(fā)出邀請，并附回執(zhí)（確認(rèn)與會人員是否參加會議的各項具體活動與食宿安排），最終落實確定。制作與會人員信息登記表，便于各有關(guān)單位掌握相關(guān)信息。（二）根據(jù)會議需要，對工作人員進行分組分工，分別負(fù)責(zé)各方面的工作。會務(wù)總負(fù)責(zé)人應(yīng)召集各方面負(fù)責(zé)人員召開預(yù)備會，確定會議的程序和各自負(fù)責(zé)事務(wù)。二、材料（一）會務(wù)工作中，為明確各部門分工與協(xié)調(diào)，可制作會務(wù)工作手冊；為使嘉賓更方便的參加會議，可為嘉賓準(zhǔn)備會務(wù)指南。其中主要內(nèi)容包括：會議程序、工作人員聯(lián)系方式等。（二）應(yīng)準(zhǔn)備的會務(wù)材料還包括：嘉賓簽到所準(zhǔn)備的簽到臺20、簽到本、筆、胸花；需要領(lǐng)導(dǎo)題詞的會議需準(zhǔn)備筆墨紙張、題詞臺，如有需要還應(yīng)預(yù)備代擬參考稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會議通知、會議議程、議題、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和主持人稿；準(zhǔn)備和調(diào)試有關(guān)放映材料（Power Point、DVD、幻燈片等）等。三、食宿根據(jù)要求安排好與會人員的住宿、餐飲。（一）根據(jù)與會人員信息登記表提前選定適宜的住宿、餐飲場所，要求設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠的嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施，檢查安全事宜。（二）制作住宿登記表，以便掌握與會人員住宿信息。如會議需要，接待人員應(yīng)要求賓館提供“早上叫醒”服務(wù)。（三）餐飲工作對酒店要求較高，食品衛(wèi)生為第21、一位；宴會場地規(guī)模應(yīng)符合與會人數(shù)實際，過大過小都不可取；食品應(yīng)照顧到大多數(shù)與會人員的口味。餐飲工作的具體細(xì)節(jié)請參見接待工作餐飲。四、迎送會務(wù)工作中住宿、餐飲接待對交通安排要求較高，需協(xié)調(diào)好各地點間往來的車輛安排。應(yīng)制作會議用車安排表確保與會人員安全、準(zhǔn)時的參加會議的各項活動。交通安排的具體細(xì)節(jié)請參見接待工作迎送。組織大型活動，來賓眾多，且到達(dá)時間多集中在一天之內(nèi)，接待的工作量很大，也很容易造成疏漏。因此，一定要提前做好統(tǒng)籌部署，制定縝密而又靈活的接待方案。對于特大型活動，也可以在機場、火車站設(shè)置指引牌或服務(wù)臺。以機場接待為例，應(yīng)注意如下細(xì)節(jié)：1、成立接機小組，根據(jù)來賓的到達(dá)時間和數(shù)量，配備足夠22、的工作人員。每位工作人員都應(yīng)熟悉機場結(jié)構(gòu)和各種設(shè)施，隨機應(yīng)變，可以應(yīng)付接機工作中可能的各種突發(fā)情況。如有需要，接機人員應(yīng)提前踩點，進行相關(guān)培訓(xùn)。2、將來賓的姓名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達(dá)的時間和班次列表，核實無誤后分發(fā)給接機人員。接待人員應(yīng)注意及時更新來賓的到達(dá)信息。3、航班密度較大時，可計劃來賓乘坐同一輛車返回，此時要充分考慮到航班提前到達(dá)或延誤的情況。每輛車都要預(yù)留一定的空位，以免晚點的賓客打亂整體乘車計劃。五、場地 現(xiàn)場布置是會務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)互相配合。各組工作人員應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，布置、安排、檢查，查漏補缺。（一）領(lǐng)導(dǎo)席的安排在確定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)座次進行排23、位和標(biāo)示。主要包括以下四種情形：1.會議室、貴賓室和設(shè)有主席臺的大型會議：應(yīng)提前確定就座的領(lǐng)導(dǎo)名單。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關(guān)資料；在主要發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會議桌上擺放鮮花。2.不設(shè)主席臺的大型會議：一般安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間前排位置。在各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識，可在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料，也可在領(lǐng)導(dǎo)席前擺放茶幾。對于級別較高的會議，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及前后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。3.大型演出：一般安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間較前排位置，以視線清晰且不受阻擋地觀看到全臺為宜，一般建議安排在第5-10排。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識，并在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料24、。如有級別較高的領(lǐng)導(dǎo)出席，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及前后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。（二）貴賓室的準(zhǔn)備在召開較高級別的會議時，一般在會場旁安排貴賓室，以供來賓和我方領(lǐng)導(dǎo)在會議前后進行短暫休息和交流。貴賓室里應(yīng)安排專門的服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。（三）主持人的定位會議如需主持人，在會議召開前進行簡單介紹、宣布會議進行分段等。主持人位置一般在主席臺的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。（四）會標(biāo)與背景板的布置會議如需要會標(biāo)（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作、懸掛、安放完畢。會標(biāo)與背景板上字樣和圖案應(yīng)由會議負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審定。（五）簽到臺的擺放簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。簽到臺應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與25、會人員佩帶胸花，應(yīng)提前選定和購買胸花，并安排專人負(fù)責(zé)。如欲請來賓題詞，則需提前在適當(dāng)位置安放題詞桌，并準(zhǔn)備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。（六）簽約臺的準(zhǔn)備如舉辦簽約儀式，一般應(yīng)以主席臺為簽約臺，面對觀眾席。應(yīng)制作對方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺左側(cè)和右側(cè)（面對簽約臺）。簽約臺后只擺放兩張椅子，見證嘉賓一般安排站立在簽約人背后；臺上應(yīng)事先放好將簽署的協(xié)議和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開協(xié)議書和交換協(xié)議。（七）電器設(shè)備的調(diào)試在會議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負(fù)責(zé)，并提前調(diào)試。一般應(yīng)至少提前半天準(zhǔn)備好會議上將用到的Power Poi26、nt等材料，存入統(tǒng)一使用的筆記本電腦，進行調(diào)試。如會議需使用幻燈片、DVD放映等，也需相應(yīng)準(zhǔn)備。音響、話筒需提前調(diào)試。工作人員應(yīng)提前檢查話筒和音響的效果，并準(zhǔn)備備用話筒。其余如燈光、空調(diào)、風(fēng)扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查。（八）合影的預(yù)備首先在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選擇合適的合影地點。隨后對參加合影的人員名單進行確認(rèn)和排序，一般采取在前排座椅的椅背上貼姓名牌的方法來為主要領(lǐng)導(dǎo)排位。攝影師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點擺放綠色植物，以烘托效果。如合影人數(shù)較多，可利用臺階進行分行排序。（九）記者席的安排攝影記者應(yīng)提前到場確定錄像機位置，電線的走線應(yīng)盡量靠墻邊，并采用地27、毯遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。文字記者席一般布置在會場兩側(cè)略前的位置。（十）講臺的安排講臺位置應(yīng)放置在主席臺的右側(cè)，略前于第一排座位；一般重要嘉賓講話要在講臺上擺放鮮花，但應(yīng)注意鮮花不可遮住講話人的面容；一般講臺要擺放兩支話筒，以備話筒出現(xiàn)故障時仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，適當(dāng)音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺正上方是否足夠明亮。六、其他會務(wù)工作牽扯面廣，工作繁瑣復(fù)雜。也應(yīng)注意以下工作。（一）后勤會務(wù)后勤工作包括接待車輛的準(zhǔn)備、禮儀工作人員的安排、配合會場布置做好各方面協(xié)調(diào)工作。后勤工作應(yīng)著重注意硬件設(shè)施，選定適宜的會議場地，準(zhǔn)備燈光、投影、音響、麥克風(fēng)、電腦、鮮花、桌椅、茶水、水果、地毯，28、并保障會場的供水、供電和周圍環(huán)境的清理；按要求制作背景板和會標(biāo)（橫幅）；安排服務(wù)員；會場衛(wèi)生；如逢雨天，還需備用雨傘。（二）安全保衛(wèi)安全保衛(wèi)是會務(wù)工作的重中之重，具體內(nèi)容包括與安全預(yù)案的制定；有關(guān)安全、交通部門協(xié)調(diào)；安排警衛(wèi)工作；疏通道路；布置停車場；引導(dǎo)來賓車輛；大型群眾集會需向公安機關(guān)申報等等。（三）媒體宣傳宣傳工作包括與有關(guān)媒體單位的聯(lián)系協(xié)調(diào)；錄像拍攝工作；宣傳報道工作；向相關(guān)工作組領(lǐng)取并發(fā)放記者證和工作人員證等。七、會務(wù)工作中一些注意事項（一）掌握接待總體情況、服從總體工作安排會務(wù)接待工作是一項涉及面廣、程序繁多、聯(lián)系密切的系統(tǒng)工程，是由多項工作流程、內(nèi)容組成,又由眾多部門和大量人力共29、同參與完成的，工作流程包括嘉賓的迎送、嘉賓的簽到、禮品發(fā)放與接收、車輛調(diào)度、交通疏導(dǎo)、飲食住宿等方方面面的內(nèi)容。所以宏觀上對整體接待的了解和把握有助于工作人員明確自身位置及與之相銜接的種種環(huán)節(jié)。由于會務(wù)工作的復(fù)雜性，必然要進行分組和分工，每個工作崗位都是會務(wù)活動不可缺少的重要組成部分。（二）外樹形象、內(nèi)強素質(zhì)作為逗留時間不長的嘉賓，主要是從工作人員的儀態(tài)舉止、談吐學(xué)識感受*人文積淀和精神風(fēng)貌，因此有幾點具體要求：1、熱情、開朗、寬容、穩(wěn)重，與嘉賓接觸要熱情，語言表述要到位，說話要注意分寸。2、反應(yīng)迅速，靈活處理。會務(wù)工作中往往會遇到意想不到的變化，應(yīng)根據(jù)實際情況，如時間、地點、場合、對象的不同而靈活處理，根據(jù)情況作出正確判斷，迅速采取措施。3、有禮有節(jié)，大方得體。在會務(wù)過程中，我們要遵守“尊重原則”，最大限度的使嘉賓感到滿意，但要把握一定的“度”，做到有禮有節(jié)，大方得體。（三）分工協(xié)作、密切配合正如前面所說，會務(wù)接待是個系統(tǒng)工程，光靠一兩個單位或負(fù)責(zé)人是難以勝任的，各工作組的工作人員必須明確責(zé)職，分工負(fù)責(zé)，又團結(jié)協(xié)作，配合默契，互相補臺，才能為完成接待任務(wù)奠定堅實基礎(chǔ)。（四）注意安全安全是會務(wù)工作的前提。要高度重視安全問題，制定會議突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。要注意嘉賓的安全，同時也要注意自身的安全。