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1、山西煤炭進出口集團左云東古城煤業有限公司費用支出及報銷管理制度（試行）第一章 總則第一條 為規范山西煤炭進出口集團左云東古城煤業有限公司的費用支出及報銷管理，明確各項費用的開支標準、范圍和報銷審批程序，特制定本制度。第二條 本制度所指的費用主要是指以現金、支票、匯款方式支付的日常管理費用、資產購置費用、基本建設支出等。第三條 本制度適用于東古城煤業有限公司各科室、生產隊。第二章 報銷審批程序及費用報銷規定第四條 審批程序（一）日常費用報銷審批程序:1.各部門人員根據費用支出及報銷內容填寫相應的單證。2.各部門負責人核實并簽字。3.財務部門審核。4.各部門主管領導簽字。5.財務總監簽字。6.總經2、理簽字。 （二）借款及領用支票審批程序1.各部門人員根據費用支出內容填寫現金借款單或支票領用單；差旅費借款需注明出差地點及時間，其他借款需注明用途。2.各部門負責人核實并簽字。3.主管領導簽字。4.財務科長簽字。 特殊事項及規定：3000元以上的現金借款，必須經財務總監簽字批準，20000元以上的現金借款，必須經總經理簽字批準。（三）異地匯款支付審批程序1.各部門人員根據匯款內容填寫匯款申請單；2.各部門負責人核實并簽字。3.財務部門審核單據。4.各部門主管領導簽字。5.財務總監簽字。6.總經理簽字。（四）報銷規定1. 費用報銷時間為每周二、三、四上午。2. 財務審核單據時間為每周一、二、三、3、四上午。3. 費用報銷一般為當日審核次日報銷，特殊情況除外。4. 差旅費及大額現金借款（三萬元-五萬元以上）需提前一天預約，并在工作結束后7個工作日之內報銷并結清余款，前次借款未報銷者，一般不得再次借款。5.各部門人員在本市發生的一次性費用開支在一千元以上的，原則上使用支票結算方式。申領支票時，必須向財務部門提供收款人信息。財務部門根據收款人名稱、付款金額、款項用途開具支票并加蓋財務印鑒；如無法準確提供收款人名稱或金額，必須將支票小寫金額（預計消費金額上限）前加標人民幣符號，禁止簽發未注明用途、未限制金額的空白支票。獲取發票時，必須要求開票方將原始發票各項內容填寫完整。經辦人在取得支票后盡快辦4、理結算報銷手續。屬于提前質押類的，在工作項目完成后的7個工作日內應及時結算并報帳，質押期限不得超過6個月，由于特殊原因工作還未結束的，可先行結算已發生的費用，然后再次申領，以免造成核算跨期或使費用分攤起伏過大。對于借用支票2張以上未及時報帳者，財務部門將不再對其簽發支票。 6.現金及支票借用人，必須是公司正式職工，非公司正式職工，不得以正式員工名義借款。第五條 費用報銷單據按照不同用途，我公司費用報銷及付款單據分為6種類型。各部門人員根據不同項目及內容填寫相應的費用報銷單據。1. 山西煤炭進出口集團有限公司現金借款單主要用于各部門人員出差借款、臨時借款時使用。出差借款需標明出差時間、地點，臨時5、借款需標明用途。2山西煤炭進出口集團有限公司差旅費報銷憑證主要用于各部門人員報銷差旅費時使用。報銷時按照單據格式及內容準確填寫，單據上沒有的項目不得隨意添加。出差人委托他人代為辦理報銷手續時，經辦人處必須填寫經辦人姓名，不能代簽出差人姓名。3.山西煤炭進出口集團有限公司支票領用單 主要用于各部門人員以同城（左云縣以內）轉賬支票方式支付各項日常費用時使用。使用時必須注明用途、張數、計劃開支金額。支票使用后將支票存根及原始發票一并報銷，如申領支票時可同時提供發票等原始憑據，則可以直接使用費用報銷單據按照審批流程一次性完成領用、報銷手續。4.山西煤炭進出口集團有限公司費用報銷憑證 主要用于各部門人員6、以支票或現金方式支付各種日常費用后報銷時使用。使用時必須寫明報銷人所在部門、姓名、報銷日期、費用項目、金額、支付方式、附件張數等內容，審批欄按照審批程序由各級領導簽字時使用。5.山西煤炭進出口集團有限公司匯款付出憑證主要用于各部門人員以異地（左云縣以外）匯款方式支付各種日常費用時使用。各項日常費用需要異地匯款時，經手人需同時提供領導批示、相關合同協議、發票等原始憑證，并按照審批流程辦理匯款手續。屬于預付性質的款項，經辦人需在款項匯出后十個工作日內將正式發票交回財務部門，逾期未交回者預付款將轉為其個人借款逐月從工資中扣回。 6.山西煤炭進出口集團有限公司單證粘貼單主要用于各部門人員報銷各項費用粘7、貼單據時使用。使用時，單據粘貼不要超過粘貼單內部粗框線（單據較多時，不得超出內部虛框線），票據粘貼時每張不得粘貼過多，以免影響憑證的裝訂。上述單據的填寫要求書寫規范，字跡清晰，將支出及費用發生的時間、事由、金額（大小寫金額必須一致且不允許涂改）等要素填寫齊全，并在報銷憑證上簽署姓名；報銷時要求提供真實、合法、有效的票據，票據各項目要填寫正確、齊全，印章清晰可辨，發票抬頭必須填寫單位的全稱。第六條 審核審核包括部門審核和財務審核。部門審核由部門負責人負責，部門主管領導簽字，財務審核由財務部門指定專門人員負責。（一）部門審核內容包括：1.審核支出及報銷內容是否真實、合法、合理。2.審核支出及報銷費8、用的歸屬。3.必要時部門負責人應對支出及報銷費用的內容做出合理的解釋。4.必要時部門負責人應對支出及報銷費用的內容提供證明資料。（二）財務審核及付款審批內容包括：1.原始憑證是否真實合法，內容是否完整，書寫是否規范，數量、單價、金額填寫是否正確。2.購買實物的原始憑證，是否有手續完備的驗收證明。3.購買固定資產、無形資產、支付中介費等重大支出的合同要件是否齊全。4.相關的各級審批手續是否齊全。5.票據粘貼是否規范。6.如發現虛報、瞞報和使用非法票據等不法行為，會計（財務）部門將不予報銷，情節嚴重者將追究其法律責任。第七條 報銷責任界定各部門人員對所報銷項目的真實性、準確性、及時性，單據的合法性9、完整性負責。部門負責人、部門主管領導、財務總監、總經理對報銷內容的真實性、完整性、必要性負責。會計（財務）部門對報銷項目審批手續的完整性、單據填寫的規范性、費用計算的準確性、付款的安全性及單據的真實性負責。第三章 職工薪酬第八條 薪酬的構成職工薪酬主要包括發放給在職職工的各類工資、獎金、津貼、福利；按照國家規定比例計提和繳納的養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險、住房公積金、工會經費和職工教育經費；與職工解除勞動關系給予的補償等。薪酬的發放與扣繳工資發放以月為單位，考勤日為上月20日至本月20日，每個月9號公司發薪日，如遇法定節假日或雙休日則提前一天發放。人力資源部門負責根據經理10、辦公會的工資分配方案核定職工各項薪酬標準并制作薪酬發放表，財務部門負責審核并發放。各類獎金、福利及津貼的發放，由人力資源部門根據考勤制作發放名單，經總經理簽字，財務總監簽字，財務審核及財務負責人簽字后方可發放。節假日加班工資標準統一由人力資源部門制定并審核，財務部門發放。根據國家有關規定，公司作為代扣代繳義務人，將從工資中扣回以下費用：個人所得稅，個人醫療保險，個人養老保險，個人失業保險，住房公積金以及其他扣款。第九條 五項社會保險及住房公積金由人力資源部門負責計算并繳納，財務部門根據回單進行賬務處理，并根據代付明細扣款或掛賬。 第四章 差旅費第十條 差旅費是指公司職工因公外出，發生的城市間交11、通費、住宿費、訂退票手續費、托運費、寄存費及各項出差補助等。各部門人員出差，提前向財務部門辦理差旅費借款，差旅費借款需經部門負責人，主管領導，財務總監審批。第十一條 交通費、住宿費報銷標準交通費在規定標準內據實列支，出差人員可根據不同情況選擇火車、汽車、輪船、飛機等交通方式，價位選擇要適中，不得鋪張浪費。出差人員乘坐交通工具標準如下：公司副總以上人員出差可乘坐飛機頭等艙、火車軟臥、輪船頭等艙。公司副科以上人員出差可乘坐火車軟臥、輪船二等艙。公司一般員工出差可乘坐火車硬臥、輪船二等艙。出差人員乘坐飛機要從嚴控制，公司副總以下人員出差原則上不允許乘坐飛機，如確因路途遙遠或任務緊急需乘飛機者，經主管12、領導及總經理批準方可乘坐。未按規定乘坐交通工具而發生的超支費用自行承擔。住宿費實行限額管理。限額內憑住宿費發票據實報銷，超限自負。北京上海等一類城市住宿費標準為：副總以上每人每天不超過500元，科級每人每天不超過260元，一般人員每人每天不得超過200。（一類城市主要指直轄市、省會、自治區首府及計劃單列市）其他城市住宿費標準為：副總以上每人每天不超過300元，一般人員每人每天不超過180元。原則上應選擇其在當地的協議酒店辦理優惠住宿以節約住宿開支。 住宿費報銷均需提供正規發票，并完整填寫單位名稱、住宿日期、天數、單價、金額等要素。住宿安排本著適度的原則，既要維護公司的對外形象，又要保持勤儉的作13、風，不得搞排場，鋪張浪費。第十二條 差旅費補助標準及相關規定我公司差旅費補助分為：伙食補助、交通補助、通訊補助及出車補助等。補助標準：赴省會城市、直轄市等一類城市出差，伙食補助每人每天35元，交通補助每人每天20元，通訊補助每人每天5元，合計每人60元/天。赴其他城市出差，伙食補助每人每天25元，交通補助每人每天20元，通訊補助每人每天5元，合計每人50元/天。相關規定：1.伙食、交通、通訊補助按實際出差天數計算，帶車出差不享受交通補助。享受每月話費額度補助的人員，不享受出差通訊補助。2.市內學習、開會，赴境外考察、談判不享受伙食、交通、通訊補助。3.赴外地出差人員享受伙食補助的，不得另行報銷14、當地餐費。4.外出參加會議、培訓，其食宿已由會議主辦方統一負責，公司不再另行報銷伙食補助，但可按規定領取交通及通訊補助。5.出差中赴機場、車站、碼頭等地發生的往返交通費，憑相應票據據實報銷。除此之外，不得在差旅費中報銷本市出租車費。確因工作需要而發生的本市出租車費由主管領導審批后填寫費用支出憑證報銷。6.赴外埠出差期間因工作需要而發生的當地出租車費，可憑票據實報銷，但不再享受定額交通補助。第十三條 出差返回后，應在十個工作日內到財務部門辦理報銷手續，在報銷時要結清借款余額。第五章 會議費第十四條 會議費是指公司各部門召開會議發生的各項費用。會議費開支項目包括會議伙食費、資料辦公費、住宿費、會場15、租賃布置費、會議交通費、禮品費、專家費等。第十五條 公司會議費實行預算審批制度，會議組織部門應在召開會議前向公司領導提出會議計劃及綜合預算報告。財務部門根據領導批示以及會議預算報告，準備支票或匯款。會議費采取收支雙向管理。各參會人員需交納的會議費統一由會議所在酒店出具發票。第十六條 會議各項大額支出由會議承辦部門領取支票統一支付，異地召開的會議可先行借支部分現金或預付會議所在酒店一部分會議費，并在會議結束后7個工作日內到財務部門辦理報銷手續，將全部會議費統一結算，財務部門不再受理零星會議支出。第十七條 各部門要堅持勤儉辦會的原則，嚴格控制會議規格、規模、時間，降低會議成本，減少會議費支出。第六16、章 業務招待費第十八條 業務招待費是指公司為業務經營的合理需要而支付的交際應酬費用。業務招待費包括招待來訪客人的煙酒、茶葉、水果費；宴請客人（包括工作餐）的用餐費；贈送客人的禮品費和陪同客人赴旅游景點的參觀門票費等。各部門宴請來訪客人，原則上在職工食堂就餐。就餐標準為一般客人100元/人，重要客人300元/人，需各部門分管領導批準，綜合辦根據就餐通知單安排就餐。外出招待費實行向總經理，不執行請示制的，費用自理。招待費應遵循對等接待、厲行節約、控制人數、減少次數的原則。第七章 辦公費第十九條 辦公費是指公司各部門購買辦公用品，書報資料，印刷品，電腦耗材等所發生的費用。第二十條 辦公用品統一由辦公17、室購置、管理和發放，辦公用品包含筆、紙、本、電池、計算器、公文包、文件夾等。其他部門不得自行購買上述辦公用品。各部門領用辦公用品時需填寫“辦公用品領用卡”并由部門負責人簽字。辦公室報銷辦公費時，需提供辦公用品購置清單，標明數量、單價、金額，并加蓋供貨單位公章。 第二十一條 印刷資料、報刊資料統一由辦公室管理。報銷時需向財務部門提供相關明細表。第八章 職工教育經費第二十二條 職工教育經費是指用于職工學習先進技術和提高文化水平而支付的費用。開支范圍包括（1）學歷教育培訓費、安全技術培訓費、繼續教育培訓費以及公司統一組織的各類學習支出。（2）聘請專家的鑒定費、授課酬金。（3）培訓教材的編印和培訓設備18、的購置等。第二十三條 堅持“專款專用”的原則。各部門發生的培訓費由各級領導批準并經人力資源部門簽字備案后方可到財務部門報銷。第二十四條 以單純提高學歷為目的的學歷繼續教育，公司一律不負擔報銷學費和雜費等任何相關費用。第九章 車輛運行費第二十五條 車輛運行費是指公司領導及各部門因公務需要配備的車輛而發生的各種費用。車輛運行費包括車輛維修費、燃油費、通行費、保險費及各類繳費等。第二十六條 車輛運行統一由公司辦公室管理、調度。各部門因公用車，應先向辦公室申請，說明用車事由、時間、地點，辦公室根據需要統籌安排派車，一般不得自行向外租借車輛。如因特殊情況對外租車發生的費用，應由辦公室簽署意見，部門憑有效19、報銷憑證，辦理報銷手續。公司的車輛一律不得向外租借。第二十七條 辦公室應當對車輛實行定點維修，所維修的項目由修理廠列出清單并由駕駛員簽字確認，辦公室批準后按程序到財務部門報銷。第二十八條 車輛用油實行“一車一卡、定點定量”制度。公司每月將燃油費轉入各車輛的購油卡中，公司車輛一律憑卡到各中石化加油站加油（長途出差異地加油除外）。公司車輛由辦公室進行管理及辦理報廢手續。第十章 郵電通訊費第二十九條 郵電通訊費指辦公室固定電話和移動電話話費支出以及特快專遞費用。第三十條 辦公室固定電話費每月由綜合辦公室提前一星期繳納，繳納標準為經理150元/月，副總每人100元/月，科長每人50元/月。移動電話費標20、準為：經理每人400元/月，副總每人300元/月，科級每人200元/月，副科級每人100元/月，超支不補。上述人員名單需經人力資源部門提供，公司領導批準，由綜合辦公室具體辦理，人員姓名、電話號碼報財務部門備案。移動電話費由辦公室根據話費額度按規定繳納，財務部門根據發票報銷。第三十一條 各科室需郵寄的特快專遞由綜合辦公室統一辦理統一付費。第十一章 固定資產第三十二條 固定資產是指為生產經營管理而持有，使用壽命在一年以上的資產。公司固定資產分為四類：房屋建筑物、機器設備、運輸工具、其他。（一） 房屋建筑物。指房屋、建筑物及其附屬設施。（二） 機器設備。包含機械設備、電子設備、化驗設備、辦公設備等。21、（三） 運輸工具。包括鐵路運輸設備、機動車、非機動車等。（四） 其他。包括家具用具、廚房設備、文體設備等。第三十三條 公司各部門購置固定資產時，須填寫請示報告。1萬元以上的固定資產需要簽訂購銷合同。50萬元以上的固定資產采購需履行招標程序。購回固定資產后應到資產管理部門辦理出入庫手續并將出入庫單隨發票一起報銷。貨物發票上必須注明資產品名、規格、數量、單價。第三十四條 公司的固定資產實行由使用部門、管理部門、財務部門分工負責的原則。固定資產使用部門負責對本部門占有、使用的固定資產進行合理、有效使用和日常維護管理；負責向固定資產管理部門提出本單位添置固定資產預算以及固定資產報廢處置意見；配合固定資22、產管理部門做好清產核資工作。即使用部門、管理部門負責資產的直接管理，財務部門負責核算、監督和清查。管理部門、使用部門、財務部門要分別建立固定資產卡片賬，反映其增減變動情況，并且要定期核對，做到賬實相符。各固定資產使用單位必須指定一名固定資產管理員（專職或兼職），并報固定資產管理的相關部門備案。固定資產管理員負責辦理本單位固定資產領用、登記、保管、清查等工作，建立本單位固定資產登記簿。固定資產報廢處理：由使用部門提出書面報告，填寫登記表，注明報廢資產名稱、數量、單價、金額，由資產管理部門及財務部門出具意見后，報告公司領導批準實施。固定資產更新處理：原有固定資產如無法使用或需更新換代，由使用部門提23、出書面報告，注明資產實際狀況，說明更新原因，由資產管理部門及財務部門出具意見后，報告公司領導批準實施。固定資產歸口管理部門為供應科或綜合辦公室。第十二章 低值易耗品 第三十五條 低值易耗品是指不夠固定資產標準又不屬于物料消耗范圍的，單價在500元以上2000元以下的辦公家具、勞保用品、管理用品、辦公用品、辦公設備等。辦公用品類、辦公家具、勞保用品類的歸口管理部門為辦公室。第三十六條 公司各科室根據工作需要購置低值易耗品時，應填寫購置計劃經分管領導同意，由供應或綜合辦負責購置。報銷時貨物發票上必須注明品名、規格、數量、單價、金額。第三十七條 低值易耗品由使用部門按類別設置臺賬進行管理，財務部門負24、責數量、金額核算。低值易耗品的耐用時間若在一年以上，不論每次購置數量多少，均視同固定資產管理。第十三章基建支出 第三十八條 基建費用報銷經手人必須是公司指定的專門人員。 第三十九條 基建負責人員必須將基建工程預算、工程項目合同（正本）交財務部門留底。 第四十條 基建項目的結算，經手人首先應對工程進度及付款情況進行審核，基建辦負責人簽字。大型項目需由施工監理人員簽字。財務人員根據合同及付款情況再次審核。 基建項目結算及工程預付款必須開具真實、合法、有效的發票，不得使用收據入賬。 第四十一條 基建項目審批程序 1.基建辦人員根據費用支出及報銷內容填寫相應的單據；2.基建辦負責人核實并簽字；3.財務部門負責基建核算的人員審核單據及報銷手續；4.主管領導簽字；5.財務總監簽字；6.總經理簽字； 第四十二條 基建項目預算、工程審計及決算 項目啟動需完成工程預算，施工中需進行工程審計，項目完工后，財務部門根據基建項目決算審計報告，進行相應帳務處理。第十四章 附則第四十三條 本制度經公司總經理辦公會通過試行。第五十三條 本制度由公司財務部負責解釋。第五十六條 本制度從2010年4月1日起試行。附：出差人員乘坐飛機審批單部門：姓 名職 務出差事由目的地往返時間總經理： 分管經理： 部門負責人： 經辦人：