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1、仕創科技有限公司行政辦公室管理制度1. 請示報告制度2. 文件的起草、校對、審批、傳閱制度3. 印信管理制度4. 保密制度5. 會議管理制度6. 考勤及消假制度7. 接待管理制度8. 通信費用管理制度9. 打字復印及印刷品的管理制度10辦公用品的購置與發放管理制度11檔案管理制度12.公司復印機使用制度13公司打字管理制度14公司報刊、郵件、函電收發制度15值班制度16衛生管理制度17. 公司車輛管理制度18. 職員基本紀律辦公室工作是公司的窗口，是關系到公司整個工作上請下達的重要環 節，為了使辦公室的工作真正達到服務、協調、高效的目的，更好地 發揮好辦公室工作的職能，特制定本工作管理制度。（2、一）請示報告制度：1. 向總經理報告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況， 同時請示及時處理的意見。2. 及時報告上級的文件、電話通知和交辦的急事，并根據領導的批 示意見，及時有效地處理好這些工作。3. 對突發的緊急事件，立即請示報告，并根據領導批示意見立即辦 妥，事后匯報辦理情況。4. 對有爭議的工作和事情而決定不下，應請示報告，在取得領導明 確批示意見后，即開展工作。（二）文件的起草、校對、審批、傳閱制度：1. 公司的重要文件由秘書起草，編好文件編號、標明擬發單位（人）、 印制份數，呈報總經理審批后，交付打印，并在校對無誤后，交由檔 案員上報下發，同時做好登記。2. 各部門起草的文件，3、經由秘書審閱，呈報主管領導或總經理審批 后，交付打印，由檔案員上報下發，同時做好登記。3. 上級來文，由秘書進行登記，并填好文件傳閱審批單，呈報總經 理閱批。同時根據總經理批示的意見進行傳閱、督辦、并做好文件的回收、轉存。（三）卬信管理制度：1. 印信的種類：公司印章、部門章、總經理名章、總裁名章。2. 印信的使用規定：對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或 以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文，蓋公 司印章。如需要，還應加蓋總經理名章或總裁名章；各部門于經辦業 務的權責范圉內及對于公民營事業、民間機構、個人的行文以及收發 文件時加蓋部門章。3. 印信蓋用：文件需用印，經核4、準后連同經審核的文件稿等交監印 人用印。4. 各種印信由監印人負責保管，印章因公外出使用，做好登記備案， 如有遺失或誤用，由監卬人全權負責。5. 監印人對未經核準的文件等，不得擅自用印。6. 印信遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。7. 禁止攜帶有印鑒的空白信件。8. 開啟和報廢印鑒，均須按有關規定正式行文，由辦公室統一承辦。（四）保密制度:1. 為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。2. 公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定在一定吋間 內只限一定的人員知悉的事項。3. 公司附屬機構及職員都有保守公司秘密的義務。4. 公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。5. 公5、司秘密包括的事項：1）公司重大決策中的秘密事項；2）公司尚未討諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目 及經營決策；3）公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、主要會議紀 錄；4）公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；5）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；6）公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入資料；7）經公司確定應當保密的其他事項。6. 保密措施：1）屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由公司檔案員負責執行；2）非經總經理批準，不得復制和摘抄；3）在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的應經總經理批準；4不準在私人交6、往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公 司秘密；不準通過其它方式傳遞公司秘密。7. 責任與處罰：出現下列情況之一者，給予警告，并扣發工資30元以上500元以下：1）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；2）違反本制度第6條規定的秘密內容的；3）已泄露公司秘密但采取補救措施的；出現下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經濟損失：1故意或過失泄露秘密，造成嚴重，后果或重大經濟損失；2）為他人竅取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；3）利用職權強制他人違反保密規定的。（五）會議管理制度：1. 開會準備：1）擬定會議內容、目的、歸納會議事項與要點；2決定會議的方式，如出席人員、會場、吋間等；3）7、會場準備。如會議橫幅、擴音設備、桌椅等。2. 主持會議須知。3. 參加會議人員需知。4. 列席參加公司的例會或行政領導辦公會時應做好會議的記錄，需 形成會議紀要的做好有關覆行手續。（六）考勤及請消假制度：1. 公司機關人員應自覺遵守組織紀律，嚴格上下班打卡制度。如遇 特殊情況未能按時打卡，應在次日由部門負責人出具證明并簽字，再 由辦公室簽字后方予補勤。否則視同遲到或早退處理。2. 公司機關人員有事請假，需寫出請假條，經批準后方可休假。否 則視同曠工處理。請假在半天之內，經部門負責人簽批；一天之內經 分管經理批準；一天以上需經總經理批準。并在休假后及時向簽批領 導消假。3. 考勤管理規定第一條 8、為加強公司職員考勤管理，特制定本規定。笫二條本規定適用于公司全體職員。第三條 職員正常工作時間為上午8時30分至11時，下午1時 30分至5時，每周六下午不上班，因季節變化需調整工作時間時市 辦公室另行通知。第四條公司職員一律實行上下班打卡登記制度。第五條 所有職員上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或 由他人代理打卡，違犯此條規定者，代理人和被代理人均給予記過一 次的處分。第六條公司每天安排人員監督員工上下班打卡，并負責將員工 出勤情況報告值班領導，由值班領導報至人力資源部，人力資源部據 此核發全勤獎金及填報員工考核表。第七條 所有人員須先到公司打卡報到后，方能外出辦理各項業 務。特殊情況9、需經主管領導簽卡批準，不辦理批準手續者，按遲到或 曠工處理。第八條 上班時間開始后5分鐘至30分鐘內到班者，按遲到論 處，超過30分鐘以上者，按曠工半日論處。提前30分鐘以內下班者 按早退論處，超過30分鐘者按曠工半天論處。第九條 員工外出辦理業務前須向本部門負責人（或其授權人） 申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。第十條 上班時間外出辦私事者，一經發現，即扣除當月全勤獎, 并給予警告一次的處分。第十一條員工一個月內遲到、早退累計達三次者扣發全勤獎 50%,達五次者扌II發100%全勤獎，并給予一次警告處分。第十二條 員工無故曠工半日者，扣發當月全勤獎，并給予一次 警告處分，每月10、累計三天曠工者，扣除當月工資，并給予記過一次處 分，無故曠工達一個星期以上者，給予除名處理。第十三條 職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經理以下 人員由部門經理批準；各部門經理出差由主管領導批準；高層管理人 員出差須報經總裁批準；工作緊急無法請假時，須在總經理辦公室備 案，到達出差地后應及時與公司取得聯系。出差人員應于出差前先辦 理出差登記手續并交至人力資源部備案。凡過期或未填寫出差登記表 者不再補發全勤獎，不予報銷岀差費用，特殊情況須報總經理審批。第十四條 當月全勤者，獲得全勤獎金XX元。（七）接待管理制度：1. 做好來賓的接待工作，應做到文明、禮貌、熱情并向接待領導做 好引見工作。2.11、 公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐，必須到辦公室開派餐 單方可。如遇特殊情況需外出就餐，必須經總經理批準后方可，并于 次Fl向總經理報帳簽字。3. 辦公室每月匯總酒店的就餐明細，報總經理審閱，嚴格控制好招 待費的開支。（八）通訊費用管理制度：公司通訊費用每月由辦公室負責到電信局對帳結算。爾后報總經理審 閱簽字后方可報銷。總經理的手機費用按實報銷。中層以上干部的手機費用按每月300元 包干使用，節支歸公司所有，超支部分按每季度的考核從本人的工資 中抵扣。（九）打字復印及印刷品的管理制度：1. 公司各部門的微機、復印機的日常耗材由各部門各辦公室提供使 用明細，經辦公室報總經理審批后統一購買發放12、，發放時由領用人簽 字。辦公室微機管理員建立每臺機器耗材的使用數量及價值回收臺帳, 并必須做到帳物相符。2. 公司各部門使用的印刷品、部門負責人提報規格明細和數量，經 辦公室報總經理審批后統一卬刷，均由檔案室進行登記入帳，并負責 管理發放，屬公司的列管理費，屬下屬單位的列施工費用。檔案室對 印刷品的管理必須做到帳物相符。（十）辦公用品的購置與發放管理制度:1、公司所有辦公用品的購置都必須經總經理審批后方可購置。2 低值易耗辦公用品各部門每月初應向辦公室提報所購物品的明細, 辦公來將根據庫存情況，上報審批后統一購置。3. 固定資產的購置，經審批購買后，辦公室統一登記入帳，交由需 用人使用。使用人13、應加以愛護和妥善保管，不得丟失和無故損壞，發 現上述情況，將由使用人進行賠償，賠償金額按所丟失或損失物品的 凈值計算。4. 低值易耗品的發放，辦公室應做好發放登記，并做到帳物相符。（十一）檔案管理制度：1檔案的分類：施工技術檔案、財務檔案、人事檔案、機械設備物資檔案、工程決算 與工程合同檔案、圖集、圖書、音像照片檔案、文書檔案、其他檔案。2. 檔案資料的立卷歸檔：1）立卷歸檔耍求書寫工整、字跡清晰、卷面整潔干凈、嚴禁亂涂亂 畫；2）歸檔的原始記錄簽證應真實、齊全，日期、部位明確，嚴禁事后 增減或涂改，使用復印件時，應注明原件存放處，以備查詢；3）檔案管理人員要根據工作需要，編制目錄、卡片、索引14、等檢索工 具，編輯檔案文件匯集的各種參考資料，以便于查閱。要定期檢查檔 案存放狀況，對破損或變質的檔案應及吋修補、復制或，作其他技術 處理，機密文件、資料歸檔要注意保密，并采取專門的保密措施，專 門保管。3. 檔案資料的立卷歸檔的時限：1）文書文件等類檔案資料每年內歸檔一次；2）財務檔案每年歸檔一次；3施工技術檔案，質量體系運行管理資料在工程竣工驗收后12日內 完成歸檔工作。4）工程經濟檔案，在每項工程竣工驗收后，半年內，完成歸檔工作。5）公司人事檔案、職工技術、職工勞資、社會保險及車輛檔案每年 度內整理歸檔一次；6）質量安全資料檔案每年度內整理歸檔一次；7）公司大型機械設備檔案每年度內整理歸15、檔一次。4. 檔案的查閱與借用：1）檔案歸檔后，需查閱或借用時，必須經專業部門的負責人辦理查 閱或借用手續，并由檔案員做好登記，否則任何人無權查閱或借用;2）凡屬公司需對外保密的檔案資料，必須經總經理批準，辦好登記 手續后，方可查閱或借用；3）各種圖集、書籍、文書檔案由檔案員辦理查閱或借用手續；4）查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無關內容，對檔案資料必 須注意愛護，不得損壞，不得涂改、勾畫、剪截和拆卷，更不準抽取 或撕毀張頁等。如發現上述情況，檔案員有權立即制止，停止查閱; 并按有關規定予以處理；5）對批準摘抄、復制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準公布、翻印、轉借和擴大閱讀范周圍；6）利16、用檔案資料完畢后，要親自送還，經審查無誤注銷查借手續。5. 檔案鑒定銷毀：1）按照國家標準，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永 久指無限期保存；長期保存為16-50年；短期保存為15年以下；2）短期保管的檔案，15年期滿后應組織鑒定小組進行復查，經領導 批準后可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經鑒定小組再次鑒定確 無繼續保存的必要，經領導和有關都門批準后方可銷毀；3）對需要銷毀的檔案，要編造檔案銷毀清冊，按照規定的標準手續 進行銷毀,銷毀時必須有兩人以上監銷，監銷完畢，監銷人員要簽字。4）檔案資料保管期具體分類劃分詳見國家檔案法或青島市檔案管理 規定。（十二）公司復印機使用制度：1. 17、復印文件資料耍辦理登記審批手續，詳填復印時間、標題、份數， 經主管領導或辦公室主任以及核稿人批準簽字后方可復印，超過30 份的原則上應打字印刷。2. 不得使用復印機復印絕密文件和個人材料，否則需公司領導批準。3. 復印機由專人保管使用，其他人員非經允許不得自行開機。（十三）公司打字管理制度：1負責打印以公司名義發出的文件和公司領導同意印發的資料會議紀 要等文件材料。2. 凡需打印的文件必須經核稿，領導簽發及編號后，方可予以打印。3. 打印文件材料要辦理登記手續。首先填好文印單，然后送公司或 職能處室至領導以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。4. 凡送打字室打印的文件、表格等，字跡要清楚，語18、句要通順。5. 文件打印完畢，收稿人當面清點原稿中的正文部分及打印好的文 件并簽字，方可取走打印件。6. 打字室為機要部門，打字員要嚴守機密，做到不泄密，不失密， 和打印無關的人員不能進入打印室。（十四）公司的報刊、郵件、函電收發制度：1. 公司的公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電均由公司辦公室負 責收發。2. 公司各部門因公需外發函、電，經辦人應到辦公室審批或登記后 可自行到郵局發，也可由辦公室統一辦理。3. 外來郵件一律經辦公室簽收分發。4凡掛號、書籍、包單、匯款單、貨運單等由辦公室及時通知收件 人并辦理簽收手續。5. 一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收后及時送到各個 部門或本人。19、6. 不論公私郵件辦公室應隨到隨清，及吋分發，不得丟失損壞，擱 置延誤。7. 報刊訂購每年由辦公室統一辦理一次，各部門可自行根據需要書 而申請，總經理批準到辦公室辦理。個人訂購可由辦公室辦理。8. 報刊的收發均由辦公室負責并及時分發到各部門或個人。需集中 裝訂閱覽的要做好管理工作。嚴禁個人私自拿走。（十五）值班制度:1. 公司因工作需要，實行部門經理級輪流值班制，值班時應保持不 漏崗、不退崗、按時交接班。2. 及時準確地傳達上級指示、通知、重要信息和電話，能決定處理 的事件立即辦，否則及時向有關領導匯報。3. 負責處理和接待來訪者，并及吋處理突發事件，如匪警、匪盜、 火警、水災等事件。4. 應20、堅持記錄值班日志。記載的內容應準確無誤，實事求是。值班 人應簽名。（十六）衛生管理制度：1. 辦公室對辦公樓內的衛生工作負全責，經常不定期的對各衛生區 域的衛生責任人進行督促、檢查，確保辦公樓內的衛生狀況始終保持 整潔。2. 各衛生區域的責任人應對自己所管轄衛生區域盡到職責，經常督 促檢查，及吋處理好岀現的問題。3. 辦公室對辦公樓內的會議室、接待室、圖紙會審室、教室和公用樓道、廁所的衛生負責，確保天天清掃，保證上述場所的衛生清潔狀O（十七）公司車輛管理制度：為使公司車輛規范化管理，與社會車輛管理同步，充分發揮一切車輛 的使用效率，降低使用成本，特制定本制度：1. 公司運輸車輛均由公司主管部門21、統一管理。2. 公司機關車輛均由經理辦公室統一管理與調配。除公司總裁專用 車外，其余均為公司共同使用。3. 公司機關車輛到市區以外辦事用車，應向車輛主管部門申請，總 經理批準。4. 公司機關車輛任何領導及相關部門用車，必須遵守公司用車制度， 凡因私用車應事前請示經理辦公室。5. 公司所有車輛行車前須認真做好例行安全檢查，在運行途中應特 別注意安全行駛，遵守交通規則，認真學習新的交通法規，若違規罰 款由駕駛員負擔。6. 司機每日要做行車日記，記錄出車情況，每月向車管部門報當月 的行車情況，車管部門審核。7. 公司的車輛如發生交通事故，在30分鐘內必須向公司分管部門報 案，說明事故原因，不允許駕駛22、員或相關者隨意處理，否則事故賠償 及善后處理由其本人負責，交通事故的處理結果都要有當事人簽名。8. 對違反交通規則或因本人平時對車輛沒有很好檢查各安全部位，造成傷害時，其賠償金額由當事人負擔。9. 如發生交通事故當事人受傷時，應迅速送到附近醫院進行治療,應記錄下對方車輛的駕駛證號和車牌。記錄事故現場目擊者的姓名、 住址和聯系電話，對模糊不清或把握不準的問題不能回答交通警察的 詢問，除完全認定是自己的過失外，不能把原因全部攬于自己。10年度審驗均由公司車輛主管部門組織，各種車輛在接到年審通知 后，一律按年審要求進行保養修理，達到一次上線合格。如三次達不 到合格，罰車主負責部門5001000元。123、1節假H需要用車的部門或個人，應呈請領導批準后方可調派。12.對批準的非公用車人應負擔使用里程的油料費用和過路費。13. 特殊情況如職員重病必須用車的經批準可以免費使用。14. 駕駛員不準把車交給無證和轉借他人駕駛，發現類似情況一次者 立即開除，發生交通事故的一切費用由木人承擔。15. 油料消耗控制標準：桑塔納轎車百公里10公升，五十鈴大頭百 公里10公升，大面包百公里12公升，吉普百公里10公升，皇冠百 公里12公升，車百公里公升。16修理及保養應根據車輛技術要求及規定保養里程進行定期保養,因不及時保養、經檢查造成車輛各部位提前受損，比同類車輛提前搞 三保的費用自己負擔50%,需要修理的車輛24、提前以文字形式說明要 修理的部位，填報修理審批表，報分管部門審批，到指定定點修理廠 進行修理，費用由公司核實無誤后統結算，修理期伺更換的零部件 應帶回公司認定。17車輛報修應根據報修申請填報表的項目修理，經分管部門認定后 方可進廠修理，填報表沒出現的修理項目自行修理的由本人負擔。18.建立各種車輛的技術和維修檔案，以便查詢。19獎勵辦法：修理費今后不做考核，但超出范圍的修理費由個人負 擔，油按節余額的70%獎勵個人，虧油按每公升市場價罰。如發現 有弄虛作假現象一次，報經理批準開除。20購買新車裝璜一次性完成（坐套各一套，鋪底）其它費自負。21年內出現一次交通事故，修理費超出同類車輛300元以上25、，虧油 及對車輛保養不良的駕駛員不能晉升，情節嚴重的調離本工作崗位。22駕駛員應有敬業精神，講究職業道德，端正駕駛作風，與用車部 門搞好協作，未經領導批準不準用公車辦私事，工作積極主動，服從 領導，同事之間搞好團結互助，有事提前請假，不準無故缺勤。23愛護車輛，保持車輛內外清潔，出車前要堅持三檢四制，即做到 機油、汽油、車油、冷卻水、輪胎氣壓、制動轉回、喇叭、燈光安全 準確可靠，保證汽車處于良好狀態，確保交通安全。24.以上制度各部門以及總公司直屬單位均應執行。（十八）職員基本紀律：1. 守時：1）按時上下班，不遲到，不早退；2）提前10分鐘進入工作狀態；3按時參加業務例會。2. 儀表：1）按26、規定著裝，工作時間男職員穿中、深色西裝，深色皮鞋、淺色 襯衣，佩戴領帶；女職員穿職業裝；不得穿牛仔褲、旅游鞋；2男職員頭發不過耳部、不留胡須；女職員不得留奇異發式，不得濃妝艷抹；3）工作時間講普通話；4）員工之間應互相稱職務；5）工作時間佩戴工作卡。3. 禮貌：1）禮貌待人，員工之間早晨上班相互問侯，下班時互道再見；2客人來訪，接待人員應起立面帶微笑，向客人問好；3）來訪客人要離開時，必須送到門口；4）在公司內不許與客人爭道而行；5）接聽電話首先講“你好，仕創科技。”傳話聲音要輕且清晰；6尊重領導，尊重同事。4. 整潔：1）外出或下班、工作完畢，辦公桌面保持整潔，只允許放茶杯及文 具；2）辦公27、桌椅不許掛放任何衣物；3）公司各種設施未經許可不得張貼圖片等；4）保持辦公區域清潔，不得隨地吐痰、亂扔雜物；5）離開辦公室請將椅子推至桌底；6）不準向窗外亂扔雜物等。5 保密：1）公司下發各種文件均須保密，要妥善保存，不得遺失外借；2）不在公共場所談論集團業務，不做有損集團形象的事宜；3）進入他人辦公室，未經主管人員許可，任何人不得隨意翻閱他人 的文件；4）倡導提合理化建議，但不允許背后議論集團或公司事務。不談論 個人收入。6. 秩序：1）辦公區域不許嬉戲打鬧，不許大聲喧嘩，不許閑聊、打牌、下棋；2）公司內禁止吸煙；3）工作時間禁止閱讀娛樂性的書籍或無關報刊；4）工作時間不準打私人電話，確有急事要簡短；5）工作時間不許串崗，辦事不許拖拉或無故逗留，辦事完畢即離開；6）工作時間不準私人會客，工作時間不得進餐。7. 節儉1）愛護公司設施，造成損壞、丟失，照價賠償；2節約水電及一切辦公用品。