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1、致/TO：公司各部門由/From：人力行政部主題/Re： 九朝建業(yè)公司管理規(guī)程-辦公用品管理制度 更新日期/Date：2016.8.1 實施日期/Date：2016.8.1密級：公開 保密 絕密九朝建業(yè)公司管理規(guī)程辦公用品管理制度編制部門人力行政部修訂人白省燕實施日期2016-8-11.目的為加強企業(yè)辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，特制定本制度2.適用范圍本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放與管理3.定義3.1 低值易耗品：簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、記號筆、檔案袋、檔案盒、扣袋、筆記本、雙面膠、膠水、膠帶、釘書針、回形針、大頭針、橡皮擦、信封、信箋紙、膠棒、打印紙、2、印油、各類報表、便簽紙、電池等價值較低的日常使用且易消耗的辦公物品；3.2 低值耐用品：票據(jù)夾、筆筒、卷尺、訂書器、起釘器、打孔器、剪刀、文件架、文件夾、計算器、插線板、電話機等使用期在一年以上可以反復(fù)使用的辦公物品；3.3 高值管制品：u盤（移動硬盤）、電腦、復(fù)印機、一體打印機、硒鼓、飲水機、照相機、文件柜、辦公桌椅等原始價值在100元以上可長期使用的辦公物品。4.職責4.1人力行政部4.1.1 負責辦公用品的采購、發(fā)放以及辦公設(shè)備的維修保養(yǎng)等；4.1.2 負責辦公用品的臺帳登記和庫存管理工作；4.1.3 負責各部門辦公費用的核定與統(tǒng)計；4.1.4 協(xié)助財務(wù)部定期對固定資產(chǎn)和辦公用品庫存進行3、盤點。4.2 財務(wù)部4.2.1 負責辦公用品的采購結(jié)算審核；4.2.2 負責固定資產(chǎn)盤點與辦公用品庫存盤點。5.管理細則5.1 低值易耗品和低值耐用品的領(lǐng)用與管理5.1.1 低值易耗品和低值耐用品根據(jù)實際需要以個人為單位予以發(fā)放，由員工本人在需要時直接到人力行政部領(lǐng)取；5.1.2 各部門員工要本著環(huán)保、節(jié)約的原則，采取適當?shù)拇胧┏浞掷酶黝愞k公用品，如使用單面紙復(fù)印、硒鼓加粉等，杜絕浪費；5.1.3 各部門員工在領(lǐng)用辦公用品時，務(wù)必要在辦公用品領(lǐng)用登記表做好登記，以方便費用統(tǒng)計和帳實核查；5.1.4 員工在領(lǐng)用低值耐用品時，除新入職員工初次領(lǐng)用外，需要以舊換新，否則不得重復(fù)領(lǐng)用；5.2 高值管4、制品的領(lǐng)用與管理5.2.1 根據(jù)實際情況，員工個人或部門需要使用高值管制品時，要填寫辦公用品申請單（見附件二），經(jīng)逐級審批完成后，交由人力行政部或采購部采購；對于公司的高值管制辦公用品，人力行政部要統(tǒng)一編碼管理，明確物品的責任單位（個人或部門），同時建立專門的使用臺帳，并于每個季度末進行一次實物盤點，以便及時了解物品的使用狀況；員工或部門不得隨便變更高值管制品的責任單位，或者調(diào)換、移動如辦公桌椅、文件柜等大型物品的位置，確需變更、調(diào)換、移動的，必須到人力行政部報備，做變更登記說明，以便物品的盤點核查；當出現(xiàn)損壞或故障時，根據(jù)實際情況由人力行政部統(tǒng)一安排修理；員工離職時，應(yīng)將個人領(lǐng)取的高值管制品5、交回人力行政部，否則不可辦理離職，如有遺失或損壞需照價賠償。5.3 辦公用品的采購5.3.1 根據(jù)辦公用品的庫存情況及消耗水平，由人力行政部確定辦公用品的訂購并登記辦公用品入庫登記表（見附件三）；5.3.2 辦公用品非特殊情況由人力行政部統(tǒng)一采購，禁止其他員工自主采購，否則產(chǎn)生的費用一律不予報銷；辦公用品采購原則為“貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉”，對供貨商應(yīng)定期比選（至少每年度比選一次），同時堅持“少批量多批次”的采買方法，避免庫存積壓。5.4 辦公用品的報廢5.4.1 對于確實無法使用且無法修復(fù)的辦公用品，使用人可提出報廢申請，填寫辦公用品報廢申請表（見附件四），提請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.5 辦公用品的庫6、存管理與費用分攤5.5.1 由財務(wù)部主導(dǎo)、人力行政部配合，每年對辦公用品庫存盤點一次（年底）；每月第一周，人力行政部根據(jù)各部門辦公用品的領(lǐng)用情況，以進貨單價為標準計算各部門上月度的辦公用品費用支出明細，并以郵件形式發(fā)給各部門，確認無誤后交由財務(wù)部做管理費用分攤處理。5.6 其它規(guī)定員工應(yīng)自覺愛護各類辦公用品，如有不正當或不合理使用而損壞應(yīng)照價賠付。6.附件附件一辦公用品領(lǐng)用登記表附件二辦公用品申請單附件三辦公用品入庫登記表附件四辦公用品報廢申請表附件一：辦公用品領(lǐng)用登記表編號：序號領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽字附件二：辦公用品申請表編號：申請部門申請人申請時間序號物品名稱規(guī)7、格型號單位數(shù)量單價總價申請原因配置說明部門經(jīng)理審核人力行政部審核總經(jīng)理批準說明：1、 當員工個人或部門申購高值管制品時，填制本申請表（高值管制品：u盤（移動硬盤）、電腦、復(fù)印機、一體打印機、硒鼓、飲水機、照相機、DV機、文件柜、辦公桌椅等原始價值在100元以上可長期使用的辦公物品）；附件三：辦公用品入庫登記表編號：序號入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價總價 審核人簽字： 制表人簽字： 日 期： 日 期： 附件四：辦公用品報廢申請表物品編號物品名稱數(shù)量單價出廠時間使用時間報廢原因以上物品申請報廢處理： 物品使用人（簽字）：使用部門同意報廢處理 不同意報廢處理 部門經(jīng)理（簽字）：人力行政部同意報廢處理 不同意報廢處理 行政主管（簽字）：總經(jīng)理同意報廢處理 不同意報廢處理 總經(jīng)理（簽字）：