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1、兆鑫科技公司行政管理制度匯編弟一早印章管理制度第二章會議管理制度第三章檔案管理制度第四章車輛管理制度第五章辦事處管理制度第一章印章管理制度1本制度所指印章包括公司公章、合同章、財務印鑒、公司董事長和總經理名章，以及其他帶有公司 名稱的印章等。2總經辦應按照規定的規格、式樣、字體、比例統一負責公司各類印章的刻制、備案；銷毀同樣由總 經辦負責。3保管總經辦財務負責公司公章、合同章、董事長和總經理名章以及財務印鑒的管理。（2）印章必須放在指定的存放處，隨用隨取（印章保管人在非立刻使用的情況下及間隔使用的情況下 必須將印章收回到指定的存放處，不可將印章放在桌面等公共處）4印章用途及批準使用的權限和流程2、：（1）用途公司印章是按照國家規定，對內對外代表公司的法定名稱，體現公司的權力和職責，由國家正式批準 刻制的公章。公司印章主耍用于公司公文公函、公司行為合同或協議、項目申報書（表）、成果申報或鑒 定書（表）、專利申請書、海關或企業免稅申請等用印。公司下屬各部門印章對外沒有法律效力，不得對外使用，只能在本部門的職責范圍內使用。嚴禁使用 部門印章對外簽訂合同及其它契約類文書。對擅自使用而產生不良后果，公司按“員工管理制度”追究當 事人及部門主要負責人的責任。（2）審批權限及流程分類序號用途審批權限公章1銀行貸款經辦人 （非財務經理）總經辦財務經 理總經理2擔保經辦人 （非財務經理）總經辦財務經 理3、總經理3工商登記、稅務登記、法人代碼證、 貸款卡等年檢資料經辦人 （非財務經理）總經辦財務經 理4對工商局、稅務局、統計局、銀行 等部門定期報送的報表經辦人（非財務經理）總經辦財務經 理5財務帳八開八、密碼變更經辦人（非財務經理）總經辦財務經 理6勞動合同（包括法定代表人名章）、 養老金增減表、醫療卡、醫療證、 辦理員工離職手續、人事證明、收 入證明等經辦人總經辦綜合管 理經理7政府及相關主管部門的報告經辦人直線主管事業部長總經理8各類介紹信經辦人直線主管事業部長合同 專用章說明公司所有具有法律效應的合同、協議均使用合同專用章，不得使用公章1銷售文本合同經辦人直線主管事業部長總經理2其他合同經4、辦人直線主管事業部長總經理財務專 用章、法定代表人名章1支票的簽發、款項的收付、同銀行 的業務辦理、財務資料的報送等經辦人總經辦財務經 理總經理2其他部門對外報送資料等經辦人直線主管事業部長總經理使用各類印章需要辦理使用登記手續，填寫印章使用登記表，按上表流稈進行審批。登記的項 目包括：用印日期、發文號、文件名稱、印數、印章類別、用印部門、經辦人。監印人員在用印時要審閱、 了解用印內容，核實、清點用印數量。5用印要求（1）監印人員蓋章時要規范，使所蓋印章端止、清晰、美觀，印章不能歪斜或顛倒。落款處加蓋的卬 章應“騎年壓月”。（2）監印人員必須堅持原則，對不符合規定的用印，監印人有權拒絕并向本部5、門主管匯報。監印人不 得擅自用印，違者后果自負。（3）印章原則上不借出使用，特殊情況須借出使用時，用印部門須填寫印章使用申請表，由經辦 人、事業部長及總經理審核批準后方可借出，原則上應當日歸還。如遇出差，須由事業部長級以上人員攜 帶保管（或總經理授權的人員）。（4）不可在空白紙面用印。附件一：卬章使用申請表附件一印章使用申請表年 月 FI印章類別用印性質（加蓋或借用）用印部門用印人印數用印原因及歸還口期簽字：年 月口事業部長意見簽字：年 月口總經理意見簽字：年 月口印章使用申請表印章類別用印性質（加蓋或借用）用印部門用印人印數用印原因及歸還日期簽字：年 月曰事業部長意見簽字：年 月曰總經理意見6、簽字：年 月曰第二章會議管理制度1會議管理（1）嚴格遵守會議時間，會議遲到按獎懲制度處罰；未請假無故不參加，視為事假。（2）明確主持人、記錄人、會議議題、會議進程；（3）原則上要求作會議記錄、傳達至每位與會者；（4）事業部長不能準時參加公司要求參加的各項會議，應向主持人請假說明。（5）員工不能準時參加公司或部門要求參加的各項會議，應向事業部長請假說明。（6）由主持人向準假未參加會議人員傳達會議的內容、決定。（7）跨部門或單位的會議要提前發會議通知，包括議題、時間、地點和有關資料，不開無準備的會， 無關人員不參加會議，會議時間原則上不超過半小時。（8）參加會議人員提前3分鐘到位，手機調至靜音或震7、動狀態；嚴禁中途私自離開會場，若需離開需 向主持人請假。2會議的種類（1）公司召開的全體員工會議由總經辦負責組織召開；總經理辦公會議，由總經辦負責組織召開；部門會議由部門所屬人員參加，事業部長組織召開；專題會議、技術、業務會議由主管部門組織，必要時由總經辦組織召開。3會議記錄與決議（1）會議召集部門負責形成會議紀要與會議決議，并督辦決議的落實與完成效果。（2）會議決議相關責任部門或責任人，須按照決議耍求與進度完成決議，并向決議下達部門反饋完成 情況與效果。如對會議布置的任務及完成期限有異議，須在收到決議的兩個工作口內提出，以便調整。第三章檔案管理制度1資料范圍財務：（I）營業執照正副本；組織機8、構代碼證正副本；稅務登記證（國地稅）正副本；銀行基本戶開戶證明；人民銀行貸款卡；海關登記證書；軟件企業認定證書及軟件產品證書、著作權證書；房地產權證；機動車登記證書；（10）公司章程及辦理登記的各項資料：（II）會計原始憑證、記賬憑證及各類賬簿；（國地稅的各類發票；（財務軟件的備份；（M）涉稅文檔及資料（15）銷售合同；（其他人事行政：員工的聘用、入職、考核、轉正手續、員工離職手續辦理、獎懲建議的文字材料和表格。組織員工內部培訓的材料和表格。資產管理、辦公用品和設施的計劃、購置、發放和管理工作中形成的各種文字材料和表格等。公司車輛在管理、維修、保養等方面的各種原始資料或復印件。在安全、衛生管理9、6S管理中形成的各種檢查記錄等。客戶資料客八資料和供應商資料項目資料設計、開發、變更、實施、總結、維護記錄文檔。立項評審、項目計劃書、調研大綱、需求規格說明書、界面設計說明書、實施手冊、測試報告、用戶手冊、售后維護記錄、客戶案例、售后培訓計劃書等市場活動資料公司組織或參與的各種展會所搜集到的客戶資料。公司組織或參與的各項展覽會的現場照片或影像資料。包括本公司展位資料圖片、其他展位資料圖片。公司組織或參與的座談會、研討會等各種會議的照片、影像資料等。公司領導所參加的各種會議、活動的照片、影像資料。公司組織或參與的其他各類活動。包括組織內部員工參加的各項活動。對公司發展有重要意義的其他資料。2管10、理規則及流程各類文檔的保管責任人為事業部長，存檔期限為：財務：永久保存；人事行政：永久或三個月；客戶資料：永久保存項目資料 軟件開發的源代碼需要在開發服務器保存并在應用服務器上備份，不保留文本資料，永久保存。 實施文檔永久或保存五年市場資料 各類研討會及參加展會的影像資料，由負責攝像的責任人轉存刻錄，并在活動結束的三天內完成，轉交 市場負責人，影像資料長期保管。并需交由總經辦保存在服務器上。永久保存； 研討會的客戶調查表，原件保存期限為三個月拷貝到服務器上的資料在遇人事變動時需交接清楚。第四章車輛管理制度1車輛的使用及管理(I)公司車輛由專職駕駛員駕駛。其他員工未經總經辦批準，一律禁止駕駛公司11、的車輛；未經總經辦及總經 理批準車輛嚴禁外借。駕駛員出車必須由總經辦批準，否則按私自出車處理。駕駛員要嚴格按照用車申請單上所列內容行駛。 各部門辦公用車需在每天下班前提報“用車申請表”，下午用車的，在13： 00前提報，詳細填寫用車事 由、起止地點等，總經辦根據公務的輕重緩急統籌安排。為了保證車輛的合理使用，若無大宗物品或急辦 事項，近程辦事、乘公交車辦事方便或去集團的不予派車。對相同方向的用車盡量合并使用，減少派車次 數和成本。為降低車輛使用費用，車輛原則上不予派往外地出差。特殊情況：如節日處理業務關系、偏遠區域交通 不方便、三人以上同行方可屮請。凡乘坐公司車輛外出辦理業務者，一般采取只送不12、接的方式(即只送到目的地，自己乘公交車返回)， 冋程方便時可以跟車返冋，需等候者，車輛等候時間不超過半小時。車輛在行駛中，駕駛員要文明駕駛，嚴格遵守交通規則，嚴禁用車輛開玩笑，急剎車、急轉彎，不得超 速駕駛。公司車輛只用于辦公使用；下班后需停放于指定停車場，如有特殊情況無法停在指定位置，須經總經辦 同意。車內禁止吸煙。乘坐公司車輛的人員要注意車廂內的衛生，駕駛員有權了以提醒及管理。總經辦每周對車輛衛生，停車規范、安全等其他日常行為進行考核，每月對汽車維護、油耗進行考核。（10）總經辦需對車輛建立獨立的檔案，將車輛的維修、加油、行車記錄等入檔保管、定期檢查。（1D在公司未設置專職駕駛員崗位的情況13、下，補充如下規定： 車輛管理：責任部門為總經辦，負責用車審批、移交管理、車輛日常維護等； 申請：申請人填寫“用車申請表”，事業部長及總經辦審批（詳見OA車輛管理一用車申請表中內容）， 申請時間按原“車輛管理制度”，以便統籌合理使用； 用車：用車申請經批準后，在總經辦領取車匙，并填寫“車輛移交情況明細表”，在用車前，用車 人有責任檢查車內物品及車況、外觀，如檢查后對以上內容發現問題，需及時提出，使用后提出無效。用 車后填寫行駛公里數，并及時將車匙交回總經辦；對使用時段出現的違章罰款及個人原因造成的事故產生 的費用由責任人承擔。維修需耍在指定維修點青島龍友東風日產4S店進行（包括個人原因造成事故產14、生的 維修）。原則上夜間車輛需要停放在華仁停車場，對于特殊情況需特殊說明。 用車人資格：有駕駛執照，具有一定的實際駕駛經驗2駕駛員守則駕駛員必須嚴格遵守國家制訂的交通法律、法規，自覺遵守交通規則，安全駕駛，嚴禁無證駕駛、違章 駕駛，確保安全第一。駕駛員要嚴格遵守公司的各種規章制度，服從管理，聽從指揮，準確及時的完成總經辦安排的各項任務。 駕駛員在出車前和收車后一定要對車輛進行例行檢查，發現不安全因素及吋排除，需要維護的要及吋上 報，以便安排維護，因維護保養不當造成車況下降，駕駛員應負擔損失。駕駛員每日填寫出車日清，詳細登記當日用車人，出車地點，所用時間及里程數。駕駛員耍愛護車輛，保持車輛內外整15、潔。所有車輛內飾必須時常保持清潔，儀表臺、儀表板和各操縱部 件表面不得有灰塵；車門與車身接合部位和室內各物件結合部位縫隙要時常保持干凈；工具箱后備箱不得 有雜物，物品要放置有序；輪轂罩要保持干凈；除雨、霧、雪天氣外，車身和玻璃必須保持清潔、無泥土。 車輛經總經辦及總經理批準外借時，駕駛員須與借用人進行車輛交接，并在車輛檔案中做好記錄。 駕駛員駕駛時必須系好安全帶；嚴禁酒后駕車，因酒后駕車造成的一切損失由當事人全部承擔。駕駛員需具備良好的職業道德，端正駕駛作風，對員工及客戶文明熱情，嚴守公司機密，不得將員工及 客戶車上討論的有關內容對外傳播。3車輛的維護、保養和維修駕駛員負責車輛的維護和保養工作16、，保持車輛衛生、整潔，對車輛要定期或不定期檢查、保養，始終使 車輛處于良好的技術狀態。總經辦定期檢查車輛的維護和保養狀況。車輛岀現故障，應及時維修。維修程序：車輛小故障，盡量自己解決，需進廠修理、保養時，由駕駛員填寫車輛維修申請表，由 總經辦初步審核后外出維修，其中維修項目不得出現重復，維修地點原則上在指定修理廠進行。4車輛交通事故備案及責任處理凡駕駛公司車輛所發生的事故，無論責任屬于哪一方，也無論事故有多大的各種車損事故，均需在事故 發生24小時內填寫“車輛事故處理單”，報總經辦備案，由總經辦跟進。駕駛員（或其他臨時駕車人員）在因公出車發生交通事故（撞人或撞車）后，由車輛駕駛人員申請，部 門17、及總經辦經理審核，總經理批準后，可到財務領取必需的押金或修車費用。待事故處理完畢后，公司花 銷的各項費用由駕駛人員或責任人按照交警部門責任認定書應承擔責任的比例向公司交納一定比例罰 款 造成損失在5000元（含）以內的：駕駛員全責者，按照30%的比例予以罰款；駕駛員半責者，按照15%的比例予以罰款;符合本條款范圍罰款 最高不超過1200兀. 損失在5000元以上1萬元以內（含）的：駕駛員全責者，按照25%的比例予以罰款；駕駛員半責者，按照12%的比例予以罰款；符合本條款范圍罰 款最高不超過2000元. 損失在10000元以上的：駕駛員全責者，按照20%的比例予以罰款；駕駛員半責者，按照10%的18、比例予以罰款。罰款由總經辦在工資中扣除，每月不超過其月度工資的20%,不足部分逐月兌現。駕駛員如發生嚴重違章駕駛并產生損失在5000元以上事故的，第一次給予記過處分，第二次給予留用 查看處分，第三次給予開除。如被交通部門吊銷駕駛證者，立即解除勞動合同。因公岀車出現車輛交通事故，用于處理事故的時間視為正常工作時間；因私用車用于處理事故的時間按 事假規定處理。5車輛油耗管理公司實行定點專車憑卡加油。為了正確統計油耗，總經辦與駕駛員每月月末，將車輛油箱加滿，測量百公 里油耗。特殊情況需用現金購買油料時，總經辦需在發票上簽字并登記備案。6駕駛員考核公車私用，對駕駛人員負激勵100元/次；由此發生的交通19、事故，責任完全由車輛駕駛人負責，公司不xz070130-01xz070130-02xz070130-03xz070130-04xz070130_05xz070130-06xz070130-07xz070130-08xz070130-09xz070130-10負任何責任。因為違反交通法規造成的違規罰款費用由駕駛員自行支付。非駕駛人員未經批準私自駕車，負激勵50元/次。車體、車內衛生狀況差，對駕駛員負激勵20元/次。全年無交通事故、無罰款公司正激勵500元，兌現時間次年春節前。相關表格車輛維修申請表車輛檔案卡車輛維修、保養詳細記錄車輛耗油管理記錄表車輛衛生檢查表行車日清表車輛移交情況明細表車輛事故20、處理單車輛事故統計臺帳用車申請單車輛維修申請表編號:xz070130-01生效期:綜合部經理意見：簽字：日期：維修記錄：維修完成時間駕駛員確認總經辦備案車輛檔案卡編號:xz070130 02生效期：牌照號碼車型購入時間車身號碼里程數年 月日王 要 技 術 數 據 資 料外型尺寸：高：長：寬：車輛保險最大重量：保 險 內 容最大車速：平均百公里耗油量：發動機型號：發動機號：保險公司保險證號保險期限大架號：經銷商購置價格附屬品 收音機DCD機空調車載電話口（其他請注明）駕駛員更換記錄駕車時間姓名年齡住址聯系電話更換時間備注公司車輛維修、保養詳細記錄司機或經 辦人姓名該車本月維修情況該車本月保養情況21、日期原因換件 名稱零件費工時費本月合計 維修費用保養內容及費 用保養品數量及 費用本月合計保 養費用合計公司車輛耗油管理記錄表司機姓名上月公里數本月 公里數平均100 公里 耗油量平均100公里實 際耗油量本月100公 里耗油差額差額原因本月實際油費備注合計編號:xz070130 04生效期：時間:日年 月 日年 月車輛衛生檢查表序號檢查項目標準月月月一二三四一二三四一二三四1車輛內飾清潔無明顯灰塵2儀表臺清潔無污漬，灰塵3腳踏墊、車內地面清潔無泥土4各操縱部件表面清潔無灰塵5車身與車體結合部無雜物，污垢7后備箱有序、無油垢8輪轂罩及車燈整潔無油污9車身清潔無泥土10玻璃清潔無泥土、油垢檢查人22、簽字合計（每周滿分折合為10分）備注：每項分值滿分為10分8=0分為優良需保持，68分為合格需改進，6分以下為不合格許整改 清潔無灰塵、無油污得分率90%以上 目視清潔但有少量灰塵得分80% 目視較清潔有灰塵及少量污跡70%駕駛員行車日清表岀車時間起點途經目的地返回時間里程派車人用車人簽字當日事故與維修記錄當日違章記錄當日里程表數起：止：車輛保養與衛生是否達標是口否口主管確認：主管確認：當日工作自評呈報問題：總經辦復審問題批復：ADBDCDAQ BQ CQ簽字：說明1.日淸必須每天填寫，下班后交總經辦審批，日淸執行按公司制度。車輛移交情況明細表編號：xz070130-07車型：生效期：車號：隨23、車證件備注工具備件備注車況：外觀：交車人:接車人：證明人：編號：xz070130-08車輛事故處理單生效期：駕駛員上報日期車號事故詳情:時間:地點：詳細事故描述:駕駛員簽認:日期:事故責任認定及處理（含預計費用）:總經辦經理處理意見:簽字：日期:總經理意見:簽字:日期車輛事故統計臺帳序號車牌號駕駛員事故日期上報日期事故簡介事故費用責任認定處理結果備注用車申請表用車人|所屈部門事由：用車時間:白 月 tl 時至 月 日 時止行車路線:事業部長意見：簽字：日期:總經辦意見：簽字：日期：備注:1員工用車審批程序為:事業部長審核,總經辦批準;事業部長用車審批由總經辦審批;第五章辦事處管理制度1駐外辦事24、處與公司的關系辦事處是公司為營銷人員提供，便于在當地工作及休息的場所，是總部客戶事業部的分支。辦事處完全服從公司領導，接受公司客戶事業部分配的任務，在公司指導下最大限度地完成任務。辦事處工作人員需按公司規定匯報工作，包括工作狀況、市場及客戶、項目情況和費用等。在人、財、物等方面，公司為辦事處提供合理的支持，積極配合開展各項工作。2外派員工管理外派員工業務關系及人員管理歸屬客戶事業部，按客戶事業部統一規定及管理辦法開展口常工作。 區域經理享有辦事處英他員工的管理權，每口需組織本區域員工對本區域的銷售指標完成情況進行總結分 析。外派員工要嚴格自律，遵守公司的各項規章制度及辦事處所在地的法律法規；為25、保證外派員工安全, 晚22： 00時前必須返回住宿地，特殊情況需經事業部長批準。作息時間與總部同步。住宿地為公司員工居住休息場所，嚴禁非公司以外人員在住宿地留宿、居住。辦事處所在地范圍以外出差要提前OA中向事業部長提交出差（異常）出勤申請單，并抄送總 經辦備案。公司要求外派員工要定期返回總部，參加部門或公司組織的各項會議及培訓。家庭住址在青島的員 工可亨受2次/月的返青探親，包括培訓及會議在內。返青探親時間均應安排在公休日，返青員工需在OA 中提報返青審批表報分管經理審批并抄送綜合總經辦備案。私自返青者按曠工及嚴重違規處理。 3駐地物品管理、費用報銷公司承擔辦事處辦公及外派員工住宿處的房租、水26、電、煤氣、暖氣、物業費用，為不占用駐外人 員個人資金，公司允許駐外區域經理辦理借款2000元，作為駐地辦事處繳納各項費用和所有辦事處員工出 差周轉使用，除此備用款項無特殊情況不再批準借款，每年末清賬一次。如有人員變動需原負責人到財務 辦理全部款項沖賬后，新任人員方可重新辦理備用金領用手續。員工應本著勤儉節約的原則自行管理。網 絡費實報實銷，辦公用固定電話費限額標準為200元/月，超出部分由區域經理或負責人自行承擔。如遇特 殊情況超額，需經事業部長、總經辦及總經理批準后方可報銷。辦公設施及用品由總經辦統一配備，特殊情況需要外派人員自行購買時，購買者需在OA中提報詳 細的釆購汁劃審批表，由各級審27、批人批準后方可辦理，私自購買費用自行承擔。公司為辦事處配備的所有物品其所有權屈于公司，物品明細市區域經理或負責人簽字確認，并建立臺帳由專人管理，工作調動需進行物品交接。辦事處人員應愛惜使用、妥善保管，正常損耗之外的缺損由個人承擔。全體員工要愛護公司各種設施，每天必須清理衛生，隨時保持辦公、居住場所的環境整潔。辦事處正常的市場開拓及招待活動由區域經理或負責人向事業部長提出申請，批準后方可辦理。辦事處各項費用的報銷均由經辦人填寫公司支岀證明單提交財務人員、事業部長審核，總經理批準 方可報銷；月度報銷截止日期為當月25日，超出日期費用轉入次月。外派人員在規定日期無法返回總部 時，可委托其他員工代為辦28、理。正常休假及因公返青車資按公司規定全額報銷，此外返青需在0A中提報請假單辦理請假手續， 車資自理。4辦事處所在地補助及差旅管理外派員工到所轄區域周邊、非辦事處所在地出差應返回辦事處所在地住宿，特殊情況經事業部長批 準后，按公司出差管理制度標準執行。外派員工按實際駐外天數享受15元/天的補貼，出差、返青時不享受此待遇。此項由外派人員次月 以誤餐補貼的形式（15*天數）填寫報銷單據按審批流程辦理報銷。辦事處員工市區交通費按實際出勤亨受6元/天交通補貼。市區交通費報銷可含出租車票，但總金額 需在應報銷標準之內，之外的出租車票公司不予報銷。移動通訊費按相應崗位標準報銷。總部員工出差至辦事處所在地（事29、業部長及女員工除外），要求在辦事處住宿地住宿，公司不再報 銷另外發生的住宿費用。特殊情況需另外發生住宿費用時，需向事業部長屮請，經總經理批準后按公司標 準執行。5檢查與考核駐外辦事處全體員工要嚴格遵守以上管理辦法，并且真正實現自我管理、自我規范。總經辦每季度定期與不定期對各駐外辦事處日常管理、帳物組織檢查，及時做出檢查通報。各辦 事處綜合評分低于35分對區域經理負激勵2分；綜合評分低于32分對區域經理負激勵4分、其他人員負 激勵2分；綜合評分低于24分對區域經理負激勵6分、其他人員負激勵4分并全公司通報批評。違規嚴 重者按經理辦公會討論結果另行處理。附表：辦事處現場檢查評分表辦事處現場檢查評分表檢查項目分數54321是否按日計劃開展工作員工精神面貌及著裝是否附合工作要求辦事處設施是否完好齊全辦公用品擺放是否整齊清潔辦公場地是否有雜物堆放寢室是否整齊清潔員工是否未在辦事處居住是否有非公司人員留宿備注